17-02-2022 Raadsvoorstel over beschikbaar stellen van investeringskrediet project Herijking Flexibel Kantoorconcept.docx

Raadsvoorstel Portefeuillehouder : J. van Aart Zaakdossiernummer : ZK 22.00146 Documentnummer : 2022. 00778

Onderwerp

: Raadsvoorstel over beschikbaar stellen van investeringskrediet en uitvoeringsbudget voor project Herijking Flexibel Kantoorconcept.

Aan de raad van de gemeente Loon op Zand, Inleiding In 2015 nam de gemeente Loon op Zand haar intrek in het Klavier en namen we flexibel werken als uitgangspunt. Door de toenemende vraag naar kantoorruimte om medewerkers te huisvesten huren we vanaf 31 maart 2018 eveneens de Brandweerkazerne. In maart 2020 deden we naar aanleiding van diverse signalen onderzoek naar de knelpunten over de inrichting en constateerden we dat er een tekort is aan werkplekken op de beide kantoorlocaties. Daarbij moest er gekeken worden naar een manier van werken die beter aansluit bij de werkwijze en wensen van de medewerkers. Tegelijkertijd werden we geconfronteerd met de gevolgen van de coronacrisis waardoor in de zomer van 2020 thuiswerken de norm werd. Met het noodgedwongen veelvuldig thuiswerken deden we versneld positieve ervaringen op en ontstonden er nieuwe behoeftes. Deze nieuwe behoeftes willen we inbedden in ons flexibele kantoorconcept. Dit alles heeft er toe geleid dat er op 24 maart 2021 een projectgroep is samengesteld die zich richt op de herijking van het flexibele kantoorconcept. De projectgroep bestaat uit Hans Onrust (P&O), Piet van Beurden (ICT), To Ceelen (Vastgoed), Brigitte Verhelst (Communicatie) en Wout-Jan van der Avoird (Facilitair).

Met de ondersteuning en de expertise van deze vakdisciplines is gestart met het in kaart brengen van de knelpunten, de behoeftes en de gewenste werkwijze die het beste aansluit bij organisatie. Samen met de klankbordgroep (die bestaat uit 13 medewerkers van diverse afdelingen) kreeg de projectgroep de opdracht om een storyline en een Voorlopig Ontwerp te ontwikkelen. Op 20 oktober 2021 stemde het MT in met de inhoud van de storyline. Deze verhaallijn beschrijft de nieuwe hybride werkomgeving van de gemeente Loon op Zand waarbij ‘werk is iets wat we doen en niet een plek waar we naar toe gaan’ de basis is. Daarnaast kreeg de projectgroep goedkeuring van het MT om samen met de klankbordgroep een Voorlopig Ontwerp voor het Klavier uit te werken. Op 15 december 2021 stemde het MT in met het Voorlopig Ontwerp en gaf opdracht om op basis van het Voorlopig Ontwerp een investeringsoverzicht op te stellen. Om vervolgstappen in fase 1 (lees aanpassen Klavier) te kunnen maken is het nu van belang dat uw raad instemt met het voorgestelde investeringskrediet en uitvoeringskrediet. Naast de bricks en de bytes waarop het Voorlopig Ontwerp is gebaseerd, is er een nog een belangrijke B, namelijk die van behaviour. Houding en gedrag van mensen bij veranderingen is allesbepalend of een verandering succesvol verloopt of niet.

Met de uitvoer van dit plan raken we gewoontes, gedrag, normen en waarden en dus ook de cultuur van de medewerkers van de gemeente Loon op Zand. Voor dit traject huren we een externe organisatiedeskundige op het gebied van verandermanagement in. Samen met de project- en klankbordgroep stelden we een plan op dat ons echt verder helpt bij de realisatie van deze cultuuromslag. Na uw instemming starten we dit voorjaar met de uitvoering.

Pagina 1 van 5

Beslispunten Wij stellen u voor: 1. Een investeringskrediet van € 235.000,- (zie bijlage 1: Raming benodigde voorzieningen Klavier) beschikbaar te stellen voor de uitvoering van maatregelen gericht op een doeltreffender gebruik van Het Klavier als flexibele kantoorruimte van de gemeente. 2. Voor 2022 een uitvoeringsbudget van € 30.000,- beschikbaar te stellen voor de uitvoering van het behaviour programma en het ontwikkelen van het interieurontwerp voor het Klavier en het uitvoeringsbudget van € 30.000,- te dekken uit de reserve flexibel kantoorconcept. 3. Het restant van € 101.000,- van de reserve flexibel kantoorconcept over te hevelen naar de algemene reserve en de reserve flexibel kantoorconcept op te heffen. Beoogd effect Onze nieuwe hybride werkomgeving staat straks voor ‘meet, greet en create’. Het is onze ambitie om op een leukere en slimmere manier hybride met elkaar samen te werken en elkaar te ontmoeten en waarin onze kernwaardes Samenwerken, Resultaatgericht en Vitaliteit een plek krijgen. We willen een toekomstbestendig flexibel kantoorconcept, dat ervoor gaat zorgen dat alle medewerkers straks individueel, met collega’s en met relaties effectief, activiteit gerelateerd en met veel plezier kunnen (samen) werken. In deze goed doordachte hybride werkomgeving kunnen medewerkers straks plaats’- en tijdonafhankelijk werken, samenwerken, ontmoeten en verbinden.

