Document · PDF

Evaluatiedocument evenementenbeleid 2018-2020.pdf

Beeldvormende ronde 17 juni 2021, gemeente Loon op ZandBij agendapunt: Evaluatie evenementenbeleid (19.30-20.30 uur)7.912 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

gemeente Loon op Zand

Evaluatiedocument Evenementenbeleid 2018 2020

:S - «t» lí i Tŗ-T*

i. ll a

J.-c!

ř.Y vįS

Loon opZand --.rť‘ *

Kaatsheuvel l Loon op Zand l De Moer

INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave......................................................................................................2

Inleiding

aanleiding.........................................................................................................3

Huidig evenementenaanbod................................................................................................ 3

Resultaten evenementenbeleid..........................................................................................4 3.1

Samenvatting informatieavond 2019...............................................................4

3.2

Resultaten enquête 2020................................................................................ 6

Evenementenlocatie kasteelweide................................................................................. 29

Aanbevelingen...................................................................................................................... 31

INLEIDING ä AANLEIDING

Op 24 mei 2018 heeft de gemeenteraad van Loon op Zand het evenementenbeleid vastgesteld. In het beleid staat dat we in 2020 het evenementenbeleid gaan evalueren. Ook heeft de raad op 13 februari een motie aangenomen over de evaluatie en herziening van het evenementenbeleid. Voor de evaluatie en de herziening van het beleid hebben we een informatieavond georganiseerd, een interne evaluatie uitgevoerd en een enquête uitgezet onder zowel inwoners als evenementenorganisatoren in de gemeente Loon op Zand.

HUIDIG EVENEMENTENAANBOD

Onze gemeente bruist nog steeds van de evenementen. In 2018 en 2019 zijn er zelfs zeven nieuwe evenementen georganiseerd. Denk bijvoorbeeld aan het bevrijdingsfestival, de sportbraderie, diverse evenementen van 750 jaar Loon op Zand en de Villa Pardoes Winterrun. De nieuwe evenementen zorgen voor meer diversiteit in het aanbod. Dat wil niet zeggen dat de evenementen die toevallig in dezelfde soort categorie vallen, niet uniek zijn. Elk evenement heeft een eigen karakter. Denk bijvoorbeeld aan de verschillende carnavalsactiviteiten. De piek aan het begin van het jaar door de carnavalsevenementen was in 2018 en 2019 wat later (midden/eind februari en begin maart) waardoor het evenementenseizoen later op gang kwam. Opvallend is dat er een toename is van evenementen in mei, juni, september, november en december. De toename is o.a. te verklaren door de komst van de eerdere genoemde nieuwe evenementen. In juli en augustus blijft het wat betreft evenementen relatief rustig in de gemeente. Dit komt doordat de meeste evenementen gericht zijn op de eigen inwoners, en vaak georganiseerd worden door vrijwilligers die in de zomer op vakantie zijn. Beredeneerd vanuit de voorgaande informatie is er voornamelijk ruimte voor nieuwe evenementen in de zomermaanden en in januari, maart en april.

November en december zijn logischerwijs vooral interessante maanden voor evenementen rondom de thema’s Sinterklaas, Kerst, winter etc. daar is ook nog voldoende ruimte voor nieuwe initiatieven. Denk bijvoorbeeld aan de ijsbaan op het Anton Pieckplein waar een aantal initiatiefnemers voor de corona crisis mee bezig waren. Naast de evenementen in onze gemeente hebben we ook Langstraatbrede evenementen en evenementen die onze gemeente aan doen. Denk bijvoorbeeld aan de 80 van de Langstraat of het Halve Zolen Festival.

RESULTATEN EVENEMENTENBELEID

Hieronder worden de resultaten beschreven van het evenementenbeleid. De resultaten zijn onderverdeeld in twee onderdelen: samenvatting informatieavond december 2019 en uitkomsten enquête onder inwoners en evenementenorganisatoren. 3.1 SAMENVATTING INFORMATIEAVOND 2019

Op 10 december 2019 is een informatieavond georganiseerd voor evenementenorganisatoren. Tijdens deze avond zijn de onderstaande thema’s aan bod gekomen: 1. 2. 3. 4.

Evenementenloket webpagina en handige documenten Intakegesprekken en pilot vragenavond Vergunningsaanvraag Behoefte Facebookgroep en overige aandachtspunten

Hieronder een kort verslag van wat er opgeschreven is. 1. Evenementenloket webpagina en handige documenten Pluspunten

Minpunten

Evenementenloket werkt prima

Oude plattegronden (niet kloppend) Slechte bereikbaarheid evenementenloket Communicatie door gemeente bij wegomleidingen vanwege wegwerkzaamheden naar verenigingen Bibliotheek met symbolen is al redelijk maar kan beter Evenementenagenda 2019 is compleet, waarom loopt die niet door in 2020. Er zijn al veel evenementen gepland, dan kan iedereen rekening met elkaar houden. Documenten beter omschrijven, is soms onduidelijk

2. Intakegesprekken en pilot vragenavond Pluspunten

Minpunten

Spreekuur was perfect, in 30 minuten waren alle vragen opgelost. Evaluatie en intakegesprekken zijn heel goed

Inloop spreekuur was beperkt Niet direct antwoord

Heel positief, fijn in de avonduren

Was niet duidelijk genoeg gecommuniceerd

Is fijn als dit bij elk evenement gedaan wordt en niet alleen bij nieuwe evenementen

Evaluatie in de avonduren, evaluatie duurt niet lang en zou praktischer passen s’avonds

Positief en nuttig 4

Heel goed en fijn, vragen meteen opgelost

3. Vergunningsaanvraag Pluspunten

Minpunten

Digitool werkt goed

1x een foutje in vergunningsaanvraag = helemaal opnieuw doen. Zou handig zijn als je de vergunning terug kan halen om aan te passen (idee om tijdens het spreekuur te bespreken als er iets mis is gegaan?)

Is al beter en makkelijker dan het was Zeer duidelijk

Duur van evenement is onduidelijk. Bijvoorbeeld: vrijdag 20:00 uur tot 01:00 uur en zaterdag 09:00 uur tot 01:00 uur moet je aanvragen als driedaags evenement. Reactie:

Dit zijn ook drie dagen Wegomleiding kosteloos verzorgen door gemeente of levering van borden Reactie:

Als men de borden zelf haalt en terugbrengt is het kostenloos. Handhaving bij wegslepen graag op aangevraagde tijden. Niet het standaard bord plaatsen in peper & hoofdstraat vanaf 06:00 uur terwijl er later wordt aangevraagd (service richting bewoners) Reactie:

De boa’s hebben herstel tijd nodig dus vanaf ’s ochtends vroeg duidelijke communicatie naar bewoners. Te lange tijd tussen aanvraag en afgifte vergunning. Afhandeling kan sneller. Reactie:

We zijn afhankelijk van adviserende partijen zoals de politie en de brandweer. Intern zijn we aan het kijken waar het proces versnelt kan worden. Te weinig tijd tussen afgifte vergunning en evenement Aanvraag voor evenement in meerdere straten loopt vast bij aanvraagformulier Bij het invullen van het aanvraagformulier willen we graag kunnen beginnen met de

gegevens van het voorgaande jaar. Scheelt een hoop werk. Meer meerjarenvergunningen

4. Behoefte Facebookgroep en overige aandachtspunten Opmerkingen___________________________

Facebookgroep______________________ Goed idee maar kan toch ook op een oudere manier (website, intranet)________________ Ja goed idee, er moet dan ook een materialenbank komen van alle clubs

