Raadsvoorstel Herinrichting raadzaal 25.0012489 (3)

Raadsvoorstel Onderwerp Portefeuillehouder

Herinrichting raadzaal J. Engels

Team Agendapunt

Beheer fysieke ruimte

(invulling door Griffie)

Datum Zaaknummer Documentnummer

10 juni 2025 23Z01624 25.0012489

______________________________________________________________________________ Wij stellen u voor te besluiten om: 1. Akkoord te gaan met de investering in variant B voor herinrichting van de raadzaal met als doel een representatievere raadzaal te realiseren inclusief een robuust en toekomstbestendig audiovisueel vergadersysteem. ______________________________________________________________________________ Inleiding In uw vergadering van 16 mei en 14 november 2023 heeft u twee moties aangenomen voor herinrichting van de raadzaal. Daarin draagt u het college op een plan te maken waarin de huidige raadzaal representatiever en inclusiever wordt ingericht voor haar primaire functie als raadzaal. Vervolgens heeft er met u op 17 oktober 2024 een informeel overleg plaats gevonden om de kaders te bespreken. Dit heeft geresulteerd in de opdrachtformulering ‘Herinrichting raadzaal’ van 14 november 2024: Doel van de opdracht De gemeente Losser beoogt met de herinrichting van de raadzaal en de installatie van een geluids- en streamingssysteem dat het voldoet aan de eisen van deze tijd, waarbij een representatieve uitstraling en de flexibiliteit om de ruimte voor diverse bijeenkomsten en overleggen in te richten, centraal staan.

Het project dient de raadzaal geschikt te maken voor de (raad)vergaderingen, het streamen van vergaderingen voor een breed publiek en het faciliteren van digitale communicatie, zoals videobellen c.q. conferenties en presentaties. De raadzaal moet voldoen aan de volgende criteria: • • •

•

Sober en functioneel: De inrichting moet een zakelijke en functionele uitstraling hebben, zonder overbodige luxe, maar met een nadruk op gebruiksgemak en efficiëntie. Representatieve uitstraling: De ruimte moet een representatief karakter hebben, met een uitstraling die past bij de statuur van de gemeenteraad. Geschikt voor andere overleggen en bijeenkomsten: De ruimte moet niet alleen geschikt zijn voor raadsvergaderingen, maar ook voor andere (externe) bijeenkomsten en overleggen Geschikt voor publiek: de raadzaal moet beschikken over een goed bereikbare publieke tribune, (werk)ruimtes voor ambtenaren en college.

Pagina 1 van 5

•

•

Aantal zitplaatsen: voor raadsleden (19), voorzitter/griffier (2) en college (3). Daarnaast dient het ontwerp de mogelijkheid te bieden om ten allen tijd flexibel te kunnen opschalen met 4 zitplaatsen. Spreekgestoelte: in de inrichting moet zijn voorzien in een spreekgestoelte.

De geluids- en streamingsinstallatie moet voldoen aan de volgende eisen: • •

•

•

•

Betrouwbaarheid: Het systeem moet bewezen betrouwbaar en storingsvrij zijn. Kwaliteit: Het systeem moet toekomstbestendig zijn en beschikken over een goede geluidskwaliteit, zowel voor fysieke aanwezigen als voor digitale deelnemers. De geluidsinstallatie dient geschikt te zijn voor videobellen, presentaties en overige digitale communicatie. Integratie met het vergadersysteem: De installatie moet geïntegreerd kunnen worden met de Ibabs-applicatie (vergadersysteem) en moet de mogelijkheden die deze applicatie biedt kunnen faciliteren. Het systeem biedt de mogelijkheid van digitaal stemmen. Streaming en videobellen: Het systeem dient in staat te zijn om live te streamen (bijvoorbeeld via YouTube, gemeentelijke website) en moet een stabiele verbinding kunnen bieden voor videobellen en andere externe communicatie. Videoschermen: De raadzaal dient voorzien te worden van voldoende videoschermen voor het presenteren van documenten, presentaties en andere visuele materialen, zowel voor de raadsleden als voor het publiek.

De opdrachtnemer dient een gedetailleerd plan van aanpak op te stellen dat ten minste de volgende onderdelen bevat: • • •

Ontwerpvoorstel voor de inrichting van de raadzaal (inclusief meubilair en indeling). Kostenraming Tijdsplanning.

Dit voorstel dient te bevatten: • • • •

Een plan van aanpak (inclusief ontwerp. Een duidelijke kostenindicatie. Een tijdsplanning. Een kredietvoorstel voor de beschikbaarstelling van het benodigde krediet.

Randvoorwaarden en Eisen • • •

De herinrichting dient te passen binnen de wet- en regelgeving Het ontwerp moet rekening houden met de toegankelijkheid van de raadzaal voor personen met een beperking. Alle systemen dienen eenvoudig en intuïtief bedienbaar te zijn door het gemeentepersoneel en andere gebruikers.

Op basis van deze opdrachtformulering is een bouwteam uitvraag gedaan op zowel de herinrichting van de raadzaal als op het audiovisuele systeem. Na een aanbesteding is voor de herinrichting van de raadzaal gekozen voor de leverancier KP Interieur. Voor het audiovisuele systeem is gekozen voor leverancier AV Oost. Het ontwerpproces heeft 3 varianten opgeleverd. De voorgestelde variant (B) zonder entreemeubel in de omloop, een variant (A) met entreemeubel in de omloop en een variant (C) zonder entreemeubel en met vereenvoudiging van meubilair. Beoogd effect Een toekomstbestendig, representatief en inclusief gebruik van de raadzaal.

Pagina 2 van 5

Argumenten 1.1. Het concept ontwerp beantwoord aan de opdrachtformulering. U heeft een klankbordgroep ingesteld, die in het proces van uitwerking van de aangenomen moties heeft geadviseerd. Dit heeft geresulteerd in de opdrachtformulering vanuit het presidium van 14 november 2024. Deze opdrachtformulering is één op één opgenomen in de uitvraag van de bouwteam constructie. Het voorliggende concept ontwerp geeft invulling aan de opdracht met het beoogde resultaat van een toekomstbestendig, representatief en inclusief heringerichte raadzaal. Er zijn 3 varianten uitgewerkt door het bouwteam. Variant B, die wordt voorgesteld door het college, geeft invulling aan de opdracht met invulling van een rustige aankleding en meubilair. Met de juiste uitstraling voor een raadzaal van statuur en allure. In Variant A wordt eveneens aan de opdracht voldaan en hierbij wordt ook de uitbreiding van de zone die voor de raadzaal ligt meegenomen, zodat de voorbereiding op het gebruik (zowel functioneel als in beleving) van de ruimte optimaal is. Denkrichting hierbij zijn een garderobe, spiegel, informatiescherm en een opbergmogelijkheid in de uitstraling van het interieur in de raadzaal. Ontvangst en voorbereiding voor het gebruik van de raadzaal worden dan nog beter gefaciliteerd.

En in Variant C wordt, naast het weglaten van de zone voor de raadzaal, de herinrichting van de raadzaal versoberd, door enkele productaanpassingen en aanpassingen in de vormgeving. De kwaliteit, uitstraling en beleving van de ruimte zal hierbij echter wel lager zijn. Denkrichting hierbij zijn minder ronde vormen en zachte materialen. Er wordt ingeleverd op zitcomfort. Zie ook de bijlage ‘Presentatie Herinrichting Raadzaal Losser’. 1.2. Het concept ontwerp behoud de mogelijkheid voor medegebruik. Het concept ontwerp geeft ruimere mogelijkheden voor medegebruik van de raadzaal. Het herinrichten van de raadzaal en het voorzien van nieuw flexibel meubilair geeft de mogelijkheid om de ruimte, naast haar primaire functie als raadzaal, op een hoogwaardige wijze in te zetten voor diverse bijeenkomsten zoals huwelijksvoltrekkingen, (afscheid)recepties, lintjesregen, carnavalsbijeenkomsten (sleutel-overdracht én teruggave), ontvangsten van externe partijen en overige bezoekers. In het nieuwe ontwerp zijn de vergadertafels eenvoudig te verplaatsen. Een opstelling aanpassen vanuit de standaard raadsopstelling vraagt daardoor slechts beperkte inzet van de bodes. Het bestaande medegebruik door Stichting Fundament en voor ambtelijke bijeenkomsten blijft mogelijk zónder afbreuk te doen aan de dagelijkse uitstraling van deze ruimte als raadzaal van onze gemeente.

1.3 De huidige audiovisuele apparatuur is verouderd en aan vervanging toe. De huidige audiovisuele apparatuur is storingsgevoelig en biedt geen toekomstbestendige functionaliteiten voor het streamen van de raadsvergaderingen. De manier waarop in de huidige situatie het meubilair verplaatst moest worden inclusief het bijbehorende veelvuldig loskoppelen van de apparatuur is niet ten goede gekomen van de levensduur daarvan. Een representatieve en functionele raadzaal vereist een stabiel, robuust en storingsarm audiovisueel vergadersysteem. De voorliggende aanbieding van AV Oost voorziet daarin. De kosten voor aanschaf van dit systeem, inclusief installatie en 3 jaar onderhoud, komen uit op € 238.495. 1.4 In de Voorjaarsnota 2025 wordt een integrale afweging gemaakt op de benodigde investeringskosten Voor de totale investering is in de voorgestelde variant B een bedrag van € 499.615 benodigd. In de bijlagen ‘Kostenoverzicht raadzaal variant A, B en C’ is dit nader uitgesplitst. In alle varianten is voor de audio visuele (AV) middelen inclusief installatie en 3 jaar onderhoud een bedrag van € 238.495 benodigd. De bouwkosten bedragen in alle varianten € 106.165. De kosten voor het nieuwe meubilair in de raadzaal bedraagt in variant B € 154.955. In variant A, kosten € 170.000, wordt de investering in de herinrichting van de garderobe zone voor de raadzaal meegenomen.

In variant C, kosten € 136.910, wordt naast het weglaten van de herinrichting van de garderobe ook bespaart op de kwaliteit en uitstraling van het meubilair. Voor de noodzakelijke investeringen is eerder in de Voorjaarsnota van 2024 een bedrag van

Pagina 3 van 5

€ 200.000 opgenomen. Vanuit het meerjaren onderhoud plan (MOP) 2025 kan nog een bedrag van € 80.000 worden bijgedragen aan het nieuwe meubilair (aanwezig budget waarop niet wordt afgeschreven). Het restant benodigd investeringskrediet bedraagt dan de investeringskosten minus reeds beschikbare krediet Voorjaarsnota 2024 en budget MOP 2025. In elke variant resteert dan nog een bedrag waarvoor geen financiële dekking aanwezig is binnen de huidige programmabegroting. Dat betekent dat, bij de eerstvolgende afweging bij de Voorjaarsnota van 2025, een aanvullend investeringskrediet en bijbehorende afschrijving en kapitaallasten betrokken moeten worden. De afschrijving is berekend conform de financiële verordening voorgeschreven afschrijvingstermijnen. Voor automatiseringsapparatuur 5 jaar, voor herinrichting, aankleding, meubilair 10 jaar en voor technische installaties, gebouw 15 jaar. Daartegenover staat de mogelijkheid voor extra inkomsten uit huwelijksvoltrekkingen. De nieuwe heringerichte raadzaal biedt meer comfort en uitstraling bij huwelijken. Tevens biedt het de mogelijkheid voor opnames van geluid en videobeeld van de huwelijksvoltrekking. Daar kan een extra inkomstenverhoging van de leges tegen over worden gesteld. Bij een verwacht aantal huwelijksvoltrekkingen van 1 per maand en een verhoging van de leges kan een bedrag van zo’n € 7.000 per jaar extra worden gegenereerd.

Voor de verschillende varianten bedragen de aanvullende kredietvoorstellen voor de Voorjaarsnota 2025 (zie ook bijlagen ‘Kostenoverzicht raadzaal variant A, B en C’).

Variant A Variant B Variant C

Additionele investering € 234.660 € 219.615 € 201.570

Jaarlijkse afschrijving € 47.450 € 46.071 € 44.417

Extra inkomsten

Kapitaallasten

€ 7.000 € 7.000 € 7.000

€ 40.450 € 39.071 € 37.417

Kanttekeningen 1.1 Het college is eigenlijk voorstander van variant A. Vanuit uitstraling en representativiteit denkt het college dát variant A voor Losser de beste oplossing is. Echter, aangezien het entreemeubel in de omloop geen onderdeel is van de opdracht - en daarmee een wens - vindt het college het, in het licht van de financiële situatie en de keuzes die bij de VJN gemaakt moeten worden, niet correct om deze variant voor te stellen. Financiële dekking van het voorstel Voor de noodzakelijke investeringen is geen volledige financiële dekking aanwezig binnen het toegekende investeringskrediet in de Voorjaarsnota van 2024. Dat betekent dat bij de afweging bij de Voorjaarsnota van 2025 het aanvullende investeringskrediet (en de bijbehorende kapitaallasten) betrokken moeten worden. Dit aanvullende investeringskrediet is dan in jaargang 2025 benodigd. Participatie U heeft een klankbordgroep voorgedragen om in het proces van uitwerking van de aangenomen moties te adviseren. Dit heeft geresulteerd in de opdrachtformulering vanuit het presidium van 14 november 2024. Stichting Fundament, als één van de huidige gebruikers van de ruimte, is eveneens betrokken geweest bij het proces. Vervolg Het besluit wordt uitgevoerd door het benodigde krediet en de bijbehorende kapitaallasten op te nemen in de Voorjaarsnota 2025.

Uitvoering kan dan volgens planning plaats vinden van eind september tot en met begin november 2025 (zie bijgevoegd Presentatie Herinrichting Raadzaal Losser).

Pagina 4 van 5

Bijlagen Datum 16-05-2023

Corsa doc. nr. 25.0009666

26-09-2023 14-11-2023

23.0026266 25.0009667

14-11-2024

25.0010212

06-05-2025

25.0010258

15-05-2025 15-05-2025 15-05-2025

25.0010925 25.0010926 25.0010927

Omschrijving Motie Inrichting raadzaal VVD D66 16 mei 2023 Raadsinformatiebrief 26 september 2023 Motie Raadzaal VVD BF 14 november 2023 Opdrachtformulering herinrichting raadzaal van griffie aan presidium raad Presentatie Herinrichting Raadzaal Losser, inclusief planning Kostenoverzicht raadzaal variant A Kostenoverzicht raadzaal variant B Kostenoverzicht raadzaal variant C

Raad Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja

Het college van burgemeester en wethouders van Losser; 10 juni 2025 secretaris,

burgemeester,

drs. J. van Dam

J.B. Diepemaat

Pagina 5 van 5