Notitie Rechtmatigheidsverklaring 2021.docx

Notitie Rechtmatigheidsverantwoording college

Inhoudsopgave Inleiding...................................................................................................................................................3 Leeswijzer................................................................................................................................................4 Managementsamenvatting .....................................................................................................................5 1. Verduidelijking van het begrip rechtmatigheid ...................................................................................6 1.1 het begrip rechtmatigheid.............................................................................................................6 1.2 Het normenkader als basis voor de rechtmatigheidscontrole ......................................................6 1.3 De drie specifieke criteria voor rechtmatigheid ............................................................................6 2.

Aanpassing van wetgeving ..................................................................................................................8 2.1 Wijziging van het besluit Begroting en Verantwoording (BBV) .....................................................8 2.2 Wat is de bedoeling van de wetswijziging? ...................................................................................8 2.3 De wijzigingen in de praktijk..........................................................................................................8 2.4 Verantwoordelijkheid accountant.................................................................................................8 3. Door de gemeenteraad te bepalen verantwoordingsgrens ..............................................................10 3.1 De verantwoordingsgrens ...........................................................................................................10 3.2 Bepalen hoogte verantwoordingsgrens en rapporteringstolerantie...........................................10 4.

Wijziging van rollen en verantwoordelijkheden................................................................................12 4.1 Rol gemeenteraad .......................................................................................................................12 4.2 Rol college van burgemeester en wethouders............................................................................12 4.3 Rol accountant.............................................................................................................................12 5. Implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording...................................................................13 5.1 Uitgangspositie gemeente Losser en aandachtspunten:.............................................................13 5.2 Verwerking in de Losserse regelgeving .......................................................................................13 6.

Doorgroei naar een In Control Statement? .......................................................................................15 6.1 Mogelijke varianten.....................................................................................................................15 6.2 Voorstel college ...........................................................................................................................15 BIJLAGE standaardtekst rechtmatigheidsverantwoording ....................................................................16

Inleiding Als gevolg van een wetswijziging legt het college van burgemeester en wethouders (in vervolg ‘college’) met ingang van 2022 verantwoording aan de gemeenteraad af over de rechtmatigheid. De accountant geeft vanaf boekjaar 2022 geen oordeel meer over de rechtmatigheid in zijn controleverklaring (wel over de zogenoemde ‘getrouwheid’). Deze wetswijziging heeft gevolgen voor de rollen en verantwoordelijkheden van college, raad, accountant en ambtelijke organisatie. Het is goed om duidelijkheid te geven over de gevolgen van deze wijziging. Daarnaast moet een en ander geïmplementeerd worden in onze organisatie maar ook in de Losserse regelgeving. In deze nota gaan we hier nader op in. Invoering van deze nieuwe wijze van rechtmatigheidsverantwoording zal voor alle betrokkenen wennen zijn. Daarbij is te denken aan het volgende: a) In het verleden sprak de accountant met de raad over rechtmatigheid. In de nieuwe situatie zijn college en raad samen aan zet. Hoe kan dit gesprek het beste plaatsvinden? b) De organisatie moet de bedrijfsvoering en de interne beheersing zodanig inrichten, dat het college een juiste uitspraak kan doen over de (financiële) rechtmatigheid. c) Hoe geeft de accountant invulling aan haar nieuwe rol? Op het moment van schrijven – september 2021 – is nog niet duidelijk wanneer de wetswijziging in de Tweede Kamer wordt behandeld.

Leeswijzer In hoofdstuk 2 gaan we in op de term rechtmatigheid. We lichten toe wat we onder de term rechtmatigheid verstaan, op het normenkader als basis voor de rechtmatigheidscontroles en de nadere criteria voor het vaststellen van rechtmatigheid. Hoofdstuk 3 staat de wetswijziging centraal. Welke wijziging vindt plaats? Wat wordt hiermee beoogd en wat wijzigt dan precies? In hoofdstuk 4 gaat het over de verantwoordingsgrenzen die de raad dient te stellen. We gaan in op de aspecten die een rol spelen.Tenslotte doen we een voorstel voor de te hanteren verantwoordingsgrens. Vervolgens wordt in hoofdstuk 5 nader ingegaan op de wijziging van de rollen en verantwoordelijkheden. Wat betekent deze wetswijziging voor de rol van raad, het college en de accountant? Een korte toelichting op de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording is uiteengezet in hoofdstuk 6. We besteden aandacht aan de goede uitgangspositie van Losser. Ook wordt ingegaan op de stappen die nog moeten worden gezet. In het laatste hoofdstuk schetsen we de mogelijkheden tot doorontwikkeling, de verschillende varianten daarvoor en wijzen op de kosten die hiermee gemoeid zijn. We sluiten af met een voorstel.