Overig______________________________ Openbare ruimte (peperstraat en hoofdstraat) geschikt maken voor evenementen.________ Behoefte aan een stratenplan/tekening voor vergunning Reactie:

De organisator kan zelf een plattegrond downloaden op openstreetview

3.2 RESULTATEN ENQUÊTE 2020

De resultaten van de enquête zijn ook onderverdeeld in verschillende thema’s. Daarnaast wordt er onderscheid gemaakt tussen antwoorden die gegeven zijn door inwoners en antwoorden die gegeven zijn door evenementenorganisatoren. In totaal hebben 174 respondenten de enquête ingevuld. Men kon aan het begin van de enquête aangeven of zij een evenementenorganisator waren of een inwoner. In totaal hebben 139 inwoners en 35 evenementenorganisatoren de enquête ingevuld. Met enkele evenementenorganisatoren hebben we ook nog individuele gesprekken gehad. evenemente n organ isa tor ' 20.1114 (35)

79.890/0 (139)

3.2.1

INWONERS VAN DE GEMEENTE LOON OP ZAND

Algemene gegevens

Als eerste hebben we aan inwoners gevraagd in welke kern van de gemeente zij wonen en in welke leeftijdscategorie zij vallen. De meeste respondenten komen uit Kaatsheuvel en de grootste groep is tussen de 46 en 55 jaar. Wat ook interessant was om te weten, is of de respondenten vlakbij een aangewezen evenementenlocatie wonen. De grootste groep respondenten woont vlakbij het Anton Pieckplein in Kaatsheuvel (44,440Zo). 16,2407o woont vlakbij de Kasteelweide in Loon op Zand. De overige 39,320Zo woont niet vlakbij een evenementenlocatie.

V3 Woont u vlakbi een van de aangewezen evenementenlocaties (Anton Pieckplein of Kasteelweide)? Beantwoord: 117

Overgeslagen: 57

'Vnton DieckpLe n

Kasteelweid

: ! 32"

V4 In welke leefti dscategorie valt u? beantwoord

geslagen

3uder iľ'.-i--

Aanbod en kwaliteit van evenementen

Een van de vragen die we gesteld hebben is wat inwoners vinden van het aantal evenementen dat jaarlijks plaatsvindt in de gemeente Loon op Zand. De meerderheid (66,67Zo) vindt het aanbod precies goed. V5 Wat vindt u van het aantal evenementen dat jaarlijks plaatsvindt in de gemeente Loon op Zand? Beantwoord: 117

Overgeslagen: 57

te veel

66.67"Zo

precies goe

ÏOZ

20Z

30Z

40?»

50Z

6ŪZ

70Z

80Z

90Z ÏOOZ

Daarnaast waren we benieuwd wat de inwoners vinden van het inhoudelijk aanbod. De meerderheid (77,780Zo) vindt het aanbod in de gemeente Loon op Zand goed/divers genoeg. V6 Wat vindt u van het aanbod (inhoudelijk) aan evenementen in de gemeente Loon op Zand? Beantwoord: 117

Overgeslagen: 57

goed/diversļ

77.780Zo

teveel vanl

21.370A,

hetzelfde!

te divers/ verschillede

Q.85%

ioz

2û“7o

3ûz

4ûz

soz

eoz

7ûz

aoz

soz iooz

Op de vraag of de evenementen vooral voor toeristen of inwoners moesten zijn, koos de meerderheid (62,39Z) voor inwoners. V7 Moeten de evenementen met name gericht zijn op de inwoners of op toeristen? Beantwoord: 117

Overgeslagen: 57

inwoners I

62.39®A

toerister

37.61 Z

alfebei

10Z

20Z

3ÛZ

4ÛZ

50Z

60Z

70'*,,

80Z

90Z lÛOTĥ

Het aanbod van evenementen in de gemeente Loon op Zand vindt de meerderheid van de respondenten goed en divers genoeg. Als we kijken naar kwaliteit in brede zin van het woord vindt de meerderheid (42,7407o) de kwaliteit redelijk. Dit is dus nog voor verbetering vatbaar. V8 Wat vindt u in het algemeen van de kwaliteit (bv de programmering professionaliteit, catering etc.) van de evenementen in de gemeente Loon op Zand? beantwoord: lil

«Jvergeslagen: o/

redelijk

- ij', a

mening®

ù.liVt

Op de vraag hoe organisatoren de kwaliteit kunnen verbeteren, werden o.a. de volgende tips gegeven. ^ ^

• ^

^ ^ ^ ^ • ^ ^ ^

Kom meer in contact met inwoners Een duidelijker beleid aan de bar. Er zijn bepaalde open evenementen waar je bandjes moet hebben voor alcohol, heel goed maar dit wordt niet altijd duidelijk gecommuniceerd. Vervolgens krijg je aan de bar niets mee omdat je geen bandje hebt, en ze je er ook geen kunnen geven/aanbieden ondanks je dik in de 40 bent Meer variatie met barretjes van verschillende ondernemers Vrijwilligers beter inwerken, en zorg dat er evenementen zijn voor jongeren tussen 15 & 18 jaar, die vallen tussen wal en schip. Zij zijn degene die nu vertier zoeken buiten Kaatsheuvel. Die jeugd is Kaatsheuvel kwijt Speel in op hobby’s van mensen. Daar komt de doelgroep op af maar ook geïnteresseerden. Je kunt zelf pronken met je hobby maar ook anderen zien pronken. Zo blijf je opletten wat er dit keer weer te doen is. Zoals volleybal toernooi en Pardoesloop wat is hier nog meer op te bedenken. Ik vind dat interessanter dan een braderie. Alhoewel een Brocante markt me zeker leuk lijkt. Ruimere opzet en betere bekendmaking Hogere kwaliteit catering en minder ‘rommelmarkt’ gehalte Betrek het winkelcentrum er nog meer bij Stimuleer deelname omliggende horeca Betere samenwerking tussen de horeca Leer meer van elkaar. Door goed en regelmatig overleggen met andere organisatoren Halen/ brengen en parkeergelegenheid.

De verkeerstromen lopen vaak door elkaar heen Misschien dat er nog iets specifiek voor de tienergroep (12-16 jaar) kan worden georganiseerd, want die groep valt vaak tussen wal en schip

Bezoek aan evenementen en subsidie

Naast het aanbod en de kwaliteit waren we ook benieuwd naar het bezoekgedrag van de inwoners. Hoe vaak bezoeken ze een evenement in de gemeente? De meerderheid (43,590Zo) geeft aan 3 tot 5 keer per jaar een evenement in de gemeente Loon op Zand te bezoeken. Slechts 3,4207o geeft aan nooit een evenement te bezoeken. V10 Hoe vaak bezoekt u een evenement in de gemeente Loon op Zand? (voorbeelden van evenementen: Pleinfestival, LOS in Loon Kerstklokkenloop enzovoorts.) beantwoord: 117

Overgeslagen: 57

29 91

I 5. ĵ'J

G.2d o

81.91* keer per j

u.ŕM

ItMtdagai 18.09*)

3.-1 2 i 31.76*)

karakrei

Een aantal evenementen in onze gemeente ontvangen subsidie uit het evenementenstimuleringsfonds. We hebben aan de inwoners gevraagd welke evenementen volgens hun voorrang moeten krijgen als zij een subsidieaanvraag indienen. Zij konden kiezen tussen:

68.24*

80.00*

de jeugdi 20.00*

53.93*

evenement* 46.07*

21.52*

1. Evenementen rondom feestdagen 2. Evenementen met een cultureel karakter 3. Evenementen voor de jeugd 4. Gratis evenementen 5. Educatieve evenementen 6. Food evenementen 7. Evenementen met een sportief karakter 8. Grote evenementen (die ook bezoekers trekken van buiten de gemeente) 9. Evenementen die de sfeer en uitstraling in de gemeente verhogen 10. Overige commerciële evenementen 11. Anders

evenement* 78 48*

educatieve

evanemenţ* 46.34*

49.41*

36.67* groot met

regionaal.

