2025-55 Raadsinformatiebrief Opdracht raadszaal en impact aanpassingen

Raadsinformatiebrief Onderwerp:

Update proces herinrichting raadszaal

Portefeuillehouder:

J. Engels

Behandelend ambtenaar:

J. Hofhuis

Zaaknummer: Documentnummer:

25Z01704 25.0015270

Datum:

7 juli 2025

______________________________________________________________________________ Geachte leden van de gemeenteraad, Op 1-7-2025 hebben wij u geïnformeerd over de brede ontwikkelingen in het Lossers Hoes. Eén van de ontwikkelingen waarover wij u hebben geïnformeerd is de herinrichting van de raadszaal. In deze raadsinformatie informeren wij u over de stand van zaken en informeren wij u over de impact van de gedane suggestie (Oordeelsvormende raadsvergadering van 1-7-2025) om de opdracht aan te passen naar het sec. vernieuwen van de AV-installatie bij de herinrichting van de raadszaal. Hiaat in de opdracht tussen college en de gemeenteraad Het college is zeer recent tot de conclusie gekomen dat er een hiaat is ontstaan tussen de oorspronkelijke opdracht tot herinrichting van de raadszaal en een aanpassing hierop per memo van 16-12-2025 (van de griffie aan het presidium) en opvolgende e-mail aan het college. De memo en opvolgende mail zijn niet op de juiste wijze opgevolgd, hierdoor is onterecht een ander beeld van de opdracht ontstaan bij het college dan de opdracht die de gemeenteraad gesteld heeft.

In de memo staat concreet dat de gemeenteraad heeft gesteld dat medegebruik mogelijk is ‘mits dit past binnen de ontworpen herinrichting en het beoogde gebruik van de ruimte als vergaderzaal van de gemeenteraad (inrichting wordt niet verplaatst).’ Dit is een andere invulling dan die van een representatieve ruimte waarin medegebruik kan worden gefaciliteerd. De verschillende beelden van de opdracht hebben daardoor tot onnodige discussie geleid. Voor deze gang van zaken biedt het college haar excuses aan. Stand van zaken Het college heeft, op basis van de correcte opdracht, direct het gesprek gevoerd met Stichting Fundament aangaande het medegebruik van de raadszaal. Bij Stichting Fundament is aangegeven dat medegebruik van de raadszaal in de nieuwe setting op termijn niet meer mogelijk is, in ieder geval daar waar het gaat over activiteiten waarbij het meubilair moet worden verplaatst. Stichting Fundament en de gemeente Losser hebben de wederzijdse bereidheid om tot een passende oplossing te komen. Het structurele medegebruik door Stichting Fundament is daarmee eindig. In lijn met de brede ontwikkelingen binnen het Lossers Hoes voeren wij het gesprek met alle partners in het Lossers Hoes, zo ook Stichting Fundament. Zoals in raadsinformatiebrief rondom de brede ontwikkelingen in het Lossers Hoes aangegeven, is dit een zorgvuldig proces.

Gevolgen voor het ontwerp van de raadszaal De gevolgen van (de correcte) opdracht op het ontwerp van de raadszaal, zijn verwaarloosbaar. Het belangrijkste aspect is de opstelling en de eis dat deze primair wordt gebruik als raadszaal en de opstelling niet wordt verplaatst bij medegebruik. Het ontwerp dat voorligt voorziet in deze eis. Bij incidentele gebeurtenissen (zoals Carnaval en de lintjesregen) kan het meubilair verplaatst worden. Het ontwerp hoeft derhalve niet te worden aangepast.

Impact van het aanpassen van de opdracht naar het sec. vernieuwen van de AV installatie In de oordeelsvormende vergadering van 1 juli jl. is geopperd om de opdracht aan te passen en in te zetten op het sec. vernieuwen van de AV installatie. Afgelopen vrijdag (4-7-2025) vond een bijeenkomst voor de gemeenteraad plaats waarin door AV-Oost een toelichting is gegeven op de impact van het aanpassen van de opdracht. Hieronder schetsen wij de juridische, technische en functionele impact van deze suggestie. De juridische impact: Gemeente Losser heeft een aanbestedingsprocedure (meervoudig onderhand) doorlopen voor de interieurbouwer en de AV leverancier. Deze partijen (KP Interieur en AV-Oost BV) zijn gecontracteerd middels een bouwteamovereenkomst en vormen samen met de aannemer en installateur het bouwteam. De bouwteamovereenkomsten kunnen door de opdrachtgever worden beëindigd c.q. ontbonden, zonder dat rechterlijke of arbitrage tussenkomst vereist is. Het bedrag dat betaald moet worden is ten hoogste het (door opdrachtnemer bij inschrijven opgegeven) honorarium voor de bouwteamwerkzaamheden naar de stand van de werkzaamheden. Concreet hebben de leveranciers recht op het volledige honorarium uit de bouwteamovereenkomsten. Dit gezien alle ontwerpfasen al zijn doorlopen of in gang zijn gezet. De vergoeding voor het doorlopen traject komt uit op € 38.000.

