Adviesrapport Dimpact lidmaatschap

Adviesrapport Dimpact lidmaatschap

Auteur:

Simone Rodenburg en Rutger van der Heide

Datum:

28 november 2022

Status:

definitief

Classificatie:

Openbaar

Documentnummer:

22.0025841

Zaaknummer:

22Z02071

Adviesrapport Dimpact lidmaatschap Losser

28 november 2022

Inhoud Samenvatting........................................................................................................................................... 3 Inleiding ................................................................................................................................................... 4 Achtergrond......................................................................................................................................... 4 Adviesopdracht.................................................................................................................................... 5 Projectteam ......................................................................................................................................... 5 Stakeholders ........................................................................................................................................ 5 Gerelateerde projecten/initiatieven (niet uitputtend) ....................................................................... 6 Onderzoek ........................................................................................................................................... 6 Advies ......................................................................................................................................................

7 Onderbouwing..................................................................................................................................... 7 Financiële consequenties .................................................................................................................... 8 Lidmaatschapskosten ...................................................................................................................... 9 Productkosten ................................................................................................................................. 9 Impact op de organisatie ..................................................................................................................... 9 Voor de Losserse organisatie ........................................................................................................ 10 Voor het IT-bedrijf ......................................................................................................................... 10 Dimpact voorwaarden lidmaatschap ................................................................................................ 11 Aanvraagprocedure lidmaatschap ....................................................................................................

11 Vervolg (planning) ............................................................................................................................. 12 Alternatief ............................................................................................................................................. 12 Bijlage 1: Architectuur ........................................................................................................................... 13 IST-situatie rondom website Losser.nl .............................................................................................. 13 SOLL-situatie ...................................................................................................................................... 13

2

Adviesrapport Dimpact lidmaatschap Losser

28 november 2022

Samenvatting De gemeente Losser wordt geadviseerd om lid te worden van Dimpact. Dimpact is een coöperatieve vereniging van en voor gemeenten en richt zich op het initiëren en realiseren van de publieke dienstverlening van morgen. De Twentse gemeente Enschede en Oldenzaal zijn op dit moment lid van Dimpact. Het Dimpact lidmaatschap biedt, zowel op de korte termijn als richting de toekomst, meerdere voordelen. Het Dimpact productportfolio en de samenwerking met meerdere gemeenten biedt een goede basis aan producten, diensten en actieve kennisuitwisseling, die aansluit bij de Losserse dienstverleningsvisie ‘Dichtbij en betrouwbaar’. Deze samenwerking helpt om gezamenlijk de handen in elkaar te slaan in de uitdaging van de toenemende wetgeving op het gebied van digitalisering en bij het realiseren van een moderne IT infrastructuur. Het Dimpact lidmaatschap draagt bij aan uniformiteit en harmonisatie van werkprocessen, applicaties en beheer tussen Losser en Enschede, dat als doel gesteld is bij de samenwerking tussen Losser en Enschede. Zo is het advies voor de doorontwikkelingen van de website (Losser.nl) hier op geënt en beoogt de inzet van Open Online van Dimpact. Voor de digitale dienstverlening zijn ook e-formulieren nodig, Dimpact voorziet daarin met Open Formulieren. Daarnaast kan iBurgerzaken via Dimpact tegen gunstigere voorwaarden worden afgenomen. Beslispunten: 1.

Lid te worden van de coöperatieve vereniging Dimpact. 2. Aanvraag Dimpact lidmaatschap en de implementatie van Dimpact producten onder te brengen in het Uitvoeringsprogramma Dienstverlening. Met als eerste concrete stap: Het product Open Online en Open Formulieren af te nemen van Dimpact.