63.33*

69.77*

vet hogend 30.23*

6.17*

[93*83*1

commercMHe..

In het overzicht hiernaast is te zien dat de inwoners de volgende evenementen voorrang zouden willen geven:

20*

30*

40*

SO*

60*

| Geen voorrang

Evenementen rondom feestdagen Evenementen voor de jeugd Gratis evenementen Educatieve evenementen Evenementen die zorgen dat de sfeer en aantrekkelijkheid van de gemeente verhoogd wordt Een aantal respondenten hebben bij ‘anders’ ook nog aangegeven dat zij sport evenementen wel belangrijk vinden. Ook heeft een respondent aangegeven dat er geen subsidie meer moet naar Carnaval.

70*

80*

90* lOO*

Veiligheid en overlast

Op de vraag of inwoners weleens overlast ondervinden van een evenement is het bijna gelijk verdeeld. Toch geeft de meerderheid (50,460Zo) aan wel overlast te ondervinden van evenementen. Vervolgens hebben we gevraagd hoe vaak ze overlast ervaren. De grote meerderheid (69,0107o) antwoordde dat zij slechts af en toe overlast ervaren. V12 Ondervindt u weleens overlast van een evenement? Beantwoord: 109

Overgeslagen 65

49.54r0(54)

SO.46% (55)

V13 Hoe vaak ervaart u overlast? Beantwoord: 71

Overgeslagen: 103

regelmatig

af en toe

m.01%

OW»

ICNt

20'ŵ

300A

4014

50^.

60^

7(Wl

SOTi

Mtt'i. 1000ŵ

Natuurlijk is overlast een breed begrip, daarom hebben we ook gevraagd waaruit de overlast bestaat. Geluidsoverlast staat bij de inwoners op nummer 1. Gevolgd door zwerfafval en parkeeroverlast m.b.t. de auto’s.

V14 Waaruit bestaat deze overlast? Beantwoord: 70

Overgeslagen: 104

zwerfafval

van uw won ing

De eindtijd van een evenement kan invloed hebben op de overlast van inwoners. Vooral op evenementenlocaties zoals de Kasteelweide of het Anton Pieckplein. Daarom hebben we gevraagd aan inwoners welke eindtijd zij acceptabel vinden in de weekenden (vr/za/zo) voor grote evenementen die buiten plaats vinden. De meerderheid (42,570Zo) vindt 01:00 uur een goede eindtijd. 24:00 uur is een goede tweede keuze met 37,620Zo. Bij ‘anders’ zijn verschillende antwoorden gegeven van 02:00 uur tot 24:00 uur. Ook wordt er benoemd dat het ligt aan de locatie, of het midden in het centrum is of in het buitengebied. De huidige eindtijd op het Anton Pieckplein is voor categorie 4 23:00 uur. Uitzonderingen zijn evenementen die de dag voor een feestdag plaatsvinden. Voor de overige categorieën geldt de eindtijd van 24:00 uur.

Anders namelijk G.93% (7) \

23:00 uur 12.8 70Zo (13)

01:00 uur 42.57% (43) 24:00 uur 37.6207o (38)

Niet alleen de eindtijd heeft invloed, ook de frequentie waarmee evenementen worden georganiseerd op een evenementenlocatie. In het evenementenbeleid is een kader opgenomen waarin staat hoe vaak welk soort evenement georganiseerd mag worden op bijvoorbeeld het Anton Pieckplein. We hebben aan de inwoners gevraagd hoe zij hier nu over denken. Op het Anton Pieckplein vindt de meerderheid (38,610Zo) het acceptabel dat een klein evenement (bijvoorbeeld een braderie) meer dan 4 keer per jaar georganiseerd wordt. Voor een middelgroot evenement (bijvoorbeeld een foodtruckfestival) vindt de meerderheid (46,530Zo) 1 tot 2 keer per jaar acceptabel. Voor een groot evenement (bijvoorbeeld het Pleinfestival) vindt 52,480Zo het acceptabel als dit 1 tot 2 keer per jaar wordt georganiseerd. Op de Kasteelweide vindt de meerderheid (36,630Zo) het acceptabel dat een klein evenement (bijvoorbeeld een braderie) 1 tot 2 keer per jaar georganiseerd wordt. Voor een middelgroot evenement (bijvoorbeeld de kasteelfeesten) vindt de meerderheid (54,460Zo) ook dat 1 tot 2 keer per jaar acceptabel is. Voor een groot evenement (bijvoorbeeld LOS in Loon) vindt 61,390Zo het acceptabel als dit 1 tot 2 keer per jaar wordt georganiseerd.

groot evenement te organiseren op het Anton Pieckplein?

V19 Hoe vaak per jaar is het acceptabel om een klein i middelgroot I groot evenement te organiseren op de Kasteelweide? Beantwoord: 101

Qveigeslagen: 73

7.92H

jrsol »v. L03İ I9.BO*

3.8614 iKjddgľĽ 26.73Ü

U.65%

36.0314

llein Cbv.l S5.7414

32.57*

CWt : 2 keer per jaar | 3 tot 4 keer per jaar | Meer dan 4 keer per jaar

B Naait

1UV,

SOU

'Jůŕfv

ACfih

5W4

ťŕrK.

Ttŕb

80K.

SŌ'lk 10Mb

B 'ir.iîkeei per|aai B 3 cox 4 keer per jaar

B Meer dan 4 keer per jaar

Naast overlast is veiligheid ook een belangrijk aspect bij evenementen. Op de vraag of inwoners zich weleens onveilig hebben gevoeld antwoord de meerderheid (69,720Zo) dat zij zich nooit onveilig voelen. Dat is positief. Echter voelen de overige respondenten zich af en toe, regelmatig of vaak onveilig.

gemeente Loon op Zand weleens onveilig?

Dit gevoel van onveiligheid komt in de eerste plaats vooral door dronkenschap. Daarnaast is vandalisme en agressie ook een grote boosdoener. Bij ‘anders’ wordt ook nog aangeven dat men zich onveilig voelt door te weinig zichtbare beveiliging, te veel lawaai en fietsende jeugd midden in de nacht.