Argumenten

1.1 Aanpassing van de bestaande kantoorinrichting is nodig om medewerkers goed te kunnen faciliteren in een hybride werkomgeving. Het hybride werken in combinatie met de invoering van het thuiswerken en de ervaringen die we opdeden tijdens de coronacrisis vragen duidelijk om een andere manier van het inrichten van het Klavier. Door de coronacrisis deden we de nodige positieve ervaringen op met het gedwongen thuiswerken. We hebben geleerd te werken met een lagere flexfactor (aantal werkplekken/aantal medewerkers) maar we kwamen er wel achter dat er een sterke behoefte is aan te ontwikkelen ruimten waar medewerkers elkaar kunnen ontmoeten en samenwerken en dat de huidige inrichting van het Klavier daar nu onvoldoende in voorziet. Tenslotte zijn bouwkundige aanpassingen sinds de ingebruikname van het Klavier in 2015 niet meer uitgevoerd. Het verbeteren van de akoestiek, binnenklimaat, daglichttoetreding en arbo-vereisten aan (balie)werkplekken zijn veel gehoorde aandachtspunten. Onderzoeksresultaten uit de personeelsenquête van maart 2021 bevestigen deze knelpunten

2.1 Aanpassing van gedrag van mensen bij veranderingen is allesbepalend of een verandering succesvol verloopt of niet. Er is bij de introductie van het flexconcept in 2015 geïnvesteerd in de bricks en de bytes, maar niet in behaviour. Medewerkers blijven op de oude manier werken. Medewerkers moeten bewust worden gemaakt van de nieuwe functionaliteiten die het gebouw biedt, en de mogelijkheden van het hybride werken. Juist daarom verdient behaviour zorgvuldige aandacht om medewerkers mee te nemen in deze nieuwe manier van werken die ook echt een andere houding en gedrag vraagt van alle betrokkenen. De projectgroep werkt samen met de externe organisatiedeskundige een verhaallijn uit waardoor het voor iedere medewerker duidelijk wordt wat het gewenste gedrag is, passend bij de nieuwe manier van werken, zowel tijdens het werken in een thuissituatie als op het werken op kantoor. Het is belangrijk om medewerkers positief te kunnen raken, inspireren en activeren. Wat daarvoor nodig is, is een begin- en eindpunt, betrokkenheid binnen het project, vertrouwen, nieuwsgierigheid en persoonlijke verhalen (storytelling) die de meerwaarde laten zien.

Pagina 2 van 5

2.2 Aanpassing van het Voorlopig Ontwerp naar het interieurontwerp zorgt voor een prettige sfeer en creatieve oplossingen. Nu we het hybride werken invoeren is het van groot belang dat we de medewerkers een prettige en comfortabele kantooromgeving bieden. De medewerkers hebben straks de beschikking over een thuiswerkplek maar als ze naar kantoor komen moeten ze zich ook daar comfortabel en op hun gemak voelen. Een creatief en goed doordacht interieurontwerp draagt daar sterk aan bij. Daarnaast zorgt een goed doordacht interieurontwerp voor samenhang, het juiste materiaalgebruik en houdt het rekening met de mens achter het interieur. Kanttekeningen

1.1 Een nieuwe manier van werken vraagt om een weloverwogen en effectiever gebruik van de werkplekvoorzieningen. Het hybride werkplekconcept is gebaseerd op activiteit gerelateerd werken waarbij de werkomgeving flexibel gebruikt moet worden. De verschillende werkplekken (zowel thuis als op kantoor) moeten aansluiten bij het activiteit gerelateerd werken zodat de medewerkers kunnen kiezen uit die werkplek die op dat moment het beste past bij het uit te voeren werk. Het is dus van belang dat de kantoorruimte en de voorzieningen deze nieuwe behoefte kunnen bieden.

