13-10-2022 Bijlage 2. Plan van aanpak participatie en communicatie omgevingsvisie Loon op Zand 2040.docx

Plan van aanpak participatie en communicatie omgevingsvisie Loon op Zand 2040

Omgevingsvisie Loon op Zand 2040 | Plan van aanpak participatie en communicatie

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ..................................................................................................................3 1.1 Plan van aanpak omgevingsvisie Loon op Zand 2040 .........................................................3 1.2 In vier stappen naar een gedragen omgevingsvisie............................................................3 1.3 Leeswijzer.............................................................................................................................3 1.4 Definities ..............................................................................................................................4

2.

Uitgangspunten .......................................................................................................4

3.

Van buiten naar binnen ...........................................................................................5 3.1 Doel vaststellen....................................................................................................................5 3.2 Stakeholders in beeld brengen............................................................................................5 3.3 Niveau van participatie bepalen..........................................................................................6 3.4 Mix van middelen en instrumenten vaststellen .................................................................7

4.

Aanpak participatie en communicatie per fase ........................................................7 4.1 Fase 1: Bepalen uitgangspunten omgevingsvisie................................................................7 4.2 Fase 2: Samenleving aan het woord....................................................................................8 4.3 Fase 3: Uitwerken omgevingsvisie ....................................................................................10 4.4 Fase 4: Vaststellen omgevingsvisie ...................................................................................10

BIJLAGE 1 Ringen van Invloed fase 1 .................................................................................11

Pagina 2 van 11

Omgevingsvisie Loon op Zand 2040 | Plan van aanpak participatie en communicatie

1. Inleiding 1.1 Plan van aanpak omgevingsvisie Loon op Zand 2040 In de Omgevingswet is vastgelegd dat gemeenten uiterlijk 1 januari 2025 een door de gemeenteraad vastgestelde omgevingsvisie moeten hebben. In Loon op Zand willen we niet wachten tot die tijd, maar streven we ernaar begin 2024 een vastgestelde omgevingsvisie te hebben, waarin we een doorkijk geven tot 2040. De gemeenteraad stelde op 8 juli 2021 het Plan van aanpak omgevingsvisie Loon op Zand 2040 vast. Het plan van aanpak omgevingsvisie Loon op Zand 2040 bevat een prominente rol voor communicatie en participatie. In dit plan van aanpak participatie en communicatie beschrijven we op hoofdlijnen hoe we de samenleving, gemeentebestuur en gemeentelijke organisatie actief betrekken bij de totstandkoming van de omgevingsvisie.

1.2 In vier stappen naar een gedragen omgevingsvisie We bouwen in vier fases aan de omgevingsvisie: 1. Bepalen uitgangspunten 2. Samenleving aan het woord 3. Uitwerken omgevingsvisie 4. Vaststellen omgevingsvisie Dit plan van aanpak participatie maakt deel uit van het eindproduct van Fase 1. Het beschrijft de uitgangspunten en de aanpak om tot een gedragen omgevingsvisie te komen.

1.3 Leeswijzer In hoofdstuk 2: Uitgangspunten participatie en communicatie blikken we terug op de doelen en uitgangspunten voor communicatie en participatie uit het Plan van aanpak omgevingsvisie Loon op Zand 2040. In hoofdstuk 3: Van buiten naar binnen laten we zien we zien hoe we per fase stakeholders in beeld brengen en aan de hand daarvan participatie en communicatie inrichten. Met deze werkwijze maken we gebruik van de kennis van de samenleving die we gaandeweg opdoen en spelen we in op actuele ontwikkelingen. Zo krijgt maatwerk de ruimte. In hoofdstuk 4: Aanpak participatie en communicatie laten we zien hoe we stakeholders betrekken bij de omgevingsvisie. We kijken terug naar fase 1, kijken vooruit en gaan dieper in op fase 2 en geven een globale doorkijk naar fase 3 en 4.

