bijlage 3 Participatieverslag
Tekst van het document
Participatieverslag Participatiebeleid en -Verordening
Organisatie: Team: Ambtenaar: Datum:
Gemeente Lochem Domein Programma’s en Projecten Guido de Vries 3 december 2025
[titel van participatieverslag, versie, datum]
1
Inhoud
2.
Samenvatting......................................................................................................................................... 3 Participatieverslag.................................................................................................................................. 4 1.1 Wat is uw plan?.......................................................................................................................... 4 1.2 Welke invloed heeft uw plan op de omgeving?..........................................................................4 1.3 Wat is het participatiedoel en participatievraag?........................................................................4 1.4 Hoe heeft u de participatie vormgegeven?.................................................................................4 1.5 Wie heeft u wanneer gesproken over uw plannen?...................................................................5 1.6 Wat waren de reacties van de mensen die u heeft gesproken en op welke manier (of niet) heeft u deze reacties verwerkt in uw plan...............................................................................................
5 1.7 Hoe heeft u degene die u heeft betrokken op de hoogte gehouden over uw plan?...................8 Bijlagen................................................................................................................................................... 9 2.1 Participatiematrix....................................................................................................................... 9 2.2 Gespreksverslagen Relevant Gesprek Sessies.......................................................................12 Participatiesessie met Managementteam............................................................................................. 12 Wat is belangrijk bij participatie?.......................................................................................................... 12 Wat gaat goed bij participatie?............................................................................................................. 12 Wat kan beter?.....................................................................................................................................
12 Gespreksverslag: Raadsbijeenkomst Participatie....................................................................18 Relevant Gesprek Participatiebeleid – jongerennetwerk......................................................................22 Pizza sessie......................................................................................................................................... 22
[titel van participatieverslag, versie, datum]
2
Samenvatting In het kader van het opstellen van het participatiebeleid hebben we diverse gesprekken gevoerd met inwoners, het managementteam, college en raad, en jongeren. Het doel was om inzicht te krijgen in wat zij belangrijk vinden bij participatie en hoe we dit kunnen verbeteren. Opgehaalde input: Uit de gesprekken blijkt dat participatie geen verplichting moet zijn, maar een investering in betere besluitvorming. Duidelijkheid over verwachtingen, rollen en definities is cruciaal. Inwoners en raad vragen om transparantie, terugkoppeling en een cultuur van luisteren. Jongeren willen betrokken worden via sociale media en fysieke bijeenkomsten, niet via ingewikkelde vragenlijsten. Ook is er behoefte aan maatwerk, voldoende capaciteit en een helder afwegingskader voor wanneer participatie wel of niet nodig is. Wat doen we ermee: Deze input verwerken we in het participatiebeleid en de verordening. We nemen een duidelijke definitie van participatie op, inclusief onderscheid tussen communicatie en participatie. Er komt een afwegingskader om te bepalen wanneer participatie wordt ingezet. We zorgen voor formats en hulpmiddelen zoals een participatiematrix en een toolbox. Daarnaast zetten we in op betere terugkoppeling, transparantie en het benutten van sociale media om jongeren te bereiken. Het beleid wordt eenvoudig en flexibel, zodat ruimte blijft voor maatwerk.
Met deze stappen geven we invulling aan de opgehaalde wensen en zorgen, zodat participatie bijdraagt aan vertrouwen, betrokkenheid en betere besluitvorming.
[titel van participatieverslag, versie, datum]
3
Participatieverslag 1.1
Wat is uw plan? Het herzien van het participatiebeleid voor de gemeente Lochem en deze juridisch verankeren in de participatieverordening. Hiermee geven we uitvoering aan de Wet: versterking participatie op decentraal niveau. Met het participatiebeleid en de participatieverordening maken we duidelijk hoe inwoners kunnen meedoen. Zo werken gemeente en inwoners beter samen. Dit zorgt voor meer vertrouwen en een sterke lokale democratie. Inwoners en andere betrokkenen krijgen invloed en ruimte voor hun ideeën. We gebruiken de kennis van inwoners en betrokkene, zodat plannen beter passen bij de omgeving.
