Raadsvoorstel Nota Rechtmatigheidsverantwoording 2025 en Controleverordening 2025

Aan de Raad van de gemeente Lochem Team:

Concernstaf

Kenmerk:

2229271

Informatie bij:

Rene Nijhuis

Portefeuillehouder: L. de Goede

Onderwerp:

Nota Rechtmatigheidsverantwoording 2025 en Controleverordening 2025

Voorstel 1. De Nota Rechtmatigheidsverantwoording 2025 vast te stellen en daarmee de verantwoordingsgrens voor afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording op 2% van de totale lasten exclusief dotaties aan reserves en de rapportagegrens op 10% vast te stellen 2. De Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie gemeente Lochem 2025 vast te stellen

Inleiding Door aanpassing van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn onze nota Rechtmatigheidsverantwoording en onze Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (Controleverordening) niet meer in lijn met landelijke wetgeving. De accountant ondersteunt de gemeenteraad bij het invullen van zijn controlerende functie. De raad is opdrachtgever aan de accountant voor de controle op de jaarrekening. Bij de controle dient de accountant de getrouwheid te toetsen van zowel de jaarrekening als de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording. Vanaf verslagjaar 2025 gelden nieuwe regels voor de verantwoording en accountantscontrole bij gemeenten. De wijzigingen hebben vooral gevolgen voor de rechtmatigheidsverantwoording en de wijze waarop de accountant de jaarrekening en de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording beoordeelt. In de aanpassing van het Bado is een belangrijke wijziging opgenomen: de maximale goedkeuringstolerantie van 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden (dus samen 4%) wijzigt in een maximale goedkeuringstolerantie van 2% voor afwijkingen. Met afwijkingen worden zowel fouten als onzekerheden bedoeld.

Daarnaast wijzigt ook de grondslag voor de goedkeuringstolerantie van lasten inclusief toevoegingen aan de reserves naar lasten exclusief toevoegingen aan de reserves. Voor de rechtmatigheidsverantwoording geldt dat deze met ingang van 2025 maximaal 2% van de lasten exclusief toevoegingen aan de reserves mag bedragen, waar dat in 2024 nog maximaal 3% van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves mocht zijn. Het percentage voor de verantwoordingsgrens geldt vanaf 2025 voor de rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden samen. Tot en met 2024 gold het percentage van de verantwoordingsgrens afzonderlijk voor rechtmatigheidsfouten en voor onduidelijkheden. De raad moet daarnaast ook een besluit nemen over een rapportagegrens. Dat is de grens waarboven geconstateerde afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Beoogd maatschappelijk effect De Nota rechtmatigheidsverantwoording 2025 en de Controleverordening versterken de kaderstellende en controlerende rol van de raad en geven een kwaliteitsimpuls aan de interne

2229726-1/3

procesbeheersing. En dragen daarmee bij aan het inzicht in de gemeentelijke processen met financiële impact. En daarmee aan transparantie en het vertrouwen in de gemeente. Financiële consequenties Niet van toepassing Argumenten 1. Aanpassing van de Nota Rechtmatigheidsverantwoording is door wijzigingen in wet- en regelgeving noodzakelijk De wettelijke wijzigingen werken in de nieuwe nota Rechtmatigheidsverantwoording 2025 met name door in artikel 3.2.2 Verantwoordingsgrens. In de bijlage ‘Wijzigingen per artikel in de nota Rechtmatigheidsverantwoording 2025’ is inzichtelijk wat veranderd. Met ingang van controlejaar 2025 wijzigt de verantwoordingsgrens in 2% van de totale lasten exclusief de toevoegingen aan de reserves. Daarmee is de norm in de nu voorliggende nieuwe nota Rechtmatigheidsverantwoording 2025 gelijk aan het wettelijk maximum. Voorheen was in Lochem de verantwoordingsgrens 1% van de totale lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves. a. De accountant adviseert het percentage van 2 te hanteren. Deze is daarmee in lijn met de goedkeuringstolerantie van 2% van de werkelijke totale lasten (exclusief toevoegingen aan de reserves) zoals bedoeld in artikel 213, derde lid, van de Gemeentewet die de accountant moet hanteren. Dit komt de eenduidigheid in verantwoording en communicatie ten goede.