Pagina 3 van 11

Omgevingsvisie Loon op Zand 2040 | Plan van aanpak participatie en communicatie

1.4 Definities Om spraakverwarring te voorkomen lichten we drie termen eruit en duiden we wat we daaronder verstaan. Stakeholders Een persoon, groep of organisatie die invloed ondervindt van en/of invloed heeft op de omgevingsvisie Loon op Zand 2040. Dit varieert van een samenwerkingspartner tot de uitbater van een buurtcafé en van de inwoners in het buitengebied tot een gemeentelijke afdeling. Participatie De manier waarop je stakeholders betrekt. Participatie zegt iets over de rol en ruimte die we stakeholders geven bij de totstandkoming van de omgevingsvisie. Door dit doordacht aan te pakken, kunnen we de juiste verwachtingen scheppen. We onderscheiden vier niveaus van participatie (zie hoofdstuk 3): 1. Meeweten 2. Meedenken 3. Meewerken 4. Meebeslissen Communicatie Het proces waarbij informatie wordt uitgewisseld tussen twee of meer partijen of personen. Communicatie is daarmee het vliegwiel voor participatie.

2. Uitgangspunten In het Plan van aanpak omgevingsvisie Loon op Zand 2040 gaven we aan dat we in iedere fase aandacht besteden aan participatie en communicatie. Door inwoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties en partners vroegtijdig te betrekken, ontstaat een dialoog met de samenleving. Zo werken we aan draagvlak en herkenning in de volle breedte van de Loonse samenleving. Volgens de Omgevingswet is participatie vormvrij en bepaal je als gemeente zelf hoe je participatie kleur en vorm geeft. We vinden drie aspecten van participatie belangrijk: ▪ Samenhang brengen in uiteenlopende belangen. ▪ Werken aan acceptatie van verschillende belangen. ▪ Ruimte bieden aan participatie en de uitkomsten hiervan. Dat betekent dat we waarden, kennis en meningen uit de samenleving ophalen en gebruiken. Bij de invulling van de participatie gelden onderstaande uitgangspunten: ▪ We creëren een helder proces met reële verwachtingen. Dit voorkomt teleurstelling en onvrede. ▪ We spannen ons extra in om doelgroepen te bereiken en te betrekken die normaal gesproken niet of nauwelijks belangstelling hebben voor dit onderwerp. Denk aan jongeren, drukbezette tweeverdieners of mensen met weinig vertrouwen in de overheid. We verliezen de zogenaamde ‘usual suspects’ niet uit het oog, maar zetten hen waar mogelijk juist in om andere groepen te bereiken.

▪ We zetten een breed palet aan instrumenten in om doelgroepen te bereiken. Van een poll op Facebook tot een ontwerpatelier.

Pagina 4 van 11

Omgevingsvisie Loon op Zand 2040 | Plan van aanpak participatie en communicatie

▪

▪

▪

▪

We zoeken per thema uit de omgevingsvisie naar aanknopingspunten om de soms abstracte materie om te zetten naar concrete verhalen en beelden. Zo maken we de omgevingsvisie herkenbaar en brengen we hem tot leven. We hebben oog voor alle belangen en nemen die serieus. Met respect en oprechte interesse werken we aan begrip en acceptatie. Daarbij zorgen we voor duidelijkheid over wat de input op kan leveren. Bij het opstellen van de Toekomstagenda is relatief kortgeleden gewerkt met brede participatie. Hierdoor kan de motivatie in de samenleving ontbreken voor een nieuw breed participatietraject. We voorkomen deze participatiemoeheid door herkenbaar gebruik te maken van de opbrengst, kennis en ervaring uit de Toekomstagenda. Zo is de Toekomstagenda meegenomen in de Uitgangspuntennotitie in fase 1 en Toekomstmaker(s) nodigen we uit om vanaf het begin mee te denken en te werken (zie §3.3). Zo borgen we dat de ideeën van toen landen in de Omgevingsvisie. Waar nodig verhelderen we de verschillen tussen de omgevingsvisie en de Toekomstagenda. Zo kijkt de visie verder vooruit: naar 2040. Daarnaast richt de omgevingsvisie zich op de fysieke leefomgeving, terwijl de Toekomstagenda de volle breedte van het gemeentelijk werkveld beslaat. We communiceren open, transparant en met regelmaat, ook als er geen concreet nieuws is.

Zo voorkomen we onduidelijke radiostiltes en houden we de betrokkenheid vast.