1.2
Welke invloed heeft uw plan op de omgeving? Het participatiebeleid omschrijft hoe we als gemeente, inwoners en betrokkenen, betrekken bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid. We maken hierin duidelijk onderscheid in overheidsparticipatie (initiatief vanuit de samenleving) en overheidsparticipatie (gemeente als initiatiefnemer). Het beleid geeft duidelijkheid over de stappen die we als gemeente zetten om te komen tot een participatieaanpak. Het zorgt voor duidelijkheid aan de voorkant, zodat we de verwachtingen (waarover en hoeveel invloed) aan de voorkant kunnen managen. Dit wordt juridisch verankerd in de participatieverordening.
1.3
Wat is het participatiedoel en participatievraag? De participatiedoelen en participatievraag staat in de participatiematrix (zie bijlage) Hoofdoel van het participatietraject: Het opstellen van een participatiebeleid en -verordening die aansluit bij de wensen en behoeften van de gebruikers (collega’s) en de inwoners en betrokkenen waarmee we participeren. Onderstaande participatievragen stonden centraal bij de verschillende gespreksronden: Wat vindt u belangrijk bij participatietrajecten? Wat doen we al goed als gemeente? Waar kunnen we ons verbeteren? Wanneer is participatie voor u geslaagd? De ruimte voor inbreng was Raadplegen: Door het ophalen ervaringen, kennis en kunde vanuit inwoners en betrokken, verbeteren we de kwaliteit van het participatiebeleid zodat het beter aansluit bij de (eind)gebruiker.
1.4
Hoe heeft u de participatie vormgegeven? We hebben verschillende relevante gespreksessies georganiseerd aan de hand van verschillende doelgroepen. Op een manier dat de werkvorm aansluit bij de betrokkenen. In bijlage 1: de participatiematrix staat het totaal overzicht hoe we de participatie hebben vormgegeven.
[titel van participatieverslag, versie, datum]
4
1.5
Wie heeft u wanneer gesproken over uw plannen? Datum: 22 september 2025 22 september 2025 30 september 2025 September/oktober 14 oktober 2025 18 november 2025 3x samen gekomen
Doelgroep Management Lochem Inwoners (voormalige initiatiefgroep participatie) College van Burgermeester en Wethouders Burgerpanel Lochem Spreekt Raads- en fractieleden Lochem Jongerennetwerk Lochem Interne werkgroep (collega’s)
* In verband met privacy noemt u hier niet de volledige namen van betrokkenen
1.6
Wat waren de reacties van de mensen die u heeft gesproken en op welke manier (of niet) heeft u deze reacties verwerkt in uw plan. Wat is er opgehaald? Duidelijkheid en definities zijn cruciaal: Participatie is een containerbegrip: er is behoefte aan een heldere definitie van wat participatie is, wat het niet is (bijvoorbeeld informeren ≠ participeren), en wat inwoners en gemeente van elkaar mogen verwachten.
Maak onderscheid tussen overheidsparticipatie en inwonerparticipatie.
Participatie moet betekenisvol en tijdig zijn: Participatie is alleen zinvol als er ruimte is voor invloed, op het besluit/eindresultaat
Vroegtijdige betrokkenheid is essentieel: inspreken tijdens besluitvorming is vaak te laat.
Geef vooraf aan hoeveel ruimte er is voor inbreng en wat er met die inbreng gebeurt
[titel van participatieverslag, versie, datum]
Hoe hebben we verwerkt in het beleid: In hoofdstuk 2.1 is een duidelijke definitie opgenomen, met uitleg wat participatie is, inclusief het onderscheid tussen informeren en participeren. In hoofdstuk 3.3 (uitgangspunten) en in het hoofdstuk 6 (wie doet wat?) beschrijven we wat inwoners en gemeente van elkaar mogen verwachten in participatieprocessen. Het beleid maakt duidelijk onderscheid tussen inwonerparticipatie en overheidsparticipatie. Dit is uitgewerkt in een aparte uitleg van de twee vormen participatie (2.2) met doelen (2.3) en uitgangspunten per vorm (2.2) en de bijbehorende werkwijzen (hoofdstuk 4 en 5). In de uitgangspunten voor inwonerparticipatie (3.3, punt 3) en in stap 1 van de werkwijze voor inwonerparticipatie (4.1) is vastgelegd dat participatie alleen wordt ingezet als er daadwerkelijke ruimte is voor invloed. Als die ruimte er niet is, kiezen we voor informeren. Het belang van vroegtijdige betrokkenheid is opgenomen in de definitie (2.1) en uitgangspunten bij inwonerparticipatie (3.3) en uitgewerkt in stap 1 van de werkwijze (4.1): participatie start zo vroeg mogelijk, zodat inbreng kan meewegen vóór besluitvorming. Dit is opgenomen in de uitgangspunten bij inwonerparticipatie (3.3) en uitgewerkt in stap 1 en 2 van de werkwijze voor inwonerparticipatie (4.1 en 4.2). We maken vooraf duidelijk welke ruimte er is voor inbreng en hoe teruggekoppeld wordt.