Dit is exclusief alle geïnvesteerde ambtelijke uren. Gezien het reeds doorlopen traject is geen verdere aanbestedingsprocedure nodig bij doorgang met alleen de AV Leverancier. De AV leverancier dient met de totale opdracht wel onder Europese drempel te blijven. Juridisch gezien is de gemeente verbonden aan AV-Oost als AV leverancier. Technisch gezien zijn alles bouwteampartners nodig, vanwege de grote verwevenheid in werkzaamheden. De technisch impact: Hier moet benadrukt worden dat de impact van de aanleg van de AV installatie de gehele ruimte raakt. Dit komt omdat de installatie ook weggewerkt moet worden in de wanden, vloeren en plafonds. De bedrading van de schermen wordt in de wand verwerkt, hierdoor is ook nieuwe wandafwerking (stucwerk) nodig. De vloerpotten worden aangepast. Hierdoor is nieuwe vloerafwerking ook onvermijdelijk. Door de aanleg van een modern en toekomstbestendige AV installatie zal de complete Raadszaal verbouwd worden. De aannemer en installateur hebben hier een belangrijke rol in. Voor aansturing van de volledige techniek is voorzien in een centrale techniekhoek. Deze techniektafel met daarin de benodigde techniek, wordt gemaakt door de beoogde interieurbouwer. Functionele impact ontvlechting Door alleen de AV installatie te vernieuwen wordt de functie van de raadszaal aangetast.

Dit gaat in tegen randvoorwaarden en eisen die door de gemeenteraad gesteld zijn. De impact ziet er als volgt uit:  Inclusie voor slechthorenden en mindervaliden is onvoldoende geborgd.

Pagina 2 van 4

      

Beslotenheid is niet gegarandeerd door het vervallen raamdecoratie (inkijk blijft mogelijk). De akoestiek is niet optimaal door het vervallen van de akoestische wanden; De verwijzing naar de kerkdorpen komt te vervallen. Het representatief karakter komt te vervallen. Er zijn geen opbergmogelijkheden voor AV middelen door het vervallen van de kastenwand. Er zijn geen opbergmogelijkheden voor AV middelen door het vervallen van de kastenwand. Het meubilair kan niet optimaal worden verschoven en opslag bij de omloop blijft.

De kosten zien er als volgt uit:  De voorliggende aanbieding van AV Oost. De kosten voor aanschaf van het systeem, inclusief installatie en 3 jaar onderhoud, komen uit op € 238.495.  KP Interieur voor levering van het raadzaal regiemeubel, levering van gordijnen elektrisch en aanbrengen van een nieuwe vloer komen uit op € 23.520 (exclusief opbergmogelijkheden voor de posten van het discussiesysteem).  Bouwkundige werkzaamheden aan plafond en wanden € 20.000,-.  Kosten bouwteamhonorarium € 38.000,-.  Totaal “Audiovisueel inclusief installatie” € 320.000,-. Kosten

Variant Alleen AV Integrale aanpak € 320.000,00 € 500.000,00

Dekking VJN 2024 MOP

€ 200.000,00

€ 200.000,00 € 80.000,00

tekort dekken in VJN 2025

€ 120.000,00

€ 220.000,00

Opbrengsten Toekomst/jaar

€ 0,00

€ 7.000,00

De volgende besparingen zijn mogelijk:  Vervallen nieuwe stoelen voor de ambtelijke ondersteuning (met laptop-tableau). Betreft 12 stoelen en transportkar á €6.569,-.  Vervallen nieuwe stoelen raadsleden en griffie. Betreft 30 stoelen (28+2) en transportkarren á €29.566,-.  Vervallen van alle signing (signing op binnenzijde raadzaal tafels (dorpsbakens), schatkist sleutelgrepen blinde kastenwand, Dinkelillustratie inclusief dorpsnamen, wapen van Losser op de wand en het portret van de Koning op de wand á €6.610,-. Kanttekeningen:  De dekkingsbijdrage Meerjaren Onderhoudsplan van € 80.000 voor meubilair komt te vervallen.  De geraamde opbrengsten van € 7.000,- per jaar voor bruiloften komt te vervallen.  Wanneer Stichting Fundament op termijn geen gebruik meer maakt van de raadszaal komt circa € 3.500,- aan huurinkomsten te vervallen.  Circa 160 bestede ambtelijke uren gaan verloren.  Reeds beschikbaar gesteld krediet in de voorjaarsnota van 2024 ter grote van € 200.000 is onvoldoende voor de realisatie van een hoogwaardige AV installatie. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Mocht u nog vragen hebben dan kunt u contact opnemen met de behandelend ambtenaar.

Pagina 3 van 4

Bijlagen Datum 7-7-2025

Corsa doc. nr. 25.0015269

Omschrijving Opdrachtformulering raadszaal griffie

Raad Ja

Pagina 4 van 4