14-10-2021 Raadsbesluit over Evaluatie Plan van aanpak vitale verkiezingen 2021.pdf

Raadsvoorstel PoÉefeuillehouder Zaakdossiernummer Documentnummer

Onderuverp

Beleidsprogramma

: J. van Aart

:2K21.02501 :2021.09069

*2021.09069* Raadsvoorstel over Evaluatie Plan van aanpak vitale verkiezingen 2021

0. Bestuur en ondersteuning

Aan de raad van de gemeente Loon op Zand,

Inleiding Op 17 maart202l waren de verkiezingen voor de leden van de Tweede Kamer. U stemde op 25 juni 2020 in met de "aanpak vitale verkiezingen in de gemeente Loon op Zand". Hiervoor stelde u, bij wijze van pilot, eenmalig een aanvullend budget beschikbaar gesteld van afgerond € 15.300,-. Met dit voorstel informeren we u over de evaluatie van deze aanpak en doen we, op basis van onze ervaringen, een voorstel voor structurele borging van deze aanpak. Daarnaast stonden deze verkiezingen in het teken van de corona-maatregelen. We informeerden u met de Raadsinformatiebrief van 25 januari over deze aanpak, die het ministerie voorschreef en relatief laat bekend maakte. Ook deze aanpak evalueerden we. Op basis van positieve ervaringen doen wijtevens voorstellen om onderdelen van de corona-aanpak mee te nemen in de structurele aanpak van volgende verkiezingen. De evaluatie is opgezet met een digitale enquête onder alle stembureauleden en (plv) voorzitters, kort na de verkiezingen. De evaluatie geeft een goed beeld van de ervaringen. Daarnaast haalden we de ervaringen uit de projectorganisatie op en wogen deze mee in dit advies. Evaluatie Vitale aanpak Verkiezinoen Beoogd doel was: het functioneren van de stembureauleden te versterken door:

Evaluatie Verkiezinqen in Coronatiid Door de coronapandemie trad de tijdelijke wet 'Verkiezingen Covid-19' in werking. Beoogd doel daarvan was: de verkiezingen voor alle betrokkenen veilig laten verlopen. Zowel kiezers, stembureauleden als de reguliere gebruikers van de stemlocatie mochten door de verkiezingen geen extra besmettingsrisico oplopen. De extra maatregelen hadden betrekking op:

Onderzoek toeqankeliikheid stembureaus Personen met een lichamelijke beperking (motorisch of visueel) moeten net als iedereen zonder een lichamelijke beperking hun democratisch recht kunnen uitoefenen. Daarom stelden diverse ministeries, de VNG, de NVVB en de kiesraad een "actieplan toegankelijk stemmen" op. Bij de keuze en inrichting van de lokalen ging nu de aandacht vooral uit naar de coronavoorschriften en werden voor de hand liggende maatregelen wel doorgevoerd, zoals het plaatsen van rijplaten en inrichten invalideparkeerplaatsen . Er zijn geen klachten of wezenlijke aandachtspunten uit de evaluatie naar voren gekomen over de toegankelijkheid van de stembureaus, dus investeren in een onderzoek door derden heeft beperkte meerwaarde. Desalniettemin lijkt het goed de volgende verkiezingen een uitgebreid onafhankelijk onderzoek te laten doen naar de toegankelijkheid om te toetsen dat we geen belemmeringen op toegankelijkheid over het hoofd zien. Hiervoor doen we bij de begroting 2022 een voorstel.

Beslispunten Wijstellen u voor: 1. ln te stemmen met de aanpak vitale verkiezingen als structurele werkwijze voor de verkiezingen en de meerkosten van € 23.300,- (inclusief stemstraat) daarvan structureel op te nemen in de meerjaren begrotin g 2022-2025. 2. ln te stemmen met het structureel inzetten van hygiëne maatregelen en van een stem-, fietsstraat als extra stembureau

Beoogd effect Verkiezingen zijn de basis van onze democratie. Het is dan ook belangrijk dat we deze zodanig organiseren, dat zoveel mogelijk kiezers gebruik kunnen maken van hun kiesrecht en dat de verkiezingen zorgvuldig, ordentelijk en volgens de wettelijke kaders verlopen en doelmatig, efficiënt en vitaal uitgevoerd worden. Met als resultaat een onweerlegbare vastgelegde uitslag.

Argumenten 1.1 De bezetting van de stembureaus in twee shifts leverde tijdswinst en kwaliteitsverbetering op. Uit de evaluatie blijkt dat de stembureauleden zich gedurende de shift en bij het tellen van de stemmen fit voelden en zich goed konden concentreren. Dit kwam de telling van de stemmen ten goede. De voorzitters waren eerder klaar en de kwaliteit van de processen verbaalwas hoger. 1.2 De combinatie inzet van ambtenaren en burgerleden zorgde voor meer grip en hogere betrokkenheid in de organisatie. Door meer ambtenaren in te zetten in de functie van voorzitter en plaatsvervangend voorzitter kon de projectorganisatie een groter beroep doen op hen doen tijdens de voorbereidingen. Zowel de vitale aanpak als alle corona-maatregelen zorgden voor veel instructie aan de voorkant die we in werktijd van de collega's vroegen. Zij konden samen met ervaren voorzitters/burgerleden op de stembureaus de regie nemen. Uiteindelijk zaten 53 medewerkers op de stembureaus en samen met alle collega's uit de projectorganisatie (burgerzaken, facilitair, communicatie) ontstond er echt een gevoel van teamprestatie en kwam er positieve energie vrij in de organisatie. Een mooie'bijvangst'. 1.3 Door e-learning, workshops en instructie wordt de deskundigheid van de stembureauleden bevorderd. Door alle stembureauleden een e-learning te laten volgen verhoogden we de kwaliteit van de kennis.

