11-02-2021 Bijlage 2. Controleverordening 2021, zichtbare wijzigingen.docx

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie

Controleverordening gemeente Loon op Zand

van de

De raad van gemeente Loon op Zand; Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 30 september 20085 januari 2021, nummer 2008/802020.37206; gezien het voorstel van het Auditcomité d.d. 9 oktober 2008; gelet op het advies van de commissie Bestuur en Middelen d.d. 23 oktober 2008; gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten; besluit: vast te stellen de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Loon op Zand. De Controleverordening gemeente Loon op Zand 2021 vast te stellen Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. Accountant: een door de raad benoemde: - Registeraccountant of - Accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, lid 3, Wet op de Accountants-Administratieconsulenten of - Organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants werken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening. b.

Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van: - Het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; - Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; - Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet; - De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; Onrechtmatigheden in de jaarrekening, waarbij Waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6, Gemeentewet, in acht worden genomen. c. Rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten. d. Audit comité: de commissie die zich bezighoudt met het voorbereiden van de raadsbehandeling van de jaarstukken (verslag en rekening) en hierover de raad adviseert. c.e.

Deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaggeving opgestelde verantwoording die deel uitmaakt van de jaarrekening. Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole 1. De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2, Gemeentewet, wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van vier drie jaar. 2. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3. Het auditcomité heeft gedurende de aanbestedingsprocedure de rol van beoordelingscommissie. 4. Het auditcomité is bevoegd tot het uitspreken van de gunning onder opschortende voorwaarde van besluitvorming door de raad. 2. De aanbesteding van de accountant is voorbehouden aan de raad. In de voorbereiding op de aanbesteding wordt de raad ondersteund door het audit-comittee en het college;

3.5. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In dit proces speelt het audit-comittee een adviserende rol. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen: a. De toe te passen goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening; b. De inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; c. De eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;De apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen toleranties; d. De frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportage, zijnde de managementletterering; en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar; e. De posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden; f. De gemeentelijke functies en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstolerantiesrapportagetoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifieke aandacht moet besteden. 6.

Voor de onder lid 5, sub a en c genoemde goedkeuringstoleranties wordt uitgegaan van de huidige wettelijk vastgelegde minimumeisen: Soort verklaring Goedkeurend Met beperking Oordeel Afkeurend onthouding Fouten in de jaarrekening ≤ 1% > 1% < 3% ≥ 3% (% van de totale gemeentelijke lasten) Onzekerheden in de ≤ 3% > 3% < 10% ≥ 10% controle (% van de totale gemeentelijke lasten) Voor de rapporteringstoleranties wordt 0,5% bij fouten en 1% bij onzekerheden gehanteerd. 4.7. In afwijking van lid 35, letters e en f, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke functies en de gemeentelijke organisatieonderdelen vaststellenvaststelt de posten van de jaarrekening, de gemeentelijke functies en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren. Het Auditcomité adviseert de raad hierover. 5. De raad stelt vóór de selectie van de accountant in een apart besluit de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging. Artikel 3. Informatieverstrekking door college 1.

Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle; 2. Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn; 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 juli van het eerstvolgende dienstjaarhet jaar volgend op het begrotingsjaar aan de raad. 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld. Artikel 4. Inrichting accountantscontrole 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden;

2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren. 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende effectieve accountantscontrole vindt zo nodig periodiek (afstemmings)overleg plaats tussen de accountant, en het Auditcomité committee van de gemeente Loon op Zand. Het initiatief voor het overleg kan uitgaan van zowel de zijde van de accountant als van de zijde van de gemeente., de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en de concerncontroller. Artikel 5. Toegang tot informatie 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig beoordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente. 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben.

Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen. 3. Alle organisatie-eenheden Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, zoopdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over getrouwheid van de jaarrekening, de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde financiële beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie. Artikel 6. Overige controles en opdrachten 1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2. Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. 3.

Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdient, ABP, Sociale Verzekeringsbank, CBS en dergelijke) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. Artikel 7. Rapportering 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijke aard aan de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en wethouders, na voorafgaand overleg met de concerncontroller. De accountant legt de managementletter naar aanleiding van de interimcontrole aan het college voor. De managementletter wordt daarna ter kennisname aangeboden aan het Auditcomité en de gemeenteraad.

belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, de administraties en of de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van de afdeling waar de ambtenaar werkzaam is, de (concern)controller en het hoofd financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. 3. De accountantsverklaring controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. 4. De accountant bespreekt, indien de gemeente daartoe een verzoek indient, voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de commissie Bestuur & Middelen.het Auditcomité

Artikel 8. Inwerkingtreding 1. Deze verordening treedt een dag na bekendmaking in werking, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2021 en later. 2. De controleverordening gemeente Loon op Zand 2009, vastgesteld op 6 november 2008, wordt ingetrokken zodra deze verordening in werking treedt. in werking met ingang van 1 januari 2009 en vervangt daarmee de Controleverordening gemeente Loon op Zand welke in 2003 is vastgesteld. Artikel 9. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Controleverordening gemeente Loon op Zand 20092021”. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Loon op Zand van 6 november 200811 februari 2021. De raad voornoemd, Voorzitter,

Griffier,