Raadsvoorstel Instructie voor de griffier

Raadsvoorstel Portefeuillehouder : Werkgeverscommissie Zaakdossiernummer : Documentnummer : 2023.16547

*2023.16547*

Onderwerp

:

Raadsvoorstel Instructie van de griffier

Beleidsprogramma

:

1.1 Bestuur en Organisatie

Aan de raad van de gemeente Loon op Zand, Inleiding Sinds de dualisering in 2002 is de raad zelf verantwoordelijk voor de eigen ambtelijke ondersteuning. De raad wijst de griffier aan en is bevoegd tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst met de griffier en de griffiemedewerkers (artikelen 107 en 107a gemeentewet). De raad is daarmee een werkgever met rechtspositionele verantwoordelijkheden en met de verantwoordelijkheid voor het welzijn en de ontwikkeling van zijn personeel. In de praktijk wordt de werkgeversrol – voor zover de wet dat toestaat – vaak gedelegeerd aan een deel van de raad: de werkgeverscommissie. Wat de precieze taken van de griffier zijn, is door de wetgever grotendeels opengelaten. De wet bepaalt alleen dat de griffier de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde staat, en dat de griffier in de vergaderingen van de raad aanwezig is. Wel kan de raad via een instructie nadere regels opstellen over de taken en bevoegdheden van de griffier en regels opstellen over de organisatie van de griffie. De Gemeentewet biedt hiermee ruimte voor een lokale invulling van de rol van de griffie, en daarmee dus ook aan de eisen en wensen die de raad heeft ten aanzien van zijn eigen ondersteuning. Loon op Zand Loon op Zand beschikt sinds 2012 over een werkgeverscommissie.

In 2017 stelde de raad voor het eerst een verordening hiervoor op, tegelijkertijd met de instructie voor de griffier. Sindsdien is er een aantal ontwikkelingen en inzichten die tot aanpassingen van de verordening op de werkgeverscommissie en de instructie voor de griffier leiden. In een separaat raadsvoorstel wordt voorgesteld om een delegatiebesluit te nemen en om de verordening op de werkgeverscommissie vast te stellen. Onderhavig raadsvoorstel gaat over het aanpassen van de Instructie voor de griffier. In 2022 verscheen vanuit de VNG een nieuwe profielbeschrijving van de griffier. Dit heeft vervolgens onder andere geleid tot een nieuwe (model)instructie voor de griffier, opgesteld door de Vereniging van Griffiers in samenwerking met de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden. Het nieuwe griffiersprofiel is inmiddels in Loon op Zand gebruikt bij de werving van de griffier in 2023. De geldende instructie voor de griffier is hier echter nog niet aan aangepast. Beslispunten Wij stellen u voor de Instructie voor de griffier gemeente Loon op Zand 2024 vast te stellen.

1

Beoogd effect Met het aanpassen van de Instructie voor de griffier wordt beoogd dat deze beter aansluit bij het profiel van de griffier. Argumenten Actualisering ambtsinstructie voor de griffier De huidige Instructie voor de griffier 2017 werd op 20 april 2017 vastgesteld. Op 5 oktober 2022 adviseerde de oude raad (2018-2022) in haar overdrachtsdocument naar de nieuwe raad de instructie tegen het licht te houden. Daarnaast is in 2022 vanuit de VNG een nieuwe profielbeschrijving van de griffier verschenen. Het nieuwe griffiersprofiel is inmiddels in Loon op Zand gebruikt bij de werving van de griffier in 2023. Het nieuwe griffiersprofiel heeft onder andere geleid tot een nieuwe (model)instructie voor de griffier, opgesteld door de Vereniging van Griffiers in samenwerking met de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden. De geldende instructie voor de griffier in Loon op Zand is hier echter nog niet op aangepast. Het voorliggende voorstel voor de Instructie voor de griffier van de gemeente Loon op Zand 2024 is volledig in lijn met de bovengenoemde modelinstructie. De in de modelverordening genoemde gremia zijn in ingevuld voor de situatie in Loon op Zand. De nieuwe instructie wijkt op veel punten af van de voorgaande instructie. Daarom is geen was-wordt tabel opgenomen.

Kanttekeningen Als de Instructie voor de griffier niet wordt aangepast, zal er volgens een verouderde instructie worden gewerkt die niet aansluit op het profiel van de strategische griffier. Financieel Dit voorstel heeft geen financiële consequenties. Voortgang N.v.t. Communicatie Na vaststelling van het delegatiebesluit en de verordening, worden deze bekengemaakt in het gemeenteblad van Loon op Zand. De verordening wordt op Overheid.nl geplaatst. Bijlagen Geen Namens de werkgeverscommissie, M. Mesdag-Blom voorzitter

2

ONTWERPBESLUIT Intitulé Instructie van de gemeenteraad van Loon op Zand voor de griffier van de gemeente Loon op Zand (Instructie voor de griffier van de gemeente Loon op Zand 2024) De raad van de gemeente Loon op Zand, Gelezen het voorstel van het werkgeverscommissie van de gemeenteraad d.d. 15 mei 2024, Gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet; besluit: Artikel 1 - Begripsbepalingen In deze instructie wordt verstaan onder: a. griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet; b. griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende medewerkers; c. werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffie(r) is gedelegeerd; d. presidium: ingestelde commissie ingevolge artikel 2 Reglement van Orde Loon op Zand, met onder meer de taken tot het voorbereiden en opstellen van de vergadering en andere bijeenkomsten van de raad; en tot het vaststellen van een langetermijnagenda, vergaderplanning en vergaderrooster van de raad; tot het adviseren van de raad over de werkwijze en technische evaluatie daarvan. Artikel 2 Algemene taken 1.

