2025-98 Raadsinformatiebrief Motie Archief Losser - bijlage

Voorstel voor verbetering toegankelijkheid historisch archief Gemeente Losser A. Aanleiding De gemeenteraad heeft het college van B&W in de motie “Archief” opgedragen om te onderzoeken hoe geïnteresseerden eenvoudiger toegang kunnen krijgen tot het archief van de gemeente Losser. En om in het onderzoek de constructie met vrijwilligerswerk zoals die door de gemeente Enschede wordt gehanteerd mee te nemen. Het college van B&W onderschrijft het belang van een toegankelijk archief en stelt voor om een keuze te maken uit een van de twee onderstaande varianten. Variant A bestaat uit 4 bouwstenen. Deze worden uitgelegd in onderdeel E Varianten en bouwstenen. •

Variant A: uitbreiden archiefdienstverlening in Losser via: 1. Verruiming openingstijden van het archief en realisatie bezoekersruimte. 2. Inzet van vrijwilligers. 3. Digitalisering van archieven. 4. Beheren van particuliere archieven.

•

Variant B: uitplaatsen archieven en uitvoeren archiefdienstverlening bij de gemeente Enschede.

B. Voorstel Aan B&W/directie: instemmen met het voorstel tot uitvoering van (delen van) de in dit voorstel beschreven variant. Aan Gemeenteraad: voorstellen om in het kader van de integrale afwegingen bij de Voorjaarsnota 2026 [of de reguliere P&C-cyclus?] te beslissen om benodigde budget beschikbaar te stellen.

C. Context ✓ Het maken van een afspraak voor een bezoek aan het archief is een standaard werkwijze bij veel organisaties. Alleen bevoegde medewerkers van het archief hebben toegang tot het archiefdepot. ✓ In Enschede worden vrijwilligers ingezet voor archieftaken. Dit gebeurt onder begeleiding van een bevoegde archiefmedewerker. Deze vrijwilligers hebben een contract met de gemeente Enschede. Ze worden gefaciliteerd en zijn dan ook aanspreekbaar op hun handelen. Deze vrijwilligers hebben zelfstandig geen toegang tot het depot/archief. ✓ Zelfstandige toegang voor vrijwilligers van historische verenigingen wordt met geen van de geboden varianten mogelijk gemaakt, in lijn met de landelijke archiefpraktijk en ter bescherming van de archiefintegriteit. Deze historische verenigingen worden gelijk behandeld aan andere bezoekers. 1

✓ De archiefdienstverlening zoals beschreven in dit voorstel gaat uit van het huidige digitaliseringsniveau van de archieven. Als in de toekomst verdere digitalisering noodzakelijk is om de informatiedienstverlening of andere archiefprocessen te verbeteren, dient dit separaat en aanvullend gefinancierd te worden. Zie ook bouwsteen 3.

D. Huidige situatie Personen die archief willen inzien moeten nu per e-mail aangeven welke stukken ze willen inzien. Papieren archieven worden op afspraak voor de bezoeker klaargelegd in een vergaderruimte in het Lossers Hoes. Deze ruimte heeft geen specifieke voorzieningen voor bezoekers en de inzagetijd is beperkt: woensdag van 10.00 uur t/m 12.00 uur. Er lopen verbeteracties. Binnenkort komen digitale archiefinventarissen en een digitaal contactformulier voor bezoekers beschikbaar. Dit zal op de website www.losser.nl gerealiseerd worden. Door de inhoudsopgave van het archief online te doorzoekbaar te maken wordt de drempel verlaagd voor bezoekers om kennis te nemen van de inhoud van het archief. Voor de fysieke toegankelijkheid verandert er nog echter nog niets.

E. Varianten en bouwstenen Variant A: Uitbreiden archiefdienstverlening in Losser Bouwsteen 1: Verruimen openingstijden en realisatie bezoekersruimte Het archief is twee dagen per week open. Tijdens die uren (09:00–12:00 en 13:00–16:00) is een archiefmedewerker aan het werk. Inrichting van een vaste bezoekersruimte in het Lossers Hoes is dan nodig. Deze bouwsteen biedt substantiële verbetering voor bezoekers door ruimere openingstijden en een vaste bezoekersruimte. Dit vereist ook structurele personele inzet en eenmalige investeringen in infrastructuur. • •

Fte: 0,5–0,6 fte extra archiefmedewerker. Kosten: Structureel €50.000 per jaar, incidenteel €30.000 (inrichting bezoekersruimte).

Bouwsteen 2: Inzet van vrijwilligers Vrijwilligers helpen bij publieksactiviteiten, digitalisering en indexeren, Hierbij worden ze begeleid door bevoegde medewerkers. Deze bouwsteen versterkt capaciteit en betrokkenheid, mits goed begeleid. De bouwsteen kan alleen worden uitgevoerd als bouwsteen 1 ook is gerealiseerd, aangezien de inzet van vrijwilligers afhankelijk is van de aanwezigheid van een vaste ruimte, werkplekken en voldoende professionele begeleiding. • •

Extra personeel nodig voor begeleiding: 0,4 tot 0,5 fte. Kosten: €40.000 per jaar + vergoeding voor vrijwilligers en jaarlijkse bijeenkomst.