3. Van buiten naar binnen We zetten in iedere fase vier stappen om te bepalen hoe participatie en communicatie eruitzien. Zo zorgen we dat we van buiten naar binnen werken en aansluiten bij de Loonse samenleving. 1. Doel vaststellen 2. Stakeholders in beeld brengen 3. Per stakeholder het niveau van participatie bepalen. 4. Mix van middelen en instrumenten vaststellen. Hieronder lichten we deze stappen toe.

3.1 Doel vaststellen Het doel van participatie en communicatie kan per fase verschillen. Dit hangt onder meer af van wat je in deze fase wil bereiken. In een verkenningsfase richt het participatiedoel zich vooral op gebruikmaken van de kennis van stakeholders. In een besluitvormingsfase draait het meer om betrokkenheid en draagvlak.

3.2 Stakeholders in beeld brengen Voorafgaand aan iedere fase maken we een stakeholderanalyse. Hierbij brengen we, voor zover we dit weten, in beeld welke belangen, standpunten en behoeftes spelen bij (groepen) inwoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties en partners. Deze kennis helpt om de participatie en communicatie aan te laten sluiten bij de Loonse samenleving. Het helpt om de juiste stakeholders een actieve rol te geven, kennis aan te boren op de juiste plek, moeilijk bereikbare groepen te betrekken en de juiste snaar te raken. Door per fase een analyse te maken of actualiseren, maken we gebruik van de kennis over stakeholders die we gaandeweg opdoen en krijgen stakeholders een plek die zich tussentijds aandienen. Bovendien kunnen we zo rekening houden met actuele ontwikkelingen die het speelveld veranderen. Zo beïnvloedt de oorlog in Oekraïne de publieke opinie over energie en bepaalt het succes van de wisselstroken of bewoners openstaan voor groeiend toerisme. Pagina 5 van 11

Omgevingsvisie Loon op Zand 2040 | Plan van aanpak participatie en communicatie

3.3 Niveau van participatie bepalen We geven aan welke stakeholders welke rol krijgen in de participatie. Hierbij maken we gebruik van de ‘Ringen van Invloed’. Dit model verenigt twee manieren waarop je stakeholders kunt indelen: vanuit hun belang en vanuit hun betrokkenheid bij een project of beleid. Alle stakeholders krijgen een positie in de Ringen van Invloed.

Ringen van Invloed

De ‘taartpunten’ verdelen de partijen naar hun belang bij het project of beleid. ▪ Beïnvloeders: partijen die invloed uitoefenen (formeel of informeel) op het project of beleid. ▪ Beslissers: partijen die beslissingen nemen over het project. ▪ Gebruikers: partijen die gevolgen ervaren van het project of beleid. ▪ Uitvoerders: partijen die een rol spelen bij het uitvoeren van het project of beleid of bepaalde kennis kunnen leveren. De cirkels geven het niveau van participatie weer: welke rol geven we hen in een bepaalde fase? ▪ Meebeslissers: hakken de knoop door. ▪ Meewerkers: werken actief mee. ▪ Meedenkers: geven inhoudelijke inbreng. ▪ Meeweters: hebben geen actieve rol, maar worden geïnformeerd.

Pagina 6 van 11

Omgevingsvisie Loon op Zand 2040 | Plan van aanpak participatie en communicatie

De plek in de cirkels wisselt per fase. Een stakeholder die in fase 1 meedenkt houden we in een volgende fase bijvoorbeeld alleen op de hoogte.

3.4 Mix van middelen en instrumenten vaststellen We bepalen welke middelen en instrumenten we inzetten die passen bij de stakeholders en hun plek in de Ringen van Invloed. Denk aan een workshop voor partijen die meewerken, een nieuwsbrief met de uitkomsten van een enquête voor meeweters of straatinterviews voor meedenkers.

4. Aanpak participatie en communicatie per fase 4.1 Fase 1: Bepalen uitgangspunten omgevingsvisie In de uitgangspuntennotitie vatten we de ambities vanuit ons bestaande beleid samen en presenteren we een nulmeting van onze fysieke leefomgeving. Ook geven we inzicht in de belangrijkste vraagstukken en thema’s voor de toekomst. Daarnaast kijken we naar wat al is opgehaald in het verleden (denk aan de Toekomstagenda). De participatie en communicatie in deze fase waren gericht op het aanboren van kennis, het ophalen van vraagstukken en het geven van bekendheid aan de omgevingsvisie. Hiervoor vroegen we stakeholders mee te denken over de onderwerpen en dilemma’s voor de omgevingsvisie. In bijlage 1 staat de Ringen van Invloed van deze fase. In deze fase ging de website www.loonopzand2040.nl live. Deze bevat alle informatie over de omgevingsvisie, inclusief alle stappen, nieuws en mogelijkheden om mee te doen.