3

Adviesrapport Dimpact lidmaatschap Losser

28 november 2022

Inleiding Achtergrond De gemeente Losser heeft de gemeente Enschede om advies gevraagd over het wel of niet lid worden van de coöperatieve vereniging Dimpact. Deze vraag is onder andere ontstaan doordat de gemeente Losser zich aan het heroriënteren is op doorontwikkelingen van haar website. Een andere aanleiding om weer naar dit vraagstuk te kijken zijn de maatschappelijke en technologische ontwikkelingen in onze samenleving. We leven in een informatiemaatschappij waarbij we moeten moderniseren om aan te blijven sluiten bij de eisen en wensen van onze inwoners. Dat doe je door flexibiliseren en moderniseren van je dienstverlening en het achterliggende applicatielandschap. Aansluiting bij de verwachtingen, eisen en wensen van inwoners, is het doel. Dimpact biedt instrumenten, die zijn gebaseerd op de nieuwste informatiekundige principes, die dit mogelijk maken. Vereniging Dimpact Dimpact is een coöperatieve vereniging van en voor gemeenten en richt zich op het initiëren en realiseren van de publieke dienstverlening van morgen. Binnen de vereniging zijn 40 gemeenten actief, waaronder de gemeente Enschede en Oldenzaal. Gezamenlijk wordt gewerkt aan een nieuw dienstverleningsplatform wat bestaat uit losse componenten die je facultatief af kan nemen.

Door samen te werken wordt ook actief kennis en capaciteit uitgewisseld en ingekocht, waardoor je als gemeente zelf niet alle kennis in huis hoeft te hebben en halen. Lidmaatschap Dimpact eerder uitgesteld Eén van de doelstellingen van de samenwerking tussen Losser en Enschede is efficiency voordeel te behalen, o.a. door integratie en harmonisatie van werkprocessen, applicaties en beheer. Bij het begin van de samenwerking tussen Losser en Enschede was ook voor Losser het lidmaatschap van Dimpact beoogd. Hiervoor was destijds geld in de begroting gereserveerd, totdat in 2017 werd geadviseerd om (nog) geen Dimpact lid te worden. De verplichte afname van de e-suite, de hiermee gepaard gaande kosten en het geringe voordeel (functioneel) dat Losser hieruit zou halen waren de redenen om af te zien van het Dimpact lidmaatschap. Lidmaatschap Dimpact nu anders vormgegeven De verplichte afname is komen te vervallen en daarmee zijn de lidmaatschapskosten verlaagd. Dimpact zet in op een modern Dienstverleningsplatform conform de nieuwste informatiekundige principes. Een deelnemende gemeente kan per component (functionaliteit) bepalen of zij deze afneemt of niet. De eerder genoemde bezwaren voor toetreding zijn grotendeels vervallen. Redenen genoeg om opnieuw te onderzoeken of een lidmaatschap van Dimpact voor de gemeente Losser interessant is. Kansen voor Losser De Dimpact community, o.a.

de actieve rol die Enschede hierin vervult maar ook andere gemeenten (o.a. Rotterdam, Oost Gelre, Raalte en Borne) biedt voor Losser de kans om kennis en ervaringen op te halen om zo haar dienstverleningsvisie te realiseren. Het Dimpact lidmaatschap sluit aan op het uitgangspunt van de samenwerking tussen Enschede en Losser: Eén van de afspraken in de samenwerking is dat Losser zoveel mogelijk de werkwijze van Enschede overneemt. Losser bepaalt het “wat” en Enschede het “hoe”. Voor het realiseren van het nieuwe IT landschap met moderne dienstverleningsproducten kijkt Enschede voornamelijk naar het samenwerkingsverband Dimpact. Door in gezamenlijkheid met meerdere gemeenten kunnen we kennis en krachten bundelen en meeliften op de ontwikkelingen.

4

Adviesrapport Dimpact lidmaatschap Losser

28 november 2022

Momenteel zijn er meerdere ontwikkelingen die samen de aanleiding vormen om het Dimpact lidmaatschap te overwegen, namelijk: -

Onderzoek naar de doorontwikkeling van de website Losser.nl; Realisatie van de ambitie uit de Dienstverleningsvisie Losser t.a.v. digitale dienstverlening en modern IT landschap; Toename aan digitale wetgeving waardoor meer gestuurd wordt op standaardisatie van processen en gegevens en het aanbieden van digitale dienstverlening; Transitie naar een modern IT landschap, waartoe in VNG is besloten (Common Ground1), samen vorm te geven met Dimpactgemeenten (waaronder Enschede en Oldenzaal)

Adviesopdracht Opdrachtgever: Gedelegeerd opdrachtgever: Opdrachtnemer:

Jelmer van Dam Frank Herik CIO Office

Projectteam Naam: Annerieke Mol – van de Gronden Bert Nijholt Durna Ozyilmaz Marit Kemna - Raijmakers Maurizio Dessenes Nicole Visscher Rutger van der Heide Simone Rodenburg

