11-02-2021 Raadsbesluit controleverordening en programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten.pdf

Raadsvoorstel Portefeuillehouder Zaakdossiernummer Documentnummer

Onderwerp Beleidsprogramma

: J. van Aart

:2k20.07846 :2020.37222

Raadsvoorstel over controleverordening en programma van eisen aan bested ing accou ntantsdiensten

0. Bestuur en ondersteuning

Aan de raad van de gemeente Loon op Zand,

Inleiding De opdracht aan de huidige accountant is verleend voor de periode tot en met de controle over het verslagjaar 2020. DaI betekent dat voor de controle over het verslagjaar 2021 en verder een nieuwe aanbestedingsprocedure moet worden opgesteld. De gunning van de accountant is een bevoegdheid van de raad omdat de accountant in opdracht van de raad zijn controle uitvoert. Het college heeft kennis genomen van het programma van eisen. Bij de voorbereiding van het programma van eisen en de aanbestedingsprocedure is gebleken dat het wenselijk is om de controleverordening aan te passen zodat deze beter past bij de gewenste uitvoering van het aanbestedingsproces. Beslispunten Wijstellen u voor: 1 . De controleverordening 2021 vast te stellen. 2. Het programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten vast te stellen Beoogd effect Via een onderhandse openbare aanbesteding komen tot een nieuwe accountant voor de controle van de jaarstukken van de gemeente Loon op Zand. Argumenten 1.1 De voorgestelde wijzigingen in de controleverordening sluiten beter aan bij de gewenste uitvoering v a n he t aa n be ste d i ngsproces

ln overleg met het Auditcomité is gebleken dat het wenselijk is om te kiezen voor een meer pragmatische werkwijze rondom de aanbesteding van de accountantsdiensten. Deze werkwijze is venverkt in de controleverordening. ln algemene zin is de Controleverordening verder in lijn gebracht met de modelverordening van de VNG en de actuele inrichting van de organisatie. De grootste wijziging doet zich voor in artikel 2 van de verordening waarbij de procedures wordt aangepast. Deze aanpassing sluit ook aan bij de eerste behandeling in het Auditcomité. Gezocht is naar een pragmatische oplossing voor de uitvoering van de procedure waarbij de rol van het Auditcomité en de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad tot hun recht komen. De uitvoering van

1

de procedure wordt om praktische redenen bij het college neergelegd. Dit betreft het uitvoering geven aan de keuzes van raad en Auditcomité. Daarnaast zijn de goedkeurings- en rapporteringstoleranties opgenomen. Hierdoor vervalt de noodzaak om jaarlijks het controleprotocol ter vaststelling voor te leggen aan de raad. Sinds 2012 is jaarlijks een gelijkluidend besluit vastgesteld door de raad. 2.1 Het programma van eisen is in afstemming met het Auditcomité totstandgekomen ln haar vergaderingen van oktober en november heeft het Auditcomité de randvoorwaarden voor de aanbestedingsprocedure en het programma van eisen besproken en vastgesteld. Dit programma van eisen moet worden vastgesteld door de raad zodat daarmee voldoende kader wordt meegegeven voor de uitvoering van de aanbestedingsprocedure.

Kanttekeningen 1.1 Met ingang 2021 zal het college in de jaarrekening verantwoording moeten afleggen over de rechtmatigheid in de jaarrekening De verwachting is (besluitvorming op rijksniveau is nog niet afgerond) dat de verplichting tot het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring in de jaarrekening een verplicht onderdeel wordt met ingang van het verslagjaar 2021. Dit heeft consequenties voor de inrichting van de controleverordening. Zodra meer duidelijkheid bestaat over de uitwerking van de nieuwe verplichtingen zal een nieuw voorstel voor de controleverordening aan de raad worden aangeboden. ln verband met de aanbestedingsprocedure kan niet gewacht worden met de huidige voorgestelde wijzigingen.

Financieel Dit besluit leidt tot een keuze voor een accountant voor de periode 2021 - 2023. Hiervoor zijn reeds middelen gereserveerd. Op basis van de resultaten van het aanbestedingsproces zal - indien nodig een voorstel voor aanpassing van de benodigde middelen worden verwerkt in de definitieve besluitvorming door de raad.

Voortgang De planning voor de aanbestedingsprocedure is opgenomen in een aparte bijlage en in het programma van eisen.

Communicatie De controleverordening moet na besluitvorming door de raad gepubliceerd worden. Het programma van eisen wordt - na besluitvorming door de raad - gebruikt in het aanbestedingsproces accountantsdiensten.

Bijlagen Controleverorden i ng 2021 (2020 .37 21 B) Co ntro eve rord e n i n g 2021, zichtba re wi jz g i n g en (2020 .37 21 7 ) Progra m m a van e isen aa n bested i ng accou ntantsd ien sten (2020.37 220) Plan n in g aa n bested i ngs proced u re (2020.37 221 ) I

i

2

Besluit De raad van de gemeente Loon op Zand; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 5 januari 2021, nummer

2020.37206

besluit: 1 . De controleverordening 2021 vast te stellen. 2. Het programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten vast te stellen

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Loon op Zand van 11

februari2021.

De raad voornoemd,

voorzitter

3