Loonopzand2040.nl

Pagina 7 van 11

Omgevingsvisie Loon op Zand 2040 | Plan van aanpak participatie en communicatie

Hiernaast werden beleidsmedewerkers van de gemeente persoonlijk geïnterviewd, net als een selectie van partners en maatschappelijke organisaties. Hiervoor kozen we stakeholders met een groot belang bij de omgevingsvisie, incl. een afvaardiging van de Toekomstmakers. Door de stakeholders al in een vroeg stadium te betrekken werken we toe naar een breed gedragen visie. Ook keken we wie veel inhoudelijke kennis heeft over thema’s uit de omgevingsvisie. Naast de persoonlijke interviews hielden we een online enquête onder inwoners. Deze brachten we onder de aandacht via de gemeentelijke bladen en social media. Ook het inwonerpanel kreeg een uitnodiging de enquête in te vullen. Wie dat wilde kon de enquête op papier ophalen aan de balie in het Klavier. Met 484 geheel of gedeeltelijk ingevulde enquêtes kregen we zicht op de thema’s die spelen in de samenleving.

Campagnebeeld enquête omgevingsvisie

Bij alle communicatie over de interviews en enquête schetsten we het doel van deze stap en het vervolgproces. Daarnaast vroegen we mensen zich te abonneren op de nieuwsbrief om zo op de hoogte te blijven van het vervolg. We publiceren na vaststelling van de uitgangspuntennotitie een beeldende samenvatting op de website.

4.2 Fase 2: Samenleving aan het woord Deze fase draait om participatie. Met de uitgangspuntennotitie als paraplu gaan we in dialoog met inwoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties en partners over hun wensen en ideeën voor de omgevingsvisie. Deze input gebruiken we voor fase 3: het bepalen van de koers en de uitwerking hiervan in een concept omgevingsvisie. Het doel van de participatie is draagvlak creëren voor oplossingsrichtingen en creativiteit aanboren. Ook willen we tegenstellingen overbruggen. We vragen stakeholders oplossingsrichtingen te bedenken en ‘voors en tegens’ naar voren te brengen. Hiermee werken we aan wederzijds begrip.

Pagina 8 van 11

Omgevingsvisie Loon op Zand 2040 | Plan van aanpak participatie en communicatie

Globale aanpak Deze fase start met een brede ambtelijke sessie. Hierin staat het verzinnen van ideeën centraal om de opgaven in de uitgangspuntennotitie op te kunnen lossen. We gebruiken scenario’s om op zoek te gaan naar de argumenten voor en de argumenten tegen. Dit levert doorgaans veel genuanceerde en bruikbare informatie op. Medewerkers hoeven niet te kiezen tussen ideeën en we hoeven ook niet direct het beste idee te vinden, het gaat in de gesprekken om de argumenten. Daarmee krijg je ook de dilemma’s in beeld. Het resultaat van deze stap is dat we inzicht hebben in wat we willen bespreken met de samenleving. Aansluitend organiseren we eind november 2022 de ‘omgevings-10-daagse’, ofwel een mix van activiteiten in korte tijd voor alle stakeholders. Om zoveel mogelijk doelgroepen te bereiken maken we gebruik van zowel fysieke als digitale activiteiten. Het resultaat van de omgevings-10-daagse is een set aan perspectieven voor de toekomst met daarin gedragen keuzes en dilemma’s. We organiseren (een greep uit) onderstaande activiteiten: ▪

Gezamenlijke themabijeenkomsten Met ambtelijke vakspecialisten, maatschappelijke organisaties en ketenpartners organiseren we bijeenkomsten rondom een specifiek thema uit de omgevingsvisie. Op basis van de argumenten voor en tegen worden nieuwe ideeën bedacht. Letterlijk op de kaart, worden nieuwe ideeën ingetekend.

