Raadsvoorstel Vaststellen aanbestedingsdocument accountantscontrole

Raadsvoorstel Portefeuillehouder

: Auditcomité

Zaakdossiernummer : Documentnummer : 2025.05504

*2025.05504*

Onderwerp

:

Raadsvoorstel Vaststellen aanbestedingsdocument accountantscontrole

Beleidsprogramma

:

1.1 Bestuur en Organisatie

Aan de raad van de gemeente Loon op Zand,

De vast te stellen bijlage (het aanbestedingsdocument accountantscontrole) is vertrouwelijk tot aan de officiële publicatie (gepland op 20 mei 2025). De vertrouwelijkheid heeft te maken met de Europese aanbestedingsregels. Eerder openbaar maken brengt onder meer het risico met zich mee dat de gemeente het aanbestedingstraject volledig opnieuw moet doen. Aanleiding De accountantscontrole van de jaarrekening moet met ingang van boekjaar 2026 opnieuw worden aanbesteed. De raad wijst de accountant aan die belast is met de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen (Gemeentewet, artikel 213, tweede lid). De raad is daarmee de opdrachtgever voor de accountantscontrole. Burgemeester en wethouders bereiden in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor (Controleverordening gemeente Loon op Zand 2024, artikel 2, tweede lid). Het Auditcomité is onder meer belast met de voorbereiding van de uitoefening van taken van de raad zoals bedoeld in de Controleverordening (Verordening op het audit comité gemeente Loon op Zand 2017). In een aanbesteding vormt het aanbestedingsdocument het startpunt.

Hierin wordt niet alleen bepaald aan welke eisen de accountantscontrole van de jaarrekening moet voldoen (wat moet de accountant doen en wat verwachten wij van hem), maar worden ook de criteria vastgelegd op basis waarvan uiteindelijke beoordeling en selectie plaatsvindt. Daarbij gaat het onder meer om prijs, maar daarnaast ook om kwaliteit van de dienstverlening en het controleteam. Voor de verschillende criteria moet een plan van aanpak worden ingediend en ook moet een aanbieder een presentatie geven. Aan elk criterium worden punten toegekend. De punten leiden tot een fictieve korting die van de aangeboden prijs wordt afgetrokken. Hiermee heeft de kwaliteit invloed op de prijs. De partij die na aftrek van deze korting de laagste prijs heeft moet vervolgens ook daadwerkelijk de opdracht krijgen; de regels staan niet toe dat de raad alsnog een andere accountant aanwijst.

1

Op 10 april heeft een vertegenwoordiging van het Audit comité het concept-aanbestedingsdocument besproken, er een aantal wijzigingen in aangebracht en over het eindresultaat een positief advies gegeven. Beslispunten Wij stellen u voor het aanbestedingsdocument accountantscontrole, zoals toegevoegd als bijlage 1 bij dit besluit, vast te stellen. Beoogd effect Na het doorlopen van de aanbestedingsprocedure op basis van het aanbestedingsdocument is de raad in staat om de accountant aan te wijzen die de jaarrekeningcontrole van de gemeente Loon op Zand zal verrichten. Argumenten 1.1 Het aanbestedingsdocument bevat de eisen waaraan de door de raad van Loon op Zand aan te wijzen accountant moet voldoen Bij de formulering van de eisen is onder meer de nadruk gelegd op het feit dat de raad de opdrachtgever is van de accountant, en dat de accountant daarmee een belangrijke ‘hulptroep’ van de raad is. 1.2 Het aanbestedingsdocument bevat criteria waaraan de door de raad van Loon op Zand aan te wijzen accountant moet voldoen Met de beoordeling van de criteria in combinatie met de aangeboden prijs vindt de uiteindelijke selectie van de accountant plaats. Ook in de criteria komt de relatie tussen de raad en de accountant duidelijk naar voren.

Zo is er aandacht voor de natuurlijke adviesfunctie waarmee de accountant de raad onder andere informeert over zijn bevindingen en voorstellen tot verbetering doet. 1.3 Ook de ambtelijke organisatie is betrokken bij het aanbestedingsdocument Het aanbestedingsdocument is daarmee tot stand gekomen op basis van de kennis en ervaring binnen de ambtelijke organisatie. De ambtelijke organisatie heeft het aanbestedingsdocument opgesteld zoals voorgelegd aan een vertegenwoordiging van het Auditcomité die hierin in overleg met de ambtelijke organisatie een aantal wijzigingen heeft aangebracht. Kanttekeningen 1.1 De vast te stellen bijlage (het aanbestedingsdocument accountantscontrole) is vertrouwelijk tot aan de officiële publicatie (gepland op 20 mei 2025). De vertrouwelijkheid heeft te maken met de Europese aanbestedingsregels. Eerder openbaar maken brengt onder meer het risico met zich mee dat de gemeente het aanbestedingstraject volledig opnieuw moet doen. 1.2 De uitslag van de aanbesteding is bindend Op basis van het aanbestedingsdocument vindt selectie plaats van een accountant. De selectie wordt door de raad bevestigd in een gunningsbesluit. Belangrijk is de uitkomst van de selectie bindend is: het is niet toegestaan dat de raad alsnog een andere accountant aanwijst.. Financieel Dit voorstel heeft geen financiële consequenties.

De uiteindelijke aanwijzing van de accountant uiteraard wel.

2

Voortgang In de aanbestedingsstukken is het vervolgproces en de planning opgenomen. Volgens die planning stelt de gemeenteraad in oktober/november 2025 de definitieve gunning vast. Communicatie Net van toepassing Bijlagen Bijlage 1: Aanbestedingsdocument accountantscontrole (vertrouwelijk) Het Auditcomité de secretaris,

de voorzitter,

J.A.J.J. Oosterhuis

A.A.J.M. Maas

3

Ontwerpbesluit De raad van de gemeente Loon op Zand; gezien het voorstel van het Audit comité van 14 april 2025, gelet op artikel 213 van de Gemeentewet, besluit: het aanbestedingsdocument accountantscontrole, zoals toegevoegd als bijlage 1 bij dit besluit, vast te stellen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Loon op Zand van 15 mei 2025.

De raad voornoemd,

de griffier,

de voorzitter,

5