Dit wordt opgenomen in de participatieaanpak. Tijdens het proces zorgen we voor terugkoppeling (4.3) over wat met de inbreng is gedaan en na het proces verantwoorden we de inbreng in
5
een participatieverslag (4.4). Niet altijd en overal participatie: Niet elk onderwerp leent zich voor participatie (bijvoorbeeld technische verordeningen)
Dit is opgenomen in stap 1 van de werkwijze (4.1), waar we vooraf afwegen of participatie passend is. Daarbij staat dat participatie niet wordt ingezet bij onderwerpen zonder ruimte voor invloed, zoals technische of wettelijke besluiten. Er is behoefte aan een afwegingskader: Het beleid bevat nu een duidelijk wanneer wel/niet participeren, en op welk afwegingskader in stap 1 (4.1). Daar niveau. beschrijven we hoe we bepalen óf participatie passend is en welke ruimte er is voor invloed. De keuze voor het niveau en de vorm van participatie wordt verder uitgewerkt in stap 2 (4.2), bij het ontwerpen van de participatieaanpak. Participatie moet bewust en doelgericht Dit is verankerd in de uitgangspunten voor worden ingezet, niet als verplicht nummertje inwonerparticipatie (3.3) en in stap 1 van de werkwijze (4.1): participatie wordt bewust en doelgericht ingezet. We kiezen alleen voor participatie wanneer dit meerwaarde heeft en duidelijk is wat het doel ervan is. Cultuur en houding zijn net zo belangrijk als regels: Participatie vraagt om een open houding, Dit is opgenomen in de uitgangspunten (3.3), luistervaardigheid en transparantie waar open houding, luisteren en transparantie expliciet zijn benoemd en verder uitgewerkt voor de borging in de organisatie op gespreksniveau in hoofdstuk 7.3 (werken aan betekenisvolle participatie).
Inwoners verwachten persoonlijk contact, Deze verwachting is verwerkt in de terugkoppeling en serieuze behandeling van uitgangspunten (3.3) en in stap 3 van de hun inbreng. werkwijze (4.3). Persoonlijk contact, duidelijke terugkoppeling en inzicht in hoe de inbreng van inwoners is meegewogen lopen als een rode draad door het beleid. Participatiebeleid moet ook gaan over houding Dit is verwerkt door in de uitgangspunten (3.3) en gedrag, niet alleen over procedures. en in hoofdstuk 7.3 expliciet aandacht te geven aan houding en gedrag, zoals open communiceren, luisteren en respectvolle samenwerking. Het beleid gaat daarmee niet alleen over procedures, maar ook over de manier waarop we participatie vormgeven. Organisatie en ondersteuning Zorg voor voldoende capaciteit en tijd om Dit is opgenomen in hoofdstuk 7.1, waar staat participatie goed te organiseren. dat voldoende tijd, capaciteit en middelen noodzakelijk zijn om participatie goed te organiseren. Dit is onderdeel van het werken aan een participatieve organisatie. Concrete acties hiervoor worden in het uitvoeringsprogramma opgenomen. Maak ruimte voor een lerende organisatie: Dit is verwerkt in hoofdstuk 3.4 (onze ambitie), participatie is een vaardigheid die ontwikkeld waar staat dat we willen groeien naar een moet worden. duurzame participatiecultuur.
Daarnaast is het uitgewerkt in hoofdstuk 7.1 en 7.4: medewerkers ontwikkelen participatievaardigheden, delen ervaringen en verbeteren continu. In het uitvoeringsprogramma wordt dit verder uitgewerkt.
[titel van participatieverslag, versie, datum]
6
Overweeg inzet van kwartiermakers, stakeholderanalyses, en participatiematrix als hulpmiddelen
Ruimte voor initiatieven Initiatiefnemers zijn zelf verantwoordelijk voor hun participatieproces, maar de gemeente kan spelregels en toetsingscriteria bieden.