▪

Gebiedsconferentie voor inwoners en ondernemers In de gebiedsbijeenkomsten wordt met inwoners en ondernemers nagedacht over mogelijke oplossingsrichtingen voor clusters van vraagstukken. Een gebiedsconferentie bevat al gauw 10 workshops. Het voordeel daarvan is dat het voor een hele brede groep mensen interessant is om te komen, dat de workshops afzonderlijk meer diepgang krijgen en dat je snel veel informatie ophaalt.

▪

Bijeenkomsten voor specifieke doelgroepen Mogelijk organiseren we bijeenkomsten voor specifieke doelgroepen. Denk aan een bijeenkomst voor wonen en zorg met ouderenverenigingen, huurdersverenigingen, mantelzorgers en andere ouderen, een project met scholen of een bijeenkomst van de Kinderraad.

▪

Digitale bijeenkomsten Met de digitale variant van de gebiedsconferentie trekken we een andere, deels jongere, doelgroep. In deze bijeenkomst kunnen we met inwoners aan meerdere thema’s werken, bij veel aanmeldingen werken we in verschillende rooms.

▪

Enquête met internetdiscussie Daarnaast zetten we in navolging van de enquête in fase 1 nogmaals een uitgebreide online enquête op, inclusief blogmogelijkheid. Het accent ligt nu op het ophalen van ‘voors en tegens’ bij ideeën en oplossingen die in beeld zijn. De technische faciliteiten staan het toe om op verschillende manieren beelden te presenteren en discussie te voeren.

▪

Poll Een poll is een goede methode om ‘mensen te lokken’ naar de site. Het is laagdrempelig en leuk om in te vullen.

Pagina 9 van 11

Omgevingsvisie Loon op Zand 2040 | Plan van aanpak participatie en communicatie

▪

Naar de mensen toe Een grote groep mensen komt niet naar bijeenkomsten toe. Daarom willen we aanvullend op de internetdiscussie de discussiepanelen die ook zijn gebruikt op de gebiedsconferenties inzetten op drukke locaties in de dorpen. Ook daar halen we argumenten voor en tegen ideeën op.

Zichtbaar en transparant Alle activiteiten kondigen we breed aan via onder meer social media, lokale media, de website loonopzand2040.nl en de online nieuwsbrief. Daarnaast laten we zien wat de activiteiten hebben opgeleverd. Denk bijvoorbeeld aan een filmpje met deelnemers of een verslag zoals dat van de online enquête uit fase 1.

4.3 Fase 3: Uitwerken omgevingsvisie In deze fase maken we een strategische koers, een visie op hoofdlijnen, die we uitwerken in een eerste concept omgevingsvisie. Het doel van de participatie en communicatie is het vasthouden van betrokkenheid en verstevigen van draagvlak. In deze fase is een hoofdrol weggelegd voor medewerkers van de gemeente en het college. Overige stakeholders houden we regelmatig op de hoogte van de voortgang en de keuzes. Net als in de voorgaande fases, gebruiken we hiervoor onder meer de website, de nieuwsbrief, social media en lokale media. Waar nodig geven we stakeholders een actievere rol. Dit kan bijvoorbeeld met krachtsbijeenkomsten, bijeenkomsten die een springplank zijn naar uitwerking en zo bijdragen aan een uitvoerbare en gedragen visie.

4.4 Fase 4: Vaststellen omgevingsvisie Deze fase start met het aanbieden van de concept omgevingsvisie aan het college. Het doel van de participatie en communicatie is het vasthouden van betrokkenheid en draagvlak. Naast het formele ‘boekje’ verbeelden we het eindresultaat met beeldende verhalen. We integreren tekst en beeld, waarbij we veel beeldmiddelen toepassen (foto’s, historische afbeeldingen, specifieke kaartbeelden, collages, visualisaties en schema’s). In deze fase hebben college en raad een actieve rol. Inwoners en betrokkenen krijgen de gelegenheid formeel een zienswijze in te dienen. Alle stakeholders worden hier actief over geïnformeerd, via kanalen die zijn inmiddels kennen uit de voorgaande fases.

Pagina 10 van 11

Omgevingsvisie Loon op Zand 2040 | Plan van aanpak participatie en communicatie

BIJLAGE 1 Ringen van Invloed fase 1 Ringen van Invloed fase 1: opstellen en vaststellen uitgangspuntennotitie

Pagina 11 van 11