Rol Projectleider advies doorontwikkeling website losser.nl Bestuurlijk-juridisch adviseur I architect Regiefunctionaris in Enschede Aandachtsfunctionaris Dienstverlening Regisseur stedelijke dienstverlening Beleidsadviseur CIO Office (aandachtsgebied Losser) Beleidsadviseur CIO Office

Stakeholders Naam: Aant de Jong Frank Herik Sjardé Castilla – Bolhaar Jan Arie Bijl Reinier kreeft Willem Geessink Christiaan Sevink

1

Rol Adjunct directeur (portefeuille dienstverlening) Regiefunctionaris in Losser Strategisch adviseur dienstverlening Afdelingshoofd communicatie en opdrachtgever website losser.nl (Open Online) Clustermanager DV en opdrachtgever iBurgerzaken CIO Dimpact (Regisseur samenwerking)

Common Ground is een informatiekundige visie waarmee gemeenten de informatievoorziening eenvoudiger, flexibeler en slimmer gaan inrichten, alle gemeente hebben zich hieraan geconformeerd. Door instemming met het VNG besluit over ‘samen organiseren’ op de ALV in 2017, hebben alle gemeenten (dus ook Losser) de opdracht aangenomen om in de komende jaren de eigen gemeentelijke informatievoorziening te hervormen conform principes en uitgangspunten van Common Ground.

5

Adviesrapport Dimpact lidmaatschap Losser

28 november 2022

Gerelateerde projecten/initiatieven (niet uitputtend)       

Onderzoek website Losser (Annerieke Mol – van de Gronden) Ontwikkeling Uitvoeringsprogramma dienstverlening Losser (Sjardé Castilla – Bolhaar) Programma BRIDGE (Marcel Oosterveen en Martin Stegge) KlantInteractieServiceSysteem (KISS) (Petra Bout) MijnLoket/OIP/Mijn gemeente2 (Petra Bout/Dick Laan) Digitoegankelijkheid (Marja Wekking) Impactanalyse Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk verkeer (Mirjam Tip)

Onderzoek Hoofdvraag: Biedt het Dimpact lidmaatschap de gemeente Losser voordelen en dient ze lid te worden van Dimpact? Subvragen:  Wat zijn de kosten en baten voor Losser t.a.v. het Dimpact lidmaatschap (Business case)?  In hoeverre sluit het Dimpact lidmaatschap aan op de ambitie van de dienstverleningsvisie?  Wat zijn de voorwaarden die Dimpact stelt aan leden?  Hoe dient besluitvorming in Losser te gaan voor het Dimpact lidmaatschap?  Welke risico’s zijn aan het aangaan van het Dimpact lidmaatschap verbonden?  Wat is de impact van het Dimpact lidmaatschap voor de gemeente Losser?  Wat is de impact van het Dimpact lidmaatschap voor het IT bedrijf?  Hoe ziet de IST en SOLL architectuurplaat voor digitale dienstverlening van Losser eruit, als gekozen wordt voor het Dimpact lidmaatschap?

2

Huidige scope is Enschede, in de toekomst kan ook Losser hierop aanhaken.

6

Adviesrapport Dimpact lidmaatschap Losser

28 november 2022

Advies Geadviseerd wordt om lid te worden van de coöperatieve vereniging Dimpact en in de komende jaren verschillende componenten te implementeren en in gebruik te nemen.

Onderbouwing Argumenten: 1. Inwoners en ondernemers verwachten moderne dienstverlening van de overheid en dus ook van Losser In 2022 heeft Losser de dienstverleningsvisie ‘Betrouwbaar en dichtbij’ vastgesteld. Daarin wordt de ambitie geuit om flexibele dienstverlening te bieden door onder andere de 'dorpse aanpak’ te combineren met de kansen op het gebied van digitale dienstverlening. Voor het realiseren van deze kansen zijn meerdere IT componenten (functionaliteiten) nodig die goed op elkaar zijn afgestemd en die voldoen aan de verwachtingen van de inwoners en binnen de gestelde koers van de VNG worden gerealiseerd. Denk aan een toegankelijke en productgerichte website, e-formulieren, mijn omgeving, digitale inlogmogelijkheden en het kunnen switchen tussen verschillende dienstverleningskanalen, zodat iedere vraag/melding een antwoord krijgt ongeacht het kanaal waarmee de inwoner contact opneemt (multichannel dienstverlening). 2. Het productportfolio van Dimpact draagt bij aan de modernisering van het applicatielandschap van de gemeente Losser. Het rapport “Maak Waar!” uit 2017 luidde een duidelijk noodklok voor wat betreft de staat van informatievoorziening bij de overheid. Maatschappelijke en technologische ontwikkelingen waar de informatiesamenleving mee te maken heeft vraagt om modernisering van het applicatielandschap.

