Bijlage motie GB - managementletter 2022 na afstemming ambtelijk en pho (incl. IT).pdf

Managementletter 2022

Gemeente Loon op Zand

25/11/2022

2 Managementletter Gemeente Loon op Zand 2022 Gemeente Loon op Zand T.a.v. het College van Burgemeester en Wethouders Anton Pieckplein 1 5171 CV Kaatsheuvel 25 november 2022

Aard en reikwijdte controle

Referentie: A00868/002/EK/ED/hv Geacht College,

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen

Hierbij ontvangt u ons overzicht met bevindingen naar aanleiding van onze interim-controle van Gemeente Loon op Zand voor het boekjaar dat eindigt op 31 december 2022. Dit rapport is opgesteld naar aanleiding van onze verrichte interim-controle tot en met week 43, 2022. Onze zienswijzen, bevindingen en aanbevelingen zijn transparant en constructief besproken met uw ambtelijke organisatie. Het rapport beschrijft onze visie met betrekking tot uw administratieve organisatie en interne beheersing voor zover wij deze hebben geëvalueerd in het kader van de jaarrekeningcontrole. Daarnaast hebben wij de status van de opvolging van de bevindingen uit de managementletter en accountantsverslag van vorig jaar in dit rapport opgenomen.

In dit rapport blikken wij tevens vooruit op de eindejaarscontrole voor wat betreft planning alsmede een aantal aspecten betreffende verslaggeving waarvan wij denken dat deze aandacht behoeven. Dit rapport wordt ook ter beschikking gesteld aan het auditcomité c.q. de gemeenteraad. Wij willen graag van deze gelegenheid gebruik maken om u en uw medewerkers te bedanken voor de prettige samenwerking die we ervaren hebben tijdens onze werkzaamheden. Mocht u nog vragen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. We zijn uiteraard graag bereid om de inhoud van dit rapport nader toe te lichten. Met vriendelijke groet, Q-Concepts Accountancy B.V.

drs. E.E.T.M. Kalnenek RA

25/11/2022

3 Managementletter Gemeente Loon op Zand 2022

Reikwijdte van de controle

Aard en reikwijdte controle

Reikwijdte van de controle Materialiteit Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen

Het doel van onze jaarrekeningcontrole is het vormen van een oordeel over de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening als geheel, zoals bedoeld in het besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Vanuit de jaarrekeningcontrole beoordelen wij de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing voor zover relevant voor onze oordeelsvorming. Deze bevat geen zelfstandig oordeel over de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing. De controle van de jaarrekening omvat het uitvoeren van controlewerkzaamheden, waaronder risicoanalyses, cijferbeoordelingen, beoordeling van de administratieve procedures en het daarmee samenhangende systeem van interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte controlewerkzaamheden. De samenstelling en omvang van die werkzaamheden zijn noodzakelijk voor het verkrijgen van voldoende controle-informatie ter onderbouwing van ons oordeel. De interim-controle heeft zich niet verder uitgestrekt dan noodzakelijk is om tot een oordeel te komen over de jaarrekening 2022. Het onderzoek is dus niet primair gericht op het signaleren van alle aandachtspunten in de administratieve organisatie en interne beheersing. Hieronder vallen ook de procedures die zijn gericht op de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde informatiesystemen.

Verder is onze jaarrekeningcontrole niet specifiek gericht op het ontdekken van mogelijke onregelmatigheden, waaronder fraudes. Onze tussentijdse bevindingen zijn werkzaamheden tot en met week 43, 2022.

25/11/2022

gebaseerd

op

onze

Indien er na deze datum nieuwe bevindingen zijn met betrekking tot de interne beheersing zullen wij dit met u delen in ons accountantsverslag. Het algemene beeld is dat de interne beheersing van Gemeente Loon op Zand van voldoende niveau is voor de omvang van de organisatie. Wij hebben ons tijdens de interim-controle grotendeels gericht op de review van de werkzaamheden van uw verbijzonderde interne controlefunctie. Daarnaast hebben wij al enkele gegevensgerichte werkzaamheden uitgevoerd om de druk tijdens de eindejaarscontrole te verlagen voor beide partijen. Wat naar onze mening positief opvalt, is de bereidheid van de verbijzonderde interne controlefunctie (3de lijn) om het lerend vermogen van de organisatie naar een hoger plan te tillen met het oog op de aankomende rechtmatigheidsverantwoording. Van belang is dat er ook bewustwording binnen de 1e en 2e lijn wordt gecreëerd en dat ook daar belangrijke stappen worden gezet. Vooralsnog zijn de 1e en 2e lijn nog niet voldoende betrokken in dit traject. In de volgende hoofdstukken gaan wij in meer detail in op onze bevindingen en aanbevelingen alsmede de opvolging van de bevindingen uit de managementletter en accountantsverslag van vorig jaar.

4 Managementletter Gemeente Loon op Zand 2022

Jaarstukken De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, welke wij niet allemaal met dezelfde diepgang controleren (mede afhankelijk van de materialiteit). Onderstaand hebben wij daarom weergegeven op welke wijze wij de verschillende onderdelen van de jaarstukken in onze controle betrekken. In de volgende paragraaf gaan wij in op de materialiteit.

Aard en reikwijdte controle

Jaarstukken Gemeente Loon op Zand

Reikwijdte van de controle Materialiteit Evaluatie interne beheersing Jaarverslag

Jaarrekening

Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen Programmaverantwoording

Paragrafen

Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij, op basis van onze kennis over de jaarrekening, vast dat deze aansluiten op de jaarrekening.

25/11/2022

Balans + toelichting

Overzicht van baten en lasten + toelichting

WNT-bijlage

SiSa-bijlage

Bijlage taakvelden

Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen.

5 Managementletter Gemeente Loon op Zand 2022

Materialiteit

Aard en reikwijdte controle

Reikwijdte van de controle Materialiteit Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bij de planning van onze controle houden wij rekening met de goedkeuringstolerantie (ook wel materialiteit genoemd). Wij beschouwen een afwijking als materieel wanneer het mogelijk is dat gebruikers van de jaarrekening hun beslissingen en acties laten beïnvloeden door de geconstateerde afwijkingen.

De raad kan besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere goedkeuringstolerantie te controleren. Dit heeft u niet gedaan. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is in onderstaande tabel weergegeven.

De raad bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden.

Voor de toepassing van de goedkeuringstolerantie in onze controle vertalen wij deze naar een uitvoeringstolerantie en een rapporteringstolerantie. Deze zijn hieronder ook opgenomen.

Fouten Onzekerheden

Goedkeuringstolerantie

< 1%

< 3%

> 3%

> 10%

Goedkeurend

Beperking

Afkeuring

Afkeuring

Beperking

Oordeelonthouding

Goedkeurend

Uitvoeringstolerantie

Rapporteringstolerantie

Bijlagen Goedkeuringstolerantie De goedkeuringstolerantie is de grens die u als raad bepaalt met een maximum van 1% van de totale lasten. Indien wij afwijkingen in de jaarrekening constateren boven deze grens leidt dat er toe dat wij geen goedkeurende controleverklaring kunnen afgeven. Wij zullen de materialiteit opnieuw bekijken op basis van de gegevens zoals opgenomen in de concept-jaarrekening 2022.

SiSa/WNT

Goedkeuringstolerantie in € '000 700 650

636 610

600 550

500 2021

25/11/2022

2022

6 Managementletter Gemeente Loon op Zand 2022

Materialiteit

Aard en reikwijdte controle

Reikwijdte van de controle Materialiteit Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bij de planning van onze controle houden wij rekening met de goedkeuringstolerantie (ook wel materialiteit genoemd). Wij beschouwen een afwijking als materieel wanneer het mogelijk is dat gebruikers van de jaarrekening hun beslissingen en acties laten beïnvloeden door de geconstateerde afwijkingen.