Faciliteer initiatieven waar mogelijk, maar wees ook duidelijk over de grenzen van gemeentelijke verantwoordelijkheid.
Laat ruimte voor maatwerk en loslaten waar dat passend is.
Rol van de raad: De raad stelt kaders via de participatieverordening en heeft een luisterende en verbindende rol.
[titel van participatieverslag, versie, datum]
Deze suggesties zijn verwerkt in de toolbox en werkwijze. In hoofdstuk 4.2 wordt beschreven dat we bij het ontwerpen van de participatieaanpak gebruikmaken van hulpmiddelen zoals stakeholderanalyses en participatiematrices. In hoofdstuk 7.2 staat opgenomen dat we een toolbox met instrumenten en middelen gaan ontwikkelen. De concrete acties voor de borging van participatie komen terug in het uitvoeringsprogramma. Dit is verwerkt in de doelen voor overheidsparticipatie (2.3.2): versterken eigenaarschap, uitgangspunten (3.3.2): duidelijke rollen en verwachtingen. In hoofdstuk 5 staat dat initiatiefnemers zelf verantwoordelijk zijn voor hun participatieproces, terwijl de gemeente ondersteunt met spelregels, kaders en toetsingscriteria. De juridische kaders voor inwonersinitiatieven worden opgenomen in de participatieverordening. De manier waarop de gemeente faciliteert, wordt verder uitgewerkt in een handreiking. Voor bouwinitiatieven met een participatieplicht (aanvraagvereiste Omgevingswet) worden aparte beleidsregels voor de beoordeling van participatie opgesteld. Dit is verwerkt in de uitgangspunten voor overheidsparticipatie (3.3.2): we bieden maatwerk. Verder is dit in de werkwijze uitgewerkt in hoofdstuk 5. De gemeente faciliteert initiatieven waar dat kan, bijvoorbeeld met advies, verbinding en praktische ondersteuning (5.2 en 5.3).
Tegelijk is duidelijk dat het eigenaarschap bij initiatiefnemers ligt en dat de gemeente alleen kan meewerken binnen bestaande kaders. In stap 4 (5.4) wordt dit concreet gemaakt: het besluit legt vast wat de gemeente wel en niet bijdraagt, welke voorwaarden gelden en welke afspraken worden gemaakt. Zo weten initiatiefnemers vooraf precies waar zij aan toe zijn. Dit is verwerkt in de doelen (2.3.2) en uitgangspunten voor overheidsparticipatie (3.3.2): we bieden maatwerk. De werkwijze is zodanig dat we initiatieven faciliteren naar de behoefte die er is (5.3): beoordelen initiatief. Rollen en verantwoordelijkheden bij participatie zijn opgenomen in hoofdstuk 6 en voor de raad specifiek in hoofdstuk 6.1.1 en 6.2.4. Daar staat dat de raad kaders stelt via het participatiebeleid en de participatieverordening, en daarnaast een luisterende, volksvertegenwoordigende en verbindende rol heeft richting inwoners en
7
Het college voert uit en is verantwoordelijk voor het organiseren van participatie.
Participatie moet zichtbaar zijn in startnotities en raadsvoorstellen.
1.7
initiatiefnemers. In hoofdstuk 6.1 en 6.2 is opgenomen dat het college verantwoordelijk is voor het organiseren en uitvoeren van participatie, het besluit over participatieplannen en zorgt voor een toegankelijke en zichtbaar betrokken bestuursstijl. Dit is vooral een aandachtspunt voor het aanpassen van werkprocessen en formats/sjablonen. Hierover is in hoofdstuk 7.1. opgenomen dat participatie structureel wordt geborgd in werkprocessen, waaronder het opnemen van een vaste paragraaf participatie in startnotities en raadsvoorstellen. Zo wordt participatie vanaf de start zichtbaar en inzichtelijk voor bestuur en raad.
Hoe heeft u degene die u heeft betrokken op de hoogte gehouden over uw plan? We hebben de gespreksverslagen per bijeenkomst teruggekoppeld aan de deelnemers. Verder hebben we de deelnemers geïnformeerd over het participatiebeleid die we ter besluitvorming gaan voorleggen aan de raad. Zodat ze weten wanneer het participatiebeleid wordt besproken in de raad. Ze hebben dan ook de mogelijkheid om in te spreken.
