Raadsinformatiebrief dd. 22-08-22 Commissie Bezwaar.pdf

Raadsinformatiebrief Onderwerp;

Commissie van bezwaar

Portefeuillehouder:

G.J. Kok

Behandelend ambtenaar:

E. Liefaard-Gerberink

Zaaknummer: Documentnummer:

22Z01761 22.0020647

Datum:

22 augustus 2022

______________________________________________________________________________ Geachte leden van de gemeenteraad, In de gemeente Losser is er een commissie ter voorbereiding van de beslissing op gemaakte bezwaren en ingestelde administratieve beroepen als bedoeld in artikel 1:5 van de Algemene wet bestuursrecht. Deze commissie adviseert de bestuursorganen (college, raad of burgemeester) over het nemen een beslissing op een bezwaarschrift. Huidige situatie De commissie wordt ondersteund door een secretaris. Op dit moment is er voor Losser één secretaris werkzaam voor 32 uur per week. Zij zorgt voor de administratieve ondersteuning van de commissie, de communicatie met de indieners van bezwaarschriften, de organisatie van hoorzittingen, het inhoudelijk bijstaan van de commissie, het opstellen van het conceptadvies en de verdere afhandeling van bezwaarzaken binnen het proces. In de afgelopen jaren hebben we gemerkt dat het aantal bezwaren is toegenomen, waardoor de genoemde werkzaamheden niet meer binnen de bestaande formatie uitgevoerd kunnen worden. Het gevolg daarvan is dat de kwaliteit van de afhandeling en de beslistermijnen onder druk kwamen te staan. Daarom is er in de Voorjaarsnota van 2021 tijdelijk extra geld gevraagd en toegekend om de formatie uit te breiden.

Overgang We hebben gemerkt dat dit proces erg kwetsbaar is, omdat deze functie door één persoon wordt uitgevoerd. Op het moment dat deze medewerker niet beschikbaar is, vanwege ziekte of vakantie dan ligt dit proces grotendeels stil. Ook kunnen pieken slecht opgevangen worden. Dit is een onwenselijke situatie. Er is daarom gekeken naar een andere oplossing. Deze is in januari 2022 gevonden in een voorgenomen samenwerking met de gemeente Enschede. Door samen te gaan werken met de gemeente Enschede wordt de kwetsbaarheid verminderd. Dit komt omdat zij een groter team hebben. Vanuit efficiencyoverwegingen is er binnen dit team een splitsing aangebracht tussen de administratieve taken en de inhoudelijke taken. En door het grotere team is er meer mogelijkheid van inhoudelijke specialisatie. Hierdoor kunnen de secretarissen zich meer focussen op de communicatie en de inhoud. Het is aannemelijk dat dit leidt tot een verbetering van de kwaliteit. Aangezien een aantal van de Losserse commissieleden al langere tijd in de commissie zaten en er de wens leefde om het aantal zittingstermijnen van de commissieleden te beperken, was dit een natuurlijk moment om afscheid te nemen van de huidige Losserse commissie.

De huidige Losserse commissie zal dan ook per 1 september 2022 niet meer adviseren over Losserse bezwaarschriften. De leden hebben onlangs hun ontslagbrief ontvangen en binnenkort zal er nog afscheid van hun worden genomen. De leden van de commissie Enschede vormen ook de commissie van Losser en aangezien de commissie van de gemeente Enschede meer leden heeft, kan er makkelijker en sneller een extra hoorzitting gepland kan worden, ook voor Losser. Hierdoor hoeven de inwoners minder lang te wachten bij de afhandeling van hun bezwaar. Daarnaast heeft de gemeente Enschede kortgeleden een aantal nieuwe leden van de commissie benoemd, waarbij met betrekking tot de competenties de nadruk meer ligt op de inhoud en minder op de juridische aspecten. De instelling van de bezwarencommissie wordt geregeld in de Verordening op de behandeling van bezwaarschriften. Deze verordening wordt in november 2022 ter besluitvorming aan de raad voorgelegd. Voor de tussenliggende periode heeft het college op 30 augustus 2022 besloten om: 1. De voorzitter en de leden van de commissie bezwaarschriften van de gemeente Enschede in dezelfde functie te benoemen in de commissie bezwaarschriften van de gemeente Losser. 2. Dit besluit te laten gelden van 1 september 2022 tot aan de inwerkingtreding van de nieuwe Verordening op de behandeling van bezwaarschriften.

Vanaf 1 september 2022 zullen alle bezwaren behandeld worden door de commissie die nu al werkt als bezwarencommissie voor de gemeente Enschede, dezelfde leden zullen straks ook werken als bezwarencommissie voor de gemeente Losser. De hoorzittingen blijven plaatsvinden in het Lossers Hoes. Wijziging verordening De veranderde werkwijze maakt een wijziging van de Verordening behandeling bezwaarschriften noodzakelijk. Deze wijziging wordt binnenkort aan u voorgelegd, waarbij tevens de punten uit de door de gemeenteraad aangenomen motie over deze verordening worden meegenomen. Deze verordening is in het tweede kwartaal van 2022 opgesteld en op ambtelijk niveau afgestemd met de gemeente Enschede. Vooruitlopende hierop willen wij u met betrekking tot het tweede aspect uit de motie van 9 november 2021, de screening van de werkwijze van de commissie bezwaarschriften, het volgende melden. In de motie van 9 november 2021 wordt gevraagd om proces en werkwijze van de commissie tegen het licht te houden en te kijken waar dit verbeterd kan worden. In principe is de werkwijze rondom de behandeling van bezwaarschriften voor de groot deel vastgelegd in de Algemene wet bestuursrecht en uitgewerkt in de Verordening behandeling bezwaarschriften. In deze formele stappen valt niet veel verbetering te halen. Er zijn echter enkele onderwerpen waar wel vooruitgang valt te boeken.

Het gaat daarbij dan in de eerste plaats om het informele contact van het secretariaat van de commissie met de bezwaarmaker en de voorbereider van het primaire besluit. Dit om duidelijk te krijgen waar het bezwaar precies om draait en of er een mogelijkheid om de bezwaren weg te nemen of anderszins tot een minnelijke oplossing te komen. Dit onderdeel wordt formeel vastgelegd in de verordening. Daarnaast wordt er in de verordening ook een bepaling opgenomen over de verbinding tussen commissie en het gemeentebestuur. Zo vindt er jaarlijks een gesprek plaats tussen de voorzitters van de commissie en de burgemeester. Dit is naar aanleiding van het jaarverslag van de commissie. Tevens vindt er eens per twee jaar een gesprek plaats tussen een delegatie van de commissie en de gemeenteraad. Daarin kan de commissie verslag doen van de bevindingen in de afgelopen periode en eventuele conclusies met de raad bespreken. De raad kan daarin aanleiding zien om verbetervoorstellen te doen.

Pagina 2 van 3

Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Mocht u nog vragen hebben dan kunt u contact opnemen met de behandelend ambtenaar.

Pagina 3 van 3