Bijlage Wijzigingen per artikel in de Nota Rechtmatigheidsverantwoording 2025
Tekst van het document
Bijlage Wijzigingen per artikel in de Nota Rechtmatigheidsverantwoording 2025 2. Begrippen Nieuw toegevoegd: •
Procesbeheerder: is operationeel verantwoordelijk en bewaakt de uitvoering.
Wijzigingen in de nota Rechtmatigheidsverantwoording 2025: WAS: 3.2.2 Verantwoordingsgrens In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de toevoegingen aan de reserves. De afwijkingen worden (kort en bondig) alleen in de rechtmatigheidsverantwoording vermeld, als de verantwoordingsgrens is overschreden. Voor fouten en onduidelijkheden geldt de verantwoordingsgrens afzonderlijk. Fouten en onduidelijkheden worden dus niet bij elkaar opgeteld in het bepalen van de omvang van de afwijkingen. WORDT (in dit artikel zijn de aanpassingen vet en cursief aangegeven): 3.2.2 Verantwoordingsgrens In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college aan de raad over rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden met een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de toevoegingen aan de reserves. De rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden worden (kort en bondig) alleen in de rechtmatigheidsverantwoording vermeld, als de verantwoordingsgrens is overschreden. WAS: 3.2.3 Rapportagegrens In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan 20% van de verantwoordingsgrens toegelicht.
Deze toelichting is alleen aan de orde als de afwijkingen de verantwoordingsgrens hebben overschreden. Hantering van de rapportagegrens voorkomt detailverantwoording. Het helpt het sturen op hoofdlijnen. Het beperkt de administratieve belasting en draagt daarmee bij aan een efficiënte verantwoording. Ter illustratie volgt hieronder een aantal voorbeelden, uitgaande van de onderstaande uitgangspunten: Totaal lasten inclusief toevoegingen aan reserves:
€ 90.000.000
Door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens: 1%
€ 900.000
Door de raad vastgestelde rapportagegrens: 20% van verantwoordingsgrens
€ 180.000
Casus 1:
Rechtmatigheidsfouten:
€ 1.250.000
Onduidelijkheden:
€ 950.000
Het college neemt in de rechtmatigheidsverantwoording de rechtmatigheidsfouten van € 1.250.000 op. Ook de onduidelijkheden van € 950.000 komen in de rechtmatigheidsverantwoording. Beide afwijkingen liggen boven de verantwoordingsgrens. Toelichting op de afzonderlijke rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden, wordt opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. Casus 2: Rechtmatigheidsfouten:
€ 1.250.000
Onduidelijkheden:
€ 500.000
De gemeente neemt in de rechtmatigheidsverantwoording alleen de rechtmatigheidsfouten van € 1.250.000 op. Alleen deze afwijking ligt boven de verantwoordingsgrens. Toelichting op deze rechtmatigheidsfouten wordt opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering.
Casus 3: Rechtmatigheidsfouten:
€ 750.000
Onduidelijkheden:
€ 500.000
De rechtmatigheidsfouten van € 750.000 en onduidelijkheden van € 500.000 worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Beide afwijkingen liggen onder de verantwoordingsgrens. Toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering is daarmee ook niet nodig. WORDT (in dit artikel zijn de aanpassingen vet en cursief aangegeven): 3.2.3 Rapportagegrens In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden) groter dan 10% van de verantwoordingsgrens toegelicht. Deze toelichting is alleen aan de orde als de afwijkingen de verantwoordingsgrens hebben overschreden. Hantering van de rapportagegrens voorkomt detailverantwoording. Het helpt het sturen op hoofdlijnen. Het beperkt de administratieve belasting en draagt daarmee bij aan een efficiënte verantwoording. VOORBEELDEN VERVALLEN; geen toegevoegde waarde meer met het samenvoegen van fouten en onduidelijkheden voor het percentage verantwoordingsgrens. WAS: 3.2.4 Rollen en verantwoordelijkheden •
De domeinmanagers (naast de teamleiders) zijn verantwoordelijk voor het financieel rechtmatig handelen in hun processen. Zij zorgen voor het aanwezig en werkzaam zijn van de beheersmaatregelen.
WORDT (in dit artikel is de enige aanpassing vet en cursief aangegeven): 3.2.4 Rollen en verantwoordelijkheden •
De domeinmanagers (naast de teamleiders) zijn verantwoordelijk voor het financieel rechtmatig handelen in hun processen binnen het domein. Zij zorgen voor het aanwezig en werkzaam zijn van de beheersmaatregelen.