De griffier verleent gevraagd en ongevraagd advies en ondersteuning aan de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies, werkgroepen en de individuele leden. 2. De griffier is ten aanzien van de gemeenteraad verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van beleid, procedures en processen ten behoeve van democratische besluitvorming. 3. De griffier ondersteunt de rekenkamer, onderzoekscommissies of de raad bij andere onderzoeken. 4. De griffier ondersteunt en initieert democratische verbetering en/of vernieuwing. 5. De griffier verleent de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en raadscommissies. 6. De griffier bevordert de verhoudingen tussen de raad, het college, de ambtelijke organisatie en inwoners van de gemeente. 7. De griffier is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de mogelijkheden tot inspraak en participatie bij de gemeenteraad. 8. De griffier is de vertrouwenspersoon voor de raads- en commissieleden. Artikel 3 – Agendering 1. De griffier adviseert het presidium bij het opstellen van de agenda van de commissies, raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten. 2. De griffier ondersteunt en adviseert het presidium ten aanzien van de (strategische) raadsplanning. Artikel 4 – Belangenbehartiger van de raad 1.

De griffier voert periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris.

3

2. 3. 4. 5. 6. 7.

De griffier en de gemeentesecretaris voeren periodiek overleg over de raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college. De griffier voert periodiek overleg met de gemeentelijke accountant over onder andere de controle op de jaarrekening. De griffier voert periodiek overleg met de rekenkamer. De griffier voert periodiek overleg met de raadsvoorzitter en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter en voor zover nodig met presidium over het bestuurlijk besluitvormingsproces en over de huishouding van de raad. De griffier vertegenwoordigt de gemeenteraad in in- en externe overlegsituaties. De griffier zet zich in om de toezichthoudende rol van de gemeenteraad richting gemeenschappelijke regelingen te versterken.

Artikel 5 – Bestuurlijke besluitvorming 1. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden ten behoeve van een efficiënte, effectieve en kwalitatieve besluitvorming. 2. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad. 3. De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college. 4. De griffier toetst de aangeboden voorstellen en besluiten voor de gemeenteraad op alle noodzakelijke elementen, zoals: a. het voldoen aan wet- en regelgeving; b. door de raad vastgestelde spelregels; c. eerder genomen besluiten; d. en de door het presidium vastgestelde formats. 5. De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college. 6. De griffier ondersteunt de raadsvoorzitter en de sessievoorzitters bij de voorbereiding en het verloop van bijeenkomsten en vergaderingen. 7. De griffier regelt de (digitale) verslaglegging van vergaderingen van gemeenteraad, opiniërende bijeenkomsten, het presidium en andere door de raad ingestelde werkgroepen of commissies. 8.

De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad en vergaderingen van het presidium. 9. De griffier ondertekent alle raadsbesluiten en alle overige stukken die van de raad uitgaan. Artikel 6 Hoeder van de lokale democratie 1. De griffier draagt actief bij aan: a. de lokale democratie zodat deze zo goed mogelijk functioneert met in acht neming van geldende regels; b. het samenspel tussen raad en de inwoners van de gemeente; c. (de bewustwording van) de integriteit en veiligheid van de leden van de raad en medewerkers van de griffie; d. inclusiviteit in de raad en de toegankelijkheid van de raad voor de inwoner; 2. De griffier adviseert in het toepassen van digitale democratische mogelijkheden en over de directe invloed van inwoners op de lokale politiek. Artikel 7 Leidinggeven en management 1. De griffier geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie en de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand. 2. De griffier voert het personeelsbeleid uit ten aanzien van de medewerkers van de griffie. 3. De griffier is verantwoordelijk voor bevordering van de integriteit van de griffie en bevordert respectvol handelen en daarmee een gezond werkklimaat op de griffie. 4.

De griffier is verantwoordelijk voor het bedrijfsmatig functioneren van de griffie en pleegt voor een goede gezamenlijke bedrijfsvoering van de gemeente periodiek overleg met de gemeentesecretaris.

4

5.

6. 7. 8. 9.

De griffier bevordert de bedrijfsvoering van de griffie en bevordert de duale bedrijfsvoering binnen de gemeente. Hij of zij ontvangt ambtelijke bijstand van faciliterende afdelingen zoals HR, ICT, financiën en facilitair, en stelt hier indien nodig SLA’s (service level agreements) voor op. Hij of zij pleegt hierover overleg met de gemeentesecretaris. De griffier geeft hiërarchisch leiding aan op de griffie gedetacheerde personen die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren en is opdrachtgever van inhuur via externe bureaus. De griffier stelt een griffiejaarplan en -verslag op en rapporteert middels het griffiejaarverslag aan de werkgeverscommissie en raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie. De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, bevordert een gezonde financiële huishouding. De griffier heeft regelmatig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

Artikel 8 – Communicatie en voorlichting 1. De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van de raadscommunicatie. 2. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda's, de raadsvoorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en raadscommissies. 3. De griffier geeft voorlichting aan burgers over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen bij de raad in het bijzonder. Artikel 9 – Slotbepalingen 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgevercommissie en/of de vicevoorzitter van de raad. 2. Deze instructie kan worden aangehaald als ‘instructie voor de griffier van de gemeente Loon op Zand 2024’ 3. Deze instructie treedt in werking op de dag na vaststelling, onder gelijktijdige intrekking van de ‘instructie voor de griffier van de gemeente Loon op Zand 2017 zoals vastgesteld op 20 april 2017.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Loon op Zand van [NOG IN TE VULLEN DOOR GRIFFIE] 2024.

De raad voornoemd,

de voorzitter,

de griffier,

5