VNG heeft in de beweging “samen organiseren” de ambitie verwoord en richting geschetst met nieuwe informatiekundige principes (Common Ground) waar alle gemeenten zich aan hebben geconformeerd. Het moderniseren van de gemeentelijke informatievoorziening conform de principes van Common Ground is complex, maar is een innovatieve en ook essentiële transitie om bij te blijven met de verwachting in de maatschappij. Dit is een transitie die vraagt om nauwere samenwerking tussen gemeenten om ‘minder meerkosten’ met elkaar te maken. Dimpact zet dan ook volop op Common Ground en Open Source in. Naast de veranderende verwachtingen van de maatschappij, speelt ook aankomende wetgeving (zowel Europees als landelijk) op het gebied van (digitale)dienstverlening en informatievoorziening een belangrijke drijfveer om het applicatielandschap te moderniseren om ook de naleving van de verschillende wetten mogelijk te maken op een beheersbare manier. Denk bij nieuwe wetten bijvoorbeeld aan de Wet Digitale Overheid (WDO) en de Wet Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (WMEBV). 3. Het advies voor de doorontwikkelingen van de website beoogt de inzet van Open Online en Open Formulieren van Dimpact en dan is het lidmaatschap een extra aanvulling. Er is een adviesrapport uitgebracht voor de doorontwikkeling van de gemeentelijke website (losser.nl).

Het advies is om in te zetten op Open Online en Open Formulieren van Dimpact, dat ook door de gemeente Enschede wordt gebruikt (dus een logische keuze gezien vanuit de samenwerking Losser en Enschede). Beide producten zijn afgelopen twee jaar door Dimpact ontwikkeld als open source product. Daardoor kan je kiezen om zelf een leverancier te zoeken om deze producten te implementeren en beheren, maar je kan actiever bijdragen door aan te sluiten bij Dimpact en de producten via hun af te nemen.

7

Adviesrapport Dimpact lidmaatschap Losser

28 november 2022

4. Door aan te sluiten bij een groter samenwerkingsverband is er meer denk- en slagkracht om de grote en complexe vraagstukken op te pakken. De landelijke ontwikkelingen waar we als gemeente mee te maken hebben vanuit de informatiesamenleving zijn complex en volgen elkaar steeds sneller op. Samen weet je meer dan één en kun je verder komen. Het devies van VNG is om maximaal samen te werken in de kennisopbouw en in de realisatie en hergebruik van componenten op landelijke schaal. Samenwerking en hergebruik zal ook leiden tot ‘minder meer kosten’ door gezamenlijk aanschaf en contractering van leveranciers. Als voorbeeld hiervan is het contract voor iBurgerzaken (product van PinkRoccade) ook via Dimpact af te sluiten tegen gunstigere voorwaarden dan dat het nu rechtstreeks wordt afgenomen. Dimpact biedt haar producten aan leden aan, maar ook niet leden kunnen bepaalde producten afnemen, doordat de broncode openbaar beschikbaar is gesteld. Meerwaarde om de producten via Dimpact af te nemen is dat het productownership is geborgd en hosting en beheer van het product is geregeld. 5. Het draagt bij aan uniformiteit en harmonisatie van werkprocessen, applicaties en beheer, dat als doel gesteld is bij de samenwerking tussen Losser en Enschede. De gemeente Enschede is lid van Dimpact en zet de verscheidene producten in t.b.v. de dienstverlening.

Als ook Losser de producten van Dimpact inzet kunnen Enschede en Losser hier nog meer samen in optrekken en daarmee de voordelen van deze samenwerking plukken. Kanttekening:  Lidmaatschap vraagt actieve bijdrage aan ontwikkelingen, kennisinbreng en coördinatie vanuit Losser. Het Dimpact lidmaatschap betreft geen traditionele klant-leveranciersrelatie en gedwongen winkelnering. Met het Dimpact lidmaatschap hebben we een partner die actief meedenkt in de doorontwikkeling van de digitale dienstverlening en een duidelijke koers heeft ten aanzien van digitale dienstverleningsproducten. Daarbij geldt wel dat je als lid de verplichting hebt om actief samen te werken en kennis in te brengen. Zie hoofdstuk ‘impact op de organisatie’ voor een verdere duiding. 