[titel van participatieverslag, versie, datum]
8
2. Bijlagen 2.1 Participatiematrix Datum:
Gespreksronde
Gesprekdoel:
22 september
MT-Sessie
Wat betekent dit ambitieniveau voor onze organisatie en onze rol als MT?
Meedenken
22 september
Initiatiefgroep participatie
Het MT geeft richting aan de invulling van de ambitieniveaus en levert daarmee input voor de sessie met het college. Het doel is om waardevolle ervaringen en ideeën van initiatiefnemers te benutten voor het actualiseren van participatiebeleid en het opstellen van een participatieverordening die ruimte geeft aan initiatieven, vertrouwen versterkt en duidelijke afspraken maakt tussen inwoners en bestuur.
Meedenken
Interactieve dialoog
Ophalen ambitieniveau en visie op participatie
Wat moet er volgens jullie in de participatieverordening staan, zodat initiatieven de ruimte krijgen en vertrouwen in de samenwerking met de gemeente versterkt wordt?” Welke ervaring (positief/negatief) heeft u met participatie? Op welke manier kan de gemeente inwonersinitiatieven ondersteunen? Welke ervaringen (+/-) hebben we met participatie? Wat voor gemeente willen we zijn op het gebied van participatie (ambitie/visie)?
Meedoen
Stellingen en interactieve werksessie
30 september
College B&W
Participatievraag:
[titel van participatieverslag, versie, datum]
Mate van invloed
9
Gespreksvorm/ methodiek? Interactive werksessie
September – oktober
Lochem Spreekt inwonerspanel
Ophalen van de ervaringen met participatie in de gemeente Lochem. Ophalen op welke manier en in welke mate inwoners en belanghebbende betrokken willen worden bij initiatieven.
14 oktober
Gemeenteraad
Ophalen op welke manier kunnen we als gemeente initiatiefnemers ondersteunen. Ophalen van de betekenis van Participatie in een representatieve democratie. Input ophalen voor de visie op participatie vanuit de rol van de gemeenteraad.
18 November
Jongerennetwerk
November
Ambtelijke werksessie
[titel van participatieverslag, versie, datum]
Input halen vanuit jongeren voor het participatiebeleid en verordening. Betrokkenheid en eigenaarschap vergroten voor
Op welke manier (of niet) geven we uitdaagrecht een plek in de verordening? Welke ervaringen (+/-) hebben we met participatie? Ben je bereid om taken over te nemen van de gemeente (en wat is daarvoor nodig) Wat verwachten je van de gemeente bij de ondersteuning van initiatieven; Op welke manier wil je betrokken worden bij initiatieven van de gemeente.
Wat voor gemeente willen we zijn op het gebied van participatie
Meedenken (raadplegen)
Burgerpeiling
Meedoen
Interactieve bijeenkomst
Meedenken
Pizza sessie
Meedoen
Interne workshop n.a.v. eerste versie van het beleid.
Wanneer is participatie geslaagd? Wat zijn de rollen van de raad bij participatie? Geven we uitdaagrecht een plek in de verordening (en in welke mate/op welke manier) Hoe willen jongeren betrokken worden bij plannen van de gemeente? Wat betekent de visie voor jouw dagelijkse werk en voor jou team? 10
participatie. Wat heb je nodig om daarmee aan de slag te gaan? Wat wil je de raad nog meegeven?
[titel van participatieverslag, versie, datum]
11
2.2 Gespreksverslagen Relevant Gesprek Sessies
Participatiesessie met Managementteam Datum: 22 september 2025
Wat is belangrijk bij participatie? -
Participatie is geen moetje, investeren in de voorkant voor betere besluitvorming, zo doen we dat. Duidelijkheid voor medewerkers en rollen. Wie zet je waarvoor in (past het bij je). Veiligheid (Intern/extern). Wat verstaan we onder participatie? Bescherm de ambtenaar. Duidelijkheid raad + inwoners over verwachtingen en veiligheid. Duidelijkheid – ook wat participatie niet is. Ook bij processen en waar niet
Wat gaat goed bij participatie? -
Bewustwording en aandacht voor participatie Behapbare complete projecten (fysiek) zoals de woningbouw opgave Grote beleidsvraagstukken (fysiek) dan denken we er van te voren over na Bewustzijn in het belang participatie bij externe inhuur Bij civiel projecten doen ze steeds hetzelfde (voorspelbare) traject Er is een standaard format voor participatie Beschikbaarheid en bekendheid van de ideeënmakelaars Vast onderdeel bij de toetsing van plannen in het werkproces
Wat kan beter?
- Tijdig de verachting managen ook richting de raad - Kwalitatieve beoordeling van participatie - Stakeholder inventarisatie en management - Duidelijkheid in rollen en verwachtingen ook als raad - Participatie als vast onderdeel bij projectmatig werken - Participatie is niet hetzelfde als het juridische traject - Verwachtingen in proces en planning (wie/wanneer) - Overheidsparticipatie – wendbaarheid (capaciteit, snelheid, werkproces en eigenaarschap). - Rol en mate van invloed, doel is betere besluitvorming - Ambtelijk participatieproces versus raad met volksvertegenwoordiging - Hoe bepaal en bereik je de juiste doelgroepen Ken je participant
[titel van participatieverslag, versie, datum]
12
Interne terugkoppeling Vergadering: College B&W dinsdag 30 september 2025 Locatie: B&W-kamer Tijdstip: 09.30 – 17.00 uur VIII (Burger-/Overheids-) Participatie (Geen stukken. Brainstorm welke keuze te maken m.b.t. participatiebeleid, ter voorbereiding op raadsvoorstel). De volgende vraagstukken zijn verkend: Wat wil je bereiken met participatie? Hoe weeg je de (soms tegenstrijdige) inbreng? Wat is de definitie van participatie en/of bedoelen en verwachten we hetzelfde? Communicatie en/of participatie? Heeft de vast te stellen participatieverordening ook de verordening voor de vereiste participatie ingevolge de omgevingswet? Advies B&W = nee. Dus goed uitleggen in het raadsvoorstel hoe e.e.a. zich tot elkaar verhoudt.
Wat is je belangrijkste les met betrekking tot participatie? Wat moet er beter? Waar ben je trots op? - Met elkaar duidelijk hebben en - Dat we hiermee aan de slag zijn: beleid uitdragen waarom we participatie herzien belangrijk vinden; - Veelal grote motivatie bij medewerkers - Participatie is geen vinkje zetten, - We hebben een aantal inwoners - Ontwikkelen van vaardigheden om te betrokken bij beleid participeren (of hier mensen opzetten - Participatie zorgt ook voor inzichten die dit kunnen) - Voortdurend hebben we aandacht voor - Standaard inwoners participatie (te veel?) (ervaringsdeskundigen) betrekken bij - Voorbeeld: Harfsen inwonersavond met beleid) uitleg en mensen mochten meedoen - Raad hoort inwoners buiten procedures - ? om - Inwoners moeten soms vaker dezelfde reactie geven - Planningen lopen uit waardoor het lang stil blijft - Klanbordgroepen representeren niet - Bewoners ervaren niet betrokken te zien - Inwoners geven aan geen reactie te krijgen - Stappen te snel over de inbreng van inwoners keen en koppelen te weinig terug - Eerder in het proces mensen betrekken - Burger betrekken: betere aansluiting van beleid op de inwoners soms in Jip en Janneke taal - Participatie is een containerbegrip è maak duidelijk wat verwacht wordt (wederzijds) - Wanneer zet je wat in? - Hoe weeg je (totaal) verschillende
[titel van participatieverslag, versie, datum]
13
-
inbreng Horen we de mensen die niet meedoen?
Stellingen (over de streep) Informeren is ook participeren: Hierover is de groep verdeeld, want soms is informeren over de plannen ook voldoende voor de betrokkenheid. Het is wel sterk afhankelijk van de definiete van participatie. Als dit betekent actieve deelname, dan is informeren eerder communicatie. Participatie kan niet zonder communicatie. Laten we helder formuleren wat we verstaan onder participatie, zodat dit voor iedereen helder is en ook met wel doel we participeren. Participeren moet altijd bij elke opgave? Ook hier moeten we helder hebben wat we bedoelen bij participatie! Merendeel gaat wel staan bij dat het niet hoeft, maar dat je goed moet nadenken over wanneer je participatie inzet. Als er geen ruimte is voor participatie moet je het niet doen (hoe verhoud zich dat tot de verplichte participatie?) -
-
Wat vinden we belangrijk bij participatie? Verwachting management (SMART) Verwachtingen management Dat we ze blijven meenemen (geen wam-bam-thank-you-mam) Helder communiceren en reacties afhandelen Terugkoppeling van inbreng Is de inwoner gehoord en wat is er met de input gebeurd Wat “vinden” zij van een plan (bijvoorbeeld rol Dorpsraad_ Maatwerk Stakeholders: is er zoveel mogelijk opgehaald? Geen verantwoordelijk toekennen waar dat niet hoort/past Participeren moet uit het hart komen van de politiek Dat we hetzelfde bedoelen met participatie Bedankt! (de inwoner) Iedereen telt mee, en is even belangrijk, elk idee telt Participatie vergt wederzijds vertrouwen Vooraf: dat het duidelijk is waar in het proces we participeren en hoe Voldoende capaciteit/ tijd organiseren Dat de mensen die “gaan participeren” hier ook kennis/kunde voor hebben Wanneer is participatie geslaagd? Als inwoners zeggen ik ben gehoord, ik ben het er niet mee eens, maar ik snap het wel. Verrijken van je plan? Inhoud en inzichten verwerkt Serieus genomen voelen Verbindingen ontstaan – wederzijds respect. Gezien en gewaardeerd voelen Inwoners gaan betrekken… onderdeel van het proces, beter aansluiten bij de inwoner/betrokkenen Proces duidelijk en te begrijpen is Representatieve overheid (goed luisteren naar anderen, verwachtingspatroon, andere meningen horen) Participatie is moeilijk, niet iedereen kan dit.
Zorg voor een leerbare organisatie waar constant leren centraal staat.
[titel van participatieverslag, versie, datum]
14
Meedenkavond participatie (voormalige) initiatiefgroep Datum: Tijd: Locatie:
Maandag 22 september 19:30 – 21:30 uur Gemeentekantoor Lochem
Inleiding: Het participatiebeleid en verordening gaat erover hoe we als gemeente de participatie organiseren. Wat inwoners en initiatiefnemers van de gemeente kunnen verwachten. Het gaat zowel om overheidsparticipatie (als gemeente aansluiten bij initiatieven vanuit inwoners/initiatiefnemers) als burgerparticipatie (waarbij we als gemeente betrokkenheid vragen vanuit belanghebbenden/inwoners). De gemeente mag niet bepalen HOE een initiatiefnemer de participatie organiseert. De gemeente moet toetsen of er participatie heeft plaatsgevonden en of deze voldoende is geweest. Opmerking vooraf: Mail vooraf: Vriendelijk dank voor uw uitnodiging en uw toelichting daarop. We zien uit naar een constructief gesprek vanavond! Graag geef ik u, op persoonlijke titel, vooraf enkele punten mee, ook ter voorkoming van misverstanden.
In 2022 was ik de initiatiefnemer van het initiatiefvoorstel. Om het op de agenda van de Gemeenteraad te krijgen waren 50 handtekeningen nodig. Na 120 onderschrijvingen, onder wie ook raadsleden, stopten we met handtekeningen verzamelen en dienden wij het voorstel bij u in. Het was mij een eer om dit voorstel in een daartoe belegde Raadsvergadering (september 2024) te mogen presenteren. Wat mij betreft eindigde hiermee hiermee het burgerinitiatief. Het initiatiefvoorstel en mijn Powerpoint-presentatie daarover in de Gemeenteraad (september 2024) veronderstel ik bij u bekend. De vier inwoners vertegenwoordigen nu niet een groep, maar komen alle vier op persoonlijke titel, vanuit betrokkenheid bij het onderwerp. Alle vier waren destijds overigens wel ondertekenaars van het initiatiefvoorstel. We hebben met zijn vieren op 15/9 even de koppen bij elkaar gestoken ter voorbereiding op 22/9. Uw mail kwam op 16/9; deze hebben wij niet meer onderling besproken. In het kennismakingsrondje vind ik het van belang om aan te geven wat mij bewogen heeft tot dit burgerinitiatief.