Bouwsteen 3: Digitalisering informatiedienstverlening. Om de toegankelijkheid verder te verbeteren kan ervoor gekozen worden om archieven te digitaliseren. Door scanning en toevoeging van aanvullende metadata wordt de 2

raadpleegbaarheid voor geinteresseerden vergroot. Archieven die hiervoor in aanmerking komen zijn o.a. bouwvergunningarchief, bodemarchief, archieven burgerlijke stand en bevolkingsregister en onderdelen van de bestuursarchieven. Om dit (kosten)efficiënt te kunnen doen is de inzet van vrijwilligers belangrijk (zie bouwsteen 2). Het beschrijven en scannen kan deels door vrijwilligers gedaan worden. Maar er zijn ook digitaliseringswerkzaamheden die met archiefmedewerkers of met inzet van externe dienstverleners uitgevoerd moeten worden. Omdat er verschillende keuzes te maken zijn qua aanpak en tempo van digitalisering is het op deze plek niet mogelijk om hiervoor een kostenindicatie voor te geven. •

Kosten: N.T.B. op basis van plan(nen) van aanpak digitalisering

Bouwsteen 4: Opname en beheer van particuliere archieven. Archieven van andere organisaties in de gemeente Losser, zoals kerken, verenigingen, stichtingen, bedrijven etc. hebben nu geen plek in de bewaarplaats. Door ook deze archieven te beheren kan de gemeente de duurzame toegankelijkheid van historische archieven van maatschappelijke organisaties uit de gemeente Losser verbeteren. Dit heeft een grote maatschappelijke waarde, een grote waarde voor onderzoekers en het draagt bij om de lokale identiteit/geschiedenis zo compleet mogelijk vertegenwoordigd te laten zijn in het gemeentearchief. De gemeente kan ervoor kiezen om dit in de toekomst te doen door financiën voor verwerving en beheer beschikbaar te stellen. Uitgangspunt is dat archieven “om niet” geschonken (of in gebruik gegeven) worden en dat er vanuit de schenkende partij kennis en inzet geleverd wordt om de archieven goed in de bewaarplaats te kunnen opnemen. Er zijn wel kosten gemoeid bij het in goede geordende en toegankelijke staat opnemen van particuliere archieven in de archiefbewaarplaats: o.a. reinigen/schoonverklaren, verpakken en (her)ordening en beschrijven conform standaarden. •

Kosten: €10.000 per jaar

Variant B: Uitplaatsen archief en archiefdienstverlening bij gemeente Enschede In deze variant wordt het archiefbeheer bij en door de gemeente Enschede uitgevoerd. Deze variant biedt een goede oplossing qua continuïteit en faciliteiten door het archief onder te brengen bij het stadsarchief van de gemeente Enschede. Dit leidt tot betere voorzieningen en bredere beschikbaarheid, maar het vraagt ook om zorgvuldige afspraken over regie, lokale wensen en kosten. Het verlies aan lokale regie, zichtbaarheid en betrokkenheid is een belangrijk nadeel dat bij deze variant moet worden meegewogen. • •

Personeel: Geen directe inzet bij gemeente Losser, afhankelijk van afspraken met gemeente Enschede. Kosten: Nog te bepalen; afhankelijk van afspraken dienstverleningsovereenkomst.

F. Totaaloverzicht kosten Structureel: tot €100.000 per jaar Incidenteel: tot €30.000 eenmalig (exclusief digitalisering archieven)

3

G. Overzicht varianten verbetering archieftoegankelijkheid Scenario Variant A; Bouwsteen 1

Variant A; Bouwsteen 2

Variant A; Bouwsteen 3

Variant A Bouwsteen 4

Variant B

Omschrijving Fte Openingstijden 0,5–0,6 fte verruimen en vaste bezoekersruimte inrichten Vrijwilligers 0,4–0,5 fte inzetten onder begeleiding van archiefmedewerker

Kosten €50.000 p/j + €30.000 eenmalig

Digitale beschikbaarstelling verbeteren door digitalisering archieven Opname en beheer van particuliere archieven

NTB

NTB

Archief uitplaatsen naar gemeente Enschede

Afhankelijk van afspraken

€40.000 p/j

€10.000 p.j.

Nog te bepalen

Opmerkingen Verbetert fysieke toegankelijkheid en gebruikerservaring Voordelen van variant 2 + inzet van vrijwilligers voor ondersteunende werkzaamheden Verbetert digitale beschikbaarheid van archieven

Verbetert de representatie van de Losserse samenleving in de door de gemeente beheerde archieven Betere voorzieningen en continuïteit; minder lokale regie

4

Vrijwilligerswerk bij het archief Vrijwilligers bij historische verenigingen zijn doorgaans actief vanuit eigen interesse en zonder formele binding aan het archief van gemeente Losser. Vrijwilligers bij het stadsarchief in Enschede daarentegen werken onder contractuele afspraken, worden begeleid door bevoegde medewerkers en zijn aanspreekbaar op hun handelen. Dit betekent dat zij gebonden zijn aan professionele richtlijnen en verantwoordelijkheden, en dat hun inzet altijd plaatsvindt binnen een gecontroleerde en veilige werkomgeving. Vrijwilligers krijgen ook in deze bouwsteen geen zelfstandige toegang tot het archiefdepot. Dit is conform landelijke archiefpraktijk en noodzakelijk om: • De integriteit van het archief te waarborgen; • Risico’s op verlies, beschadiging of ongeautoriseerde inzage te voorkomen; • Gelijke behandeling van bezoekers te garanderen; • Professionele verantwoordelijkheid te behouden.

Particulier archief Het Protestantse Gemeente Overdinkel wordt nu op twee plekken bewaard. Een deel staat in Zwolle bij Collectie Overijssel. Een ander deel bevindt zich in het Aleida Leurinkhuis, op Raadhuisplein in Losser. Deze verspreide plaatsing bemoeilijkt het dagelijks beheer en de raadpleging door geïnteresseerden. De omstandigheden waaronder het archief aan het Raadhuisplein wordt beheerd zijn niet geschikt om het archief duurzaam toegankelijk te maken. De kennis over de inhoud van het archief is maar bij 1 persoon aanwezig. Dat is een erg smalle basis.

5