De raad kan besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere goedkeuringstolerantie te controleren. Dit heeft u niet gedaan. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is in onderstaande tabel weergegeven.

De raad bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden.

Voor de toepassing van de goedkeuringstolerantie in onze controle vertalen wij deze naar een uitvoeringstolerantie en een rapporteringstolerantie. Deze zijn hieronder ook opgenomen.

Fouten Onzekerheden

Goedkeuringstolerantie

< 1%

< 3%

> 3%

> 10%

Goedkeurend

Beperking

Afkeuring

Afkeuring

Beperking

Oordeelonthouding

Goedkeurend

Uitvoeringstolerantie

SiSa/WNT

Rapporteringstolerantie

Bijlagen Uitvoeringstolerantie Omdat wij in de controle gebruik maken van deelwaarnemingen en steekproeven ‘reserveren’ wij een deel van de goedkeuringstolerantie voor onontdekte fouten. Om die reden nemen wij een afslag van 25% van de goedkeuringstolerantie om te komen tot de uitvoeringstolerantie. De uitvoeringstolerantie wordt door ons gebruikt in de uitvoering van de controle. De uitvoeringstolerantie voor 2022 bedraagt € 457.500 (2021: € 413.000).

€ 152k

€ 458k

Goedkeuringstolerantie Uitvoeringstolerantie

25/11/2022

2022

Afslag voor onontdekte fouten.

7 Managementletter Gemeente Loon op Zand 2022

Materialiteit

Aard en reikwijdte controle

Reikwijdte van de controle Materialiteit Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bij de planning van onze controle houden wij rekening met de goedkeuringstolerantie (ook wel materialiteit genoemd). Wij beschouwen een afwijking als materieel wanneer het mogelijk is dat gebruikers van de jaarrekening hun beslissingen en acties laten beïnvloeden door de geconstateerde afwijkingen.

De raad kan besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere goedkeuringstolerantie te controleren. Dit heeft u niet gedaan. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is in onderstaande tabel weergegeven.

De raad bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden.

Voor de toepassing van de goedkeuringstolerantie in onze controle vertalen wij deze naar een uitvoeringstolerantie en een rapporteringstolerantie. Deze zijn hieronder ook opgenomen.

Fouten Onzekerheden

Goedkeuringstolerantie

Bijlagen

25/11/2022

< 1%

< 3%

> 3%

> 10%

Goedkeurend

Beperking

Afkeuring

Afkeuring

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Uitvoeringstolerantie

Rapporteringstolerantie

Rapporteringstolerantie De rapporteringstolerantie is de grens waarboven wij geconstateerde afwijkingen aan u rapporteren. Deze grens bepaalt u zelf en is afhankelijk van de mate van detail waarmee u geïnformeerd wilt worden. De hoogte van de rapporteringstolerantie heeft geen invloed op de nauwkeurigheid of diepgang waarmee wij controleren. Wij hebben voor 2022 een rapporteringstolerantie van 10% van de materialiteit gehanteerd. Wij constateren dat u in het concept controleprotocol een rapporteringstolerantie van 50% van de materialiteit hanteert. Dit achten wij als ruim en sluit niet aan op onze controlemethodologie (maximaal 10%). Wij adviseren u om onze rapporteringstolerantie van 10% te volgen.

SiSa/WNT

Rapporteringstolerantie in € '000 80

61 60 40 20 0 2022

8 Managementletter Gemeente Loon op Zand 2022

Materialiteit

Aard en reikwijdte controle

Reikwijdte van de controle Materialiteit Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bij de planning van onze controle houden wij rekening met de goedkeuringstolerantie (ook wel materialiteit genoemd). Wij beschouwen een afwijking als materieel wanneer het mogelijk is dat gebruikers van de jaarrekening hun beslissingen en acties laten beïnvloeden door de geconstateerde afwijkingen.

De raad kan besluiten de accountant te vragen de jaarrekening met een lagere goedkeuringstolerantie te controleren. Dit heeft u niet gedaan. De relatie tussen de goedkeuringstolerantie, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is in onderstaande tabel weergegeven.

De raad bepaalt binnen de wettelijke kaders welke goedkeuringstolerantie wij hanteren. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves) voor fouten en 3% voor onzekerheden.

Voor de toepassing van de goedkeuringstolerantie in onze controle vertalen wij deze naar een uitvoeringstolerantie en een rapporteringstolerantie. Deze zijn hieronder ook opgenomen.

Fouten Onzekerheden

Goedkeuringstolerantie

Bijlagen

< 1%

< 3%

> 3%

> 10%

Goedkeurend

Beperking

Afkeuring

Afkeuring

Beperking

Oordeelonthouding

Goedkeurend

Uitvoeringstolerantie

Wet Normering Topinkomens (WNT) Voor de controle op de bijlage Wet Normering Topinkomens gelden de toleranties zoals jaarlijks gepubliceerd in het controleprotocol WNT op www.topinkomens.nl. De betreffende toleranties variëren van 0 (in geval van wel/niet opnemen functionarissen) tot enkele duizenden euro’s ten aanzien van onjuistheden in de verantwoording. Single information, Single audit (SiSa) Via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening legt u verantwoording af over van ministeries en provincies ontvangen specifieke uitkeringen. De hiervoor toegepaste toleranties wijken af van de jaarrekening:

25/11/2022

Rapporteringstolerantie • • •

SiSa/WNT

Goedkeuringstolerantie: gelijk aan die voor de jaarrekening; Uitvoeringstolerantie: gelijk aan de jaarrekening, maar voor elke uitkering > € 125.000 dient één deelwaarneming uitgevoerd te worden; Rapporteringstolerantie: • Voor regelingen < € 125.000: € 12.500; • Voor regelingen > € 125.000 en < € 1.000.000: 10% van de omvangbasis van de specifieke uitkering; • Voor regelingen > € 1.000.000: € 125.000.

9 Managementletter Gemeente Loon op Zand 2022

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing

Interim-controle

Verbijzonderde interne controlefunctie (VIC)

Wij hebben tijdens onze interim-controle de procesrisico’s onderzocht en ons primair gericht op de opzet, het bestaan en, indien mogelijk, de werking van de beheersingsmaatregelen. Allen voor zover deze relevant zijn voor de jaarrekening 2022. Tijdens de eindejaarscontrole zullen wij de toetsing van de werking van de interne beheersingsmaatregelen uitbreiden voor het gehele boekjaar 2022.

Onze controleaanpak is naast het controleren van de jaarrekening gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering inclusief digitalisering hiervan. In onze controle hanteren wij daarvoor het ‘3 lines-of-defence’ model. Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico’s worden ondervangen. De verschillende lines-of-defence staan voor de volgende plaats in de interne beheersing:

De volgende stromen en processen hebben tijdens onze interimcontrole de aandacht gehad:

Interim-controle en VIC

•

Inkopen en betalingen;

Rechtmatigheidsverantwoording

•

Aanbestedingen;

IT audit

•

Belastingen;

Gegevensgerichte werkzaamheden

•

Sociaal domein (WMO);

•

Subsidieverstrekkingen;

•

Lonen en salarissen.

Bevindingen en aanbevelingen Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen

25/11/2022

Ten aanzien van Rechtmatigheidsverantwoording de processen secretarieleges, omgevingsvergunningen en verhuuropbrengsten zijn door de VIC geen werkzaamheden uitgevoerd. Wij zullen deze processen gegevensgericht controleren tijdens de eindejaarscontrole. Wij zijn van mening dat het huidige niveau van uw interne beheersing voldoende is om een getrouwe en rechtmatige jaarrekening te kunnen bewerkstelligen. Voor de aard en omvang van uw organisatie heeft u voldoende interne beheersingsmaatregelen in de processen ingericht om een betrouwbare gegevensverwerking te waarborgen.