Managementsamenvatting Op dit moment verstrekt de externe accountant een controleverklaring met een getrouwheids- én een rechtmatigheidsoordeel bij de gemeentelijke jaarrekening. Met de aangekondigde wetswijziging per 1 januari 2022, zal het college zélf verantwoording moeten afleggen over de rechtmatigheid van de baten, de lasten en de balansmutaties die gepresenteerd worden in de jaarrekening. Dit doet zij in de vorm van een rechtmatigheidsverantwoording, die onderdeel uitmaakt van de jaarrekening. Voor het eerst in de jaarrekening 2022. De accountant geeft dan geen rechtmatigheidsoordeel meer af bij de jaarrekening, maar de rechtmatigheidsverantwoording van het college wordt wél betrokken in het getrouwheidsoordeel van de accountant. Bedoeling van de wijziging is dat nog meer invulling wordt gegeven aan de dualistische verhouding tussen gemeenteraad en college. In de nieuwe situatie legt het college dan niet alleen verantwoording af over de doeltreffendheid en doelmatigheid van het gevoerde beheer, maar ook over de rechtmatigheid. Het is nodig dat de raad in dit verband een aantal keuzes maakt. Deze keuzes houden verband met: 1) Het vaststellen van het normenkader. 2) Het bepalen van het ambitieniveau, blijkend uit de verantwoordings- en rapportagegrens en de soort van verantwoording.

Na besluitvorming in de raad wordt een implementatieplan opgesteld, om de organisatie tijdig voor te bereiden op de aangekondigde wetswijziging.

1. Verduidelijking van het begrip rechtmatigheid Dit hoofdstuk gaat in op het begrip rechtmatigheid en op de criteria aan de hand waarvan de rechtmatigheid wordt beoordeeld.

1.1 het begrip rechtmatigheid Rechtmatig handelen is het handelen in overeenstemming met wetten en regels. Het juridische begrip rechtmatigheid heeft in beginsel betrekking op alle geldende regelgeving. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter veel beperkter. Het gaat namelijk niet om het voldoen aan alle wetten en regels zoals de naam suggereert, maar om rechtmatigheid in de zin van de accountantscontrole. Deze rechtmatigheid richt zich op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties. Of liever gezegd op alle handelingen en beslissingen met een financieel effect op de jaarrekening. Dit worden ook wel ‘financiële beheershandelingen’ genoemd.

1.2 Het normenkader als basis voor de rechtmatigheidscontrole In het Losserse normenkader zijn de regels opgenomen waaraan wordt getoetst. Handelingen en beslissingen van niet-financiële aard maken in principe geen onderdeel uit van genoemd normenkader. Voor een goede uitvoering van de rechtmatigheidscontrole is het belangrijk dat de geldende regelgeving duidelijk vastligt. Op dit moment stelt het college ieder jaar, voorafgaand aan de start van de jaarrekeningcontrole, een normenkader op. Hier wordt de gemeenteraad van in kennis gesteld. Wij stellen ons voor dat de raad het normenkader vanaf boekjaar 2022 jaarlijks vaststelt. Voorstel: met ingang van boekjaar 2022 stelt de gemeenteraad het normenkader vast

1.3 De drie specifieke criteria voor rechtmatigheid Financiële beheershandelingen worden aan de volgende criteria getoetst: Schema: Rechtsmatigheidscriteria

De bovenste zes (blauwe) criteria hebben zowel betrekking op de zogenoemde getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze blijven van toepassing bij het vaststellen van de jaarrekening door het College. Bovendien blijven deze criteria onderdeel uitmaken van de reguliere jaarrekeningcontrole van de accountant. Om overlap te voorkomen wordt hierover niet afzonderlijk gerapporteerd in de rechtmatigheidsverantwoording.

