Raadsvoorstel noodzakelijke investingen gemeentehuis voor hybride werken

Raadsvoorstel Onderwerp Portefeuillehouder

Noodzakelijke investeringen gemeentehuis voor Hybridewerken J. van Essen

Team Agendapunt

Directiestaf

(invulling door Griffie)

Datum Zaaknummer Documentnummer

25 januari 2022 22Z00114 22.0001284

______________________________________________________________________________ Wij stellen u voor te besluiten om: 1. Het benodigde krediet (257.500,00) voor de investeringen in het gemeentehuis voor hybride werken beschikbaar te stellen door vaststelling van de bijgevoegde begrotingswijziging. ______________________________________________________________________________ Inleiding In de begroting 2022-2026 is reeds aangegeven dat als gevolg van de coronacrisis het werk structureel is veranderd. Om de ervaringen en behoeften van medewerkers in kaart te brengen, is een enquête hybride werken onder medewerkers gehouden. Uit deze enquête is gebleken dat de huidige inrichting van het gemeentehuis en de ICT op onderdelen onvoldoende passen bij de vernieuwde behoeften rondom hybride werken. Naar aanleiding van de uitkomsten van de enquête worden aanpassingen van de inrichting van het gebouw, de ICT en een gedrags-component voorgesteld, kortom: 'bricks, bites, behaviour'. Sindsdien is er gewerkt aan het concretiseren van en het op kosten zetten van zowel de bricks, de bites als het behaviour. Bricks, Om ongestoord en met in achtneming van de privacyregels te kunnen (video)bellen zijn cocons nodig. De behoefte aan meer overlegruimte komt uit de enquête naar voren. Aanpassing van de stiltewerkplekken (ondiepte bureaus) is noodzakelijk om er effectief te kunnen werken.

In het voorstel van de architect zijn 6 zitcocons en 4 sta cocons uitgewerkt evenals het herinrichten van de loungeruimte waar een extra overlegruimte wordt gecreëerd. Kosten € 235.000,Bites. Vanaf maart 2020 zijn we, versneld vanwege verplicht thuiswerken door corona, steeds meer medewerkers gaan voorzien van een laptop. Nog een klein deel van onze medewerkers (37 stuks) beschikt nog niet over een gemeentelijke laptop. Vanuit beveiligingsoogpunten en uniformiteit is dit wel noodzakelijk. Voor de verdere flexibilisering van de werkplek worden USB-C docking ingezet. Investeringskosten € 22.500,eenmalig en € 5.495 structureel. Behaviour. Een adoptie en support programma op het effectief gebruik van zowel Teams als Onedrive is noodzakelijk. Door het werken aan vaardigheden van medewerkers wordt er slimmer en effectief gewerkt. Medewerkers ervaren minder frustratie en meer plezier. Kosten € 15.000,-

Team Directiestaf, F. Herik

Pagina 1 van 4

Beoogd effect Een wendbare organisatie die ondersteunend is aan de inhoudelijke opgaven en oog heeft voor de privacy regels van onze inwoners. Argumenten 1.1. (Video) bel-cocons zijn noodzakelijk om ongestoord en vertrouwelijk gesprekken te kunnen voeren. Vertrouwelijke gesprekken moeten gevoerd kunnen worden in een afgeschermde omgeving. Deze cocons worden ook gebruikt voor de individuele deelname aan externe overleggen. Zo wordt bespaart op de reistijd naar deze overleggen die soms de vergadertijd overschrijden. 1.2.

De realisatie van een vergaderruimte voorziet in de behoefte Uit de enquête blijkt dat er een tekort aan overlegruimten wordt ervaren. Door het plaatsen van een vouwbare glazenwand in de loungeruimte wordt een extra, multifunctionele vergaderruimte gecreëerd.

1.3.

Aanpassing van de stiltewerkplekken is noodzakelijk om effectief te kunnen werken. De vorm van de bureaubladen in de stilteruimte is zo gekozen dat je afgezonderd en geconcentreerd kunt werken (hexagoon). Door de nieuwe manier van werken is er meer ruimte benodigd. Herinrichting van de stilteruimte en vervanging van de bureaubladen is noodzakelijk vanwege o.a. het gebruik van een laptop en de noodzakelijke werkruimte.

1.4.

Met een persoonsgebonden laptop faciliteren we onze medewerkers Als gevolg van de coronacrisis is ons werk structureel veranderd. Meer thuiswerken is een blijvertje. Als werkgever faciliteren we dit door het beschikbaar stellen van een laptop.

1.5.

Een persoonsgebonden laptop is beheerbaar Vanuit de informatiebeveiliging is het noodzakelijk om de informatie op de laptop op afstand te kunnen beheren. Bij een door de gemeente beschikbaar gestelde laptop kunnen we dat afdwingen.

1.6.

Met de inzet van USB-C docking besparen we kosten De huidige werkplekken zijn ingericht met Thin-clients. Door deze te vervangen door USB-C docking behouden we de flexibele werkplekken tegen minder meer kosten.

1.7.

Training van medewerkers verhoogt de effectiviteit Teams en Onedrive zijn veel meer dan applicaties voor videobellen, ze zijn online samenwerkingstools. Door het maken van afspraken en het trainen in de omgang met deze samenwerkingstools werken we aan vaardigheden van medewerkers en wordt er slimmer en effectief gewerkt.

1.8.

De raad voorstellen een krediet beschikbaar te stellen. Op grond van de BBV is sprake van een investering en dienen de kosten te worden geactiveerd. De raad is bevoegd een krediet beschikbaar te stellen.