•

De eerste lijn: in het primaire verantwoordelijkheid van de proceseigenaar;

•

De tweede lijn: in de ondersteunende processen zoals financiën en control, waar checks and balances ingericht zijn om fouten te signaleren.

•

De derde lijn: in uw (verbijzonderde) interne controle achteraf.

proces,

onder

Op de volgende pagina wordt het ‘3 lines-of-defence’ model schematisch weergegeven.

10 Managementletter Gemeente Loon op Zand 2022

1e Aard en reikwijdte controle

Interim-controle en VIC Rechtmatigheidsverantwoording

Gemeente

Evaluatie interne beheersing

IT audit

Bevindingen en aanbevelingen Vooruitblik en ontwikkelingen

Qconcepts

Gegevensgerichte werkzaamheden

lijn

2e

lijn

3e

lijn

Lijnmanagement

Ondersteuning

Interne controle

Teams

Financiële adviseurs en controllers

IC-functie

•Primair verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen eigen processen.

•Ondersteunt de afdelingen bij de optimalisering van de primaire processen.

•De IC voert interne controles uit op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieel kritische prossen.

•Verantwoordelijk voor kwalitatieve analyse en toelichting P&C producten.

•De administratie voert bij de verwerking een aantal primaire controles uit op de 1e lijn.

•Adviseert over verbetering in de 1e en 2e lijn.

•Adviseert (met de IC) preventieve interne controlemaatregelen in het primaire process.

•Adviseert preventieve interne controlemaatregelen in het ondersteunende proces en de IT.

•Adviseert/klankbord om te komen tot een effectieve en efficiënte controleaanpak.

•Geeft adviezen om effectiviteit control•Geeft feedback om leesbaarheid/ werkzaamheden te vergroten. informatiewaarde P&C documenten te Rechtmatigheidsverantwoording verhogen.

•Maakt zoveel als mogelijk gebruik van de werkzaamheden van de IC.

Wij rapporteren via het push-left principe

Bijlagen Het push-left principe is er op gericht de interne beheersing in de 1e en 2e lijn te optimaliseren. Dit vanuit het uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan achteraf constateren. Indien er tekortkomingen zijn in de interne beheersing in de 1e en 2e lijn, dan zullen wij deze daarom rapporteren als bevinding, ook als deze in de 3e lijn middels (verbijzonderde) interne controle ondervangen wordt. Ons doel is om zoveel mogelijk gebruik te maken van de werkzaamheden van de VIC. Idealiter steunen wij op de VIC als beheersingsmaatregel, een en ander conform de BADO-notitie “De verbijzonderde interne controle bij decentrale overheden”. De 3e lijn is bij Gemeente Loon op Zand dan ook primair ons aanspreekpunt voor onze controlewerkzaamheden.

25/11/2022

11 Managementletter Gemeente Loon op Zand 2022

Verbijzonderde interne controlefunctie (VIC)

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Interim-controle en VIC Rechtmatigheidsverantwoording IT audit Gegevensgerichte werkzaamheden Bevindingen en aanbevelingen Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen

25/11/2022

We merken op dat uw verbijzonderde interne controlefunctie (VIC) haar werkzaamheden over het algemeen gedegen uitvoert, conform de voorhanden zijnde werkplannen. De verbijzonderde interne controlefunctie rapporteert zijn bevindingen in een controlerapportage per proces. Uitkomsten van de verrichte interne controlewerkzaamheden worden actief gecommuniceerd met ons als accountant. Deze genoemde punten vormen essentiële randvoorwaarden om als externe accountant te kunnen steunen op de door u uitgevoerde interne controlewerkzaamheden. Dit voorkomt namelijk onnodige afstemmomenten en een inefficiënte uitvoering van werkzaamheden. Bovendien is een kwalitatief goede verbijzonderde interne controlefunctie een goede opmaat naar de rechtmatigheidsverklaring, die vanaf boekjaar 2023 verplicht wordt. Hierbij dient wel opgemerkt te worden dat het, ten behoeve van een effectieve en efficiënte uitvoering van de controle, van belang is de gevraagde documenten allen tijdig en volledig aan te leveren voor de start van onze controle. Wij hebben tijdens de interim-controle geconstateerd dat nog niet alle werkzaamheden en rapportages gereed waren voor aanvang van onze werkzaamheden. Dit werd Rechtmatigheidsverantwoording ook mede veroorzaakt door uitval van een collega. Wij vragen hiervoor uw aandacht ten tijde van onze (pre)final.

We merken op dat we niet bij alle processen steunen op interne beheersingsmaatregelen dan wel de uitgevoerde verbijzonderde interne controlewerkzaamheden. Enkele processen bevatten namelijk onvoldoende zichtbare interne beheersingsmaatregelen om als accountant (en VIC-functie) op te kunnen steunen. Het gevolg hiervan is dat de aan de processen ten grondslag liggende stromen primair gegevensgericht worden gecontroleerd door de VIC-functie en de accountant. Ook kan het zo zijn dat het gewoonweg efficiënter is om bepaalde stromen gegevensgericht te controleren (voorbeeld: steekproef belastingen). Wij adviseren om per stroom/proces een keuze te maken tussen het steunen op interne beheersingsmaatregelen of een gegevensgerichte controle en deze keuze toe te lichten in de betreffende verantwoording. Hierbij kunt u natuurlijk altijd overleggen met ons. Op basis van het reviewen van de door u uitgevoerde interne controlewerkzaamheden, besprekingen met de proceseigenaren, alsmede het uitvoeren van onafhankelijke deelwaarnemingen, concluderen we dat de processen voldoende interne beheersingsmaatregelen en aanknopingspunten bevatten om een getrouwe en rechtmatige jaarrekening te kunnen bewerkstelligen.

12 Managementletter Gemeente Loon op Zand 2022

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Interim-controle en VIC

Rechtmatigheidsverantwoording

IT audit

Zoals bekend is de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording uitgesteld tot minimaal het verslagjaar 2023. Dit houdt in dat wij ook over het verslagjaar 2022 een oordeel zullen geven over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening.

Artikel 2:393, lid 4 BW vereist dat we een reflectie geven op de betrouwbaarheid en continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking voor zover deze relevant is voor de jaarrekeningcontrole. Bij onze IT-audit controleren wij de betrouwbaarheid en continuïteit van de kritische applicaties (Key2Financiën) voor de jaarrekeningcontrole inclusief de relevante IT infrastructuur en databases. Hierbij richten wij ons op de opzet en het bestaan van de algemene IT beheersmaatregelen.

Wij hebben vastgesteld dat binnen de Gemeente Loon op Zand acties zijn ondernomen om te voldoen aan de eisen van de rechtmatigheidsverantwoording. U heeft aangegeven niet te werken met een geformaliseerd plan van aanpak maar de vereisten voor de rechtmatigheidscontrole te verwerken in de interne controles welke uw VIC-medewerker uitvoert en hierbij actief (eventuele) bevindingen terug te koppelen aan de 1ste lijn.

Rechtmatigheidsverantwoording IT audit Gegevensgerichte werkzaamheden Bevindingen en aanbevelingen Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen

25/11/2022

De organisatie krijgt hierdoor meer grip op het proces, maar er dienen nog wel belangrijke stappen gezet te worden. Zo constateren we dat uit de VIC-werkzaamheden nog enkele bevindingen volgen (bijvoorbeeld ten aanzien van aanbestedingen en prestatielevering inkopen) en dat de frauderisico’s nog niet expliciet zijn uitgewerkt en getoetst. Voor nadere details hieromtrent verwijzen we tevens naar de bijlage van deze managementletter, waarin de bevindingen en Rechtmatigheidsverantwoording aanbevelingen naar aanleiding van onze interim-controle en de eindejaarscontrole 2021 zijn opgenomen.

