2025-55 Raadsinfo gew opdracht raadzaal Presidium definitief

MEMO

Zaaknr Documentnr Datum

16 december 2024

Aan

Presidium

Van

Hans ten Voorde

Team

Griffie

Onderwerp

: Opdrachtformulering herinrichting raadzaal

Opdrachtformulering voor de herinrichting van de Raadzaal 1. Doel van de opdracht De gemeente Losser beoogt met de herinrichting van de raadzaal en de installatie van een geluids- en streamingssysteem, dat beide voldoen aan de eisen van deze tijd. In de herinrichting van de raadzaal wordt rekening gehouden met de mogelijkheid van medegebruik, met als uitgangspunt dat de inrichting - inclusief meubilair, geluidsapparatuur en overige voorzieningen - niet wordt verplaatst. Medegebruik is toegestaan, mits dit past binnen de ontworpen herinrichting en het beoogde gebruik van de ruimte als vergaderzaal van de gemeenteraad. Daarnaast dient de herinrichting zodanig te worden vormgegeven dat het bij speciale gelegenheden mogelijk is om de raadzaal volledig leeg te ruimen. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan evenementen zoals de viering van carnaval. Het project dient de raadzaal geschikt te maken voor de (raads)vergaderingen, het streamen van vergaderingen voor een breed publiek en het faciliteren van digitale communicatie, zoals videobellen c.q. conferenties en presentaties. Daarnaast is inclusief gebruik in de breedste zin van het woord belangrijk. Dat betekent dat er een omgeving gecreëerd wordt waarbij iedereen zich welkom, gerespecteerd en gewaardeerd voelt.

Meer concreet betekent dit dat de ruimte geschikt moet zijn voor mensen met een visuele, auditieve of lichamelijke beperking. De raadzaal dient multifunctioneel ingericht en gebruikt te kunnen worden en een ontmoetingsruimte te worden voor een breed en gevarieerd pallet aan activiteiten en gebeurtenissen, zoals huwelijksvoltrekkingen, lintjesregen, sleuteloverdracht Carnaval, bewegingsprogramma’s voor ouderen en meer. Gewezen wordt op de nadrukkelijke randvoorwaarde voor het medegebruik, zoals geformuleerd in de eerste alinea van deze opdracht. Ten slotte zal de raadzaal overdag en op momenten dat de raad de ruimte niet nodig heeft, een hoogwaardige overlegruimte/vergaderlocatie worden voor de ambtelijke organisatie en voor samenwerkingspartners in ’t Lossers Hoes. 2. Doelstellingen van de herinrichting van de raadzaal

De raadzaal moet voldoen aan de volgende criteria: ^

^

^

^

^

^ ^

^

Warm en Uitnodigend: De inrichting en aankleding moet een warme en uitnodigende uitstraling krijgen, zonder een overdaad aan luxe. Een nadruk moet liggen op gebruiksgemak en efficiëntie. Dit vanwege het brede en gevarieerd toekomstig gebruik. Sober en doelmatig: de inrichting van de raadzaal moet eenvoudig, efficiënt en functioneel van karakter zijn, met een nadruk op kostenbewustzijn en het vermijden van onnodige luxe. Representatieve uitstraling: De ruimte moet een representatief karakter hebben, met een uitstraling die past bij de statuur van de gemeenteraad en het brede pallet aan genodigden en gasten die de raadzaal gaan bezoeken en gebruiken. Lokaal huis van de democratie: in de vormgeving en/of uitstraling van het ontwerp van de raadzaal dient op een creatieve en herkenbare wijze een verwijzing zijn opgenomen naar de gemeente Losser en haar kernen. Geschikt voor andere overleggen en bijeenkomsten: De ruimte moet niet alleen geschikt zijn voor raadsvergaderingen, maar ook voor andere (externe) bijeenkomsten en overleggen Geschikt voor publiek: de raadzaal moet beschikken over een goed bereikbare publieke tribune, (werk)ruimtes voor ambtenaren en college. Aantal zitplaatsen: voor raadsleden (19), voorzitter/griffier (2) en college (3). Daarnaast dient het ontwerp de mogelijkheid te bieden om ten allen tijd flexibel te kunnen opschalen met 4 zitplaatsen.

Spreekgestoelte: in de inrichting moet zijn voorzien in een spreekgestoelte.

3. Geluids- en streamingsinstallatie De geluids- en streamingsinstallatie moet voldoen aan de volgende eisen: ^ ^

^

^

•

Betrouwbaarheid: Het systeem moet bewezen betrouwbaar en storingsvrij zijn. Kwaliteit: Het systeem moet toekomstbestendig zijn en beschikken over een goede geluidskwaliteit, zowel voor fysieke aanwezigen als voor digitale deelnemers. De geluidsinstallatie dient geschikt te zijn voor videobellen, presentaties en overige digitale communicatie. Integratie met het vergadersysteem: De installatie moet geïntegreerd kunnen worden met de Ibabs-applicatie (vergadersysteem) en moet de mogelijkheden die deze applicatie biedt kunnen faciliteren. Het systeem biedt de mogelijkheid van digitaal stemmen. Streaming en videobellen: Het systeem dient in staat te zijn om live te streamen (bijvoorbeeld via YouTube, gemeentelijke website) en moet een stabiele verbinding kunnen bieden voor videobellen en andere externe communicatie. Videoschermen: De raadzaal dient voorzien te worden van voldoende videoschermen voor het presenteren van documenten, presentaties en andere visuele materialen, zowel voor de raadsleden als voor het publiek.

4. Plan van Aanpak De opdrachtnemer dient een gedetailleerd plan van aanpak op te stellen dat ten minste de volgende onderdelen bevat: ^ ^

Ontwerpvoorstel voor de inrichting van de raadzaal (inclusief meubilair en indeling). Kostenraming

Tijdsplanning. 5. Indiening Raadsvoorstel en Kredietvoorstel De opdrachtnemer dient uiterlijk op 6 mei 2025 een volledig raadsvoorstel in te dienen bij de griffie. Dit voorstel dient te bevatten: ^ ^ ^ ^

Een plan van aanpak (inclusief ontwerp). Een duidelijke kostenindicatie. Een tijdsplanning. Een kredietvoorstel voor de beschikbaarstelling van het benodigde krediet.

6. Randvoorwaarden en Eisen ^ ^

^

^

De herinrichting dient te passen binnen de wet- en regelgeving Het ontwerp moet rekening houden met de toegankelijkheid van de raadzaal voor personen met een beperking. Inclusie toepassen als belangrijk thema van de gemeente. Medegebruik is mogelijk, mits dit past binnen de ontworpen herinrichting en het beoogde gebruik van de ruimte als vergaderzaal van de gemeenteraad (inrichting wordt niet verplaatst). Alle systemen dienen eenvoudig en intuïtief bedienbaar te zijn door het gemeentepersoneel en andere gebruikers.