2025-98 Raadsinformatiebrief Motie Archief Losser

Raadsinformatiebrief Onderwerp:

Beantwoording motie Archief

Portefeuillehouder:

J.B. Diepenmaat

Behandelend ambtenaar:

D.Talman

Zaaknummer: Documentnummer:

25Z00759 25.0026423

Datum:

16-12-2025

______________________________________________________________________________ Geachte leden van de gemeenteraad, In uw motie Archief d.d. 25 maart 2025 heeft u het college opgedragen om • • •

Te onderzoeken hoe vrijwilligers van bijvoorbeeld de Historische Kring en de Dree marken en geïnteresseerde inwoners eenvoudiger toegang kunnen krijgen tot het archief van de gemeente Losser; De constructie met vrijwilligers zoals die wordt gehanteerd door de gemeente Enschede in het onderzoek mee te nemen; Om uitkomsten van dit onderzoek uiterlijk met de gemeenteraad in Q3 2025 te delen.

Met deze brief informeren wij u over de uitkomsten van het onderzoek. Huidige situatie Momenteel is het archief beperkt toegankelijk: inzage is alleen mogelijk op afspraak en gedurende twee uur per week. De fysieke voorzieningen zijn minimaal en er is geen vaste bezoekersruimte. Digitale verbeteringen, zoals een online inventaris en contactformulier, zijn in voorbereiding, maar fysieke toegankelijkheid blijft een knelpunt. Onderzochte verbetermogelijkheden Het onderzoek heeft geleid tot twee varianten: uitbreiden van archiefdienstverlening in het Lossers Hoes of uitplaatsen naar de gemeente Enschede. Uitbreiden archiefdienstverlening in het Lossers Hoes (variant A) Hieronder genoemde verbeteringen dragen bij aan een betere gebruikerservaring, grotere maatschappelijke betrokkenheid en duurzame toegankelijkheid van het Losserse erfgoed. Dit kan met vier bouwstenen gerealiseerd worden. Bouwstenen 1 en 2 hangen samen: als bouwsteen 2 gekozen wordt dan moet bouwsteen 1 ook gerealiseerd worden. Bouwstenen 3 en 4 kennen geen afhankelijkheid van de andere bouwstenen. Inrichten vaste bezoekersruimte en ruimere openingstijden (Bouwsteen 1) Dit biedt een verbetering voor bezoekers door meer mogelijkheden voor raadpleging en een professionele omgeving.

De kosten verbonden aan deze variant zijn € 30.000,- eenmalig voor het inrichten van een bezoekers ruimte en circa € 50.000,- structureel per jaar voor begeleiding.

Inzet van vrijwilligers (Bouwsteen 2) Vrijwilligers kunnen bijdragen aan publieksactiviteiten, digitalisering en indexering, onder begeleiding van bevoegde medewerkers. Dit versterkt capaciteit en betrokkenheid. Vrijwilligers krijgen geen zelfstandige toegang tot het archiefdepot. Dit is overeenkomstig landelijke archiefpraktijk die erop gericht is om blijvende beschikbaarheid van archieven en vereiste informatieveiligheid te kunnen garanderen. Er is circa 0,4 fte benodigd voor het begeleiden van de vrijwilligers (= € 40.000,-/jaar) Digitalisering van archieven (Bouwsteen 3) Door archieven te scannen en gedetailleerd te beschrijven, wordt de raadpleegbaarheid sterk verbeterd. Dit vergroot de toegankelijkheid voor inwoners en andere geïnteresseerden. Omdat de archieven niet nader zijn onderzocht en er ook nog geen ambitie is neergelegd binnen welke termijn dit gerealiseerd dient te worden is er geen uitspraak mogelijk over de met deze bouwsteen verbonden kosten. Opname en beheer van particuliere archieven (Bouwsteen 4) Hiermee wordt de lokale geschiedenis completer en in samenhang bewaard en dus beter toegankelijk, wat van grote maatschappelijke waarde is. Kosten circa € 10.000,-/jaar. Uitplaatsen archiefdienstverlening naar gemeente Enschede (variant B) In deze variant wordt het archiefbeheer en de dienstverlening ondergebracht bij Stadsarchief Enschede.

Het stadsarchief werkt al volgens de principes van Variant A: ruime openingstijden, professionele bezoekersruimtes, inzet van vrijwilligers onder begeleiding, en heeft ervaring met digitaliseringsprocessen. Omdat de benodigde processen, systemen en kwaliteitsnormen in Enschede al operationeel zijn, kan Losser profiteren van schaalvoordelen en bestaande werkmethoden. Dit voorkomt dubbele investeringen in faciliteiten en organisatie. Een nadeel van deze variant is het verlies aan lokale regie en zichtbaarheid, wat zorgvuldig bij de beslissing moet worden meegewogen. Nader onderzoek voor het inbeeld brengen van de kosten voor het uitplaatsen moeten worden onderzocht Tot slot In de motie wordt gesproken over de inzet van vrijwilligers op een manier zoals ook Enschede dit doet. Deze vrijwilligers hebben een contract en worden begeleid bij hun werkzaamheden. Dit mag niet verward worden met de vrijwilligers van o.a. de historische kring. Dit zijn voor het archief bezoekers. Vervolg Het college zal op basis van een voorkeursvariant een voorstel doen voor de integrale afweging bij de komende P&C-cyclus (Voorjaarsnota)

Bijlage: 25.0027864

Voorstel Toegankelijkheid archief Losser

Pagina 2 van 2