1.9

Integrale afweging bij de voorjaarsnota 2021 was nog niet mogelijk. Normaal vindt de integrale afweging plaats bij de behandeling van de voorjaarsnota. Dit voorstel loopt buiten deze reguliere werkwijze om. Externe afhankelijkheid (maken van het ontwerp en eerste kostenopgave) en urgentie met betrekking tot het inrichten van de werkplekken zijn hier de oorzaak voor. Alhoewel het voornemen tot aanpassingen van de inrichting van het gebouw, de ICT en een

Team Directiestaf, F. Herik

Pagina 2 van 4

gedragscomponent zijn aangekondigd in de Begroting 2022-2026 konden deze nog niet worden gekapitaliseerd omdat de onderdelen nog onvoldoende waren uitgewerkt. Opdrachtverstrekking kan nu, de omvang van de werkzaamheden bekend zijn, plaatsvinden (boekjaar 2022).

Kanttekeningen 1.1.

Planbare en vertrouwelijke gesprekken kunnen ook vanuit huis worden gevoerd. Veel van de vertrouwelijke gesprekken zullen vanuit huis worden gevoerd. Medewerkers zijn afwisselend thuis en op kantoor aanwezig. Ook tijdens hun aanwezigheid in het kultuurhus moeten zij (Inkomende) (video) telefoontjes vertrouwelijk kunnen afhandelen.

1.2.

Er zijn (externe) vergaderruimtes, tegen betaling, beschikbaar. Binnen de verschillende, al dan niet gemeentelijke locaties, zijn verschillende overleglocaties beschikbaar, denk bijvoorbeeld aan de kultuurhuizen. Door gebruik te maken van deze locaties voor interne overleggen vergroot je de zichtbaarheid van de gemeente. Aan het gebruik van deze locaties zijn kosten verbonden en zijn vaak niet effectief in verband met reistijd en -kosten.

1.3.

Flexwerken levert geen netto beschikbare ruimte op in het kultuurhus. Bij het ontwerp in 2017 is rekening gehouden met een flexfactor van 0,7. Er werken nu meer mensen dan in 2017, maar de verwachting o.b.v. de enquête is dat er meer wordt thuisgewerkt dan voor corona. Daarbij wordt er meer gestuurd op spreiding van de bezetting. Er worden netto geen werkplekken ‘opgeofferd’ voor videobelruimtes, er is echter wel een verschuiving van de werkplekken naar de stilteruimte. Uitgaande van 152 mensen en het in stand houden van 91 werkplekken is de flexfactor 0,6. ( = 6 werkplekken voor elke 10 medewerkers).

1.4.

Onze medewerkers hebben geen eigen keuze in laptops Je eigen laptop gebruiken (tegen vergoeding) en/of de keuze hebben uit een beperkt aantal laptops geeft een gevoel van zelfbeschikking en vergroot het werkplezier. De variatie die hierdoor ontstaat is lastig beheerbaar en te ondersteunen door de helpdesk.

1.5.

De thin clients is een “proven technologie” De huidige thin clients waarmee nu wordt gewerkt functioneren uitstekend, zijn gemakkelijk in de bediening en relatief gezien storingsvrij. De aanschaf-/ vervangingskosten van een thin client is het dubbele van die van een USB-C docking.

Financiële dekking van het voorstel Op basis van het bovenstaande wordt voorgesteld een krediet beschikbaar te stellen van € 257.500,Tabel 1: Overzicht investeringen en lasten Omschrijving Aanpassing gebouw Investering ICT Totaal

Investering a € 235.000 € 22.500 € 257.500

Afschrijvingstermijn Afschrijvingslast b c = a/b 25 jaar € 9.400 5 jaar € 4.500 € 13.900

Rente d 1% 1%

Rentelast e=a*d € 2.350 € 225 € 2.575

Kapitaallasten f=c+e € 11.750 € 4.725 € 16.475

Voorgesteld wordt om deze investering te dekken door € 257.500 vanuit de algemene risicoreserve over te hevelen naar de reserve investeringsbijdragen en van daaruit de jaarlijkse afschrijvingslast (c = € 13.900) te dekken; de rentelast kan worden opgevangen binnen de bestaande budgetten. Tabel 2: Overzicht kosten Omschrijving

Team Directiestaf, F. Herik

Kosten Kosten structureel incidenteel

Dekken uit

Pagina 3 van 4

Rente last (e)

€ 2.575

Budget Overheadkosten

Kosten ICT Adoptie en support programma

€ 5.495

€ 5.495 € 15.000

Totaal

€ 7.970

€ 20.495

Budget DVO-Enschede Opleidingsbudget

Voorgesteld wordt de jaarlijkse kosten, zowel incidenteel als structureel, te dekken uit de lopende begroting van de verschillende onderdelen van de bedrijfsvoering, o.a. de opleidingskosten. Participatie De aard van het voorstel (interne bedrijfsvoering) leent zicht niet voor participatie. Vervolg Het besluit wordt uitgevoerd door aanpassing van de begroting en opdrachtverstrekking naar externe partijen die de geformuleerde wijzigingen zullen uitvoeren. Voor de evaluatie wordt de gangbare planningen en control cyclus gebruikt (voorjaarsnota en jaarrekening). Bijlagen Begrotingswijziging ______________________________________________________________________________ Het college van burgemeester en wethouders van Losser; 25 januari 2022 secretaris,

burgemeester,

drs. J. van Dam

G.J. Kok MDR

Team Directiestaf, F. Herik

Pagina 4 van 4