15-12-2022 Bijlage 2. Controleprotocol 2022.docx

Controleprotocol 2022

Gemeente Loon op Zand

Financiën, Belastingen & Informatievoorziening Oktober 2022

1

1. Inleiding De gemeente Loon op Zand geeft ieder jaar opdracht om de accountantscontrole als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet voor de gemeente Loon op Zand uit te voeren. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad echter nog een aantal zaken nader regelen, wat op hoofdlijnen in dit controleprotocol plaatsvindt. Het object van controle is de jaarrekening over het betreffende jaar en daarmee ook het financieel beheer over het jaar 2022 zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Loon op Zand. Voor het boekjaar 2022 is QConcepts gecontracteerd als huisaccountant.. Vanwege de aanstaande wettelijke veranderingen in de rechtmatigheid (2023) is dit controleprotocol gekoppeld aan het boekjaar 2022. 1.1 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Loon op Zand.

1.2 Wettelijk kader De Gemeentewet (GW), artikel 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Tevens moet in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven worden welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van de rechtmatigheidscontrole is. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast.

2

2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid/rechtmatigheid) Zoals in artikel 213 GW is voorgeschreven is de controle van de in artikel 197 GW bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant gericht op het afgeven van een oordeel over: •

De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

•

Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

•

De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

•

Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 GW (in het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);

•

De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 GW (in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden, hierna BADO) alsmede de Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NBA / Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants, voorheen NIVRA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het BADO dat de in de jaarrekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen ”.

3

3. Te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten, lasten, balansmutaties met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties. In het BADO zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Het BADO bepaalt dat de goedkeuringstolerantie ten aanzien van fouten in de jaarrekening 1% van de totale lasten van de gemeente bedraagt. Ten aanzien van onzekerheden in de controle bedraagt de goedkeuringstolerantie 3% van de totale lasten. Naast deze kwantitatieve benadering hanteert de accountant ook een kwalitatieve beoordeling bij de weging van fouten en onzekerheden.

De definitie van de goedkeuringstolerantie is: De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven controleverklaring. Naast de goedkeuringstoleranties wordt de rapporteringstolerantie onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: De rapporteringstolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage in het verslag van bevindingen. De rapporteringstolerantie kan worden vastgesteld op een percentage van de goedkeuringstolerantie of op een maatschappelijk relevant geacht absoluut bedrag. De rapporteringstolerantie kan zich verder toespitsen op die elementen die de raad specifiek nader terug wil zien, zonder dat dit de controletolerantie zelf beïnvloedt.

De rapporteringstolerantie wordt door de gemeenteraad vastgesteld, met inachtneming van bovengenoemde minimumeisen. De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringstolerantie, om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. 4

Goedkeuringstolerantie Het voorstel voor de goedkeuringstolerantie is: Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% lasten)

≤ 1%

>1%<3%

-

≥ 3%

Onzekerheden in de controle (%

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

lasten)

Rapporteringstolerantie: Het voorstel voor de rapporteringstolerantie is: Voor de rapporteringstolerantie geldt als maatstaf dat de accountant elke fout groter dan of gelijk aan 0,10 % rapporteert. Met het voorliggende voorstel sluiten we hierbij aan. Voor deze aanpassing zijn drie argumenten: 1. Aangetroffen fouten komen eerder aan het licht waardoor bijsturing in het proces eerder mogelijk is. 2. Het genoemde percentage wordt door meer gemeenten van onze omvang gebruikt. 3. De accountant heeft zelf ook een verantwoordelijkheid bij de weging van de invulling van de controle en de rapportage. Als een afwijking relevant is voor de oordeelsvorming en het bedrag ligt beneden de rapporteringstolerantie, dan wordt ook daarover door de accountant gerapporteerd. Over 2021 heeft de accountant zelf een lagere rapporteringstolerantie gehanteerd (zie managementletter). De voorgestelde rapporteringstolerantie ligt binnen de kaders van de accountant De toleranties gelden voor zowel het getrouwe beeld als de rechtmatigheid. Er wordt derhalve over twee aspecten een oordeel verstrekt. Een groot deel van de fouten en/of (on)rechtmatigheden hebben zowel invloed op de rechtmatigheid als op het getrouwe beeld: getrouwheidsfouten of -onzekerheden zijn veelal ook rechtmatigheidsfouten of -onzekerheden.

Echter niet alle rechtmatigheidsfouten of -onzekerheden zijn ook van invloed op het getrouwe beeld. Niet alle over- en onderschrijdingen dienen in de rechtmatigheidstoets betrokken te worden. Een nadere toelichting is opgenomen onder punt 4, ad 1: begrotingscriterium. Voorgesteld wordt om de bovengenoemde goedkeurings- en rapporteringstolerantie vast te stellen voor het controlejaar 2022.

5

4. Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsing Hieronder wordt de reikwijdte nader uitgewerkt. Zo geven we de juiste nuances mee voor de controle door de accountant.. 4.1 Limitatieve opsomming De accountantscontrole op rechtmatigheid is limitatief gericht op: a. de naleving van wettelijke kaders. Dit voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of redelijkerwijs kunnen betreffen. b. de naleving van de volgende kaders: - de begroting - de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet, uitgezonderd artikel 22 (vierjaarlijkse aanlevering nota grondbeleid); 1 - de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet; - de verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid ex art 213a Gemeentewet; c. de naleving van de overige kaders zoals opgenomen het Normenkader. Dit voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of redelijkerwijs kunnen betreffen. Het Normenkader wordt in een separaat voorstel aan de gemeenteraad voorgelegd.

4.2 Beperkingen reikwijdte Voor wat betreft het gestelde in 4.1 geldt de volgende beperking waarmee de accountant rekening houdt: Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten vallen daar buiten, tenzij zij een nadere uitwerking zijn van “hogere” regels of aspecten betreffen die ook onder de “getrouwheidscontrole” vallen omdat sprake is van financiële consequenties.

In de financiële verordening is bepaald dat een aantal nota’s (periodiek) moeten worden opgesteld of geactualiseerd. Deze uitzonderingsbepalingen zijn opgenomen zodat er geen rechtmatigheidsfout is, wanneer een bepaalde nota (nog) niet opgesteld of geactualiseerd mocht zijn. 1

6

5. Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: 5.1 Interimcontroles De accountant verricht op meerdere momenten in het jaar tussentijdse controles uit. Het resultaat wordt in een rapportage integraal en rechtstreeks ter kennis gebracht van en besproken met het Audit comité. Bestuurlijk relevante zaken worden – op grond van de overeengekomen rapportagewensen - ook aan de gemeenteraad gerapporteerd. 5.2 Verslag van bevindingen Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de jaarrekeningcontrole een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het College van burgemeester en wethouders. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Het Audit comité ontvangt hiervan eveneens een exemplaar. 5.3 Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium. Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in onderdeel 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen.

De accountant rapporteert ook over eventuele significante bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. 5.4 Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

7