Raadsvoorstel Aanbesteding raads- en bestuurlijk informatiesysteem (RIS BIS)

Aan de Raad van de gemeente Lochem Team:

Griffie

Kenmerk:

2001398

Informatie bij:

Lars van Schooten

Portefeuillehouder: S. van 't Erve

Onderwerp:

Aanbesteding raads- en bestuurlijk informatiesysteem (RIS / BIS)

Voorstel 1. Een totaalbedrag van € 230.000 beschikbaar te stellen in 2025 ten behoeve van de implementatie(fase) van het nieuwe raads- en bestuurlijk informatiesysteem

Inleiding Op 9 september 2024 heeft uw raad besloten om te starten met de aanbesteding RIS / BIS. Daartoe heeft u budget beschikbaar gesteld voor de externe begeleiding en advisering van het nieuwe raadsen bestuurlijk informatiesysteem. De afgelopen periode is gewerkt aan de voorbereidingen op deze aanbesteding. Naar verwachting kan de aanbesteding eind april gepubliceerd worden. Voordat de aanbesteding gepubliceerd kan worden moet het benodigde budget beschikbaar zijn ten behoeve van de kosten die voortkomen uit de aanbesteding. Omdat er op dit moment ook gebruik gemaakt wordt van een RIS en BIS is er al een budget beschikbaar ten aanzien van de jaarlijkse (abonnements-)kosten. Het bestaande budget voorziet echter niet in incidentele (éénmalige) kosten die voortkomen uit de aanbesteding (de implementatiefase) van een nieuw RIS en BIS. Deze incidentele kosten bestaan onder andere uit de eenmalige kosten voor de leverancier, de kosten om het nieuwe RIS en BIS aan te sluiten op relevante systemen (zaaksysteem, AV systeem en E-depot) én de projectkosten en begeleidingskosten. Beoogd maatschappelijk effect Met het beschikbaar stellen van het gevraagde budget kan de implementatiefase zorgvuldig worden voorbereid en uitgevoerd. Hiermee worden de noodzakelijke voorbereidingen getroffen om het nieuwe RIS / BIS zo optimaal en zo efficiënt mogelijk vorm te geven.

Het RIS / BIS is een belangrijke ondersteuning van het college en uw gemeenteraad bij de besluitvormingsprocessen. Daarnaast is het RIS ook een belangrijk informatieplatform voor inwoners en andere belangstellende om op de hoogte te blijven van de besluitvorming van de gemeenteraad van Lochem. Financiële consequenties Voor de implementatie(fase) van een nieuw raads- en bestuurlijk informatiesysteem wordt voorgesteld een budget beschikbaar te stellen van €230.000 ten behoeve van alle eenmalige kosten die voortkomen uit de implementatie. Hierbij gaat het om de eenmalige kosten voor de leverancier van het RIS / BIS, de eenmalige kosten bij leveranciers van aanverwante systemen, de begeleidingskosten en de tijdelijke kosten functioneel beheer. Het gevraagde budget komt voort uit een kostenraming op basis van markontwikkelingen en ervaringen van andere gemeenten. Omdat er bij de kostenraming sprake is van een zeer grote bandbreedte tussen de minimale en maximale kosten is ervoor gekozen om het gemiddelde uit deze raming als uitgangspunt te nemen. Hiermee bestaat echter het risico dat er, bij hoge(re) kosten, sprake gaat zijn van een overschrijding van het budget. De uiteindelijke resultaten worden meegenomen in de bestuursrapportage van 2025. Argumenten 1.1.

De aanbesteding van het raads- en bestuurlijk informatiesysteem is een wettelijk verplichting Het contract met de huidige aanbieder loopt af per maart 2026. Om na afloop van het huidige contract gebruik te kunnen blijven maken van een RIS / BIS dient een nieuw contract afgesloten te worden. Gelet op de (jaarlijkse)kostenraming wordt de drempelwaarde voor een Europese aanbesteding bereikt, hiermee ontstaat de wettelijke verplichting tot een (Europese) aanbesteding.

2171301-1/2

1.2. Een zorgvuldige implementatie draagt bij aan een goed functionerend raads- en bestuurlijk informatiesysteem Bij de implementatie van het nieuwe raads- en bestuurlijk informatiesysteem wordt het nieuwe RIS / BIS, ongeacht de (nieuwe) aanbieder, opnieuw vormgegeven. Deze implementatiefase moet ertoe leiden dat het nieuwe systeem wordt ingericht op basis van de behoeften van de (eind)gebruikers binnen de gemeente Lochem. Daarnaast is het voor een goed functionerend RIS / BIS ook noodzakelijk dat het nieuwe systeem op een juiste wijze wordt aangesloten op het zaaksysteem en het AV systeem. Hiermee wordt beter en sneller informatie voor u en de inwoners beschikbaar gemaakt. Tevens wordt een inhaalslag gemaakt aangaande de juiste en correcte wijze van archivering van alle vergaderingen van de raad. Het nieuwe RIS / BIS wordt voor meerdere jaren ingeregeld. Hiermee heeft de implementatie invloed op de ondersteuning van het college en uw raad in de komende jaren. 1.3. Een goed functionerend raadsinformatiesysteem draagt bij aan de informatievoorziening van inwoners en organisaties Het raadsinformatiesysteem is niet alleen een belangrijk hulpmiddel van uw raad, maar is ook een belangrijke informatievoorziening voor inwoners en organisaties. Het RIS is immers het centrale platform waar relevante informatie over de gemeenteraad te vinden is.

Een goed functionerend RIS dat goed toegankelijk is bevorderd dus de informatiepositie van inwoners en andere belangstellenden. Risico’s en kanttekeningen 1. De uiteindelijke (incidentele) kosten zijn sterk afhankelijk van de uiteindelijke leverancier van het nieuwe RIS en BIS Het gevraagde budget is de uitkomst van een kostenraming waarbij een ruime bandbreedte is aangehouden. De kostenraming van de inzet van de leveranciers is gebaseerd op eerdere offertes die RIS en BIS-leveranciers op vergelijkbare aanbestedingen hebben uitgebracht. De genoemde bandbreedte is daarop gebaseerd. Indien de huidige aanbieder de aanbesteding wint zijn de incidentele kosten aanzienlijk lager dan bij een nieuwe aanbieder van het RIS / BIS het geval zal zijn. 2. De nieuwe jaarlijkse (abonnements-)kosten kunnen hoger uitvallen dan in het huidige budget is voorzien Voor de jaarlijkse (abonnements-) kosten is een budget beschikbaar. Dit budget is gebaseerd op de huidige jaarlijkse abonnementskosten. Indien de nieuwe jaarlijkse kosten hoger uitvallen ontstaat een overschrijding van het jaarlijkse budget. Uiterlijke besluitneming Uw raad wordt gevraagd tijdens de raadsvergadering op 7 april een besluit te nemen. Hiermee wordt het mogelijk om conform planning de aanbesteding in april te kunnen publiceren en tijdig het nieuwe RIS / BIS in gebruik te nemen.

Uitvoering Na besluitvorming worden de laatste voorbereidingen op de aanbesteding voortgezet waarna de aanbestedingsprocedure wordt gestart. Na de beoordeling van de inschrijvingen op de aanbesteding wordt uw raad een voorstel gedaan voor de (voorlopige) gunning van de aanbesteding. De volgende stukken zijn voor u bijgevoegd: -

De volgende stukken liggen voor u ter inzage: -

Lochem 3 maart 2025, Namens het presidium,

P.T.H. de Boer griffier

2171301-2/2

S.W. van ’t Erve burgemeester