Veel producten zijn nog in ontwikkeling Niet alle producten kunnen al worden geïmplementeerd. Sommige zijn nog in ontwikkeling en voor andere wordt nog gekeken naar een goede hosting en beheerconstructie. Naar verwachting zijn in 2023 al weer meer producten gereed voor implementatie door gemeenten. Het biedt ruimte om nog invloed uit te oefenen op de in ontwikkeling zijnde producten.

Financiële consequenties Aan het Dimpact lidmaatschap en het afnemen van Dimpact producten zijn kosten verbonden. De kosten zijn globaal in beeld gebracht. Als wordt afgezien van het Dimpact lidmaatschap zullen vergelijkbare of zelfs meer kosten gemaakt worden om de Losserse dienstverleningsambitie te kunnen realiseren. Uit verschillende algemene benchmarkonderzoeken blijkt dat de IT kosten zullen stijgen door een verdere toename van digitalisering. Het zelfstandig zaken organiseren, inkopen, etc. is niet voordeliger bleek uit een eerder onderzoek van de gemeente Enschede. Laat staan dat het realistisch is gezien de omvang en de gevraagde expertise en capaciteit.

8

Adviesrapport Dimpact lidmaatschap Losser

28 november 2022

Lidmaatschapskosten Het lidmaatschap vraagt van iedere gemeente een bijdrage van € 6.000 euro per jaar. De lidmaatschapskosten worden, als je een product afneemt, met een verdeelsleutel in mindering gebracht op de productkosten. In de ALV van 30 juni 2021 zijn de uitgangspunten van het tariefvoorstel 2023 vastgesteld. Deze luiden als volgt: 

 

Uitvoering van de tariefmethodiek per 1 januari 2023 waarmee de verenigingskosten afzonderlijk worden gefactureerd op basis van de werkelijke verenigingskosten verdeeld naar rato van de werkelijke inkoopkosten + directe toerekenbare kosten. Het laten vervallen van de lidmaatschapsbijdrage, tegelijkertijd met het vaststellen van een minimale bijdrage in de verenigingskosten van € 6.000,- per lid. Vaststelling van het principe dat projecten worden gefinancierd per initiatief. Personeelskosten worden zoveel als mogelijk direct toegerekend aan een project met een vast te stellen uurtarief. Het uurtarief van de Dimpact-ondersteuning bij projecten heeft een opslag ter dekking van de verenigingskosten.

Productkosten Na het afsluiten van het Dimpact lidmaatschap worden Open Online en Open Formulieren als eerste afgenomen via Dimpact. De productkosten zijn gebaseerd op het inwoneraantal. Het totaal aantal inwoners in Losser in 2022 is 23.084 (bron CBS). Open Online en Open Formulieren Hieronder zijn de kosten voor Open Online en Open Formulieren via Dimpact opgenomen (prijspeil 2022). Jaarlijks terugkomende kosten: Hosting en onderhoud Open Online Hosting en onderhoud Open Formulieren Doorontwikkeling: Totale kosten per jaar:

€ 7.416,00 € 15.000,00 € 2.575,00 € 24.991,00 excl. BTW

+

N.B.: Volgens de vastgestelde uitgangspunten voor de tariefstructuur zullen deze bedragen worden verhoogd met de ontwikkeluren. De kosten voor de huidige website van Visma-Roxit bedragen over 2022 € 44.949,31 excl. BTW.

Impact op de organisatie We maken onderscheid tussen inspanning in de transitiefase en de beheerfase van producten die in gebruik genomen worden via Dimpact. We schetsen kort welke impact we zien op de korte termijn en de lange termijn, voor zowel de organisatie van Losser en het IT Bedrijf. Op de korte termijn (1-2 jaar) moeten verschillende projecten worden gestart (bijv. Open Online en Open Formulieren) om uitvoering te geven aan de Losserse ambitie. Op lange termijn moeten we deze producten in beheer houden. Daarvoor is capaciteit nodig. Daarnaast worden verschillende overleggen georganiseerd waar je als organisatie ook deel aan moet/mag nemen. Doordat de gemeente Enschede ook lid is van Dimpact en grotendeels de bedrijfsvoering voor Losser uitvoert kan Losser meeliften op de inspanningen van Enschede. Echter dient de gemeente Losser ook aan enkele overleggen zelf deel te nemen.

