Raadsvoorstel Uitvoering aanbevelingen rapport Rekenkamercommissie over De Werft

Raadsvoorstel Portefeuillehouder

: Auditcomité

Zaakdossiernummer : Documentnummer : 2024.13666

*2024.13666*

Onderwerp

:

Raadsvoorstel Uitvoering aanbevelingen rapport Rekenkamercommissie over De Werft

Beleidsprogramma

:

1.1 Bestuur en Organisatie

Aan de raad van de gemeente Loon op Zand, Aanleiding Op 27 november 2023 sprak het Auditcomité onder meer over de opvolging van aanbevelingen van de Rekenkamercommissie aan de raad in het rapport over ‘In Control’ over De Werft. De raad heeft hierover op 25 juni 2020 een besluit genomen1. Hierin onderschrijft de raad de conclusies van de Rekenkamer, spreekt uit om de aanbevelingen gericht aan de raad zelf ter hand te nemen, en geeft ten slotte het college de opdracht de aanbevelingen aan diens adres uit te voeren. In het Auditcomité werd geconstateerd dat in het raadsbesluit over het Rekenkamercommissierapport niet is bepaald hoe vervolgens de aanbevelingen gericht aan de raad zullen worden uitgevoerd. Zo is niet duidelijk wie krijgt de opdracht om een en ander uit te werken en voor te leggen aan de raad. Daarmee ontstaat het risico dat er niets concreets met dit gedeelte van het raadsbesluit gebeurt. Het Auditcomité heeft daarop onder meer besloten om een raadsvoorstel voor te bereiden over de manier waarin er alsnog een concrete uitwerking wordt gegeven aan de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie aan de raad omtrent De Werft. Het gaat daarbij om de volgende aanbevelingen: o o o o o

1

Invulling te geven aan risicoanalyse en beheersing; Afspraken te maken over de rapportage van het raadskrediet; Ervoor te zorgen dat de raad betrokken is en (tijdig en volledig) wordt geïnformeerd; Voldoende kritisch vermogen te borgen; Samen met het college van B&W zorg te dragen voor een meer zakelijke cultuur in de (bestuurlijke en ambtelijke) projectorganisatie;

De collegereactie op het rapport staat hier.

1

Beslispunten Wij stellen u voor: 1. 2. 3.

Het college te verzoeken voor het zomerreces 2025 een werksessie met de raad te organiseren waarin gezamenlijk verkend wordt welke de spelregels tussen raad en college bij grote projecten kunnen gelden; Het Auditcomité opdracht te geven om (raads)expertise uit te bouwen om op basis van een raadsbesluit van een groot project de financiële verantwoording aan te sturen. Het college te verzoeken in het tweede kwartaal van 2025 inzicht te geven in hoeverre het uitvoering heeft gegeven in de aanbeveling van de Rekenkamercommissie om te streven naar een meer zakelijke cultuur binnen de bestuurlijke en ambtelijke projectorganisatie

Beoogd effect Met dit raadsvoorstel worden aanbevelingen van de Rekenkamercommissie aan de raad over De Werft, geconcretiseerd, waardoor er uitvoering aan wordt gegeven. Argumenten Ad 1: Het college te verzoeken een werksessie met de raad te organiseren waarin gezamenlijk verkend wordt welke spelregels tussen raad en college bij grote projecten kunnen gelden; De eerste aanbeveling van de Rekenkamercommissie aan de raad is om invulling te geven aan risicoanalyse en risicobeheersing. In haar toelichting pleit de Rekenkamercommissie om bij grote projecten risicoanalyses voor en tijdens de realisatie te gebruiken. Op basis daarvan worden dan afspraken gemaakt over welke zaken de raad, op welk moment en hoe wordt geïnformeerd en betrokken. De Rekenkamercommissie beveelt het vaststellen van een rapportagekader voor grote projecten aan, met daarin in elk geval een feitelijke weergave van de voortgang in de realisatie, de uitputting van raadskrediet, de relatie tussen die twee, eventuele risico’s en veranderde omstandigheden en prognose. Ten slotte moet expliciet worden gemaakt waar een raadsbesluit moet worden gevraagd. De tweede aanbeveling gaat over het maken van afspraken over de rapportage over het raadskrediet (los van een duiding).

De Rekenkamercommissie geeft hierbij als toelichting dat er vooraf een keuze of aan de raad wordt gerapporteerd over het verstrekte raadskrediet of het investeringsbudget. Houd zicht op de kapitaallasten, maar hanteer dat niet als financieel kompas. De derde aanbeveling aan de raad is om er voor te zorgen dat de raad betrokken is (en tijdig en volledig) wordt geïnformeerd. De Rekenkamercommissie voegt hier als toelichting aan toe dat dit ook geldt als het over ‘slecht nieuws’ gaat. Doorbreek waar nodig het vaste patroon / raadscyclus bij projecten waar de raad een actieve rol moet hebben (bijstelling krediet, instemmen met investering verandering kaders etc.). Deze drie aanbevelingen en toelichtingen overziend, concludeert het Auditcomité dat - hoewel de aanbeveling door de Rekenkamer specifiek aan de raad zijn gedaan – deze grotendeels neerkomen om het organiseren van een goed samenspel tussen college en raad. Het gaat om samen spelregels vast te stellen over bijvoorbeeld: - Wat verstaan we onder een “groot project” en wat niet; - Welke informatie, bijvoorbeeld vanuit risicoanalyse en risicobeheersing, wordt bij grote projecten met de raad gedeeld, naast de actieve informatieplicht van het college;

