Raadsvoorstel Verordening behandeling van bezwaarschriften Loz tot het instellen van een externe commissie voor de beh van bezwaarschriften

Raadsvoorstel Portefeuillehouder : J. van Aart Zaakdossiernummer : ZK23.03590 Documentnummer : 2023.20318

Onderwerp

:

Raadsvoorstel over het vaststellen van de "Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften Loon op Zand" tot het instellen van een externe commissie voor de behandeling van bezwaarschriften

Beleidsprogramma

:

1.1 Bestuur en Organisatie

Aan de raad van de gemeente Loon op Zand, Inleiding In de gemeente Loon op Zand willen we voor het behandelen van bezwaren gaan werken met een externe en onafhankelijke commissie bezwaarschriften. Door de “Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften Loon op Zand vast te stellen” wordt de commissie bezwaarschriften ingesteld. Hierdoor komen wij tegemoet aan focuspunt 13 uit venster 2 van het coalitieakkoord "Met lef, gefocust op u 2022-2026”. Dat focuspunt houdt in dat een onafhankelijke bezwarenprocedure wordt geborgd. De instelling van een commissie bezwaarschriften is daarvoor een goede manier. De leden van deze commissie zijn namelijk niet gebonden aan onze gemeente en zijn ook niet betrokken bij de besluitvorming. De externe bezwaarschriftencommissie wordt actief op 1 januari 2024. Bijna alle bezwaarschriften die vanaf dat moment binnenkomen leggen wij aan de commissie voor. Beslispunten Wij stellen u voor: 1. De Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften Loon op Zand vast te stellen. 2. De externe commissie bezwaarschriften aan te wijzen als instantie die advies uitbrengt over bezwaarschriften die worden ingediend tegen besluiten van de raad.

Beoogd effect Het vaststellen van de Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften Loon op Zand en de instelling van de externe bezwaarschriftencommissie met als uiteindelijk doel het waarborgen van een onafhankelijke behandeling van bezwaarschriften. Argumenten 1.1 en 2.1 Waarborgen onafhankelijkheid en onpartijdigheid Bezwaarmakers worden nu ambtelijk gehoord. Dit betekent dat het horen wordt uitgevoerd door hetzelfde bestuursorgaan dat het besluit waartegen bezwaar wordt gemaakt, heeft genomen. Het nemen van een besluit en het behandelen van het bezwaar daarover liggen dus in één hand. Hierdoor kan bezwaarmaker het gevoel en / of de indruk krijgen dat “de slager zijn eigen vlees keurt”. Onafhankelijkheid en onpartijdigheid zijn hierdoor niet optimaal gewaarborgd. Met het instellen van een onafhankelijke commissie bezwaarschriften verandert dit. De commissie bezwaarschriften is onafhankelijk, omdat de leden van deze commissie niet voor de gemeente werken of in onze gemeente wonen. Zij hebben dus geen belangen bij de besluiten die binnen onze gemeenten worden genomen en de bezwaren die daartegen worden gemaakt.

1

De commissie bezwaarschriften zal bezwaarmakers per 1 januari 2024 gaan horen. Daarna brengt de commissie schriftelijk advies uit aan het bestuursorgaan over het besluit op bezwaar. Op basis van dit advies moet het besluit op bezwaar door het bestuursorgaan worden genomen. Het is in beginsel niet de bedoeling dat van het advies van de commissie wordt afgeweken. Dat kan alleen in uitzonderlijke gevallen en zal moeten worden gemotiveerd. Op deze manier wordt de onafhankelijkheid en de onpartijdigheid bij de behandeling van bezwaren beter gewaarborgd. Het doel hiervan is dat het vertrouwen in de besluitvorming van de gemeente toeneemt. Ook wordt de rechtsbescherming van de inwoner beter gegarandeerd. Bijkomend voordeel is dat door de adviezen van de commissie de (juridische) kwaliteit van de besluiten extern wordt bewaakt. 1.2 Implementatie informele aanpak Met het instellen van de externe commissie bezwaarschriften kunnen we ook de informele aanpak vastleggen in de procedure voor de behandeling van bezwaren. Bij de informele aanpak wordt voordat het bezwaar aan de commissie bezwaarschriften wordt voorgelegd, gekeken of een informele oplossing van het bezwaar mogelijk is.

De informele oplossing kan bijvoorbeeld bestaan uit mediation, een extra uitleg over het besluit waardoor wederzijds begrip ontstaat of (bij een bezwaar tegen een bouwvergunning) een goed gesprek tussen alle partijen, waarbij (al dan niet binnen de grenzen van de vergunning) wordt gekeken of partijen elkaar nog tegemoet kunnen komen. Tijdens deze informele gesprekken kan ook nieuwe informatie boven tafel komen, die maakt dat het besluit waartegen het bezwaar zich richt moet worden herzien. Kortom, in onderling overleg wordt gekeken of het bezwaar naar tevredenheid van alle betrokken partijen kan worden opgelost. Maatwerk wordt mogelijk. Dit vergroot het draagvlak voor naleving en kan partijen dichter tot elkaar brengen. Deze ontwikkeling past in de trend van de laatste jaren waarin de nadruk veel meer is komen te liggen op het voorkomen van geschillen dan het beslechten ervan. De informele aanpak, bijvoorbeeld door het toepassen van mediation, is daarvoor het ultieme middel. De informele aanpak zal niet bij alle bezwaren worden toegepast, omdat sommigen zich daar niet voorlenen. Voorbeelden hiervan zijn bezwaarzaken die een relatie hebben met strafbare feiten, zaken met veel verschillende bezwaarmakers en zaken die een relatie hebben met veiligheid.