Het proces om de e-learning aan te bieden is eenvoudig. Er zijn geen opmerkingen van stembureauleden binnen gekomen dat het moeilijk of tijdrovend was. ledereen volgde de e-learning met succes. Ook de workshop tellen volgens de Lean Craft methode en de instructie aan de (plv) voorzitters hielp betrokkenen goed bij de uitvoering van hun rol. Stembureauleden vragen om dit erin

2

te houden en dragen zelfs althema's aan voor de volgende keer (invullen proces verbaal en overdracht shifts). 2.1 Hygiënemaatregelen dragen iedere verkiezingen bij aan veilige omstandigheden om je stem uit te brengen. Spatschermen, bewegwijzering, aparte potloden en desinfectiemateriaal droegen bij aan een veilig en rustig verloop van de verkiezingsdag op de bureaus. Kiezers en stembureauleden waardeerden dit zeer. Dit materiaal is aangeschaft en kunnen we iedere verkiezing opnieuw inzetten. 2.2 De auÍo- fleÍs-stemstraat (drivelhrough) structureel inzetten als extra stemlocatie. Om een betere spreiding van het aantal kiezers over de bureaus te realiseren en de kiezer de gelegenheid te geven om veilig en snel zijn stem te kunnen uitbrengen heeft het inzetten van een stemstraat (drive-through) meerwaarde. Bovendien werkt het opkomstverhogend, omdat het een andere doelgroep kiezers aantrekt. Bijvolgende verkiezingen zetten we hier in onze commu nicatiecampagne nog nadrukkelijker op in.

Kanttekeningen 1.1 Vitale aanpak verkiezingen vraagt veel inzet van mensen. Bemensing van 2 shifts vraagt inzet van veel meer personen. Tegelijkertijd is het ook een omvangrijke klus die niet op enkele schouders kan rusten. Andere gemeenten werken aljaren met 2 shifts. ln de combinatie van ambtenaren en burgerleden blijkt dat we een adequate bezetting kunnen organiseren. 2.2. De kosten van het inzetten van een stemstraat (drive-through) ziin hoog. Voor het inrichten van een stemstraat moeten er extra kosten (€ 3.000,) worden gemaakt, zoals het huren van een tent. Ook moeten we meerdere stembureauleden benoemen omdat er meer begeleiding van de kiezer nodig is. Tegelijkertijd deden we een aantal investeringen bij deze verkiezingen, waardoor voorzieningen al beschikbaar zijn (denk aan verrijdbare stemhokjes). We veruvachten met herhaling en meer publiciteit deze stemstraat iedere verkiezing rendabeler wordt.

Financieel Verkiezingen 2021 De totale kosten van de verkiezingen 2021 bedragen € 114.600. Dit is inclusief alle coronamaatregelen die zijn getroffen, zoals de aanschaf van kuchschermen, desinfecterende materialen, extra bewegwijzering, de stemstraat, meer stembureauleden en de huur van grotere ruimtes. De kosten die voor deze coronamaatregelen zijn gemaakt bedragen € 50.800. De kosten worden verantwoord in de 1" bestuursrapportage 2021.Voor deze coronakosten heeft het ministerie een extra bijdrage toegekend van € 35.452in2020 en€32.404 in2021. De kosten voor de 'reguliere' verkiezingen zijn € 63.800. Het beschikbare budget is € 62.000. Dit bestaat uit het reguliere budget van € 46.700 en het aanvullende budget "Vitale verkiezingen" van € 15.300. De geringe overschrijding van € 1 .800 is opgenomen in de 1e bestuursrapporlage 2021 .

Verkiezingen 2022 en verder Op basis van de ervaringen van dit jaar is een uitgebreide kostenopstelling gemaakt voor toekomstige verkiezingen. Voor het organiseren van een vitale verkiezing is een budget benodigd van € 70.000. Dit is inclusief een stemstraat en inclusief een post onvoorzien, welke bijvoorbeeld nodig is wanneer er alternatieve stemlocaties nodig zijn (bijvoorbeeld als de Wetering wordt verbouwd).

3

2022 Requliere kosten Stemstraat

Benodigd Beschikbaar

Verschil

2023 67.000 3.000 70.000 46.700 23.300

2024 67.000 3.000 70.000 46.700 23.300

2025 67.000 3.000 70.000

67.000 3.000 70.000

0

0

70.000

70.000

Het benodigde budget wordt opgenomen in de meerjarenbegroting 2022-2025

Voortgang De voorbereidingen voor de Gemeenteraadsverkiezingen in 2022 slarten we in juni 2021 op. Er komt weer een projectteam waarin alle benodigde afdelingen deelnemen (Burgerzaken, Communicatie, Buitendienst, Facilitaire Zaken en de Griffie).

Communicatie Na instemming om de verkiezingen structureel te organiseren volgens het plan aanpak'Vitale

verkiezingen' maken we een aangepaste planning voor de volgende verkiezingen en dit delen we intern met het projectteam. Bij de werving van de stembureauleden communiceren we duidelijk over deze werkwijze.

Bijlagen Evaluatie Verkiezingen Tweede Kamer maart 2021

4

Besluit De raad van de gemeente Loon op Zand;

gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 25 mei 2021, nummer 2021.13276. Besluit: ln te stemmen met de aanpak vitale verkiezingen als structurele werkwijze voor de verkiezingen en de meerkosten van € 23.300,- (inclusief stemstraat) daarvan structureel op te nemen in de meerjaren begroting 2022-2025. ln te stemmen met het structureel inzetten van hygiëne maatregelen en van een stem-, fietsstraat als extra stembureau

1.

2.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Loon op Zand van 14 oktober 2O21.

De raad voornoemd,

voorzitter

5