De IT-audit heeft ook plaatsgevonden in oktober 2022. Wij hebben geconstateerd dat nog geen aantoonbare stappen zijn gezet in het formaliseren van de processen wijzigings- en gebruikersbeheer. Wel wordt in het proces van toekenning van de rechten in Key2Financiën nu aangegeven welk rechtenprofiel benodigd is voor de uitoefening van de functietaken. Daarnaast hebben wij begrepen dat een project loopt in samenwerking met Equalit om rechtenprofielen in Key2Financiën te beoordelen en verder in lijn te brengen met de functietaken van gebruikers. Wij vragen verder aandacht voor het uitvoeren van een robuuste aanpak met betrekking tot IT-risicomanagement en structurele monitoring van de maatregelen die geïdentificeerde risico’s mitigeren, bijvoorbeeld op het gebied van cyber resilience (cyberweerbaarheid). Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van de ISO27005 standaard, waarin dreigingen en kwetsbaarheden verder zijn uitgewerkt. Tenslotte zijn we van mening dat, gezien de afhankelijkheid van Equalit, de regierol strakker ingericht dient te worden middels opvragen en kritisch beoordelen van service level rapportages en het beschikbare ISAE 3402 type II rapport.

13 Managementletter Gemeente Loon op Zand 2022

Status bevindingen en aanbevelingen voorgaand jaar

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Interim-controle en VIC Rechtmatigheidsverantwoording IT audit Gegevensgerichte werkzaamheden Bevindingen en aanbevelingen Vooruitblik en ontwikkelingen Bijlagen

25/11/2022

In voorgaande rapportages (managementletter en accountantsverslag) hebben wij bevindingen en aanbevelingen aan u gerapporteerd. Wij hebben gezien dat deze bevindingen en aanbevelingen door u worden samengevat in een voortgangsrapportage welke periodiek besproken en gemonitord wordt binnen uw ambtelijke organisatie. Hierdoor houdt u als organisatie goed grip op de aanbevelingen van de accountant, en de tijdige opvolging ervan. Van de 10 processen/onderwerpen waarbij vorig jaar bevindingen zijn geconstateerd (welke nog waren opgevolgd/getoetst ten tijde van het definitieve accountantsverslag), heeft u per heden van 3 processen/onderwerpen de bevindingen opgevolgd. Daarnaast bent u met de overige aanbevelingen gestart met de opvolging ervan. Wij verwijzen naar bijlage ‘Status bevindingen / aanbevelingen rapportages vorig jaar’ voor de gedetailleerde status van de openstaande bevindingen en aanbevelingen. De bevindingen en aanbevelingen uit de managementletter en accountantsverslag van vorig jaar, welke reeds waren opgevolgd in vorig jaar, hebben wij niet meer opgenomen in deze managementletter.

Rechtmatigheidsverantwoording

Tussentijdse gegevensgerichte werkzaamheden

Tijdens de interim-controle hebben wij al enkele gegevensgerichte werkzaamheden (deels) verricht om hiermee de druk enigszins van de eindejaarscontrole af te halen. De werkzaamheden hebben betrekking op de periode 2022 t/m medio/eind oktober. Het betreffen de volgende gegevensgerichte werkzaamheden:

•

Controle investeringen en verminderingen materiële vaste activa: Hieruit volgen geen bevindingen.

•

Controle wijzigingen crediteurenstamgegevens: wij hebben vastgesteld dat gewijzigde bankrekeningnummers aansluiten met de onderliggende inkoopfacturen.

Bevindingen en aanbevelingen interim-controle 2022 Naar aanleiding van de uitgevoerde interim-controle 2022 en de tussentijdse gegevensgerichte werkzaamheden hebben wij enkele nieuwe bevindingen en aanbevelingen die wij aan u wensen te communiceren. Deze hebben betrekking op de volgende onderwerpen en processen: • • • • •

Sociaal Domein; Steekproefselectie; VIC-functie; Aanbestedingen; IT.

Wij verwijzen u naar bijlagen voor een detailoverzicht van deze bevindingen en aanbevelingen.

14 Managementletter Gemeente Loon op Zand 2022

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing

Aandachtspunten jaarrekening 2022

Planning eindejaarscontrole

Op basis van onze kennis die wij van de Gemeente Loon op Zand hebben verkregen naar aanleiding van onze kennismakingsgesprekken, onze risicoanalyse, de uitgevoerde controle 2021 en interim-controle 2022, actuele ontwikkelingen en overige aandachtsgebieden, onderkennen wij de volgende belangrijke aandachtspunten die van belang zijn voor een efficiënte jaarrekeningcontrole en een tijdige afronding:

Het vervolg van de jaarrekeningcontrole vindt plaats tijdens onze pre-final. De planning van onze eindejaarscontrole (final) dienen wij ook nog met elkaar te bepalen.

•

Vooruitblik en ontwikkelingen Vooruitblik jaarrekeningtraject

•

Alle balansposten, transactiestromen en toelichtingen in de jaarrekening zijn voor aanvang van de jaarrekeningcontrole door de Gemeente Loon op Zand zichtbaar gecontroleerd en eventuele correcties naar aanleiding van deze controle zijn verwerkt in de concept jaarstukken;

•

Belangrijkste schattingsposten in de jaarrekening (waardering van grondexploitaties, voorzieningen) zijn bij de start van de jaarrekeningcontrole onderbouwd en zichtbaar gecontroleerd.

Externe ontwikkelingen Speerpunten Gemeenteraad Bijlagen

Bij de start van de jaarrekeningcontrole verwachten wij dat de concept jaarstukken gereed zijn en zichtbaar zijn gecontroleerd aan de hand van de checklist jaarverslaggeving en het modelrapport 2022. Daarnaast verwachten wij dat de opgevraagde documenten volledig aangeleverd worden voor de start van onze controle.

Onze pre-final, waarvan wij de datum nog met elkaar dienen te bepalen, dient ter afronding van de review van de VICwerkzaamheden, alsook ter identificatie en bespreking van eventuele bijzonderheden met een impact op de jaarrekening. Hierdoor worden eventuele belangrijke discussies ten aanzien van de jaarrekening besproken voorafgaand aan de eindejaarscontrole (final).

25/11/2022

Wij zullen een lijst op te leveren stukken aanleveren, waarbij wij per jaarrekeningpost de documenten zullen opnemen die wij minimaal wensen te ontvangen bij de start van de controlewerkzaamheden. Onderstaand is de resterende planning in kaart gebracht. Activiteit Toelichten managementletter in Auditcomité Pre-final, gericht op interne controlewerkzaamheden over het 2e halfjaar 2022 Start controlewerkzaamheden jaarrekeningcontrole (excl. 3D’s) Start controlewerkzaamheden 3D’s (afhankelijk van oplevering controleverklaring Regio Hart van Brabant v.w.b. Jeugd en Baanbrekers v.w.b. Participatiewet) Aanleveren concept-accountantsverslag Eindbespreking jaarrekeningcontrole/bespreking accountantsverslag met ambtelijke organisatie Bespreking accountantsverslag met portefeuillehouder Bespreking accountantsverslag met College Toelichten accountantsverslag in Auditcomité (tevens dateren controleverklaring) Raadsvergadering waarin de jaarrekening 2022 zal worden vastgesteld

Planning 7-12-2022 Week 6 (week van 6-2-2023). vanaf week 15 (10-4-2023) N.t.b.

N.t.b. N.t.b.

N.t.b. N.t.b. 14 juni 2023 29 juni 2023

15 Managementletter Gemeente Loon op Zand 2022

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing

Verantwoordingsmodel WNT gepubliceerd

Controleprotocol WNT gepubliceerd

Het verantwoordingsmodel voor de openbaarmaking van de WNTgegevens over kalenderjaar 2022 is gepubliceerd. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van het verantwoordingsmodel WNT 2021 zijn:

Daarnaast is ook het Controleprotocol WNT 2022 gepubliceerd. In dit protocol wordt de wijze beschreven waarop de accountantscontrole op de naleving van de WNT over het kalenderjaar 2022 dient plaats te vinden. Het is tot stand gekomen in nauwe samenwerking met de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA). Dit controleprotocol is minimaal gewijzigd ten opzichte van het vorige controleprotocol.