2

-

Worden er algemene afspraken gemaakt over wanneer de raad een besluit dient te nemen over een groot project (en zo ja, wat zijn die), of wordt dit per groot project afgesproken; Hoe en wanneer wordt de raad geïnformeerd over de uitputting van een raadskrediet of investeringsbudget bij een groot project; Op welke wijze kunnen we er gezamenlijk voor zorgen dat de raad tijdig en volledig wordt geïnformeerd, en indien nodig ten gevolge daarvan, tussentijds kan bijsturen.

Omdat het hier over gezamenlijke spelregels gaat, lijkt het Auditcomité voor de hand te liggen om het vraagstuk sturing en beheersing van grote projecten gezamenlijk met het college te verkennen en te ontwikkelen. Daarom stelt het Auditcomité voor om het college uit te nodigen een werksessie te organiseren over hoe het samenspel tussen college en raad bij grote projecten kan worden georganiseerd, met aandacht voor de verschillende rollen van het college en de raad hierin. In de werksessie kunnen uiteraard afspraken voor het vervolg hiervan gemaakt worden. Ad 2

Het Auditcomité opdracht te geven om (raads)expertise uit te bouwen om op basis van een raadsbesluit van een groot project de financiële verantwoording aan te sturen.

De vierde aanbeveling van de Rekenkamercommissie betreft het borgen van voldoende kritisch vermogen. De Rekenkamercommissie adviseert de gemeenteraad om expertise te organiseren om op basis van een raadsbesluit van een groot project de financiële verantwoording aan te sturen. Hier kan bijvoorbeeld het auditcomité een rol in hebben. De Rekenkamercommissie pleit voor het investeren in het samenspel tussen raad, college en ambtenaren. Het Auditcomité vindt dit een waardevolle aanbeveling en wil hiermee ook zeker in de toekomst aan de slag. Het Auditcomité denkt hierbij aan bijvoorbeeld het incidenteel inzetten van externe expertise om daarmee het Auditcomité in positie te brengen. Ad 3

Het college te verzoeken inzicht te geven in hoeverre het uitvoering heeft gegeven aan de aanbeveling van de Rekenkamercommissie om te streven naar een meer zakelijke cultuur binnen de bestuurlijke en ambtelijke projectorganisatie

In het raadsbesluit over de aanbevelingen van de Rekenkamer aan de raad is als vijfde punt opgenomen dat de raad samen met het college van B&W zorg moet dragen voor een meer zakelijke cultuur in de (bestuurlijke en ambtelijke) projectorganisatie. De Rekenkamercommissie geeft hierbij de volgende toelichting: dit geldt zeker waar het gaat om de beheersing van grote projecten en in de (tussentijdse) verantwoording aan de gemeenteraad. Sturen op basis van vertrouwen is essentieel, maar dat vervangt niet de zakelijke kant van de aansturing. Stuur en rapporteer zuiver op besluiten en spiegel de realisatie aan dit besluit. Voorkom eigen, individuele interpretaties bij het trekken van conclusies. Omdat gezien de duale verhoudingen het college verantwoordelijk is voor de ambtelijke organisatie, lijkt het het Auditcomité voor de hand liggend om het college te verzoeken inzicht te geven in wat het met deze aanbeveling heeft gedaan. Een rol voor de raad hierin – behalve toezien op wat het college met de aanbeveling heeft gedaan - ziet het Auditcomité niet direct. Kanttekeningen geen Financieel n.v.t.

3

Voortgang Omdat dit de aanbevelingen vanuit de Rekenkamercommissie betreft, zal het raadsbesluit in de actiepuntenlijst worden opgenomen, waardoor de raad de uitvoering ervan kan monitoren. Communicatie N.v.t. Bijlagen Wensen en bedenkingen van het college op dit voorstel

Het Auditcomité de secretaris,

de voorzitter

J.A.J.J. Oosterhuis

P. Flohr

4

Ontwerpbesluit De raad van de gemeente Loon op Zand; gezien het voorstel van het Auditcomité van 28 november 2024, besluit: 1. 2. 3.

Het college te verzoeken voor het zomerreces 2025 een werksessie met de raad te organiseren waarin gezamenlijk verkend wordt welke de spelregels tussen raad en college bij grote projecten kunnen gelden; Het Auditcomité opdracht te geven om (raads)expertise uit te bouwen om op basis van een raadsbesluit van een groot project de financiële verantwoording aan te sturen. Het college te verzoeken in het tweede kwartaal van 2025 inzicht te geven in hoeverre het uitvoering heeft gegeven in de aanbeveling van de Rekenkamercommissie om te streven naar een meer zakelijke cultuur binnen de bestuurlijke en ambtelijke projectorganisatie

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Loon op Zand van Raadsbesluit d.d. (wordt ingevuld door Griffie).

De raad voornoemd,

voorzitter,

griffier,

5