De andere drie criteria (in ‘rood’) zijn: begrotingscriterium, voorwaardencriterium, misbruik & oneigenlijk gebruik. Deze komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording door het college. De betekenis van deze criteria is de volgende: 1. Begrotingscriterium: de financiële beheershandelingen zijn tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma's. 2. Voorwaardencriterium: de financiële beheershandeling voldoet aan de geldende regelgeving (met name heeft de ontvanger recht op een vergoeding of subsidie, is de hoogte juist en kloppen de duur en de termijnen). 3. M&O-beleid: het beleid op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik is nagevolgd (geldt vooral voor bijdragen om niet en subsidies). Worden subsidies terecht verstrekt en gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn gegeven?

2. Aanpassing van wetgeving In dit hoofdstuk worden de wijzigingen in de regelgeving specifiek benoemd en wordt ingegaan op de bedoeling van deze wijzigingen en van de impact ervan. Tenslotte wordt de rol van de accountant in de nieuwe situatie belicht.

2.1 Wijziging van het besluit Begroting en Verantwoording (BBV) Met ingang van boekjaar 2022 is de wijziging van onder andere de Gemeentewet en het BBV voorzien. Op dit moment geeft de accountant nog een verklaring af over zowel de getrouwheid (juistheid en volledigheid) van de geboekte baten, lasten en balansmutaties, als over de rechtmatigheid daarvan. Dit laatste vervalt vanaf 2022. Vanaf dan komt de verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheidsverantwoording bij het college te liggen.

2.2 Wat is de bedoeling van de wetswijziging? De rechtmatigheidsverantwoording vloeit voort uit aanbevelingen van de commissie Depla, die in 2014 advies heeft uitgebracht over diverse vernieuwingen en aanpassingen van het BBV. Naast diverse andere vraagstukken, is ook aandacht gegeven aan de wijze waarop de controle door de raad is vormgegeven; in het bijzonder wat betreft de onderwerpen rechtmatigheid, financieel toezicht en controle. In de huidige situatie is het college al staatsrechtelijk en bestuurlijk verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Het is echter de accountant die hierover verslag uitbrengt en het gesprek met de raad voert. Bedoeling van de nieuwe wetgeving is dat de verantwoording over de uitvoering van de taken van het college, ook volledig bij het college wordt belegd (zowel over de doeltreffendheid, doelmatigheid als -in de nieuwe situatie- de rechtmatigheid van het gevoerde beleid). Dit doet volgens Depla meer recht aan de gewijzigde verhoudingen tussen raad en college.

2.3 De wijzigingen in de praktijk In de jaarrekening wordt vanaf 2022 een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. Dit model wordt verplicht voorgeschreven en opgenomen in wetgeving. Deze rechtmatigheidsverantwoording wordt daarmee onderdeel van de jaarrekening. Zie de bijlage voor de standaardtekst. In de paragraaf Bedrijfsvoering geeft het college een toelichting op deze rechtmatigheidsverantwoording, indien de onrechtmatigheden optellen tot boven de verantwoordingsgrens. In deze paragraaf geeft het college toelichting op de kwaliteit van de interne beheersing en de leer- en verbeterpunten. Genoemde paragraaf is geen onderdeel van de jaarrekening (wèl van de jaarstukken!) en de accountant toetst deze dan ook anders dan de rechtmatigheidsverantwoording. Op basis van de rechtmatigheidsverantwoording en het gestelde in de paragraaf Bedrijfsvoering, kan in de toekomst het gesprek tussen raad en college over de rechtmatigheid van het gevoerde beheer plaatsvinden.

2.4 Verantwoordelijkheid accountant In de vorige paragraaf is aangegeven dat de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt van de Losserse jaarrekening. De accountant heeft om die reden ook de verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant toetst zodoende of de informatie van het college in de rechtmatigheidsverantwoording: a) Juist, toereikend en volledig is; b) Geschikt is voor het doel waarvoor deze wordt verstrekt; c) Bij de volksvertegenwoordigers geen ander beeld oproept, dan overeenkomt met de feiten.

De raad kan de controlerende rol niet goed invullen als de betrouwbaarheid van de rechtmatigheidsverantwoording niet is gecontroleerd.

3. Door de gemeenteraad te bepalen verantwoordingsgrens In het vorige hoofdstuk is onder andere duidelijk gemaakt wat het begrip rechtmatigheid inhoudt en aan welke criteria wordt getoetst. Het uiteindelijke oordeel over de rechtmatigheid gebeurt niet op kwalitatieve wijze, maar kwantitatief. Aan de hand van een objectief te bepalen verantwoordingsgrens. Dit wordt in dit hoofdstuk verduidelijkt.