De Handreiking Rechtmatigheidsverantwoording van de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants) die tot en met 24 oktober ter consultatie voorlag bevat een belangrijke aanbeveling over het hanteren van een identiek percentage van 2% voor zowel de verantwoordingsgrens (door de gemeente) als de goedkeuringstolerantie (door de accountant). Het hanteren van één en hetzelfde percentage (2%) voor beide grenzen kent de volgende voordelen: • Het voorkomt verwarring. • Het vergemakkelijkt de afstemming tussen interne en externe controle. • Het draagt bij aan een eenduidige en transparante verantwoording. b. Met een verantwoordingsgrens van 2% is er evenwicht in de administratieve lasten en (interne) controlekosten, het niveau van interne beheersing en inzicht en transparantie. In de Managementletter bij de interimcontrole 2025 geeft de extern accountant aan dat de interne beheersing in grote mate op orde is. In de managementsamenvatting: ‘De VIC binnen de gemeente Lochem is op een goede en professionele wijze ingericht’. En in hoofdstuk 2: ‘In lijn met voorgaande jaren constateren we dat de interne beheersing inclusief de IT in grote mate op orde is’.

Dit niveau van interne beheersing maakt dat de 2% verantwoordingsgrens verantwoord is en de omvang van de werkzaamheden die moeten worden verricht om afwijkingen op te sporen, vast te leggen en te rapporteren en dus de kosten bij de (verbijzonderde) interne controle, vakafdeling (met name proceseigenaar) en de accountant beheersbaar blijven. c.

Ook is het vaststellen van een rapportagegrens van belang om mee te wegen in de keuze van omvang van de verantwoordingsgrens. In de nu voorliggende nota Rechtmatigheidsverantwoording 2025 is opgenomen om een rapportagegrens te hanteren van 10% van de verantwoordingsgrens. Dit was 20%. Dit is het percentage waarbij geconstateerde onrechtmatigheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden toegelicht. De verlaging van de rapportagegrens van 20 naar 10% resulteert in een nagenoeg gelijke absolute rapportagegrens als voorheen. Doordat de verantwoordingsgrens in de nieuwe situatie 2% is van de totale lasten exclusief de toevoegingen aan de reserves en daarmee hoger ligt.

2. Aanpassing van de Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie gemeente Lochem 2025 is door wijzigingen in wet- en regelgeving noodzakelijk De verordening wijzigt alleen in de toelichting bij de artikelen. De artikelen zelf wijzigen niet. De toelichting is bedoeld als interpretatie van de verordening. Dit betekent dat de raad de verordening met de toelichting met de nieuw gewijzigde wettelijke percentages moet vaststellen. In de bijlage ‘Wijzigingen per artikel in de toelichting controleverordening’ is inzichtelijk wat veranderd.

2229726-2/3

Risico’s en kanttekeningen De wettelijke wijziging van de goedkeuringstolerantie van 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden (dus samen 4%) naar een goedkeuringstolerantie van 2% voor zowel fouten als onzekerheden kan gevolgen hebben voor de controleverklaring. Deze aanscherping van de tolerantiegrens naar 2% voor afwijkingen heeft mogelijk gevolgen voor gemeenten waarbij sprake is van een hoge omvang van onzekerheden in het sociaal domein. Onder de nieuwe normering kunnen deze onzekerheden sneller leiden tot een overschrijding van controletoleranties en hiermee de aard van de verklaring raken. Uiterlijke besluitneming In verband met de (voorbereiding op) de jaarrekeningcontrole moeten de nota en verordening in januari 2026 worden vastgesteld.

Uitvoering De gewijzigde nota Rechtmatigheidsverantwoording 2025 en controleverordening zijn besproken in de vergadering van de auditcommissie op 18 november. De auditcommissie adviseert positief op de voorgestelde aanpassingen.

De volgende stukken zijn voor u bijgevoegd:

Nota rechtmatigheidsverantwoording 2025 Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie gemeente Lochem 2025 (controleverordening) Bijlage Wijzigingen per artikel in de nota Rechtmatigheidsverantwoording 2025 Bijlage Wijzigingen per artikel in de toelichting Controleverordening 2025

De volgende stukken liggen voor u ter inzage: -

Lochem 25 november 2025, Burgemeester en wethouders van Lochem,

D.C. Kerkdijk secretaris

2229726-3/3

F.T.J.M. Backhuijs burgemeester