2.1 Een nieuwe manier van werken vraagt het nodige van alle betrokkenen. Bij de introductie van een nieuwe manier van werken liggen er kansen maar hebben we ook te maken met uitdagingen aan de kant van zowel werkgever, afdelingshoofden als bij medewerkers. Om vernieuwing en creativiteit te blijven stimuleren is het belangrijk om medewerkers in hun kracht te blijven zetten. Juist omdat medewerkers nu vaker thuis of op verschillende plekken op kantoor werken, is het belangrijk rekening te houden met de psychologische basisbehoeften van medewerkers zoals autonomie, persoonlijke groei en verbinding. Hiermee bedoelen we dat medewerkers erop mogen en kunnen vertrouwen dat ze zelfbeschikking hebben in hun werk, dat het werk dat ze doen zinvol is, dat ze zich gehoord en gezien voelen en zichzelf mogen ontwikkelen. Van belang is het dus om in dit traject aandacht te hebben voor de veranderende rol van het leiderschap en de (hulp) vragen en zorgen die hierbij komen kijken. Daarin voorzien we met het behaviourprogramma

2.2 Tijdens het ontwikkelen van het interieurontwerp moeten we rekening houden met de beperkingen van het Klavier. Na de ingebruikname in 2015 is er bouwkundig niets veranderd aan de inrichting en indeling van het Klavier. Bouwkundige ingrepen zijn kostbaar en moeten we zoveel mogelijk beperken. Daarom maken we het interieurontwerp ‘passend’ binnen de bestaande indeling van het gebouw.

Financieel Voor de uitvoering van de maatregelen van het flexibel kantoorconcept voor fase 1 is een investeringskrediet van € 235.000,- nodig. Het gaat hierbij om de aanschaf van inrichting (zoals bureaus, stoelen, spreektafels, plantenbakken) en om aanpassingen in het pand (verzetten en plaatsen van wanden, aanpassingen in de elektra). In de kapitaallasten houden we rekening met een afschrijvingstermijn van 15 jaar. De kapitaallasten zijn per jaar € 19.200,-. Van de reserve flexibel kantoorconcept valt € 101.000,- vrij die we overhevelen naar de algemene reserve. Het restant van € 30.000,- blijft beschikbaar voor het behaviourprogramma en het ontwikkelen van het interieurontwerp voor het Klavier. Met dit voorstel worden de middelen uit de reserve grotendeels overgeheveld naar de algemene reserve. Deze incidentele middelen worden dus niet ingezet ter dekking van de kapitaallasten van de investering. Achterliggende gedachte is dat hierdoor de structurele lasten ook structureel zijn

Pagina 3 van 5

opgenomen in de begroting en dat er daarmee, nadat de investering is afgeschreven, budgettaire ruimte beschikbaar is voor eventuele vervanging.

Voortgang Na instemming van de raad krijgt het Project Herijking Flexibel Kantoorconcept een vervolg . Op basis van het Voorlopig Ontwerp maken we een interieurontwerp. Op basis van dit gedetailleerde ontwerp start de aanbesteding en gaan we na een kritische selectie over tot het inrichten.

Communicatie Om te zorgen dat het nieuwe kantoorconcept in lijn is met onze organisatievisie en kernwaarden en aansluit op de behoeftes van de medewerkers is er bij het opstellen van de projectorganisatie een klankbordgroep geformeerd met een brede vertegenwoordiging van afdelingen die op belangrijke momenten in het ontwerpproces kan reageren op de plannen die de projectgroep voorstelt. De leden van de klankbordgroep informeren als ambassadeurs de naaste collega’s van de afdeling. Onze medewerkers houden we via periodieke berichtgeving op het intranet op de hoogte over de voortgang van het project Bijlagen Bijlage 1 : Raming benodigde voorzieningen Klavier.

Besluit De raad van de Gemeente Loon op Zand;

Pagina 4 van 5

Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 11 januari 2022, nummer 2022.00778 Besluit: 1. Een investeringskrediet van € 235.000,- (zie bijlage 1: Raming benodigde voorzieningen Klavier) beschikbaar te stellen voor de uitvoering van maatregelen gericht op een doeltreffender gebruik van Het Klavier als flexibele kantoorruimte van de gemeente. 2. Voor 2022 een uitvoeringsbudget van € 30.000,- beschikbaar te stellen voor de uitvoering van het behaviour programma en het ontwikkelen van het interieurontwerp voor het Klavier en het uitvoeringsbudget van € 30.000,- te dekken uit de reserve flexibel kantoorconcept. 3. Het restant van € 101.000,- van de reserve flexibel kantoorconcept over te hevelen naar de algemene reserve en de reserve flexibel kantoorconcept op te heffen. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Loon op Zand van 17 februari 2022. De raad voornoemd,

voorzitter, griffier,

Pagina 5 van 5