8.3. Raadsinformatiebrief over aansluiting samenwerkingsverband “Karel.”

Gemeente Loon op Zand Gemeenteraad Postbus 7 5171 CV KAATSHEUVEL

*2025.17814* 2025.17814

Datum 6-jan.-2026

Verzenddatum

Zaaknummer ZK25.01606

uw kenmerk

uw brief / registratienr. /

Onderwerp Raadsinformatiebrief over aansluiting samenwerkingsverband “Karel.”

Geachte gemeenteraadsleden en fractieondersteuners, Op 1 januari 2026 hebben wij ons aangesloten bij samenwerkingsverband “Karel.”. In deze raadsinformatiebrief informeren we de raad over de aanleiding, de inhoud van het samenwerkingsverband, de aansluiting en het vervolg. Aanleiding Als organisatie willen wij een professionele aanpak van inkopen en aanbesteden hanteren, zodat gemeenschapsgeld op controleerbare en verantwoorde wijze wordt besteed. Dit is ook een aanbeveling van de accountant. In het verleden werd door onze organisatie voor advies en begeleiding van inkoop- en aanbestedingstrajecten gebruik gemaakt van één ingehuurde inkoopadviseur. Bij trajecten waar deze inkoopadviseur te weinig kennis van had, werden derde partijen benaderd. Bij verlof of ziekte was geen ondersteuning beschikbaar. Om zorg te dragen voor meer deskundigheid en minder kwetsbaarheid op dit vakgebied zijn we in september 2024 een proefabonnement aangegaan met inkoopbureau “Karel.”. Doel van het proefabonnement was om van weerszijden de behoefte aan een structurele samenwerking te verkennen. Samenwerkingsverband “Karel.” “Karel.” (voorheen Inkoopbureau West-Brabant) is een inkoopbureau dat deel uitmaakt van een samenwerkingsverband waarbij meerdere gemeenten zijn aangesloten. “Karel.” fungeert als

Anton Pieckplein 1 5171 CV Kaatsheuvel Postbus 7

5170 AA

Kaatsheuvel

telefoon

0416-289111

IBAN NL95 BNGH 028.50.05.111

E-mail: info@loonopzand.nl

adviespartner, zonder winstoogmerk, voor gemeenten en andere organisaties in Brabant, Zeeland en Zuid-Holland. Binnen “Karel.” zijn diverse inkoopadviseurs werkzaam met verschillende specialismen. Er is begeleiding mogelijk op inkoop- en aanbestedingstrajecten uit alle domeinen (Fysiek, Sociaal, Dienstverlening en Bedrijfsvoering). Er is ook inzet bij gemeente overschrijdende inkooptrajecten. “Karel.” heeft hierbij een helikopterview en tracht hierin de samenwerking breder op te pakken waar dit mogelijk is, wat kan leiden tot (financiële) voordelen. Tevredenheid over de samenwerking Vanuit het proefabonnement zijn we vanuit “Karel.” begeleid bij aanbestedingstrajecten in het Domein Fysiek. Ook is gestart met begeleiding bij een traject binnen Domein Bedrijfsvoering & Dienstverlening. Binnen Domein Sociaal zijn in de proefperiode ge en trajecten begeleid, omdat er in die periode geen vraag om begeleiding lag. We hebben ervaren dat “Karel.” in de begeleiding van de aanbestedingstrajecten proactief te werk gaat en de eigen medewerkers op procesmatig gebied ontzorgt. Dat gebeurt op een prettige en deskundige manier, in samenwerking met onze contractmanagers. “Karel.” heeft ook inmiddels gezorgd voor herziene uitgave van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en van de algemene inkoopvoorwaarden.

Er is navraag gedaan bij andere gemeenten in de regio die ook zijn aangesloten bij het samenwerkingsverband. Ook zij zijn positief over de samenwerking met “Karel.”. Voortzetting samenwerking We hebben het proefabonnement dan ook omgezet naar een meer structurele samenwerking door een samenwerkingsovereenkomst aan te gaan voor 3 jaar tot 1 januari 2029. We nemen 3 dagdelen per week af, waarbij uitgegaan wordt van 44 werkbare weken per jaar. De contractmanager van Domein Fysiek fungeert als aanspreekpunt voor “Karel.” Zij draagt er zorg voor dat vóór 31 december van een kalenderjaar het werkprogramma voor het daaropvolgende jaar wordt vastgesteld in het MT, inclusief de daarvoor definitief af te nemen capaciteit aan diensten van “Karel.” in het daaropvolgende jaar. Onze burgemeester zal plaatsnemen in het bestuur van de Stichting Inkoopbureau West-Brabant handelend onder de naam Karel. Quasi-inbesteden De samenwerking met “Karel.” voldoet aan de voorwaarden voor quasi-inbesteden zoals omschreven in artikel 2.24b van de Aanbestedingswet. Dit betekent dat wij de diensten inzake inkoop- en contractmanagement van “Karel.” niet (Europees) hoeven aan te besteden, maar gebruik kunnen maken van de uitzonderingsmogelijkheid quasi-inbesteden.

Het is hierdoor mogelijk en rechtsgeldig conform de aanbestedingswetgeving, om opdrachten rechtstreeks neer te leggen bij “Karel.”, zonder dat voorafgaand hieraan een (Europese) aanbestedingsprocedure moet worden doorlopen. Vervolg Voor sturing op resultaat zal “Karel.” minimaal éénmaal per half jaar aan onze organisatie rapporteren over:

2

- de stand van zaken van de trajecten en activiteiten die “Karel.” verzorgt; - de stand van zaken qua besteding van capaciteit (uren); - de planning voor de daaropvolgende periode. In de eerste helft van 2028 zal een evaluatie worden uitgevoerd of de samenwerking naar wens verloopt om te bepalen of de overeenkomst naar onbepaalde tijd kan worden omgezet.

Het college van burgemeester en wethouders; de secretaris, de burgemeester,

drs. C.A. de Haas, MBA

mr. D.S.C. Jansen

3