9

Adviesrapport Dimpact lidmaatschap Losser

28 november 2022

Voor de Losserse organisatie Korte termijn (1-2 jaar):  Organiseren van projectleiding en sturing op de projecten Open Online en Open Formulieren Projecten voor de implementatie van Dimpact-producten t.b.v. dienstverleningsvisie vraagt om goede aansturing. Hiervoor is goede projectleiding (business projectleider en IT projectleider) als duidelijk belegd opdrachtgeverschap nodig.  Deelname aan project- en stuurgroepoverleggen en kennissessies Medewerkers uit verschillende vakafdelingen moeten voldoende tijd hebben om deel te nemen aan de projecten. Bijvoorbeeld de doorontwikkeling Open Online. Afhankelijk van de ambitie van Losser zal dit variëren van paar keer tot enkele tientallen keren per jaar. Met de voorbereiding erbij kost dit per deelnemer ongeveer een dagdeel. Langere termijn (2 jaar en later):  Deelname aan de algemene leden vergadering De algemene ledenvergadering wordt minimaal 2 keer per jaar belegd voor onder andere vaststelling van het bedrijfsplan en de jaarrekening. Deelname op wethouderniveau of gemandateerde.  Deelname aan operationeel/tactische afnemersoverleg van de verschillende producten en centraal coördinatorenoverleg Voor de verschillende Dimpact producten worden afnemersoverleggen georganiseerd. Dit is doorgaans 1 keer per kwartaal. Tijdens deze overleggen staan operationeel en tactische onderwerpen ter discussie.

Het centraal coördinatorenoverleg gaat over algemene ontwikkeling over de producten heen en vindt ook doorgaans 1 keer per kwartaal plaats.

Voor het IT-bedrijf Korte termijn:  Uitvoeren van implementatieprojecten Dimpact-producten Het Dimpact-lidmaatschap vraagt meer capaciteit door de inzet van nieuwe informatiesystemen en ten dele voor de vervanging van bestaande informatiesystemen t.b.v. digitale dienstverlening (zie bijlage Architectuur). Deze transitiefase zorgt voor meer ITprojecten en een hogere beheerlast en draagt bij aan ‘minder meerkosten’. Hiervoor moet tijdelijk extra capaciteit beschikbaar komen om uitvoering te geven aan de verdere digitalisering van de gemeente. Lange termijn:  Harmonisatie applicatielandschap Losser - Enschede Voor de langere termijn vindt er harmonisatie plaats tussen de informatiesystemen van Losser en Enschede. Hierdoor verlaagt de beheerlast, maar door toename van digitalisering zal dit geen besparing opleveren, maar wel leiden tot ‘minder meerkosten’. Sterker nog, door toenemende digitalisering zal waarschijnlijk het beheer uitgebreid moeten worden. De gevolgen voor de DVO moeten in beeld worden gebracht en daarop worden aangepast in overleg. In de bijlage Architectuur is inzichtelijk gemaakt welke veranderingen in het applicatielandschap plaats kunnen vinden en hoe die zich tot elkaar verhouden.

10

Adviesrapport Dimpact lidmaatschap Losser

28 november 2022

Dimpact voorwaarden lidmaatschap Aangaan van lidmaatschap In principe kan elke gemeente in Nederland lid worden van Dimpact. Uitgangspunt is dat de leden streven naar betere dienstverlening en kennisdeling en geloven dat je dat beter samen kunt oppakken. Zodra besloten is om lid te worden van Dimpact, is de vervolgstap een overleg tussen Dimpact bestuurder-directeur Jack Lenting en de stakeholders binnen de gemeente Losser. Beëindiging van lidmaatschap Het Dimpact lidmaatschap wordt voor onbepaalde tijd aangegaan en duurt voort totdat deze rechtsgeldig wordt beëindigd. In artikel 12 en artikel 13 van de te sluiten Samenwerkingsovereenkomst staan de condities die gelden voor de beëindiging van de samenwerking en de exit bepalingen. De minimale lidmaatschapsduur is 36 maanden (bepaald in artikel 11 lid 2 punt d). De opzegging moet schriftelijk bij het bestuur van Dimpact voor het einde van het kalenderjaar en tenminste één kalenderjaar voordat de overeenkomst wordt beëindigd.