WAS: 3.2.5 Interne controle De proceseigenaar zorgt ervoor, dat de risico’s rondom het financieel rechtmatig handelen worden beheerst. Dit doen zij door passende, zicht- en toetsbare beheersmaatregelen. Uitgangspunt is dat zo veel als mogelijk wordt gesteund op de werking van beheersmaatregelen. De VIC zal zoveel als mogelijk systeemgericht plaatsvinden en zo min mogelijk gegevensgericht. De VIC geeft antwoord op de vraag of financieel rechtmatig is gehandeld. Het geeft daarmee de basis voor de rechtmatigheidsverantwoording en de toelichting daarop in de paragraaf bedrijfsvoering. Naast de focus op rechtmatigheid richt de VIC zich ook op de getrouwheid van de financiële verslaglegging. De VIC richt zich alleen op de beoordeling van materiële processen en op processen met een hoog inherent risico. Materiële processen zijn processen met een omvang van meer dan 1% van de totale uitgaven van de gemeente, inclusief de toevoegingen aan de reserves. Leidraad voor de beoordeling is het toetsingskader. De werkwijze van de VIC wordt jaarlijks vastgelegd in het Controleplan VIC. De VIC start per proces met een actualisatiegesprek met de proceseigenaar. Dit om vooraf zicht te krijgen op de ontwikkelingen, bijzonderheden en status van de ontwikkelpunten rondom procesbeheersing.
Elke VIC wordt afgerond met een rapportage en een bespreking van de bevindingen met de proceseigenaar en -beheerder. De rapportage betreft: • • •
een oordeel over de procesbeheersing weergave van eventuele fouten en onduidelijkheden; en beheersmaatregelen die geadviseerd worden ter voorkoming van de fouten.
De interne controllers voeren de VIC uit in afstemming met de accountant. Zo wordt het jaarlijkse Controleplan VIC met de accountant gedeeld. Waar mogelijk worden werkwijzen op elkaar afgestemd. Dit is efficiënt en we voorkomen extra werk op een later moment in de jaarrekeningcontrole. WORDT (in dit artikel is de enige aanpassing vet en cursief aangegeven): 3.2.5 Interne controle De proceseigenaar zorgt ervoor, dat de risico’s rondom het financieel rechtmatig handelen worden beheerst. Dit doen zij door passende, zicht- en toetsbare beheersmaatregelen. Uitgangspunt is dat zo veel als mogelijk wordt gesteund op de werking van beheersmaatregelen. De VIC zal zoveel als mogelijk systeemgericht plaatsvinden en zo min mogelijk gegevensgericht. De VIC geeft antwoord op de vraag of financieel rechtmatig is gehandeld. Het geeft daarmee de basis voor de rechtmatigheidsverantwoording en de toelichting daarop in de paragraaf bedrijfsvoering. Naast de focus op rechtmatigheid richt de VIC zich ook op de getrouwheid van de financiële verslaglegging. De VIC richt zich alleen op de beoordeling van materiële processen en op processen met een hoog inherent risico. Materiële processen zijn processen met een omvang van meer dan 1% van de totale
uitgaven van de gemeente, exclusief de toevoegingen aan de reserves. Leidraad voor de beoordeling is het toetsingskader. De werkwijze van de VIC wordt jaarlijks vastgelegd in het Controleplan VIC. De VIC start per proces met een actualisatiegesprek met de proceseigenaar. Dit om vooraf zicht te krijgen op de ontwikkelingen, bijzonderheden en status van de ontwikkelpunten rondom procesbeheersing. Elke VIC wordt afgerond met een rapportage en een bespreking van de bevindingen met de proceseigenaar en -beheerder. De rapportage betreft: • • •
een oordeel over de procesbeheersing weergave van eventuele fouten en onduidelijkheden; en beheersmaatregelen die geadviseerd worden ter voorkoming van de fouten.
De interne controllers voeren de VIC uit in afstemming met de accountant. Zo wordt het jaarlijkse Controleplan VIC met de accountant gedeeld. Waar mogelijk worden werkwijzen op elkaar afgestemd. Dit is efficiënt en we voorkomen extra werk op een later moment in de jaarrekeningcontrole. WAS: 4.1.5 Omgang begrotingsonrechtmatigheden die als acceptabel zijn aangemerkt Begrotingsonrechtmatigheden die onder artikel 4.1.4 als acceptabel zijn aangemerkt, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden). Zij worden niet toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering, omdat deze al elders in de jaarrekening zijn toegelicht. WORDT (in dit artikel is de enige aanpassing vet en cursief aangegeven): 4.1.5 Omgang begrotingsonrechtmatigheden die als acceptabel zijn aangemerkt Begrotingsonrechtmatigheden die onder artikel 4.1.4 als acceptabel zijn aangemerkt, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten en onduidelijkheden is overschreden). Zij worden niet toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering, omdat deze al elders in de jaarrekening zijn toegelicht.