Raadsvoorstel Herinrichting gemeentehuis publiek gebied 2149160

Aan de Raad van de gemeente Lochem Team:

Programma's & Projecten

Kenmerk:

2024-295422

Informatie bij:

Jacqueline Plooij

Portefeuillehouder: S. van 't Erve

Onderwerp:

Herinrichting gemeentehuis publiek gebied

Voorstel Instemmen met een versoberde variant van de ‘optimalisatie publieke ruimte gemeentehuis’ en hiervoor een krediet van € 93.500 beschikbaar te stellen. De structurele kapitaallasten vanaf 2026 zijn: € 4.000 per jaar.

Inleiding In de begroting 2025 is een aanvullend voorstel opgenomen voor de herinrichting van de publieke ruimte van het gemeentehuis. De aanleiding en inhoud van dit voorstel is aan u toegelicht in het memo ‘Toelichting voorstel optimalisatie publieke ruimte gemeentehuis’ (2024-304826) dat op 11 juni aan u is verzonden. Als bijlage bij dit memo is de presentatie verstuurd waarin het betrokken architectenbureau zijn advies uiteenzet voor het opwaarderen van de publieke ruimte. Daarin zijn 3 scenario’s geschetst die in meer of mindere mate tegemoetkomen aan de wensen en eisen die zijn geïnventariseerd. Besloten is een versoberde variant in de begroting aan u voor te leggen. Het financiële argument was hierbij doorslaggevend in de mogelijkheden die wij willen realiseren. De meerkosten voor dit voorstel zoals opgenomen in de begroting zijn € 218.000 in 2025 met structurele kapitaallasten vanaf 2026: € 15.000 per jaar. In het kader van de bezuinigingen waarin we alle activiteiten opnieuw tegen het licht houden is een verdere versobering van het voorstel uitgewerkt. Met dit voorstel geven we uitvoering aan de motie toegankelijkheid die door de raad is ingediend. Daarnaast verbeteren we de ontvangstmogelijkheden voor inwoners. Concreet realiseren we met dit voorstel de volgende opwaardering van het publieke gebied: · · · ·

De receptiebalie wordt aangepast met meer privacy en toegankelijk gemaakt voor mensen met een beperking. De centrale hal wordt toegankelijker gemaakt door het maken van een extra toegangsdeur, geleide lijnen en bewegwijzering. Het plaatsen van een enkele mogelijkheid voor informeel overleg met inwoners. Het vergroten van een bestaande spreekkamer. Met name voor de ontvangst van een groep inwoners, waaronder gezinnen, waar vertrouwelijkheid en gastvrijheid geboden kan worden.

Hiermee vervalt het realiseren van twee extra spreekkamers, het inrichten van een centraal koffiepunt en het opwaarderen van het restaurant en het vergadercentrum. Beoogd maatschappelijk effect In het kader van inclusie zal met de uitvoering van dit voorstel de toegankelijkheid van het gemeentehuis geborgd zijn. Daarmee geven we uitvoering aan de motie Toegankelijkheid. Financiële consequenties De meerkosten voor dit aangepaste voorstel zijn € 93.500 in 2025 met structurele kapitaallasten vanaf 2026 van € 4.000 per jaar. Hiermee komt het eerder gedane voorstel in de begroting 2025 ten bedrage van € 218.000 te vervallen.

2149160-1/2

Argumenten 1. Met dit voorstel geven we uitvoering aan de motie Toegankelijkheid gemeentehuis van 28 november 2022. We verbeteren de toegankelijkheid door de receptiebalie aan te passen, geleide lijnen aan te brengen en een extra, automatisch bedienbare toegangsdeur te plaatsen. 2. De hal van het gemeentehuis wordt als kil en afstandelijk ervaren. Aanpassingen in de inrichting van zowel de hal als de spreekkamers, zorgen voor een meer gastvrije ontvangst en verlagen de drempel voor inwoners om naar het gemeentehuis te komen. Uit onderzoek is bekend dat een gastvrije omgeving ook het risico op agressie verlaagt. 3. Voor gesprekken met inwoners is er behoefte aan meer mogelijkheden voor zowel informele als vertrouwelijke gesprekken. Zeker als het gaat om een grotere samenstelling, zoals gezinnen, is er geen geschikte ruimte beschikbaar, anders dan in een van de vergaderzalen. Door het vergroten van een bestaande spreekkamer (van 2 kleine spreekkamers naar 1 grote) creëren we deze mogelijkheid. 4. Wanneer dit voorstel positief ontvangen wordt kunnen de werkzaamheden als onderdeel van de ‘herinrichting gemeentehuis’ worden uitgevoerd. Dit heeft als voordeel dat we de uitvraag mee kunnen nemen in dezelfde uitvraag in februari 2025 en voorkomen we extra kosten.

Risico’s en kanttekeningen De architect heeft op basis van zijn ervaring met de inrichting van gemeentehuizen een aantal scenario’s uitgewerkt. Hierin is veel aandacht besteed aan het optimaal kunnen gebruiken van de publieke ruimte vanuit een toekomstbestendig perspectief. Daarmee zou o.a. de onbenutte ruimte bij de publieksbalies worden gebruikt. Het vergadercentrum zou worden opgewaardeerd met o.a. een ruimte voor een informele ontmoeting en ‘aanlandplek’ om te kunnen werken. De keuze voor een versoberd ontwerp bevat deze elementen niet maar staat deze mogelijk toekomstige ontwikkeling niet in de weg. Uiterlijke besluitneming De werkzaamheden voor de begane grond zullen opvolgend starten na afronding van de werkzaamheden op de werketages. De uitvraag voor de werkzaamheden op de begane grond start in februari 2025. Besluitvorming over het ter beschikking stellen van het aanvullend krediet is daarom gewenst voor februari 2025. Uitvoering De herinrichting van de werkomgeving (etage 1 tot en met 3) is in uitvoering en voor de zomer 2025 afgerond. De backoffice van publiekscontacten op de begane grond start vanaf Q2-2025. Dan zal ook het publieke gebied in uitvoering genomen worden. Bij zowel het ontwerp als de uitvoering worden de diverse belanghebbenden betrokken. Lochem 3 december 2024, Burgemeester en wethouders van Lochem,

D.C. Kerkdijk secretaris

2149160-2/2

S.W. van ’t Erve burgemeester