Aanvraagprocedure lidmaatschap De aanvraag van het Dimpact lidmaatschap (deelneming in vereniging) moet op basis van artikel 160 lid 2 Gemeentewet worden voorgelegd aan de gemeenteraad. Het college neemt een ontwerpbesluit voor deelname aan de Dimpact vereniging. Indien de gemeenteraad geen wensen of bedenkingen heeft t.a.v. voorgenomen lidmaatschap kan het ontwerpbesluit omgezet worden in een definitief besluit. De procedure voor de aanvraag van het Dimpact lidmaatschap ziet er op hoofdlijnen als volgt uit:  









11

Ambtelijk onderzoek en advisering Projectteam doet onderzoek naar Dimpact lidmaatschap en stelt een adviesrapport op. Besluit door directieteam Losser Directie besluit aan de hand van dit adviesrapport om aan het college voor te stellen lid te worden van Dimpact. Akkoord van portefeuillehouder Met de portefeuillehouder wordt het advies besproken en indien akkoord wordt de bestuurlijke besluitvorming in gang gezet. Ontwerpbesluit door college Aan het college wordt voorgesteld om een ontwerpbesluit te nemen voor het Dimpact lidmaatschap en indien de gemeenteraad geen wensen en bedenkingen heeft t.a.v. het lidmaatschap dit ontwerpbesluit tevens als definitief besluit aan te merken. Op deze manier kan volstaan worden met slechts één besluit van het college. Besluit door gemeenteraad De raad wordt gevraagd om geen wensen of bedenkingen in te dienen t.a.v. het voorgenomen besluit van het college van B&W om toe te treden tot de Dimpact vereniging. Aanvraag Dimpact lidmaatschap Het Dimpact lidmaatschap kan formeel aangevraagd worden.

Adviesrapport Dimpact lidmaatschap Losser

28 november 2022

Vervolg (planning) Zodra besloten is om lid te worden van Dimpact is het advies om implementatie van de Dimpact producten onder te brengen in het Uitvoeringsprogramma Dienstverlening. Eén van de eerste activiteiten is het opstellen van een planning, om te komen tot de SOLLarchitectuur waarin Dimpact producten ingezet worden (zie bijlage Architectuur). Hieronder is op hoofdlijnen weergegeven hoe een dergelijke planning er uit kan zien. Wat Ambtelijke advies en besluitvorming Bestuurlijke besluitvorming Aanvraag Dimpact lidmaatschap Opstellen programmaplan voor uitvoeringsprogramma Implementatieproject Open Online en Open Formulieren … (uitvoering uitvoeringsprogramma)

Wanneer (indicatief) Q4 2022 Q4 2022/Q1 2023 Q1 2023 Q1/Q2 2023 Q2/Q3 20233 2023 - 2026

Alternatief Naast het advies om lid te worden van Dimpact, is het natuurlijk ook mogelijk om niet lid te worden. Er bestaat nog steeds de mogelijkheid om de producten Open Online en Open Formulieren af te nemen bij een zelf te contracteren leverancier. Je hebt dan niet het voordeel van de samenwerking en moet zelf contracten afsluiten rondom ontwikkeling en beheer. Mogelijk zijn de kosten voor het afnemen van deze producten dan ook hoger omdat je niet mee kan liften op de prijsafspraken die zijn gemaakt via de vereniging Dimpact. Je kan geen gebruik maken van de innovatie- en slagkracht van de samenwerking in Dimpact maar wel van andere partijen die daar op eigen titel zitten. De modernisering van het applicatielandschap conform common ground moet je zelf oppakken en het applicatielandschap van Losser en Enschede kan verder uit elkaar gaan lopen. Dat belemmert een verdere harmonisatie van werkwijzen tussen Losser en Enschede en kan leiden tot hogere kosten.

3

Gezien de planning van Dimpact is het niet eerder dan begin 2023 mogelijk om als nieuw lid Open Online af te nemen. Door het webteam wordt daarom aan de huidige website nu al verbeteringen doorgevoerd, zodat de website voldoet aan de eisen van Digitoegankelijkheid.

12

Adviesrapport Dimpact lidmaatschap Losser

28 november 2022

Bijlage 1: Architectuur Met informatiearchitectuur brengen we de inhoudelijke relaties en samenhang tussen toepassingen en gegevensverzamelingen onderling in beeld. Dit helpt ons om te begrijpen hoe het applicatielandschap eruitziet en maakt het mogelijk om daarop te sturen.

