Raadsinformatie brief 26 september 2023

Raadsinformatiebrief Onderwerp:

Motie inrichten raadzaal

Portefeuillehouder:

J. van Essen

Behandelend ambtenaar:

H. Oosterhof

Zaaknummer: Documentnummer:

23Z01624 23.0026266

Datum:

26 september 2023

______________________________________________________________________________ Geachte leden van de gemeenteraad, Op 16 mei 2023 heeft uw raad de motie “Inrichten raadzaal” aangenomen. Met de motie wenst u onderzoek naar de mogelijkheid de multifunctionele zaal uitsluitend als raadzaal in te richten. Uw raad heeft tevens verzocht in dat kader te onderzoeken of het huidige gebruik door Fundament elders ondergebracht zou kunnen worden. In deze raadsinformatiebrief geven wij antwoord op de gestelde vragen. Vraag 1: Te onderzoeken of het mogelijk is de raadzaal uitsluitend in te richten als raadzaal en niet als multifunctionele ruimte. Antwoord: a. Ons college constateert in technische zin dat het uiteraard mogelijk is de multifunctionele zaal in te richten en te gebruiken als raadzaal. b. In juridische zin is er sprake van een huurovereenkomst welke loopt tot en met 31 december 2027. De huurovereenkomst benoemt de ruimtes die voor Fundament zelf bestemd zijn en de ruimtes die op basis van fair-use door Fundament gebruikt mogen worden. De multifunctionele ruimte maakt daar geen deel van uit. Wil Fundament de multifunctionele ruimte gebruiken, dan zal die apart gehuurd moeten worden (conform het Beheerplan). Op basis van de tussen de gemeente en Fundament gesloten huurovereenkomst, kan Fundament geen rechten doen gelden op het gebruik van de multifunctionele ruimte.

We kunnen ons evenwel voorstellen dat Fundament de huurovereenkomst is aangegaan met in het achterhoofd de beschikbaarheid van een multifunctionele ruimte. Mocht een dergelijke ruimte niet meer beschikbaar zijn, dan kan Fundament zich er op beroepen dat een deel van de argumenten om in het Losser Hoes te huren niet meer aanwezig is. Het gaat in dit kader te ver om de consequenties daarvan te bespreken. Vraag 2: Te onderzoeken of er mogelijkheden zijn voor Fundament om het huidige gebruik van de multifunctionele ruimte door Fundament elders onder te brengen, uiteraard alleen in overleg met en na goedkeuring door Fundament. Antwoord: Met de directie van Fundament heeft een aantal gesprekken plaatsgevonden naar aanleiding van uw motie om de raadzaal een meer representatief karakter te geven en het huidige multifunctionele gebruik te beëindigen. Besproken is of het gebruik van de multifunctionele ruimte door Fundament ook elders kan plaatsvinden en of eventuele alternatieven op goedkeuring van Fundament kunnen rekenen.

Stichting Fundament gebruikt de raadzaal als uitvoeringslocatie van haar activiteiten met kwetsbare ouderen, genaamd de “Actieve Ontmoeting”. Dit vindt wekelijks plaats op 2 ochtenden van 10.00 uur tot 13.30 en bevat 3 onderdelen: gezamenlijke maaltijdbereiding, gezamenlijk eten en actief bewegen. Een bewegingsagoog verzorgt de bewegingslessen. Fundament heeft hiertoe recent in haar ruimten ook geïnvesteerd in een moderne kookvoorziening inclusief afzuiging. De activiteiten worden wekelijks bezocht door 20 tot 30 deelnemers. Fundament is van mening dat de Actieve Ontmoeting in het dorp Losser alleen in ’t Lossers Hoes kan plaatsvinden. Dit vanwege de opzet van de activiteiten, waarbij de deelnemers starten met een huiskamerontmoeting, daarna in 2 groepen wisselend de activiteiten koken en bewegen en afsluitend met elkaar van de zelfbereide maaltijden genieten. Fundament heeft begrip voor uw wensen om de multifunctionele zaal een meer representatief karakter te geven en de werking van de audioapparatuur toekomstgericht optimaal te waarborgen. Daarnaast doet Fundament wel een klemmend beroep op u om de multifunctionele ruimte te behouden, waarbij zij aangeeft dat het representatief aankleden en inrichten van de ruimte niet per definitie de uitvoering van haar bewegingsactiviteiten in de weg zit.

Indien Fundament niet meer gebruik kan maken van de multifunctionele zaal ziet zij zich genoodzaakt om de Actieve Ontmoeting op enig moment te beëindigen, hetgeen volgens Fundament breed ervaren zal worden als een groot gemis. Tenslotte is Fundament van mening dat dat het verdwijnen van het multifunctioneel gebruik van de zaal afbreuk gaat doen aan de formule Kulturhus. Wij kunnen ons voorstellen dat wij met Fundament in overleg treden over toekomstige alternatieve mogelijkheden binnen of buiten ’t Lossers hoes. Vraag 3: Vervolgens met een voorstel te komen aan deze raad op welke wijze de raadzaal een representatiever karakter kan krijgen. O.a. door andere vloerbedekking. Met de daarbij behorende uitgaven. Antwoord: Gelet op het antwoord op vraag 2 acht het college het raadzaam kaders vanuit de raad te ontvangen omtrent het door de raad gewenste vervolg omtrent de invulling en het gebruik van de raadzaal. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Mocht u nog vragen hebben dan kunt u contact opnemen met de behandelend ambtenaar.

Pagina 2 van 2