3.1 De verantwoordingsgrens Dit is een door de raad vastgesteld bedrag, waarboven het College van de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. De gemeenteraad is vrij om binnen deze bandbreedte de grens te bepalen. Deze grens geldt voor fouten en onduidelijkheden afzonderlijk. Onder ‘afwijkingen’ worden fouten verstaan (oftewel: het niet naleven van wet- en regelgeving) en/of posten waarvan bij het college onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid (bijvoorbeeld bij een complexe aanbesteding).

3.2 Bepalen hoogte verantwoordingsgrens en rapporteringstolerantie Het staat de raad derhalve vrij om het percentage voor de verantwoordingsgrens tussen de bandbreedte van 0 – 3% vast te stellen. Elke keuze heeft echter gevolgen. Aspecten die hierbij van belang zijn worden onderstaand weergegeven: • Informatiepositie van de raad: Afhankelijk van het percentage dat wordt gekozen worden in de rechtmatigheidsverantwoording fouten en onduidelijkheden opgenomen en dus zichtbaar voor de raad. Hoe lager het percentage, des te eerder fouten en onzekerheden worden opgenomen. • Kosten van de verantwoording: Het gemeentelijk apparaat moet kosten maken om afwijkingen op te sporen en vast te leggen. De hoogte van het percentage is bepalend voor de omvang van de werkzaamheden die moeten worden verricht om afwijkingen op te sporen, vast te leggen en te rapporteren. De rapporteringtolerantie is een bedrag dat aangeeft bij welk grensbedrag rapportering over een afwijking dient plaats te vinden in de paragraaf Bedrijfsvoering. Dit is ook het geval als bijvoorbeeld de verantwoordingsgrens niet wordt overschreden. De verantwoordingsgrens en de rapporteringstolerantie zijn derhalve twee verschillende begrippen. Wij doen het volgende voorstel: 1) De raad heeft de vrijheid om, voor de hoogte van de verantwoordingsgrens, te kiezen uit de range van 0 – 3%.

Het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording is nieuw en vraagt gewenning van het college, de raad en het ambtelijke apparaat. Het is om die reden verstandig in de eerste jaren de lat niet te hoog te leggen. Voorgesteld wordt om voor de rechtmatigheidsverantwoording uit te gaan van een grens van 2%. Voorgesteld wordt om de rapporteringstolerantie uit te gaan van 5% van de verantwoordingsgrens, ruim € 60.000. Deze rapporteringstolerantie ligt in de buurt van de tolerantie, waar de raad in Controleprotocol 2019 voor heeft gekozen. Na vaststelling van de jaarrekening 2023 vindt een evaluatie plaats. Op basis hiervan kunnen desgewenst nieuwe afspraken worden gemaakt. Voorstel: voor de rechtmatigheidsverantwoording uit te gaan van een verantwoordingsgrens voor afwijkingen van 2 % (ruim € 1.200.000) en voor de rapporteringstolerantie van 5 % van deze verantwoordingsgrens (ruim € 60.000)

4. Wijziging van rollen en verantwoordelijkheden Door de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording wijzigen de rollen van: raad, college en accountant. In dit hoofdstuk wordt dit toegelicht.

4.1 Rol gemeenteraad Bedoeling van het dualisme was het meer in balans brengen van de verhoudingen tussen raad en college. In de kern kwam het erop neer dat: het college bestuurt, voert het beleid uit en de raad stelt vooraf de kaders vast en controleert het bestuur (college). Op basis van de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet stelt de raad de Financiële verordening en de Controleverordening vast. Via deze verordeningen wordt gewaarborgd dat de inrichting en werking van de financiële organisatie en de controle hierop adequaat geregeld zijn. Hierin komt ook de rol van de accountantscontrole aan de orde. Bij de invoering van het dualisme is vastgelegd dat de raad als opdrachtgever van de accountant optreedt. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is ook bedoeld om het gesprek over de financiële rechtmatigheid tussen de raad en het college te faciliteren. Hierbij is het van belang dat de raad: - de verantwoordingsgrens vaststelt (zie paragraaf 3.2) - aan het college aangeeft wat over de rechtmatigheid in de Bedrijfsvoeringsparagraaf moet komen te staan.