IST-situatie rondom website Losser.nl De IST-situatie van de informatiearchitectuur is ten behoeve van het project doorontwikkeling losser.nl in beeld gebracht en is in Figuur 1 architectuurplaat IST-situatie gevisualiseerd.

Figuur 1 architectuurplaat IST-situatie

De huidige website is opgebouwd uit verschillende componenten van de leverancier Roxit, namelijk: Content management systeem (CMS), Producten- en dienstencatalogus (PDC) en e-formulieren. Daarnaast worden ook e-formulieren van andere leveranciers gebruikt, zoals iBurgerzaken van Pink, afsprakenmodule van JCC en in de toekomst ook de Webportaal voor Suite voor Sociaal Domein van Centric. Kortom producten van verschillende leveranciers worden ingezet voor de online dienstverlening. In de toekomst wil de gemeente Losser verder inzetten op de digitale dienstverlening. Een duidelijke architectuurvisie en richting is nodig om hierop te kunnen sturen. Door te kiezen voor het Dimpactlidmaatschap en in te zetten op de verschillende Dimpact-producten, wordt richting gegeven aan de digitale dienstverlening voor onze inwoners.

SOLL-situatie In Figuur 2 architectuurplaat IST situatie met onderdelen te vervangen door Dimpact producten is aangegeven welke onderdelen door Dimpact-producten vervangen kunnen worden.

13

Adviesrapport Dimpact lidmaatschap Losser

28 november 2022

Figuur 2 architectuurplaat IST situatie met onderdelen te vervangen door Dimpact producten

Het gaat daarbij om de volgende onderdelen Component CMS PDC E-formulieren Meldingen Openbare Ruimte Burgerzaken

IST (leverancier) Roxit Roxit Roxit/… Burgerklacht iBurgerzaken via Pink

SOLL (leverancier: module) Dimpact Open Online Dimpact Open Online Dimpact Open Formulieren Dimpact Signalen Dimpact iBurgerzaken

In de toekomst wil Dimpact de e-formulieren van iBurgerzaken ombouwen naar Open Formulieren. Daarnaast zet Dimpact in op de ontwikkeling van Mijn Gemeente (Open Inwoner Platform4) omgeving. Of een aanvraag vanuit Open formulieren, Klantinteractie Servicesysteem (KISS) of taak specifieke applicatie wordt geïnitieerd maakt in de toekomst niet uit voor de afhandeling. Een aanvraag zal altijd hetzelfde proces doorlopen. De afhandeling gebeurt in een taak specifieke applicatie, de status wordt bijgehouden in het zaaksysteem en de documenten worden gearchiveerd in het DMS. Dimpact biedt momenteel nog e-Suite aan als totaal zaaksysteem. Dit wordt vervangen door Open Zaak dat is gebaseerd op Common Ground en met API’s5 wordt ontsloten. In Losser wordt nu nog in het DMS Corsa zaakgewijs gearchiveerd6. Zodra de ontwikkelingen rondom Open Zaak verder zijn gevorderd dient onderzocht te worden hoe in de toekomst zaakgericht gewerkt kan gaan worden in Losser. Door op Dimpact in te zetten wordt toegewerkt naar één digitale voorkant. Dit voorkomt versnippering van verschillende webformulieren en reduceert het aantal applicatie en daarmee gepaard gaande beheerlast. Tevens zorgt dit voor een eenduidige digitaal portaal voor inwoners en 4

Gemeentelijk digitaal portaal voor persoonlijk contact API (Application Programming Interface) is een koppeling om gegevens tussen informatiesystemen uit te wisselen. 6 Corsa kan niet als volwaardig DMS gezien worden omdat de status van een zaak voor inwoners niet raadpleegbaar is via een online inwonerportaal . 5

14

Adviesrapport Dimpact lidmaatschap Losser

28 november 2022

ondernemers. Door toename van digitalisering neemt uiteindelijk de beheerlast toe, maar minder hard dan als sprake is van versnippering van het applicatielandschap. In de toekomst zal de architectuur eruit kunnen zien zoals in Figuur 3 architectuurplaat SOLL-situatie is weergegeven.

Figuur 3 architectuurplaat SOLL-situatie

De gemeente Losser kan samen optrekken met gemeente Enschede en de andere Dimpact gemeenten. Hierdoor heeft de gemeente Losser meer slagkracht om de digitaledienstverleningsambitie mee te realiseren.

15