Beantwoord: 36

Overgeslagen: 138

Aandachtspunten en tips

Op de vraag wat de aandachtspunten zijn voor de gemeente bij de herziening van het evenementenbeleid staan de geluidsnormen op nummer 1. Daarnaast zijn zwerfafval en schade aan eigendommen en veiligheid ook belangrijke aandachtspunten. De overige aandachtspunten nemen we ook mee. Bij ‘anders’ worden nog een aantal extra aandachtspunten genoemd zoals de bus omleidingen, de eindtijden doordeweeks, de bereikbaarheid van de hulpdiensten op het Anton Pieckplein en het gebruik van de Kasteelweide (zowel het onderhoud als de kans om het meer te gebruiken). V20 Wat zijn aandachtspunten voor de gemeente bij de herziening van het evenementenbeleid? Beantwoord: 101

Overgeslagen: 73

Aanvang- er sluĩtingstijdcr

Veiligheid

bereikbaarheic

promotie.. Zwerfafval ï/of schade..! Aanbod

Handhaving afspraken t

Ten slotte hebben we aan de inwoners ook nog andere tips gevraagd: ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^

Met carnaval is er in Kaatsheuvel alleen iets Bij Anton te doen. Stimuleer de organisatie om het meer te verdelen zodat de wachtrij minder lang is Hou meer rekening met bewoners, wij worden vaak te laat op de hoogte gesteld en hebben geen contactgegevens van de organisatie Inwoners vinden het leuk dat er veel gedaan wordt met een knipoog naar de historie van de gemeente De Kasteelweide zou nog meer gebruikt kunnen worden, ook als locatie voor een omheinde speeltuin Ondersteun lokale activiteiten ook door mee te denken en te faciliteren Graag een informatie bulletin waar enkele week of maand de evenementen in staan van de hele gemeente. Communicatie is belangrijk, en niet alleen via het weekblad 14

^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^

Stel duidelijke regels en geluidsnormen en handhaven bij overtreding Het wordt gewaardeerd dat bewoners betrokken worden bij enquêtes. Vaker doen! Regel een andere ophaalplaats voor de grote carnaval wagens Het geluidsniveau op het Anton Pieckplein is te hoog. Vooral de basgeluiden zijn hinderlijk Gratis entree of kortingen voor bewoners rondom het evenementen terrein Rekening houden met elkaar. Samen tevreden, is al een geslaagd evenement Zorg dat kleine verenigingen hun activiteiten kunnen organiseren zonder kosten voor dranghekken etc. Organiseer evenementen op het terrein van cultuur, sport, educatie! Loon op Zand is rijk aan muziektalent! Graag zou ik meer optredens willen zien! Iets minder spenderen aan de nieuwe Wetering en bouw een muziekkiosk op de Kasteelweide Geef mensen meer de ruimte om zaken te organiseren en stimuleer diversiteit. Evenementen zorgen voor verbinding in het dorp hoe meer verschillende evenementen, hoe breder de verbinding.

3.2.2 EVENEMENTENORGANISATOREN IN DE GEMEENTE LOON OP ZAND Algemene gegevens

De eerste vraag die we de evenementenorganisatoren hebben gesteld, is wat voor soort evenement zij organiseren in de gemeente Loon op Zand. De antwoorden zijn heel verdeeld zoals je hieronder kan zien. Daarnaast hebben de meeste aangegeven bij ‘anders’ dat zij meerdere evenementen organiseren of bijvoorbeeld een soort evenement die hier niet bij stond. Denk aan de kermis of evenementen voor een kindervereniging. Door een fout in de enquête hebben ook een aantal inwoners antwoord gegeven op de vraag, wat natuurlijk niet de bedoeling is.

op Zand? Beantwoord: 36

Overgeslagen 138

Aanbod en kwaliteit van evenementen

Net als bij de inwoners waren we benieuwd wat evenementenorganisatoren vinden van het aanbod van evenementen in de gemeente Loon op Zand. Over het aantal evenementen zijn de organisatoren verdeeld, de ene helft vindt het precies goed en de andere helft vindt het aantal te weinig.

V23 Wat vindt u van het aantal evenementen in de gemeente Loon op Zand?

precies goť

1ÛW

20W

30W

40W

ĒOW

60W

70W

sow

SOW 100W

Over het inhoudelijk aanbod waren ze wel tevreden maar liefst 88,8907o vindt het inhoudelijk aanbod goed en divers genoeg. V24 Wat vindt u van het aanbod (inhoudelijk) aan evenementen in de gemeente Loon op Zand? ĵeantwoorū: 36

overgeslagen: 138

;v c: 1 : şen oca

te veel van

ii :

hetzelfde

In tegenstelling tot de inwoners vinden de organisatoren dat de evenementen in de gemeente zowel voor toeristen moeten zijn als voor inwoners. V25 Moeten de evenementen met name gericht zijn op de inwoners of op toeristen? Beantwoord: 36

Overgeslagen: 138

27.78W

inwoners I

toeristen

72.22”Zo

allebei

10W

**,

30W

40W

SOW

60W

70W

SOW

90W 100W

Over de kwaliteit van de evenementen waren de organisatoren ook verdeeld. De ene helft vindt de kwaliteit redelijk en de andere helft vindt de kwaliteit goed. Dat kan dus verbeterd worden.

V26 Wat vindt u in het algemeen van de kwaliteit (bv de programmering professionaliteit, catering etc.) van de evenementen in de gemeente Loon op Zand? áeantwooro: 36

overgeslagen: 138

redelijk

matig

5,5670

Op de vraag hoe organisatoren de kwaliteit kunnen verbeteren, werden o.a. de volgende tips gegeven: ^

^ ^ ^ ^ ^ • ^

Voeg verschillende evenementen samen. Op deze manier kunnen ze gebruik maken van elkaars kennis en materialen. Er zijn veel raakvlakken binnen de evenementen. Daar moet de gemeente een verbindende rol in gaan spelen Meer samenwerken en beter luisteren naar elkaar Luisteren naar de wensen van de bewoners Breder opzetten zodat er voor iedereen wat is Een origineler en mooier entertainment Nog beter samenwerken met de middenstand Meer op elkaar afstemmen Door van elkaars competenties te leren en meer samen te werken

Vergunningstraject

Een van de onderdelen van het organiseren van een evenement die veel tijd kost is het aanvragen van de vergunning. Het is dus belangrijk dat dit goed verloopt. Voordat een organisator hiermee aan de slag gaat, streven we ernaar om een vooroverleg te hebben. Op deze manier weet de organisator aan de voorkant al waar hij/zij rekening mee moet houden. Uit de enquête blijkt dat 600Zo een vooroverleg heeft gehad. We moeten ons dus afvragen of en wanneer het nodig is.

V30 Heeft u een vooroverleg gehad? Beantwoord: 25

Overgeslagen: 149

eo.00%

40.00oÄ

0«K»

10**

20'fc

3QK

400zo

500X»

60**»

7(Wt

80**»

9(Wfe 100*

Over het algemeen loopt het vergunningstraject voor 440Zo redelijk of goed. Voor 40Zo is het vergunningstraject slecht verlopen. De communicatie met de gemeente voor en tijdens het vergunningentraject wordt door de meerderheid (4407o) wel als goed ervaren. 17

V31 Hoe is het vergunningentraject over het algemeen verlopen? Beantwoord: 25

Overgeslagen: 149

í u'ì

?:JlI k

V33 Hoe vond u de communicatie met de gemeente voor en tijdens het ve rg u n n i nge ntraj eet? S.00%

tíeantwoortì: Zb

(Jvergeslagen: lay

I.OOT4

2S.CI0-!,

Als een organisator een vooroverleg heeft gehad en alle informatie compleet heeft gaat hij of zij het digitale aanvraagformulier invullen. De meerderheid (360Zo) van de organisatoren vindt het aanvraagformulier redelijk. Bij de tips wordt vaak aangegeven dat het veel zou helpen als de gegevens van het voorgaande jaar teruggehaald kunnen worden.

Beantwoord: 25

Overgeslagen: 149

Soms moet de gemeente organisatoren wel eens extra ondersteuning geven. Dit doen we o.a. door een vooroverleg maar ook met handige documenten op het evenementenloket en een workshop verkeer. Op de vraag of de organisatoren tevreden zijn over de ondersteuning van de gemeente was de meerderheid (560Zo) over het algemeen wel tevreden. De overige 440Zo was echter over bepaalde punten niet tevreden of over het algemeen niet dus de ondersteuning kan verbeterd worden.