Kanttekeningen 1.1 en 2.1 Veranderingen in werkproces Door het instellen van de commissie bezwaarschriften verandert het werkproces voor medewerkers die zich bezig houden met de afhandeling van bezwaren. Dit kan mogelijk voor weerstand zorgen. Er komt een duidelijke procesbeschrijving waaruit blijkt wat van onze medewerkers wordt verwacht. Het doel daarvan is om te laten zien dat de behandeling van bezwaarschriften door de commissie geen extra werk oplevert. Zoals hiervoor al uitgewerkt dient het advies van de commissie in beginsel te worden gevolgd. Alleen in uitzonderlijke gevallen kan hiervan gemotiveerd worden afgeweken. Dit komt bijna nooit voor. In het besluit op bezwaar kan daardoor worden volstaan met een verwijzing naar het advies van de commissie bezwaarschriften. 1.2 en 2.2 De commissie is leidend Door het vastleggen van de informele aanpak in de verordening komt er meer ruimte voor maatwerk. Als een bezwaar echter eenmaal bij de commissie ligt, heeft zij de regie. De in de Algemene wet bestuursrecht en Verordening voorgeschreven procedure moet dan worden gevolgd. Daar kan niet van worden afgeweken. Ook al zou die wens bestaan in een specifieke zaak. De verordening biedt die ruimte niet. Dit zou immers leiden tot een ongewenste doorkruising van de bezwaarprocedure, waardoor de belangen van partijen niet meer kunnen gewaarborgd.

Er zal binnen de organisatie een werkinstructie worden verspreid waarin dit wordt opgenomen, zodat bewustwording hierover wordt gecreëerd.

2

1.3 en 2.3 Ambtelijk horen Ambtelijk horen blijft bestaan. Dit geldt alleen voor eenvoudige bezwaren tegen besluiten van het college of de burgemeester. Voorbeelden hiervan zijn bezwaarschriften die mogelijk te laat zijn ingediend, betrekking hebben op verkeerd aangeboden huishoudelijk afval, het weghalen van fietswrakken of het parkeren van kampeervoertuigen. Er is een aanwijzingsbesluit opgesteld waarin staat in welke zaken ambtelijk wordt gehoord. Dit creëert duidelijkheid. Bezwaren tegen besluiten van de raad worden altijd voorgelegd aan de commissie bezwaarschriften. Het aanwijsbesluit wordt daarom enkel ter kennisname aan uw raad aangeboden. De reden dat in eenvoudige zaken nog ambtelijk wordt gehoord is dat dit een kostenbesparing oplevert. Het zorgt er voor dat de commissie niet iedere week of nog vaker bij elkaar hoeft te komen. Bij eenvoudige zaken is geen advies van de commissie nodig. Deze zaken zijn niet ingewikkeld. Zij gaan vaak over een verschil van inzicht in de feiten en omstandigheden en niet over de juridische uitleg van de regels, waarvoor de commissie juist is bedoeld. Ambtelijk horen zorgt er ook voor dat het aantal zaken dat naar de commissie gaat, beperkt blijft. Hierdoor wordt gewaarborgd dat de bezwaren door de commissie binnen de wettelijke termijn kunnen worden afgehandeld. Financieel Per zitting ontvangen de commissieleden een vergoeding.

Per zitting bestaat de commissie uit één voorzitter en twee leden. De voorzitter krijgt € 210,00. De leden krijgen ieder € 170,00. Er is voor gekozen om de zittingen niet in het gemeentehuis te laten plaatsvinden. Dit om (nogmaals) te laten zien dat de commissie onafhankelijk is. Daarom zal op een externe locatie een vergaderzaal worden gehuurd. Wat de kosten daarvan zijn, is nu nog niet met zekerheid te zeggen. Op dit moment lopen er nog gesprekken met een mogelijke verhuurder. Deze heeft een indicatie gegeven van ongeveer € 50,00 per dagdeel dat de vergaderzaal wordt gehuurd. In de begroting van 2024 is rekening gehouden met deze kosten. Voortgang Het doel is dat de commissie 1 januari 2024 van start gaat. Bezwaarschriften die vanaf dan binnen komen worden door de commissie bezwaarschriften behandeld. Jaarlijks brengt de commissie over het voorgaande kalenderjaar verslag aan de burgemeester (portefeuillehouder) uit. Het eerste verslag verschijnt dus in 2025. De jaarverslagen worden ter kennisname aan de raad aangeboden. Communicatie De Verordening wordt bekendgemaakt door publicatie in het elektronisch Gemeenteblad en op www.decentrale.regelgeving.overheid.nl. Voor inwoners, bedrijven en organisaties wordt op de website informatie geplaatst over de nieuwe manier waarop bezwaarschriften voortaan worden afgehandeld.

Bijlagen - Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften Loon op Zand; - Raadsbesluit; - (Ter kennisgeving) Aanwijzingsbesluit categorieën van bezwaarschriften waarbij ambtelijk wordt gehoord Loon op Zand Het college van burgemeester en wethouders; de secretaris,

de burgemeester,

N. van Mourik

J. van Aart

3

Besluit De raad van de gemeente Loon op Zand; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 7 november 2023, nummer 2023.20361

besluit: 1. de Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften gemeente Loon op Zand vast te stellen, deze treedt in werking op 1 januari 2024. 2. De externe commissie bezwaarschriften aan te wijzen als instantie die advies uitbrengt over bezwaarschriften die worden ingediend tegen besluiten van de raad. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Loon op Zand van 14 december 2023. De raad voornoemd,

voorzitter,

griffier,

5