4.2 Rol college van burgemeester en wethouders De verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur ligt, nu en straks, bij het college. Het richt daarvoor de administratie en interne beheersing zodanig in, dat het verantwoording kan afleggen. Zij is verantwoordelijk voor het vermijden van rechtmatigheidsfouten en het optimaliseren van de bedrijfsprocessen om dit te voorkomen. Het afleggen van verantwoording ondersteunt de verantwoordelijkheidsverdeling tussen raad en college. Hierbij is het volgende van belang. Het college: - neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. - neemt een toelichting over de financiële rechtmatigheid op in de Bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag.

4.3 Rol accountant De rechtmatigheidsverantwoording valt, als onderdeel van de jaarrekening, onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. Het oordeel van de accountant is opgenomen in de controleverklaring van de accountant en toegelicht in het verslag van bevindingen. De beoordeling van de getrouwheid door de accountant geeft aan dat vertrouwd mag worden op hetgeen in de rechtmatigheidsverantwoording van het college vermeld staat. Het is feitelijk juist en volledig. De uitlatingen die opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording zijn niet door de accountant getoetst en komen dan ook geheel voor rekening van het college. Voorts zal in de controleverklaring en het verslag van bevindingen van de accountant geen oordeel meer gegeven worden over de rechtmatigheid. Het ziet uitsluitend nog op de getrouwheid. Dit betekent onder meer dat rechtmatigheidsfouten (die niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. In theorie kan het bijvoorbeeld voorkomen dat het college omvangrijke rechtmatigheidsfouten in de rechtmatigheidsverantwoording heeft opgenomen, terwijl de strekking van de controleverklaring van de accountant toch goedkeurend is. Reden hiervan is dat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten ‘getrouw’ in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen.

5. Implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording vraagt het nodige van de ambtelijke organisatie van onze gemeente. Dit doen we vanuit een gezonde basis als uitgangspunt. In paragraaf 5.1 lichten we dit toe. In paragraaf 5.2 geven we aan welke lokale regelgeving moet worden aangepast bij de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording.

5.1 Uitgangspositie gemeente Losser en aandachtspunten: Op de volgende onderdelen doet Losser het al goed: a) De belangrijkste financiële beheersprocessen zijn in beeld, in control en worden periodiek gereviewd. b) De interne controlefunctie binnen de Losserse processen is van goede kwaliteit. c) De VIC (Verbijzonderde Interne Controle) is onafhankelijk gepositioneerd (bij de gemeente Enschede), de VIC-functionarissen hebben de juiste competenties. Losser kan gebruik maken van de ‘denkkracht’ van Enschede op het vlak van administratieve organisatie/interne controle. d) De concerncontroller is rechtstreeks onder de Algemeen directeur/gemeentesecretaris gepositioneerd, heeft een onafhankelijke rapportagelijn in de richting van het college en is contactpersoon richting accountant. e) Alle processen met grote financiële stromen en/of grote risico’s worden betrokken in de VIC; f) Er vindt periodieke afstemming met de accountant plaats over aard en uitkomsten van werkzaamheden; De volgende onderwerpen vragen aandacht: g) De procesbeschrijvingen van de belangrijkste beheersprocessen moeten worden aangescherpt. h) De (fraude)risico-analyse dient voor de belangrijke processen te worden uitgewerkt. i) Periodiek dienen gesprekken met het management plaats te vinden, gericht op het onderkennen en beheersen van risico’s in de processen.

j) De cultuur om ook verantwoording over de financiële rechtmatigheid af te leggen, zal nog nadrukkelijker moeten worden geborgd in onder andere processen en systemen. k) Afwijkingen van regels dienen te worden gedocumenteerd. l) Een duidelijke koppeling tussen het normen- en toetsingskader financiële rechtmatigheid, de processen, de beheersmaatregelen in het proces en de controle aanpak van VIC per beheersmaatregel. Een en ander zal in een plan van aanpak worden verwerkt.

5.2 Verwerking in de Losserse regelgeving Om de wetswijziging in lokale regelgeving te verankeren dienen de volgende verordeningen te worden gewijzigd: “Controleverordening 2004” gemeente Losser De controleverordening vraagt om aanpassing omdat de opdracht aan de accountant wijzigt. In artikel 1 van de Controleverordening is namelijk opgenomen dat de accountantscontrole het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties omvat. Wij zullen de wijziging aan de raad voorleggen zodra de wetswijziging definitief is en sluiten daarbij bij voorkeur aan bij de modelverordening van de VNG.