•

Het bedrag waarbij voor topfunctionarissen kan worden volstaan met een verkorte WNT-verantwoording is gewijzigd van een totale bezoldiging van € 1.700 of minder naar een totale bezoldiging van € 1.800 of minder.

•

Er is een verwijzing opgenomen naar de uitzonderingen op artikel 2.10, derde lid, WNT. Deze uitzonderingen zijn met ingang van 2022 gebundeld in artikel 10 Beleidsregels WNT 2022. Als een van de uitzonderingen van toepassing is, blijft de bezoldiging in een periode van non-activiteit, vooruitlopend op de beëindiging van het dienstverband, aangemerkt als bezoldiging en wordt deze niet als uitkering wegens beëindiging van het dienstverband aangemerkt.

Vooruitblik en ontwikkelingen Vooruitblik jaarrekeningtraject Externe ontwikkelingen Speerpunten Gemeenteraad Bijlagen

25/11/2022

•

Er is een verwijzing opgenomen naar het nieuwe artikel 10c Beleidsregels WNT 2022 inzake de afkoop van opgebouwde uitkeringsrechten in verband met werkloosheid. Onder voorwaarden worden deze niet als uitkering wegens beëindiging van het dienstverband aangemerkt.

Voor een nadere uitwerking van genoemde wijzigingen kunt u (de toelichting bij) het verantwoordingsmodel raadplegen.

Europese aanbestedingen De drempelbedragen voor Europese aanbestedingen 2022 zijn gewijzigd per 1 januari 2022 en gelden twee jaar. De drempelbedragen bedragen: • •

Werken: € 5.382.000 (2021: € 5.350.000). Leveringen en diensten: € 215.000 (2021: € 214.000).

16 Managementletter Gemeente Loon op Zand 2022

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Risicomanagement - frauderisico’s Reeds meerdere jaren is fraude binnen de publieke sector een belangrijk onderwerp van gesprek. De maatschappelijke aandacht voor dit onderwerp heeft ervoor gezorgd dat meer en meer wordt verwacht dat het college en de directie zelfstandig een interne frauderisicoanalyse opstelt. Een dergelijke analyse helpt de organisatie om frauderisicofactoren te identificeren en te beheersen. Hierdoor kan fraude zoveel mogelijk worden tegen gegaan. Binnen de gemeente is nog geen opzet gemaakt van een frauderisicoanalyse die ingaat op onderkende frauderisico’s en eventueel getroffen beheersmaatregelen. De volgende stap in dit proces is dat getoetst wordt of de beheersmaatregelen daadwerkelijk worden uitgevoerd zoals ze zijn bedacht en of deze beheersmaatregelen voldoende zijn om de geformuleerde risico’s af te dekken.

• • • • •

Beoordelen of er signalen zijn voor een verhoogd risico op fraude vanuit notulen, persberichten en andere (openbare) publicaties; Controle van ongebruikelijke boekingen (boekingen buiten het normale proces om) in uw administratie; Controle van het gunningsproces van inkoopen aanbestedingstransacties; Controle van de prestatielevering in het inkoopproces; Controle van de zakelijkheid van omvangrijke grond- en vastgoedtransacties.

Uit bovenstaande werkzaamheden bijzonderheden voortgekomen.

zijn

tot

op

heden

Vooruitblik jaarrekeningtraject Externe ontwikkelingen Speerpunten Gemeenteraad Bijlagen

25/11/2022

Frauderisico’s in onze controle Tijdens onze controle besteden wij nadrukkelijk aandacht aan het onderwerp fraude. Op basis van onze frauderisicobeoordeling verrichten wij o.a. de volgende controlewerkzaamheden: • Risicoanalyse per proces waarin de drie kenmerken van fraude: rationalisatie, druk en gelegenheid zijn afgezet tegen de kans en de impact; • Frauderisico bespreken met het auditcomité, het college en de ambtelijke organisatie; • Beoordelen of nevenfuncties van het college aanleiding geven tot een verhoogd risico;

Financieel wangedrag door management/ directie

Kosten en uitgaven door fraude

Inkomsten en activa verkregen door fraude

Frauduleuze financiële verslaggeving

Verduistering van activa

Uitgaven en schulden voor ongepaste doelen

geen

17 Managementletter Gemeente Loon op Zand 2022

Data-analyse

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing

In de controle zetten wij diverse data-analyses in. Deze data-analyses hebben tot doel met een grotere effectiviteit de controle uit te voeren. Zo worden in plaats van deelwaarnemingen alle items in een populatie gecontroleerd. In de controle 2022 zetten wij de onderstaande vormen van data-analyse in. Met uw organisatie maken wij afspraken over de manier en timing van de aanlevering van de data. Data-analyse tool

Inzet in de controle

RobotX

Deze oplossing zorgt voor een geheel geautomatiseerde controle van de standaardprocessen. Zo hebben wij RobotX ingezet tijdens de interim-controle 2022 voor de controle van de vermeerderingen en verminderingen van materiële vaste activa.

Betalingsanalyse (PowerBI)

Via een door de IT-auditors van Qconcepts ontwikkelde algoritme in PowerBI maken wij een integrale vergelijking tussen uw volledige betalingsgegevens, uw leveranciersbestanden, uw uitkeringsadministratie en uw personeelsgegevens. Tevens maken wij diverse dwarsdoorsneden van uw inkomende en uitgaande betalingen. Deze oplossing zetten we onder andere in als onderdeel van de werkzaamheden, gericht op fraude. De betalingsanalyse zullen wij over heel 2022 uitvoeren tijdens de pre-final.

Auditfile (PowerBI)

Met behulp van de PowerBI identificeren wij, door zelf de patronen in uw boekingen en werkwijzen te herkennen, ongebruikelijke transacties. Ook deze oplossing zetten we vooral in als onderdeel van de werkzaamheden om fraude te detecteren.

Vooruitblik en ontwikkelingen Vooruitblik jaarrekeningtraject Externe ontwikkelingen Speerpunten Gemeenteraad Bijlagen

25/11/2022

Tevens zullen wij samen met de organisatie de eerste stappen zetten om het gebruik van data-analyse in de komende jaren verder uit te breiden, waaronder het verder uitbreiden en verdiepen van de werkzaamheden met behulp van de applicatie/tool RobotX.

18 Managementletter Gemeente Loon op Zand 2022

Definitieve invoering rechtmatigheidsverantwoording

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen Vooruitblik jaarrekeningtraject Externe ontwikkelingen Speerpunten Gemeenteraad Bijlagen

Na diverse malen uitgesteld te zijn, is het dan eindelijk zover. Met de definitieve invoering van de rechtmatigheidsverantwoording leggen het college van burgemeester en wethouders zelf verantwoording af over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening. De Tweede Kamer heeft het voorstel hiertoe op 31 mei 2022 aangenomen. Het voorstel is door de Eerste Kamer op 27 september 2022 als hamerstuk afgedaan. Daarmee is de parlementaire behandeling van dit wetsvoorstel ten einde gekomen op 27 september. De rechtmatigheidsverantwoording zal voor de eerste keer gaan gelden voor het verslagjaar 2023, waarbij de vaststelling van de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening zal plaatsvinden in het kalenderjaar 2024. Invoering Omgevingswet opnieuw uitgesteld In het bestuurlijk overleg met de minister van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening over de invoering en voortgang van de Omgevingswet, is een voorstel gedaan voor een beperkt uitstel van de ingangsdatum van 1 januari 2023. Hierbij is een periode van 6 maanden genoemd.

Het Koninklijk Besluit dat de eerder beoogde invoering per 1 januari 2023 regelt, trekt de minister in om vervolgens een nieuw besluit in procedure te brengen met als ingangsdatum 1 juli 2023. Dit houdt derhalve in dat de invoering van de Omgevingswet niet eerder zal zijn dan dit moment. Nieuwe Financieringssystematiek medeoverheden In de Kamerbrief ‘Contourennota financieringssystematiek medeoverheden,’ gepubliceerd op 11 juli 2022, heeft de Minister van Binnenlandse Zaken de Tweede Kamer geïnformeerd over de stappen die het kabinet wil zetten om te komen tot een nieuwe financieringssystematiek voor medeoverheden voor de periode na 2025.

25/11/2022

Centraal hierbij staat dat er een goede balans moet ontstaan tussen financiën voor medeoverheden en de taken waar zij voor staan, met meerjarige stabiliteit en helderheid over hun meerjarig begrotingskader. Daarnaast dient het financieel en interbestuurlijk instrumentarium, specifiek het uitkeringsstelsel richting medeoverheden, beter aan te sluiten op taken en de wettelijke kaders van waaruit die taken worden toebedeeld. Eenmalige Rijksbijdrage Het Rijk werkt samen met gemeenten en provincies aan een nieuwe financieringssystematiek vanaf 2026. In aanloop daarnaartoe stelt het kabinet eenmalig € 1,1 miljard extra in 2026 beschikbaar. Dit leidt ertoe dat in het gemeentefonds een bedrag van € 76 miljoen aan het BTW-compensatiefonds wordt toegevoegd. Tevens komt er bedrag van € 924 miljoen beschikbaar via de algemene uitkering van het gemeentefonds. Onderliggend aan de kamerbrief ‘Contourennota financieringssystematiek medeoverheden’ zijn nog twee documenten gepubliceerd, namelijk: 1. Het rapport van mw. Lazeroms: ‘Samenwerkingsvermogen: Samen werken aan maatschappelijke opgaven met financiën in balans’. De analyse biedt een helder overzicht van de financiële gevolgen van het Coalitieakkoord voor medeoverheden. 2. De bijlage ‘Overkoepelende notitie uitkeringsstelsel’.

Een belangrijk onderdeel van de financiële verhoudingen wordt gevormd door de uitkeringen, waarmee medeoverheden vanuit het Rijk worden bekostigd. De overkoepelende notitie bij de contourennota geeft een overzicht van de uitkomsten uit de ambtelijke interdepartementale Taskforce die werkt aan de uitwerking van de gewenste en benodigde aanpassingen in het uitkeringsstelsel.

19 Managementletter Gemeente Loon op Zand 2022

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen Vooruitblik jaarrekeningtraject Externe ontwikkelingen Speerpunten Gemeenteraad Bijlagen

25/11/2022

Verfijning Iv3 voor taakvelden WMO en Jeugd

Concept verantwoordingsoverzicht Sisa 2022 gepubliceerd

BZK en VWS hebben een document gepubliceerd met daarin veel gestelde vragen en antwoorden over de verfijning van de taakvelden op het gebied van WMO en Jeugd. Aan bod komen onder meer hoe de begroting van 2023 in te vullen, hoe eigen bijdragen moeten worden verantwoord en hoe baten en lasten over de taakvelden moeten worden verdeeld als sprake is van taakgerichte financiering. Het document is hier te vinden. Het document met veel gestelde vragen is een levend document. Daarom zal het de komende maanden worden aangevuld met nieuwe vragen die beantwoord zijn.

Het verantwoordingsloverzicht SiSa 2022 is opengesteld en wordt de komende weken gevuld aan de hand van informatie van verstrekkers van de uitkeringen. Het verantwoordingsoverzicht is te raadplegen vi:a https://teverantwoordenregelingen.rijksoverheid.nl.

Verder inventariseert onderzoeksbureau Significant Public momenteel in opdracht van het Rijk bij een aantal gemeenten de stand van zaken met betrekking tot de implementatie van de verfijnde taakvelden WMO en Jeugd. Het is de bedoeling de resultaten van de inventarisatie na oplevering te publiceren. Significant Public verwacht in oktober verslag te doen. Sisa regeling A16 Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne Op 29 augustus is de concept ‘invulwijzer SiSa 2022’ gepubliceerd op rijksoverheid.nl. De afgelopen maand heeft een zogenaamde ‘proefcontrole’ plaatsgevonden van de concept invulwijzer voor de Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne, omdat de invulwijzer onder grote (tijds)druk tot stand was gekomen. Het doel van de proefcontrole was toetsen of de huidige indicatoren en de invulwijzer, horende bij de bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne, een juiste en uniforme interpretatie en toepassing van de (controle)voorschriften mogelijk maakten. Zo niet dan worden mogelijkheden verkend om de ‘echte’ controle in de eerste helft van 2023 te verhelderen en vergemakkelijken. Naar aanleiding van de proefcontrole zijn diverse wijzigingen aangebracht die volledig in de definitieve invulwijzer zullen worden opgenomen.

Dit betekent dat uw gemeente kan gaan bijhouden of alle specifieke uitkeringen, die voor uw gemeente van toepassing zijn, op deze lijst aangevuld worden. Deze controle is een belangrijke eerste stap voor de verantwoording over het jaar 2022. De verantwoordingslijst vormt de basis voor de SiSa-bijlage op maat die uw organisatie ontvangt. Wacht dus niet met controleren tot de verantwoordingslijst begin januari 2023 definitief is. Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid (Woo) In artikel 3.5 (Openbaarheidsparagraaf) van de Wet Open overheid (Woo) wordt voorgeschreven dat het college van burgemeester en wethouders in de jaarlijkse begroting aandacht besteden aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van deze wet en in de jaarlijkse verantwoording verslag doen van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens. In de memorie van toelichting bij de Woo staat onder andere dat met dit artikel beoogd wordt een impuls te geven aan de actieve openbaarheid door voor te schrijven dat bestuursorganen in hun begroting en verantwoordingsverslag aan moeten geven hoe zij rekening houden met de bepalingen uit de Woo. Deze verplichting geldt reeds voor de jaarrekening 2022. Voor meer informatie over de Woo klik op de volgende link: Wet open overheid.

20 Managementletter Gemeente Loon op Zand 2022

Speerpunten Gemeenteraad

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen Vooruitblik jaarrekeningtraject Externe ontwikkelingen Speerpunten Gemeenteraad Bijlagen

25/11/2022

U heeft momenteel nog geen speerpunten voor onze controle geformuleerd. Indien u speerpunten wenst in te brengen, dan zullen we trachten deze samen met u en de ambtelijke organisatie nader uit te werken. Wij rapporteren over deze speerpunten in ons accountantsverslag. Belastingsamenwerking West-Brabant Per 1 januari 2023 wordt de uitvoering van het belastingproces en het heffen van de belastingen overgedragen van uw interne organisatie naar externe partij Belastingsamenwerking WestBrabant. Voor controle boekjaar 2023 dienen wij derhalve voor de controle van de belastingopbrengsten inzage te verkrijgen in de hiertoe uitgevoerde werkzaamheden door de externe accountant van Belastingsamenwerking West-Brabant. Tevens dienen wij tijdig van de externe accountant van Belastingsamenwerking West-Brabant de controleverklaring inclusief verantwoording te ontvangen inzake de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de verantwoorde belastingopbrengsten van gemeente Loon op Zand.

21 Managementletter Gemeente Loon op Zand 2022

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen Status bevindingen / aanbevelingen rapportages vorig jaar Bevindingen / aanbevelingen 2022

Open

25/11/2022

→

Opgevolgd

Aspect

Bevinding/aanbeveling en opvolging

Aspect

Bevinding/aanbeveling en opvolging

Aanbestedingen

Bevinding/aanbeveling ML en ACV 2021 Tijdens de jaarrekeningcontrole 2021 hebben wij wederom geconstateerd dat sprake is van aanbestedingsonrechtmatigheden, echter dat deze in omvang lager zijn dan de bevindingen in 2020. Dit is deels te verklaren door de stappen die de organisatie al in dit kader heeft gezet, bijvoorbeeld door de invoering van het inhuurloket. Verder heeft uw VIC-medewerker geconstateerd dat mogelijk enkele leveranciers inzake inhuur van personeel in 2022 de aanbestedingsgrenzen overschrijden. Ten aanzien van deze leveranciers heeft Loon op Zand geen Europese aanbestedingen uitgeschreven. Wij adviseren u om hier actie op te ondernemen om aanbestedingsonrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen. Op dit vlak lijkt wel een gedragsverandering noodzakelijk.

Verantwoordingstermijn Regio Hart van Brabant

Bevinding/aanbeveling ML en ACV 2021 De uitvoering van de Jeugdzorg is door gemeente Loon op Zand gedelegeerd aan de gemeenschappelijke regeling Regio Hart van Brabant. Deze gemeenschappelijke regeling is ingericht volgens het delegatiemodel en kent daarmee haar eigen verantwoordingsplicht op het gebied van getrouwheid en rechtmatigheid. Voor de gemeentelijke verantwoording is de hoogte van de gemeentelijke bijdrage aan de gemeenschappelijke regeling van belang. Om deze hoogte betrouwbaar te kunnen vaststellen wordt gebruik gemaakt van de door de accountant van de gemeenschappelijke regeling gecontroleerde jaarrekening. Aandachtspunt is dat de verantwoordingstermijn die Regio Hart van Brabant hanteert niet past binnen de gemeentelijke planning & control cyclus. Aangevuld met het feit dat de deelnemende gemeenten in het verleden geconfronteerd zijn met een nagekomen afrekening over het boekjaar, adviseren wij om tezamen met de andere deelnemende gemeenten aan te sturen op een tijdige aanlevering van financiële gegevens vanuit de gemeenschappelijke regeling. Zodoende kan in het gemeentelijke jaarrekeningtraject betrouwbare financiële verantwoording op dit onderdeel tijdig vormgegeven worden.

Opvolging Qconcepts De controle van de aanbestedingen op basis van de tussentijdse spendanalyse over 2022 is nog onderhanden. Desondanks hebben wij in samenwerking met uw VIC-functie reeds enkele onrechtmatigheden geconstateerd. Tijdens de jaarrekeningcontrole hebben wij de beschikking over de spendanalyse over geheel 2022. Op basis hiervan kunnen wij de impact van de geconstateerde onrechtmatigheden weergeven.

Opvolging Qconcepts We benadrukken onze aanbeveling inzake de tijdige aanlevering door Hart van Brabant. Vanwege de beperkte impact op de jaarrekening, hebben wij deze bevinding afgevoerd.

22 Managementletter Gemeente Loon op Zand 2022

Aspect

Bevinding/aanbeveling en opvolging

Aspect

Bevinding/aanbeveling en opvolging

Verplichtingenadministratie

Bevinding/aanbeveling ML en ACV 2021 Wij hebben van u vernomen dat de verplichtingenadministratie onderhanden is. Recentelijk heeft een pilot plaatsgevonden en de verwachting is dat de verplichtingenadministratie volgend jaar geïmplementeerd wordt. Door de verplichtingen-administratie zal ook het proces van prestatieleveringen verbeterd worden.

Frauderisicoanalyse

Bevinding/aanbeveling ML en ACV 2021 Wij hebben geconstateerd u geen frauderisicoanalyse heeft opgesteld. Wel wordt per werkprogramma / proces van de VIC een separate risicoanalyse opgenomen, echter gaat deze verder dan enkel frauderisico’s. Het opstellen van een frauderisicoanalyse is belangrijk met het oog op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Wij bevelen u aan om: - Een organisatiebrede frauderisicoanalyse op te stellen; - Bij het opstellen van de diverse P&Cdocumenten zichtbaar te refereren aan deze frauderisico-analyse; - De in de frauderisicoanalyse te beschrijven (interne) beheersingsmaatregelen ‘verbijzonderd’ te toetsen; - Monitoren dat waarborgen getroffen zijn / werkzaamheden zijn uitgevoerd waardoor de geïdentificeerde frauderisico’s allen tot een aanvaardbaar laag niveau zijn teruggebracht.

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing

Opvolging Qconcepts Wij hebben van u vernomen dat de verplichtingenadministratie in kwartaal 3 2022 live gaat (na interim-controle 2022).

Vooruitblik en ontwikkelingen Belastingen

Bijlagen Status bevindingen / aanbevelingen rapportages vorig jaar Bevindingen / aanbevelingen 2022

Open

25/11/2022

→

Opgevolgd

Bevinding/aanbeveling ML en ACV 2021 Wij hebben aanbevolen om de werkzaamheden ‘’aansluiting van de WOZ-waarden in de aanslag met de taxatiewaarde in GISVG (steekproef)’’ standaard in het werkprogramma van de VIC te implementeren. Opvolging Qconcepts Wij hebben vastgesteld dat deze werkzaamheden in 2022 door de VIC zijn uitgevoerd, welke Qconcepts door middel van reperformance werkzaamheden heeft gecontroleerd. Hierbij zijn geen bevindingen geconstateerd.

Opvolging Qconcepts Wij hebben van u vernomen dat de frauderisicoanalyse in concept is opgesteld en dat deze in de komende periode wordt besproken met de proceseigenaren. Daarbij wordt bepaald of de beheersmaatregelen adequaat zijn of dat deze aangepast dienen te worden. Deze resultaten worden dan verder uitgewerkt in de VICwerkzaamheden.

23 Managementletter Gemeente Loon op Zand 2022

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen Status bevindingen / aanbevelingen rapportages vorig jaar Bevindingen / aanbevelingen 2022

Open

25/11/2022

→

Opgevolgd

Aspect

Bevinding/aanbeveling en opvolging

Aspect

Bevinding/aanbeveling en opvolging

Inkopen en betalingen

Bevinding/aanbeveling ML en ACV 2021 Tijdens de interim-controle 2021 hebben wij ten aanzien van het proces inkopen en betalingen de volgende aanbevelingen gedaan naar aanleiding van geconstateerde bevindingen: 1) Bevinding: Na uitvoering van de steekproef is geconstateerd dat van enkele geselecteerde inkopen geen bewijs van de prestatielevering voorhanden is, dan wel dat dit bewijs onvoldoende geschikt is als prestatieverklaring. Aanbeveling: Teneinde te kunnen steunen op de werkzaamheden van de VIC-functie bevelen wij aan om het beleid rondom de documentatie van prestatieleveringen aan te scherpen. Wij adviseren om in dit kader ook kennis te nemen van de BADO-notitie ‘Vastlegging en onderbouwing prestatielevering bij inkopen door decentrale overheden.’ Tijdens de interim-controle 2022 zullen wij de voortgang van deze aanbeveling toetsen. 2) Bevinding: Na uitvoering van de steekproef is geconstateerd dat een medewerker financiën een inkoopfactuur in K2F heeft geautoriseerd in plaats van de budgethouder. Uw ambtelijke organisatie was in de veronderstelling dat dit technisch onmogelijk was. Aanbeveling: Als reactie op deze bevinding is een integrale data-analyse uitgevoerd ter controle of deze ongewenste functievermenging in 2021 meerdere keren heeft plaatsgevonden dan wel of eventueel andere onjuiste autorisaties van inkoopfacturen hebben plaatsgevonden.

Vervolg

Hieruit komen geen (materiële) bevindingen naar voren. Wij bevelen aan om deze data-analyse te integreren als vast onderdeel van uw VICwerkzaamheden. Opvolging Qconcepts 1) Van alle geselecteerde inkopen in de steekproef zijn prestatieverklaringen voorhanden. Wij hebben echter vernomen dat deze prestatieleveringen pas aan de inkoopdossiers zijn toegevoegd ten behoeve van de steekproef. Wij adviseren u het proces hierop aan te passen en de prestatielevering vast te stellen voorafgaande aan de factuurautorisatie. 2) De data-analyse is in 2022 niet uitgevoerd. Wij bevelen u wederom aan om deze data-analyse te integreren als vast onderdeel van uw VICwerkzaamheden. Wij zijn namelijk van mening dat deze data-analyse waardevolle informatie oplevert voor zowel uw eigen organisatie als voor onze controle.

24 Managementletter Gemeente Loon op Zand 2022

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Status bevindingen / aanbevelingen rapportages vorig jaar Bevindingen / aanbevelingen 2022

25/11/2022

→

Bevinding/aanbeveling en opvolging

Aspect

Bevinding/aanbeveling en opvolging

Leges

Bevinding/aanbeveling ML en ACV 2021 Wij bevelen u aan om procesbeschrijvingen secretarieleges en leges omgevingsvergunningen op te stellen en te formaliseren. Daarnaast bevelen wij u aan om een zichtbare controle uit te voeren (en te documenteren) door een andere medewerker dan de medewerker welke de nieuwe tarieven in overeenstemming met de geldende verordening heeft ingevoerd (zowel ten aanzien van tarieven secretarieleges als leges omgevingsvergunningen).

IC aanmelding eigen bijdrage CAK

Bevinding/aanbeveling ML en ACV 2021 Wij adviseren u om in het interne controleplan WMO tevens de controle op de volledigheid van de aanmeldingen aan het CAK op te nemen. Deze controle kan uitgevoerd worden door vast te stellen dat bij de cliënten welke vallen in de steekproef ook daadwerkelijk zijn aangemeld bij het CAK.

Opvolging Qconcepts Wij hebben vernomen dat deze procesbeschrijvingen in 2022 nog niet zijn geformaliseerd en daarnaast hebben wij geconstateerd dat geen tarievencontrole secretarieleges en leges omgevingsvergunningen is uitgevoerd door de VIC. Wij zullen beide processen derhalve overwegend gegevensgericht controleren tijdens de eindejaarscontrole 2022.

Bijlagen

Open

Aspect

Opgevolgd

Opvolging Qconcepts Deze werkzaamheden zijn over 2022 geïntegreerd in het werkprogramma van de VIC.

25 Managementletter Gemeente Loon op Zand 2022

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen

Status bevindingen / aanbevelingen rapportages vorig jaar Bevindingen / aanbevelingen 2022

25/11/2022

Bevinding

Aspect

Bevinding

Formaliseren processen wijzigingsen gebruikersbeheer

Bevinding/aanbeveling ACV 2021 Voor het uitvoeren van wijzigingsbeheer (installatie updates) en gebruikersbeheer (beheer gebruikersaccounts) voor Key2Financiën wordt een standaard proces gevolgd, echter zijn er geen formele procedures van toepassing waaruit blijkt hoe de processen zijn vormgegeven. Wij raden aan om procedures op te stellen en formeel vast te stellen, waaruit de activiteiten, taken en verantwoordelijkheden blijken met betrekking tot het wijzigingsen gebruikersbeheer van Key2Financiën.

Vastlegging van rechten in systeem en periodieke reviews

Bevinding/aanbeveling ACV 2021 Voor het toekennen van rechten in Key2Financiën hebben wij geen onderbouwende controleinformatie verkregen waaruit blijkt hoe bepaald wordt welke rechten benodigd zijn dan wel dat goedkeuring plaatsvindt van toe te kennen rechten bij nieuwe medewerkers of functiewijzigingen. Daarnaast hebben wij niet kunnen vaststellen of periodieke reviews van gebruikers worden uitgevoerd en in hoeverre beoordeling van rechten hiervan onderdeel is. Wij adviseren om te registreren hoe wordt gewaarborgd dat de toekenning van rechten in lijn ligt met de functietaken van betreffende medewerkers en hierbij goedkeuring van een bevoegde medewerker in te richten. Daarnaast adviseren wij om periodieke reviews van gebruikersaccounts (zijn accounts van medewerkers uit dienst tijdig verwijderd) en gebruikersrechten (liggen gebruikersrechten in lijn met functietaken) in te richten.

Opvolging Qconcepts Wij hebben geen onderbouwende documentatie ontvangen op basis waarvan we hebben kunnen vaststellen dat de bevinding is opgevolgd. De opvolging is nog onderhanden.

Bijlagen

Open

Aspect

→

Opgevolgd

Opvolging Qconcepts Wij hebben vastgesteld dat bij het aanvragen van de rechten de aanvrager aangeeft welk rechtenprofiel benodigd is in Key2Financiën. Verder hebben wij begrepen dat een project loopt in samenwerking met Equalit om rechtenprofielen in Key2Financiën te beoordelen en in lijn te brengen met de functietaken van gebruikers. De bevinding is derhalve gedeeltelijk opgevolgd.

26 Managementletter Gemeente Loon op Zand 2022

Aspect

Bevinding en aanbeveling

Aspect

Bevinding en aanbeveling

Steekproef selectie VIC

Bevinding ML 2022 Wij merken positief op dat uw VIC-medewerker steekproeven bepaalt door gebruik te maken van de ‘’aselect’’ formule in Excel. Deze formule geeft iedere keer andere uitkomsten waardoor het niet mogelijk is om deze formule opnieuw te reproduceren teneinde de onafhankelijkheid van de steekproefselectie vast te stellen.

Verificatie identiteit cliënten

Bevinding ML 2022 We hebben vastgesteld dat de identiteit van cliënten binnen het Sociaal Domein (Jeugd en Wmo) niet zichtbaar wordt geverifieerd. De wet echter vereist wel dat cliënten geïdentificeerd worden. Hier is echter geen zichtbare vastlegging van voorhanden binnen Gemeente Loon op Zand. Hiermee is sprake van een formele onrechtmatigheid. Op basis van verrichte werkzaamheden tijdens onze interim-controle kunnen we wel vaststellen dat cliënten terecht een indicatie ontvangen dan wel dat zorg geleverd wordt tegen het juiste tarief. Hiermee wegen wij dit niet mee in ons oordeel.

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing

Aanbeveling Wij bevelen aan om in het vervolg de steekproefselectie reproduceerbaar vast te leggen dan wel de steekproefselectie Qconcepts te laten maken teneinde de onafhankelijkheid van de steekproefselectie te kunnen waarborgen.

Vooruitblik en ontwikkelingen

Bijlagen

Status bevindingen / aanbevelingen rapportages vorig jaar Bevindingen / aanbevelingen 2022

Kwaliteitstoets Sociaal Domein

Bevinding ML 2022 De kwaliteitstoets door van de onafhankelijke toetser, die wordt uitgevoerd voorafgaand aan het opstellen van de beschikkingen met betrekking tot de Jeugd en Wmo, is niet zichtbaar reproduceerbaar vastgelegd. Per indicatie bevestigt de toetser dat voldaan is aan de relevante wet- en regelgeving, echter uit de vastlegging is niet duidelijk aan welke regelgeving is getoetst en welke stukken hiervoor zijn gebruikt om tot deze conclusie te komen. Aanbeveling Wij bevelen aan om deze toets zichtbaar vast te leggen teneinde een versterking van de zogenaamde tweede lijn te kunnen bewerkstelligen.

25/11/2022

Aanbeveling Wij bevelen aan om het proces rondom verificatie van cliënten in te richten conform de hiervoor geldende richtlijnen en hier bij de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden ook zichtbaar op te toetsen.

27 Managementletter Gemeente Loon op Zand 2022

Aard en reikwijdte controle

Evaluatie interne beheersing Vooruitblik en ontwikkelingen