V34 Was u tevreden over de mate waarin de gemeente ondersteuning verleende tijdens het evenement? Beantwoord: 25

Overgeslagen: 149

56.00“/o

algemeen well

/er bepaalde punten nier

ae.oo'ï'ŕ

algemeen niet

(Wŭ

B.00% '

‘lO'X.

20W.

3014.

40»ŵ

5014

60?»

7(Wİ

SťW4

MMS. 100W.

Naar aanleiding van de bovenstaande vragen waren we benieuwd of er nog meer opmerkingen waren over het vergunningstraject: ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^

Meer denken in mogelijkheden, niet in regels Er moet 1 contactpersoon zijn We moeten sneller afspraken kunnen maken Bijlagen in het aanvraagformulier mogen maar maximaal 5mb zijn. Dit is te weinig Maak een koppeling tussen de evenementenkalender en het aanvraagformulier, zo blijft de kalender up-to-date Nog meer vanuit een positieve houding ondersteunen Minder papierwerk en kleinere evenementen zoals scoutingactiviteiten vergunningsvrij maken Mogelijkheid om dingen aan te passen en/of langer op te slaan

Ondersteuning en netwerken

We hebben de organisatoren gevraagd waar zij problemen bij ondervinden. Het aanvragen bij de vergunning staat hierbij op 1. Gevolgd door het vinden van vrijwilligers en het treffen van verkeersmaatregelen. V28 Waar ondervindt u problemen bij? Beantwoord: 36

Overgeslagen: 138

het aanvrager

het vinden v

Den geschikt

het treffen

□e beveiliging van uw terrein

het vinden v J cc. non:"

het vinden v vrijwilliger

Met de jaarlijkse bijeenkomst voor evenementenorganisatoren proberen we het netwerken tussen de evenementenorganisatoren al te stimuleren. Op de vraag met welke partijen de organisatoren meer contact zouden willen wordt deze behoefte bevestigd. Op nummer 1 staat contact met andere evenementenorganisatoren, op 2 staat de gemeente. Op 3 en 4 staan de pers en andere ondernemers. 19

V36 Met welke partij (en) zou meer contact willen? Beantwoord: 25

Overgeslagen: 149

anders evenementer

gemeente

Logfesvcrstrckk L'i-G

andora ondernemers

Het (digitale) evenementenloket is in het leven geroepen om de organisatoren extra te ondersteunen. Op de webpagina van het evenementenloket kunnen ze hun vergunning aanvragen maar ze kunnen er ook terecht voor een stappenplan, FAQ’s, handige documenten en checklists. U ZJ

Evenementen loket Op deze pagina vindt u alle informatie voor het organiseren van een evenement in onze gemeente. Doorloop onderstaand

Op de vraag of men de afgelopen jaren gebruik heeft gemaakt van het evenementenloket antwoordde de meerderheid (560Zo) met ja. Echter moet iedereen via het evenementenloket zijn of haar aanvraag indienen dus het percentage zou hoger moeten liggen.

stappenplan en bekijk de belangrijkste bijbehorende of bel! Tot ì mei kunt u uw mening geven over ons evenementenbeleid. Druk op de rode knop hieronder en vul de

STUUR EEN E-MAIL

MAAK EEN AFSPRAAK

AANVRAAG INDIENEN

V37 Heeft u in de afgelopen jaren (2018 en 2019) gebruik gemaakt van de webpagina van het evenementenloket?

ildplichtigi

We zijn benieuwd naar wat de organisatoren nog missen op het evenementenloket. De volgende tips werden er gegeven:

^ ^ ^

^ Duidelijker aangeven waar je moet zijn voor het aanvraagformulier Een actuele planning van evenementen op langere termijn Een lijst met materialen welke beschikbaar zijn bij de gemeente met aantallen Kortere checklist en heldere beschrijvingen

Naast tips over wat de organisatoren missen, hebben we ook gevraagd hoe we de bekendheid van het evenementenloket kunnen vergroten. Daar kwam het volgende uit: ^ ^ ^ ^

Ervaringen delen van andere organisatoren via een vlog Via sociale media Het promoten via een e-mail aan de evenementenorganisaties Ieder kwartaal een nieuwsbrief versturen met relevante onderwerpen 20

Overlast

Als een inwoner overlast ervaart van een evenement is dat ook vervelend voor de organisator. We willen immers dat iedereen het naar zijn zin heeft. Om hier een beter beeld van te krijgen, hebben we aan de organistoren gevraagd of er klachten binnenkomen. De meerderheid (800Zo) heeft (gelukkig) geen klachten ontvangen. Op de vraag of de klachten naar tevredenheid zijn opgelost heeft de meerderheid ja geantwoord. V41 Zijn er nog klachten bij u binnengekomen n.a.v. uw evenement? Beantwoord: 25

Overgeslagen: 149

20.000Zo (5)

SO.00% (20)

Beantwoord: 25

Overgeslagen: 149

We hebben ook gevraagd wat de organisatoren doen om klachten te voorkomen. Hieronder staan de antwoorden. ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^

Het dorp erbij betrekken Het gesprek aan gaan met mensen Omwonenden vooraf goed en duidelijk informeren d.m.v. brieven Makkelijk bereikbaar zijn voor o.a. vragen Muziek zachter als het evenement bijna voorbij is en zorgen dat bezoekers rustig het terrein verlaten Vooraf, tijdens en na het evenement goed bereikbaar zijn Omwonenden uitnodigen voor het evenement en eventueel korting of consumptiemunten geven als extraatje

Subsidie

Met de vaststelling van het evenementenbeleid zijn we ook gestart met het evenementenstimuleringsfonds. In 2018 hebben we in totaal 22 aanvragen gehad. In 2019 waren dit 26 aanvragen. Een speerpunt van het stimuleringsfonds was het stimuleren van nieuwe evenementen. In 2018 hadden we vijf nieuwe evenementen en in 2019 waren er twee nieuwe evenementen. Na twee jaar gaan we ook het evenementenstimuleringsfonds evalueren. De eerste vraag die we aan de organisatoren hebben gesteld is welke evenementen zij voorrang zouden geven bij het toekennen van subsidie. De meerderheid koos ervoor om evenementen rondom de feestdagen, evenementen voor de jeugd, gratis evenementen, educatieve evenementen, evenementen met een sportief karakter en evenementen die de sfeer van de gemeente verbeteren voorrang te geven. Bij ‘anders’ werd aangegeven dat grote evenementen zichzelf kunnen bedruipen en dat de prioriteit moet liggen op evenementen met een brede doelgroep, waar mensen elkaar kunnen ontmoeten en die de dorpen aantrekkelijk maken.

Leeswijzer tabel:

evenement© rondom de..J

evenementi met een..,

evenementen voor de jeug...

grati evenementen..,

educatieve evenementen..

evenement

evenementi met een..,

gro evenementen...

evenementei die de sfeer.

commercië.e...ļ

icm

2cm

acm

4cm

scm

6cm

7cm

eo**

9cm icxm

| Wel voorrang H Geen voorrang

Niet alle evenementenorganisatoren ontvangen subsidie. In dit geval de meerderheid van de respondenten (520Zo) wel. Op de vraag of de subsidie voldoende is, gaf 77,2707o aan dat de subsidie niet voldoende was. V45 Ontvangt u voor uw evenement een subsidie van de gemeente Loon op Zand? Beantwoord: 25

Overgeslagen: 149

V46 Is de subsidie voldoende voor het organiseren van uw evenement? Beantwoord: 22

Overgeslagen: 152

22.730* (5)

ia52.000* (13)

48.00‘ft (12)

77.27'ŵ (17)

Het is belangrijk om erachter te komen waarom de subsidie wel of niet voldoende is. We hebben hiernaar gevraagd. Onderstaand de antwoorden die gegeven zijn. ^ ^ ^ ^ ^

Wij kunnen door de subsidie ons evenement meer laten bruisen. Hierdoor kunnen we ook meer samenhorigheid creëren De subsidie is nooit genoeg Voor de organisatie van de burendag etc. is het budget van het wijkteam niet voldoende De subsidie van de gemeente is maar een heel klein deel van de inkomsten. Het meeste komt vanuit sponsoren Is elk jaar verschillend. We zijn erg afhankelijk van o.a. het weer

In gesprekken met organisatoren wilde we kijken waar de subsidies nu echt aan besteed worden. Helaas was het door de corona niet mogelijk om dit te doen, daarom hebben we deze vraag ook opgenomen in de enquête. De organisatoren geven aan dat de subsidie vooral gebruikt wordt voor kostenposten als verkeersregelaars, dranghekken, overig materiaal, communicatiemiddelen en catering. Bij ‘anders’ worden zaken genoemd als prijzen, huur evenemententerrein en EHBO. V48 Om een beter beeld te krijgen van de bestede subsidies, willen we graag weten voor welke kostenposten u de subsidie voornamelijk gebruikt? (meer antwoorden zijn mogelijk) Beantwoord: 20

Overgeslagen: 154

omleidingsbarde

gelu idsinsta.

1 e ’ '•-■ii

beveiliging

In 2018 en in 2019 hebben we gewerkt met twee deadlines. We zijn benieuwd of de organisatoren een voorkeur hebben voor een of twee deadlines. In de enquête geeft de meerderheid de voorkeur aan twee deadlines dus dat is duidelijk. Qua datum geven zij niet de voorkeur aan om dit voor 1 oktober te doen, tegelijk met de evenementenkalender van de veiligheidsregio. V49 Volgens het evenementenbeleid moet u een subsidieaanvraag indienen voor 1 mei of voor 1 september. Heeft u een voorkeur voor twee deadlines of een deadline? niea.'itv.rinid: JJ

Overgeslagen: 152

geen voorkeu

V50 Voor de evenementenkalender van de veiligheidsregio moet u uw evenement aanmelden voor 1 oktober, heeft het uw voorkeur om dan ook al uw subsidieaanvraag in te dienen voor het aankomende jaar? Beantwoord: 22

(Wĥ

ICto

2OTĥ

3094

4094

Overgeslagen: 152

SOSfc

6094

7094

B094

9094 10094

Niet alleen de gemeente geeft subsidies aan evenementen. Tegenwoordig zijn er veel andere mogelijkheden. Op de vraag of de organisatoren problemen ondervinden bij het werven van andere subsidies of sponsoren antwoordde de meerderheid (59,090Zo) dat zij hier geen problemen bij ondervinden. V51 Ondervindt u problemen bij het werven van subsidies, sponsoren en/of fondsen? Beantwoord: 22

Overgeslagen: 152

40.91 WO)

Van elkaar kun je leren dus waren we benieuwd naar wat er dan goed of nog niet goed gaat. Hieronder een lijst met de antwoorden.

^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^ ^

We hebben een grote sponsorcommissie. Dit is wel heel persoonsafhankelijk Lokale ondernemers worden overspoelt door sponsor verzoeken Goede relaties met de gemeente en sponsoren helpen mee Ik weet fondsen en sponsoren goed te vinden We hebben een vaste groep sponsoren die ons trouw blijven Het werven van sponsoren kost heel veel tijd en energie We hebben weinig vrijwilligers die doen wat ze kunnen We proberen zoveel mogelijk financieel zelfvoorzienend te zijn. Als we kiezen voor sponsoring, is dit vaak in natura Ondernemers in onze gemeente zijn vaak wat kleiner en beschikken over onvoldoende middelen om aan alle evenementen te kunnen sponsoren

Bij het evenementenstimuleringsfonds kan een organisator meer subsidie krijgen als zij aan bepaalde pluscriteria voldoet. We hebben getoetst bij de organisatoren of deze pluscriteria nog belangrijk zijn. Uit de resultaten blijkt dat alleen de pluscriteria ’s over het hoogseizoen en de streekproducten niet meer belangrijk zijn. Bij de vraag of er nog aanvullende pluscriteria zouden moeten zijn werd geantwoord dat de jeugd de toekomst heeft en dat het evenementen hoofdzakelijk georganiseerd wordt voor de inwoners van de gemeente Loon op Zand. V53 Het evenement is vernieuwend/heeft vernieuwende onderdelen in vergelijking met voorgaande keren. Of het evenement verbindt verschillende partijen met elkaar. Beantwoord: 13

Overgeslagen: 161

we! belangrijk

niet belangnj

OV,

10“A

lOVv

30“A

400A

SO1».

607»

707»

807i

9CW4 100“A

V54 Het evenement past bij het DNA van de gemeente Loon op Zand Het DNA staat beschreven op pagina 24 van het evenementenbeleid (paragraaf 3.1.1} Beantwoord: 13

Overgeslagen: 161

belangrijk

niet belangrij

10ŵ

20ŵ

30BA

40BŴ

50Ŵ

60%

7(M4

S07n

907» lOO'ŵ

V55 Het evenement maakt gebruik van streekproducten en duurzame materialen en/of betrekt duurzame partners Beantwoord: 13

Overgeslagen: lol

belangrijk 46.157» (6) niet belangrij: 53.357» (7}

V56 Het evenement vindt plaats in het hoogseizoen (juli en augustus) Beantwoord: 13

Overgeslagen: 161

Z belangrijk IS.33% (2)

niet belangrijk 84.6214 (11)

V57 Het evenement is gratis toegankelijk. (Dit betekent niet dat deelname aan het evenement ook gratis moet zijn.) Beantwoord: 13

Overgeslagen: 161

niet belangrijk, 23.08"'!. (3)

belangrijk

76.92Ŵ (10)

Op de vraag of commercieel evenementen subsidie zouden moeten krijgen was iedereen het eens. Zij zouden volgens de respondenten dus geen subsidie moeten krijgen. V59 Zouden commerciële evenementen subsidie moeten krijgen van de gemeente? Beantwoord: 23

Overgeslagen: 151

IŪO.00% (23)

In het verlengde van de bovenstaande vraag, hebben we gevraagd wanneer een evenement commercieel is in de ogen van de organisatoren. Hieruit kwam dat een evenement commercieel is als: ^ ^ ^ ^

Het evenement entreegeld vraagt Als de organisatie van het evenement gedeeltelijk wordt uitbesteed aan een professioneel evenementenbureau Als het evenement wordt georganiseerd door ondernemers Als het evenement winst maakt

Er werden ook een aantal uitzonderingen benoemd: ^ ^ •

Sportevenementen Sociaal maatschappelijke evenementen Als er een kleine winst wordt gemaakt die gebruikt wordt als buffer of als het weer terug geïnvesteerd wordt in het evenement Evenementen georganiseerd door verenigingen Benefiet evenementen Evenementen die volledig werken op vrijwilligers Evenementen die bijdrage aan de uitstraling van onze gemeente

• ^ ^ ^

V60 Wanneer is een evenement commercieel? Beantwoord: 23

Overgeslagen: 151

65.22*0 Evenement | vraagt...! 34.78*

81.82*o

Organisatie! van het.. 18.18*

54.55*o Evenement! wordt.. 45.45*

65.22*0 Evenement maakt winst^H |

O*.

10*

H commercieel

20*

30*

34.78*o

40*

50*.

60*

70*

80*

90* 100*

| niet-commerdeel

Aandachtspunten en tips

Ter afsluiting hebben we aan de organisatoren gevraagd welke aandachtspunten zij zien voor de herziening van het evenementenbeleid. Het belangrijkste aandachtspunt is een betere bekendheid geven aan evenementen. Daarnaast worden de vergunningsaanvraag en het meer bekendheid geven aan het evenementenloket ook genoemd. Echter zoals hieronder te zien is, zijn alle onderwerpen volgens de respondenten een aandachtspunt. V62 Wat zijn aandachtspunten voor de gemeente bij de herziening van het evenementenbe eid? tseantwoora: ZJ

overgeslagen: lbl

-.ir ;ang slurtingstijde

Gcluidsno

veiligheid

en/of schade

Vergunnmgsaan

Handhaving afsprake

Hieronder staan nog een aantal tips die ook nog gegeven zijn: ^ ^ ^ ^

Zorg dat het voor iedereen leuk blijft om iets te organiseren, dus niet te veel regels Zorg dat het vergunningstraject soepeler loopt zodat de vrijwilligers er plezier in blijven houden om iets te organiseren Wees meer betrokken bij ‘kleinschalige’ evenementen. Dit zijn juist de organisaties die het alleen met vrijwilligers doen Laat zoveel als mogelijk het evenement zelf alles regelen en beperk je als gemeente wat wettelijk moet

4. EVENEMENTENLOCATIE KASTEELWEIDE Elk jaar is er een kermis in de kern Loon op Zand. Bewoners en ondernemers hebben aangegeven dat de bereikbaarheid van het centrum tijdens de kermis slecht is en dat dit voor problemen zorgt. Eind 2018 hebben we onderzocht wat voor aanpassingen er nodig zijn als de kermis verplaatst wordt naar de kasteelweide. Uit het onderzoek blijkt dat de kasteelweide, in de huidige staat, niet de juiste draagkracht heeft voor de kermis. We hebben twee opties om de draagkracht te verbeteren: 1. de toplaag van het aangegeven gebied (zie afbeelding) verbeteren en werken met rijplaten 2. het gebruik van kunststof of betonnen grastegels

Optie 1 Bij het verbeteren van de toplaag zal de draagkracht van het gebied licht vergroot worden. Weersomstandigheden kunnen een grote rol blijven spelen in de draagbaarheid van de kasteelweide, voornamelijk als deze te maken krijgt met intensieve betreding. Bij droog en lichte regenval weer zal de draagbaarheid van de graszode goed tot voldoende zijn, bij hevige regenval zal deze echter verminderen. De kosten voor het verbeteren van de toplaag zijn tevens aanzienlijk. Grofweg dient rekening gehouden te worden met een incidenteel bedrag van 25.000 euro. Het gebruik van rijplaten is een tijdelijke maatregel die bij iedere kermis opnieuw toegepast dient te worden. Door het toepassen van rijplaten zal de draagkracht plaatselijk aanzienlijk vergroot worden. Echter moet bij het gebruik van rijplaten de ondergrond ook steeds hersteld worden. De maatregel kan dus niet gezien worden als duurzaam of levensloopbestendig. Ten slotte zijn rijplaten niet bevorderlijk voor de veiligheid van de bezoekers. De totale kosten voor het gebruik van rijplaten zijn afhankelijk van het aantal rijplaten die benodigd zijn. Bij het toepassen van rijplaten op circa 500Zo van het plangebied zouden de totale kosten jaarlijks circa 10.000 euro zijn. Dit is inclusief het herstel van de grond.

Optie 2 Het gebruik van kunststof of betonnen grastegels is een levensloopbestendige maatregel doordat deze een lange levensduur hebben. De tegels zijn tevens klimaat adaptief doordat deze waterdoorlatend zijn. Ook zijn er tegels beschikbaar die bestaan uit volledig gerecycled materiaal. De draagkracht wordt door deze maatregel het meest vergroot. Daarnaast zorgt de maatregel ervoor dat het terrein voor multifunctionele doeleinden gebruikt kan worden. Het aanleggen van deze tegels is de meest kostbare maatregel. De totale kosten voor het aanleggen van grastegels (kunststof of beton) zouden grofweg op 200.000 euro komen.

Figuur 1.1 Plangebied

Conclusie Op dit moment zijn er onvoldoende middelen (zowel structureel als incidenteel) om de bovenstaande opties uit te kunnen voeren. Indien er in de toekomst wel middelen beschikbaar komen, kunnen we de voorgestelde opties opnieuw overwegen. Akoestisch rapport Kasteelweide

De bouw van de woningen langs de Kasteelweide in Loon op Zand zijn voltooid. Begin 2021 hebben we een akoestisch rapport laten maken op basis van de (podium)opstelling van het evenement Los in Loon. Dit evenement heeft namelijk de hoogste geluidsuitstraling van alle evenementen die op de Kasteelweide georganiseerd worden.

Conclusie Het akoestisch rapport laat zien dat er vrij weinig mogelijk is als we 75 DBA aanhouden (APV). Het college kan in overleg met omwonenden besluiten om één of twéé evenementen toe te staan die de 75 DBA overschrijden. Het voorstel is om de Kasteelweide niet verharden, Los in Loon als enige ‘luidruchtige evenement’ toestaan op dat terrein en dat we het evenemententerrein karakteriseren als locatie waar kleinschalige ‘culinaire’ evenementen toegestaan zijn met een maximale geluidsproductie van 75 DBA. De aantallen evenementen maximaliseren we in beleid, zoals we dat ook deden op het Anton Pieckplein.

5. AANBEVELINGEN Uit de motie van de gemeenteraad op 10 november 2016 en het evaluatiedocument blijkt dat er behoefte is aan ‘ruimte’ voor evenementenorganisatoren, verlenging van de extra ondersteuning inclusief aandacht voor het instrumentarium van het digitale evenementenloket én heldere (afgestemde) richtlijnen over het verschil in behandeling van commerciële en niet-commerciële evenementen. En daarnaast is er ook behoefte aan duidelijkheid over de Kasteelweide als evenementenlocatie en is het nodig om het evenementenstimuleringsfonds aan te passen. Hieronder geven wij 4 aanbevelingen over deze aandachtspunten. Aanbeveling 1: ‘Meer ruimte’

In het vigerende evenementenbeleid brachten wij de aandachtspunten terug tot het essentiële. Wij informeerden de raad hierover in het raadsvoorstel ‘vaststelling evenementenbeleid’ van 24 mei 2018. Onze adviseur openbare orde en veiligheid nam de motie van 10 november 2016 nogmaals in beschouwing en toetste het vigerende evenementenbeleid aan onze Algemene Plaatselijke Verordening 2020 (APV). Onze APV omschrijft wat wij zien als een evenement. Het evenementenbeleid voorziet op dit moment alleen in een melding- en vergunningstelsel. De raad kan méér ruimte bieden aan organisatoren van kleine(re) evenementen door de APV te wijzigen en artikel 2.25a ‘vergunningsvrije evenementen’ op te nemen. Deze wijziging schept de juridische mogelijkheid om evenementen zonder melding of vergunning te organiseren. Vergunningsvrije evenementen De raad is bevoegd tot aanpassing van de APV. In oktober 2021 leggen wij de Algemene Plaatselijke Verordening 2021 aan de raad voor. Wij stellen voor om artikel 2.25a ‘vergunningsvrije evenementen’ toe te voegen. In de aanpassing van het evenementenbeleid en de evenementeninstructie nemen wij voorwaarden op waaronder organisatoren evenementen zonder melding of vergunning kunnen organiseren.