Controleprotocol gemeente Losser Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening. In het controleprotocol worden aanwijzingen aan de accountant gegeven ten aanzien van de getrouwheid èn de rechtmatigheid. Dit laatste kan vervallen en hierop wordt het protocol aangepast. Ook het nieuwe controleprotocol wordt aan de raad voorgelegd zodra de wetswijziging definitief is.

6. Doorgroei naar een In Control Statement? Voor wat betreft het ambitieniveau valt er wat te kiezen. In hoofdstuk 6 wordt hier op ingegaan, wat uitmondt in een voorstel van het college (paragraaf 6.2).

6.1 Mogelijke varianten De implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording is in eerste instantie gericht op de minimale wettelijke variant en richt zich daarmee op de financiële rechtmatigheid. Dit is ook de wettelijke variant. De verantwoording kan echter worden uitgebreid. Hierin is de gemeente vrij. Er zijn echter ook bredere varianten mogelijk. De VNG onderscheidt in de notitie ‘Rechtmatigheidsverantwoording’ de volgende varianten: Variant 1: Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid In deze wettelijke variant wordt een rechtmatigheidsverantwoording opgesteld door het college over het naleven van wet- en regelgeving, die betrekking heeft op financiële beheershandelingen. Dit is gelijk aan de reikwijdte in de huidige situatie. Vanaf boekjaar 2021 is dit ook de wettelijke norm. Variant 2: Verantwoording gericht op financiële rechtmatigheid plus aantal relevante (niet-financiële) processen en thema’s De raad kan ook vragen andere elementen toe te voegen aan de rechtmatigheidsverantwoording. Het gesprek tussen raad en college is het moment om stil te staan bij de vraag waarover het college zich richting raad gaat verantwoorden. De raad kan ook zelf het initiatief nemen en vragen om verantwoording over specifieke rechtmatigheidsonderwerpen, die van belang zijn binnen de gemeente.

Denk hierbij aan de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, fiscale regelgeving of sociaal domein (levering van de zorg). Voordeel hiervan is dat de raad aanvullend geïnformeerd kan worden over belangrijke aandachtspunten binnen de bedrijfsvoering van de gemeente. Het zal duidelijk zijn dat hiervoor extra middelen nodig zijn, om extra controle-inspanningen te kunnen uitvoeren. Variant 3: Verantwoording gericht op de bredere bedrijfsvoering: het ‘In Control Statement’ Vanuit de ambitie om de bedrijfsvoering en interne beheersing verder te optimaliseren, kan een overweging zijn om over het gehele functioneren van de organisatie een “In Control Statement” af te geven. Dit gaat verder dan de rechtmatigheidsverantwoording en zegt ook iets over het functioneren van de interne bedrijfsvoering en betrouwbaarheid van (risicomanagement)processen en ICTsystemen. Nog in grotere mate dan bij de vorige variant, zal dit tot extra controle-inspanningen (middelen en formatie) leiden binnen onze organisatie.

6.2 Voorstel college Wij stellen voor om ons eerst toe te leggen op de wettelijke verplichting om met ingang van boekjaar 2022 een rechtmatigheidsverantwoording af te geven. Als dit succesvol is geïmplementeerd gaan wij graag met de raad in gesprek over het al dan niet verder uitbreiden van de verantwoording en de mogelijke budgettaire consequenties hiervan. Voorstel: Met ingang van 2022 wordt door het college een rechtmatigheidsverantwoording afgegeven

BIJLAGE standaardtekst rechtmatigheidsverantwoording Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders In deze rechtmatigheidsverantwoording geeft het college van burgemeester en wethouders aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Deze verantwoording betreft de rechtmatige uitvoering van de taken en omvat het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium bij de betreffende financiële beheershandelingen en transacties. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op XX XXX 202X vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten (inclusief mutaties in de reserves) en is daarmee vastgesteld op € 630.000. Conclusie Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties (niet) rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.

De geconstateerde afwijkingen betreffen: 1) 2) 3) In de paragraaf Bedrijfsvoering heeft het college beschreven welke actie zij onderneemt om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen.