8.11. Raadsinformatiebrief Informatiebrief toekomstverkenning Equalit

Gemeente Loon op Zand Gemeenteraad Postbus 7 5171 CV KAATSHEUVEL

*2026.03421* 2026.03421

Datum 19-05-2026

Verzenddatum

Zaaknummer ZK26.00383

uw kenmerk

uw brief / registratienr. /

Onderwerp Informatiebrief toekomstverkenning Equalit

Geachte gemeenteraadsleden en fractieondersteuners,

Inleiding Vanuit het bestuurlijk overleg (BO) dat de wethouder ICT van de gemeente Oosterhout heeft met de bij Equalit aangesloten deelnemers, is de vraag aan de gemeente Oosterhout gesteld om een extern bureau onderzoek te laten doen naar de toekomstige scenario’s van Equalit. Via dit informatiebericht informeren we u over de aanleiding en uitkomsten van het onderzoek en de vervolg -stappen die we zetten. Waarom is het onderzoek naar toekomstscenario’s gestart? Sinds 2005 ondersteunt de gemeente Oosterhout collega-gemeenten met informatisering en automatisering van de gemeentelijke dienstverlening aan inwoners, bedrijven en instellingen. Dit doet zij door het leveren en in stand houden van een ICT-omgeving waar Oosterhout en de collegagemeenten gezamenlijk gebruik van maken en taakuitoefening op het gebied van informatisering en automatisering. Dit onderdeel van de gemeente Oosterhout heet Equalit. In onze samenleving heeft de digitalisering een grote vlucht genomen. Inwoners, bedrijven en instellingen verwachten dat de gemeentelijke dienstverlening hierin meegaat of zelfs voorop loopt. Ook hebben we te maken met steeds meer inbreuken op de veiligheid van de digitale samenleving. Omdat we als Equalit-deelnemers met elkaar op een gezamenlijk digitaal platform werken, vraagt dit

Anton Pieckplein 1 5171 CV Kaatsheuvel Postbus 7

5170 AA

Kaatsheuvel

telefoon

0416-289111

IBAN NL95 BNGH 028.50.05.111

E-mail: info@loonopzand.nl

extra aandacht en een gezamenlijk afwegingskader. We moeten kijken naar hoe we Equalit kunnen ontwikkelen en blijven aanpassen wanneer toekomstige scenario’s daarom vragen. De gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen, Goirle, Hilvarenbeek, Loon op Zand, Oisterwijk, Steenbergen, Woensdrecht en Zundert en werk(ontwikkel)bedrijf MidZuid hebben deze taakuitoefening op basis van een bilaterale regeling zonder meer uitbesteed aan gemeente Oosterhout. De vorm waarin we in Equalit-verband samenwerken is sinds 2005 niet veranderd. Met oog op de vlucht die digitalisering neemt en toekomstige ontwikkelingen is de huidige samenstelling en vorm van Equalit niet meer houdbaar. Daarom is vanuit het bestuurlijk overleg de vr aag aan de gemeente Oosterhout gesteld om onderzoek te laten doen naar de toekomstige scenario’s van Equalit. Welk advies is gegeven? In overleg met de leden van het bestuurlijk overleg Equalit heeft de gemeente Oosterhout in het voorjaar van 2025 de onderzoeksopdracht opgesteld. Na verschillende selectiegesprekken is de opdracht aan TwynstraGudde (TG) gegund. In de zomer en het najaar 2025 heeft TG het onderzoek uitgevoerd op basis van literatuurstudie en werksessies met bestuurders, gemeentesecretarissen en de ambtelijke werkgroepen van het de Equalit-samenwerking.

Eind september heeft TG haar bevindingen, de scenario ’s en hun adviezen toegelicht aan het bestuurlijk overleg. Op basis van de onderzoeksopdracht en gevoerde gesprekken heeft TG de bestuurl ijke uitgangspunten in beeld gebracht die de basis vormen voor de twee adviezen die ze hebben gegeven. Het eerste advies betreft het takenpakket voor de dienstverlening voor een toekomstbestendig Equalit. TG adviseert om op de IT-infrastructuur (servers en werkplekken) maximaal te standaardiseren en op vlak van informatievoorziening (IV) hybride samen te werken met een groeipad naar maximale standaardisatie. Het tweede advies is gericht op de governancevorm. Daarbij heeft TG de volgende vormen tegen elkaar afgewogen: de gastheerconstructie (huidig model), een bedrijfsvoeringsorganisatie (een lichte gemeenschappelijke regeling), een reguliere gemeenschappelijke regeling en een privaatrechtelijke vorm. TG adviseert te kiezen voor een reguliere gemeenschappelijke regeling als de toekomstige governancevorm. Welke stappen zijn gezet? Op basis van de onderzoeksresultaten en toelichting hierop van TG is in het bestuurlijk overleg afgesproken dat elke portefeuillehouder deze in het eigen college bespreekt en nagaat hoe men in de bevindingen vanuit het TG-rapport staat. In november 2025 is het bestuurlijk overleg weer bij elkaar gekomen.

Daar is geconstateerd dat we het met alle deelnemers op hoofdlijnen eens zijn, achter de bevindingen van het rapport kunnen staan en dat we met zijn allen wensen toe te werken naar een gemeenschappelijke regeling. De precieze vorm van een GR en de scope van de onder te brengen werkzaamheden vraagt nadere uitwerking. Daarbij dienen de volgende randvoorwaarden te worden uitgewerkt: 1. Kwaliteitsafspraken en actief servicelevelmanagement 2. Aanhaking van de business (beleid) en investeren in een cultuurverandering 3. Gelijkwaardigheid met oog voor verschillen (bijvoorbeeld in omvang en bijdragen) 4. Beleid blijft leidend, maar vormt geen blokkade 2

5. 6. 7. 8.

Investeren in verandervermogen van medewerkers Investeren in het delen van kennis en experts Financiële impact Mate waarin de vorm ruimte kan bieden voor een verandering van het takenpakket en/of bredere samenwerking in de regio.

In het vervolgproces zal op basis van de hiervoor genoemde randvoorwaarden een definitief advies worden opgesteld voor een te vormen gemeenschappelijk regeling. Daarnaast zal een proces worden opgestart om te komen tot een gezamenlijke IV-strategie om meer helderheid te krijgen in de mate van standaardisatie die wenselijk is en de mate waarin het wenselijk is ruimte te bieden voor maatwerk en hoe dit binnen de op te richten GR vorm te geven. Door een aantal deelnemers is uitgesproken de IV-taken binnen de eigen organisatie te willen (blijven) vormgeven. Bij andere deelnemers staat deze vraag nog open. In het vervolgproces komt hier duidelijkheid in. Uiteraard vraagt de oprichting van een GR instemming van alle raden van deelnemende gemeenten. Wat zijn de volgende stappen? Het secretarissenoverleg zal de komende periode de regie voeren om tot uitvoering van de gevraagde acties te komen. Globaal ziet de beoogde planning er als volgt uit. In de tabel hieronder zijn de verschillende stappen voor de besluitvorming vermeld. Daarbij is aangegeven in welke maand(en) elke stap loopt. Daarbij houden we rekening met de gemeenteraadsverkiezingen en de verschillen de recessen. Voor de raden zijn de dikgedrukte stappen van belang.

Of het lukt om deze beoogde planning te halen, is afhankelijk van hoe voorspoedig de verschillende stappen verlopen. Het mag duidelijk zijn dat dit proces zowel zorgvuldig als erg strak moet zijn om te kunnen slagen. We borgen in het proces dat de colleges en gemeenteraden voldoende tijd krijgen om tijdig hun eventuele zienswijzen en hun toestemming aan de GR te verlenen.

3

Hoe informeren we u verder? Medio zomer informeren we u opnieuw over de status en voortgang van dit proces. De colleges en raden kunnen op verschillende momenten worden geïnformeerd. De besluitvorming over de GR vindt plaats in de colleges en gemeenteraden van de 11 gemeenten. De vergadermomenten vinden niet op hetzelfde moment plaats. Daarom is het niet altijd mogelijk om alle raden op hetzelfde moment van informatie te voorzien. We streven ernaar om de informatievoorziening zo gelijktijdig mogelijk te laten verlopen. In de praktijk betekent dit dat sommige colleges en gemeenteraden bepaalde stukken of toelichtingen iets eerder ontvangen dan anderen. Met dit informatiebericht gaan we er van uit u voldoende op de hoogte te hebben gebracht van het proces tot nu toe en de vervolgstappen. De portefeuillehouder die zitting heeft in het bestuurlijk overleg Equalit kan u nader informeren over de details. Zij of hij is ook aanspreekpunt voor eventuele nieuwe of aanvullende vragen.

Het college van burgemeester en wethouders; de secretaris,

de burgemeester,

drs. C.A. de Haas, MBA

mr. D.S.C. Jansen

4