Hierdoor worden organisatoren van kleinere evenementen buiten het vergunningenproces gehouden en beantwoorden wij de ‘lastvermindering’ zoals door de raad omschreven in de motie van 10 november 2016 positief.

Financiële consequentie 1. Overlast voor omwonenden en onveilige situaties moeten voorkomen worden. Tezamen met de wijziging van de APV is intensivering van toezicht en handhaving nodig. Deze extra taak kan mede vanwege de intensivering in 2020 (aanpak weesfietsen, aanhangers en kampeermiddelen) niet worden opgevangen binnen de reguliere uren. Wat betekent dat er C4.000 structureel toegevoegd worden aan de uren voor de inzet van boa’s. 2. Organisatoren van vergunningsvrije evenementen volstaan met een ‘kennisgeving’ die zij per e-mail minimaal 14 dagen voorafgaand aan het evenement verzenden aan evenementen@loonopzand.nl. Wij laten hierbij de termijn van acht weken los. Dit vergt een snellere handelingswijze van de evenementencoördinator. Dit zorgt voor méér werkdruk en past niet binnen de huidige bezetting. Om dit mogelijk te maken is een structurele ondersteuning van de evenementencoördinator noodzakelijk. Deze financiële consequentie wordt nader toegelicht in aanbeveling 2. Aanbeveling 2: ‘Verlenging van extra ondersteuning evenementenloket’

In 2018 besloot de raad extra capaciteit te koppelen aan de ambitie van het evenementenbeleid. Uit de evaluatie blijkt dat de extra ondersteuning voor het vergunnen van evenementen een positief effect had op de kwaliteit en doorlooptijd van de vergunningsaanvragen. Met inzet van de extra ondersteuning is het digitale evenementenloket doorontwikkeld én is de dienstverlening verbeterd. Zo werden er inloopspreekuren georganiseerd én werd er meer aandacht besteed aan het ondersteunen van organisatoren vóór het indienen van de aanvraag, tijdens het proces en de evaluatie. De verbeterpunten voerden wij direct door. In het schema op pagina 33 staat een overzicht van de geleverde ondersteuning inclusief de nieuwe uren die nodig zijn voor de vergunningsvrije evenementen. 31

Het evenementenloket kan zonder de extra ondersteuning niet voldoen aan het gewenste niveau van dienstverlening, onvoldoende meedenken met evenementenorganisatoren en termijnen niet verkorten. Dit leidt tot ontevredenheid onder evenementenorganisatoren.

Conclusie Wij zijn voornemens voor te stellen om de extra capaciteit voor bestaande en nieuwe evenementen zoals deels besloten tijdens de raadsvergadering van 24 mei 2018 structureel op te nemen in de meerjarenbegroting zodat wij kunnen voldoen aan het gewenste niveau van dienstverlening, de kwaliteit van het evenementenloket structureel kunnen verbeteren, het meldings- of vergunningsvrij organiseren van evenementen mogelijk kunnen maken én vorm kan worden gegeven aan de doorontwikkelwensen zoals opgenomen in het evaluatiedocument en de motie van 10 november 2016. De geschatte structurele kosten hiervoor zijn C44.550.

Extra ondersteuning evenementen 2018 - 2019 (conform besluit d.d. 24 mei 2018) inclusief extra uren vergunningsvrije evenementen

Ondersteuning evenementenloket

(Digitale evenementenloket)

Aanvraag evenementenvergunning a. vooroverleggen aanvu 11 i ngsverzoek

b. inloopspreekuur evenementen (160 uur)

Intake

Vergunningsvrij (60 uur)

Bepalen van de behandelaanpak

A-evenement

B-evenement

C-evenement

Verbeteringen doorvoeren in de oorspronkelijke aanvraag

c. begeleiding tijdens het gehele traject (60 uur)

Integrale advisering partners

Besluiten op de aanvraag

Evaluatie

d. evaluatie e. actualisatie instrumentaria evenementenloket (60 uur)

Aanbeveling 3: ‘Kasteelweide als evenementenlocatie’

Naast het Anton Pieckplein is de Kasteelweide in Loon op Zand ook aangewezen als evenementenlocatie. Echter blijkt uit meerdere onderzoeken dat deze locatie geen optimale evenementenlocatie is voor grote evenementen vanwege de draagkracht van de ondergrond en de maximale toegestane geluidsproductie van 75 DBA. Indien we de draagkracht van de Kasteelweide willen verbeteren, is gebleken dat het gebruik van kunststof of betonnen grastegels een levensloopbestendige en klimaat adaptieve oplossing is. De kosten voor deze oplossing worden grofweg op C200.000 geschat.

Een locatie voor kleinschalige ‘culinaire’ evenementen Wij stellen voor om de draagkracht van de Kasteelweide niet te verbeteren door middel van grastegels maar om te kiezen voor een evenementenlocatie die geschikt is voor kleinschalige ‘culinaire’ evenementen met een maximale geluidsproductie van 75 DBA. Met uitzondering van 1 luidruchtig evenement per jaar zoals LOS in Loon. Aanbeveling 4: ‘Stimuleringsfonds’

Op 24 mei 2018 besloot de raad om te starten met een evenementenstimuleringsfonds. Het fonds is flexibel en had het stimuleren van nieuwe evenementen als doel. In 2018 ontving de gemeente 22 aanvragen. In 2019 ontving de gemeente 25 aanvragen. De stimulering leidde in 2018 tot 5 nieuwe evenementen. In 2019 waren er 3 nieuwe evenementen.

Financieel herstel Op 7 november 2019 besloot de raad om het evenementenstimuleringsfonds te verlagen van C45.000 naar C20.000. Daarnaast besloot zij ook op 13 februari 2020 om commerciële evenementen uit te sluiten. In 2020 stelde de raad éénmalig een overbruggingsbudget van C6.000 beschikbaar. Deze besluiten maken de subsidieregeling niet meer uitvoerbaar. Uit de evaluatie blijkt tevens dat de evenementenstimulering niet meer aan de wensen voldoet. Wij stellen voor om het evenementenstimuleringsfonds te schrappen uit het evenementenbeleid en leggen eind 2022 een nieuwe subsidieregeling voor aan het college. In deze subsidieregeling wordt het onderscheid tussen commerciële en niet-commerciële evenementen ook meegenomen. Doordat de subsidieregeling wordt vastgesteld door het college in plaats van de raad, kunnen we de subsidieregeling sneller aanpassen indien dat nodig is.

Budget en doelstelling nieuwe subsidieregeling Voor de nieuwe subsidieregeling houden we het huidige budget van C20.000 aan. De doelstelling van de nieuwe subsidieregeling is het behouden en ondersteunen van niet-commerciële evenementen in de categorie sport, cultuur en feestdagen. Uit de evaluatie van het evenementenbeleid is gebleken dat zowel inwoners als evenementenorganisatoren dit de belangrijkste niet-commerciële evenementen vinden.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=LoonOpZand&id=9af68649-6732-4b91-91d2-3fdac6c32cfa