Memo opdracht raadzaal 20241114

MEMO Zaaknr : Documentnr : Datum

: 14 november 2024

Aan

: Presidium

Van

: Hans ten Voorde

Team

: Griffie

Onderwerp

: Concept-opdrachtformulering herinrichting raadzaal

Opdrachtformulering voor de herinrichting van de Raadzaal 1. Doel van de opdracht De gemeente Losser beoogt met de herinrichting van de raadzaal en de installatie van een geluids- en streamingssysteem dat het voldoet aan de eisen van deze tijd, waarbij een representatieve uitstraling en de flexibiliteit om de ruimte voor diverse bijeenkomsten en overleggen in te richten, centraal staan. Het project dient de raadzaal geschikt te maken voor de (raads)vergaderingen, het streamen van vergaderingen voor een breed publiek en het faciliteren van digitale communicatie, zoals videobellen c.q. conferenties en presentaties. 2. Doelstellingen van de herinrichting van de raadzaal De raadzaal moet voldoen aan de volgende criteria: •

• •

• •

•

Sober en functioneel: De inrichting moet een zakelijke en functionele uitstraling hebben, zonder overbodige luxe, maar met een nadruk op gebruiksgemak en efficiëntie. Representatieve uitstraling: De ruimte moet een representatief karakter hebben, met een uitstraling die past bij de statuur van de gemeenteraad. Geschikt voor andere overleggen en bijeenkomsten: De ruimte moet niet alleen geschikt zijn voor raadsvergaderingen, maar ook voor andere (externe) bijeenkomsten en overleggen Geschikt voor publiek: de raadzaal moet beschikken over een goed bereikbare publieke tribune, (werk)ruimtes voor ambtenaren en college. Aantal zitplaatsen: voor raadsleden (19), voorzitter/griffier (2) en college (3). Daarnaast dient het ontwerp de mogelijkheid te bieden om ten allen tijd flexibel te kunnen opschalen met 4 zitplaatsen. Spreekgestoelte: in de inrichting moet zijn voorzien in een spreekgestoelte.

3. Geluids- en streamingsinstallatie De geluids- en streamingsinstallatie moet voldoen aan de volgende eisen:

• •

•

•

•

Betrouwbaarheid: Het systeem moet bewezen betrouwbaar en storingsvrij zijn. Kwaliteit: Het systeem moet toekomstbestendig zijn en beschikken over een goede geluidskwaliteit, zowel voor fysieke aanwezigen als voor digitale deelnemers. De geluidsinstallatie dient geschikt te zijn voor videobellen, presentaties en overige digitale communicatie. Integratie met het vergadersysteem: De installatie moet geïntegreerd kunnen worden met de Ibabs-applicatie (vergadersysteem) en moet de mogelijkheden die deze applicatie biedt kunnen faciliteren. Het systeem biedt de mogelijkheid van digitaal stemmen. Streaming en videobellen: Het systeem dient in staat te zijn om live te streamen (bijvoorbeeld via YouTube, gemeentelijke website) en moet een stabiele verbinding kunnen bieden voor videobellen en andere externe communicatie. Videoschermen: De raadzaal dient voorzien te worden van voldoende videoschermen voor het presenteren van documenten, presentaties en andere visuele materialen, zowel voor de raadsleden als voor het publiek.

4. Plan van Aanpak De opdrachtnemer dient een gedetailleerd plan van aanpak op te stellen dat ten minste de volgende onderdelen bevat: • • •

Ontwerpvoorstel voor de inrichting van de raadzaal (inclusief meubilair en indeling). Kostenraming Tijdsplanning.

5. Indiening Raadsvoorstel en Kredietvoorstel De opdrachtnemer dient uiterlijk op 6 mei 2025 een volledig raadsvoorstel in te dienen bij de griffie. Dit voorstel dient te bevatten: • • • •

Een plan van aanpak (inclusief ontwerp. Een duidelijke kostenindicatie. Een tijdsplanning. Een kredietvoorstel voor de beschikbaarstelling van het benodigde krediet.

6. Randvoorwaarden en Eisen • • •

De herinrichting dient te passen binnen de wet- en regelgeving Het ontwerp moet rekening houden met de toegankelijkheid van de raadzaal voor personen met een beperking. Alle systemen dienen eenvoudig en intuïtief bedienbaar te zijn door het gemeentepersoneel en andere gebruikers.