Raadsvoorstel aanbesteding accountant 2026-2028

Raadsvoorstel Onderwerp Portefeuillehouder

Aanbesteding accountant 2026-2028 Presidium

Team Agendapunt

Directiestaf

(invulling door Griffie)

Datum Zaaknummer Documentnummer

22 oktober 2024 24Z01953 24.0022018

______________________________________________________________________________ Wij stellen u voor te besluiten om: 1.

In te stemmen met een gezamenlijke openbare Europese aanbesteding, die moet leiden tot een nieuw contract voor de controle van de boekjaren 2026-2028, met optioneel een eenmalige verlenging van drie jaar. 2. In te stemmen met de ondertekening van bijgevoegde volmacht ‘Europese aanbesteding Accountancydiensten T95933 in het platform Mercell’. 3. Raadslid J.B.A. Visschedijk van de gemeente Losser als lid van het beoordelingsteam/werkgroep voor aanbesteding van de accountantsfunctie voor het perceel Enschede/Losser namens de raad de volmacht te geven door middel van de bijgevoegde brief om namens de raad in het kader van de Europese aanbesteding accountantsfunctie beslissingen te nemen over het houden van de aanbesteding, de beoordeling van de inschrijvingen, de gunning en het ondertekenen van de relevante aanbestedingsdocumenten. ______________________________________________________________________________ Inleiding Volgens de Gemeentewet (artikel 213, lid 2) wijst de raad een of meer accountants aan voor de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

Na een openbare (Europese) aanbesteding van de accountantsfunctie heeft de gemeenteraad in 2019 besloten om voor de contractperiode van de boekjaren 2020-2022 een accountant aan te wijzen met de mogelijkheid van een eenmalige verlenging voor de periode 2023-2025. De aanwijzing van de nieuwe accountant was in 2019 het resultaat van een gezamenlijke aanbesteding van de accountantsopdracht samen met de gemeenten Almelo, Borne, Enschede, Hengelo, Oldenzaal en de Regio Twente. In 2022 heeft de Losserse gemeenteraad gebruik gemaakt van de mogelijkheid van verlenging. Per 31 december 2025 eindigt de huidige periode. Daarom stellen wij u voor een nieuwe gezamenlijke procedure te starten voor een Europese aanbesteding van de accountantsfunctie vanaf 2026. De gemeenten Enschede, Almelo, Hengelo, en Borne en de gemeenschappelijke regelingen Samen Twente, Gemeentelijk Belastingkantoor Twente (GBTwente), de Stadsbank Oost-Nederland, Recreatieschap Twente en SWB Midden-Twente hebben (ambtelijk) al aangegeven aan een gezamenlijke aanbesteding deel te willen nemen. De Controleverordening van de gemeente Losser (2023) bepaalt dat een door de gemeenteraad aan te wijzen accountant de accountantscontrole uitvoert. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

De raad stelt het programma van eisen voor de aanbesteding vast, waarbij de Controleverordening diverse eisen meegeeft. Vervolgens

Pagina 1 van 4

stelt de raad voor de Europese aanbesteding de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast. Beoogd effect Het gewenste effect van het voorstel is een nieuw contract met een accountant voor de controle van de boekjaren 2026-2028 met optioneel een eenmalige verlenging van drie jaar 2029-2031. Op deze wijze geeft de gemeente invulling aan de wettelijk verplichte verantwoording. Het gewenste effect is organisatiebreed. De verantwoording in de jaarrekening geeft ook voor elk van de strategische opgaven inzicht in de resultaten. Argumenten 1.1 Om een accountant per 1 januari 2026 aan te wijzen is het belangrijk om binnenkort te starten met de Europese aanbesteding van de accountantsfunctie, zodat voldoende tijd beschikbaar is om zorgvuldig de stappen in de procedure te doorlopen. Wij stellen op hoofdlijnen de volgende werkwijze voor: • Voorbereiding van de gezamenlijke openbare (Europese) aanbesteding accountant door het hoofdprojectteam bestaande uit medewerkers van de gemeenten Enschede, Almelo, Losser, Borne, Hengelo en gemeenschappelijke regelingen SWB Midden Twente, GBTwente en Samen Twente; • Het hoofdprojectteam fungeert als opdrachtgever en maakt het basisbestek definitief, bepaalt de indeling in percelen en bepaalt de planning.

In dit hoofdprojectteam zit de concerncontroller; • De inhoudelijke begeleiding van de aanbestedingsprocedure wordt door de afdeling inkoop van de gemeente Enschede gefaciliteerd; • Gelet op de (financiële) verwevenheid tussen de gemeenten Enschede en Losser, gelet op de dienstverleningsovereenkomst, is conform de vorige aanbesteding besloten dat Enschede en Losser gezamenlijk één perceel vormen. • Per perceel wordt een beoordelingsteam/werkgroep samengesteld. Het beoordelingsteam/werkgroep is belast met het opstellen van de gunningscriteria voor het perceel gemeente Enschede en Losser, het perceelbestek definitief maken, de prijskwaliteitverhouding in het bestek en beoordeelt de inschrijvingen. In het beoordelingsteam/werkgroep zit namens Losser het raadslid, griffier en concerncontroller. • Het beoordelingsteam/werkgroep voor het perceel gemeente Enschede en Losser bestaat uit: Namens Losser: de griffier in de rol van ambtelijk opdrachtgever voor de gemeente Losser, een raadslid en de concerncontroller. Namens Enschede: de griffier in de rol van ambtelijk opdrachtgever voor de gemeente Enschede, de voorzitter van de rekeningencommissie en de strategisch adviseur financiën.

• De beoordelingsteams/werkgroep worden ondersteund door een lead-buyer van de gemeente Enschede en een co-buyer van de gemeente Almelo; Door middel van de brief in de bijlage wordt met dit raadsvoorstel het raadslid J.B.A. Visschedijk als lid van het beoordelingsteam aanbesteding accountantsfunctie gemachtigd om in het kader van de Europese aanbesteding beslissingen te nemen over het houden van de aanbesteding, de beoordeling van de inschrijvingen, de gunning en het ondertekenen van de relevante aanbestedingsdocumenten. Deze machtiging geldt ook voor correspondentie die wordt gevoerd na het sluiten van de overeenkomsten die direct verband houdt met de aanbestedingsprocedure. De heer Visschedijk is werkzaam bij de Jong & Laan Accountants & Belastingadviseurs. Hij heeft aangegeven (aangetoond) dat dit kantoor geen algemene controlewerkzaamheden voor gemeenten verricht, zodat van eventuele belangenverstrengeling geen sprake is.

Pagina 2 van 4

1.2 De dienstverlening door de accountant is één van de instrumenten die de raad ten dienste staan bij het uitoefenen van zijn controlerende rol in het duale bestel. Bij de drie laatst gehouden aanbestedingen in 2007, 2011 en 2019 heeft de gemeente gekozen voor een gezamenlijke aanbestedingsprocedure met andere gemeenten in de regio en een aantal regionale instellingen. Deze procedures zijn succesvol verlopen. 1.3 Op basis van de opgedane ervaringen bij de eerdere aanbestedingen is gebleken dat een gezamenlijke procedure de benodigde tijdsinvestering per saldo deelnemer beperkt en de complexiteit van een dergelijke procedure vermindert. De tijdsinvestering per gemeente/instelling vermindert doordat stappen slechts een maal hoeven worden voorbereid voor alle deelnemers. De complexiteit waarmee de deelnemers worden geconfronteerd wordt beperkt doordat de procedure wordt gefaciliteerd door deskundige en ervaren inkoopmedewerkers van de gemeente Enschede. Kanttekeningen 1.1 Indien het resultaat van de aanbesteding niet tot een keus leidt en het daardoor noodzakelijk blijkt om tot een andere aanpak over te gaan bij het werven van een accountant zal de raad daarvan op de hoogte gebracht worden. Alvorens over te gaan tot eenmalige verlenging van het contract zal een evaluatie na twee jaar moeten uitwijzen of de opdracht naar wens en volgens de voorwaarden wordt uitgevoerd.

Financiële dekking van het voorstel Voor de aanbesteding accountant en de kosten accountant zijn middelen opgenomen in de begroting. Of deze ramingen voldoende zijn zal blijken als de aanbesteding definitief is. Participatie In de procedure van het Europees aanbesteden is geen ruimte voor inwonerparticipatie. Vervolg Na dit raadsbesluit wordt gestart met de voorbereiding voor de Europese openbare aanbesteding van de accountantsfunctie. Een hoofdprojectteam is belast met de uitvoering van de aanbesteding. Het hoofdprojectteam bestaat uit vertegenwoordigers van de opdrachtgevers. Het hoofdprojectteam wordt ondersteund door inkoopadviseurs van de gemeente Enschede. Binnen de aanbesteding is rekening gehouden met twee goedkeuringsmomenten: inkoopplan accountsfunctie en het bestek. Nadat de gemeenteraden en het hoofdprojectteam akkoord hebben gegeven op de bovenstaande documenten wordt de aanbesteding vervolgd. Een beoordelingsteam (werkgroep) met daarin onder anderen het raadslid, griffier en concerncontroller namens Losser beoordeelt de offertes. Dit leidt tot een voorgenomen gunning aan de best beoordeelde leverancier. De voorgenomen gunning wordt in een raadsvoorstel aan de verschillende gemeenteraden voorgelegd. Vervolgens worden de afzonderlijke overeenkomsten gesloten tussen de verschillende deelnemende organisaties met de leverancier aan wie definitief gegund is.

Pagina 3 van 4

Bijlagen Raadsbesluit Volmacht Europese aanbesteding Volmachtsbrief raadslid ______________________________________________________________________________ Het presidium

Pagina 4 van 4