[titel van participatieverslag, versie, datum]
15
Wat doet de gemeente nu al goed en moet zeker behouden blijven? Hier kunnen de aanwezigen geen antwoord op geven. Het enige wat wordt gewaardeerd is de vriendelijkheid van de bodes bij het ontvangst van politieke avonden, waar ze hebben ingesproken. Wat moet er volgens jullie echt anders of beter? Terugkoppeling of reactie nadat contact is gezocht met de gemeente. Bijvoorbeeld na een informatieavond, na het inspreken tijdens raadsvergaderingen, maar ook beantwoording van mails en brieven. Het persoonlijke contact van projectleider/initiatiefnemer met direct betrokkenen wordt gemist. Soms is er ook helemaal geen contact geweest of reactie ontvangen. Geen handjeklap en achterkamertjes politiek (oude politiek): transparantie is belangrijk. Verschuilen achter elkaar (gemeente, initiatiefnemer, bewoners). Is een informatieavond wel participatie? Want het is eenrichtingsverkeer en er is niet voldoende ruimte voor het stellen van vragen. En met de inbreng wordt niks gedaan (en teruggekoppeld). Betere uitleg en toelichting van de gemaakte keuzes of genomen besluiten. Wat verwachten jullie als inwoners van de gemeente? Naast het maken van nieuwe spelregels (verordening) is er ook een verbetering nodig in houding en gedrag. Zodat er een betere verhouding ontstaat tussen de burger en de gemeente. Beter luisteren naar het verhaal en/of standpunt van de ander.
En niet alleen het eigen standpunt verdedigen. Dat het participatiebeleid ook tot stand komt met participatie. Welke voorwaarden zijn volgens jullie cruciaal voor goede participatie? Een goede definitie van participatie. Wat verstaan we daaronder, voor wie is de participatie en wat kunnen we daarin verwachten? Transparantie en helderheid (nieuwe politiek) Luistervaardigheden zodat inwoners zich gehoord voelen en dat we de inbreng serieus meenemen in de besluitvorming rondom het project. Creëer vanuit een gezamenlijk beeld over participatie, helderheid en duidelijkheid aan de voorkant. En geef aan hoeveel ruimte er is voor inbreng en wat wordt er met deze inbreng gedaan (dit ook terugkoppelen). Zorg voor voldoende capaciteit/ondersteuning om de participatie goed en zorgvuldig te organiseren. Neem hier ook voldoende tijd voor aan de voorkant. Onvoldoende capaciteit is geen argument om het niet zorgvuldig te doen. Het constant leren is belangrijk bij participatie. Maak hiervoor ruimte in organisatie en beleid/verordening. Een goede stakeholdersanalyse, met wie ga je het gesprek aan? Wat is de impact – belang – invloed van bepaalde stakeholders? Tips:
Houd de verordening zo clean, kort en eenvoudig mogelijk. Zodat je niet alles vastlegt in regels, maar juist ruimte creëert voor maatwerk en aansluiting bij de burger. Maak een BER (Belangen Effect Rapportage). Neem het uitdaagrecht nog niet op in de Participatie Verordening, dit is nog een stap te ver voor de gemeente Lochem. Het uitdaagrecht is een vorm van participatie en behandel dit ook op die manier. Hiervoor hoef je geen specifieke regels voor op te nemen. Team kwartiermakers om de plannen eerst met 1 op 1 gesprekken te laten landen. Niet gelijk een informatiebijeenkomst. Omgevingsmanagement beter opnemen bij projectplannen. Stakeholder analyse beter uitvoeren, zorg dat je de belanghebbenden kent. Ga dichter bij de burger staan. Stel een participatiematrix op en ga voor minimaal een zes, anders is de participatie niet geslaagd.
Afspraken: We sturen het gespreksverslag terug zodat deelnemers hierop kunnen reageren en eventuele aanvullingen aan ons meegeven; We brengen Lochem Spreekt (Burgerpanel) onder de aandacht bij deelnemers. Als ze zich aanmelden voor het panel krijgen ze automatisch een oproep om deel te nemen aan het panel en ontvangen ze ook een terugkoppeling van de resultaten. Deelnemers willen zich ook inspannen om het burgerpanel (over participatie) te verspreiden onder geïnteresseerden.
[titel van participatieverslag, versie, datum]
16
Vanuit de gemeente nemen we, daar waar dat kan, de inbreng mee naar het participatiebeleid en verordening. Deelnemers geven aan dat ze met dit gesprek voldoende inbreng hebben had. Hoeven daarom niet mee te lezen met het participatiebeleid en verordening.
[titel van participatieverslag, versie, datum]
17
Gespreksverslag: Raadsbijeenkomst Participatie Datum: Locatie:
14 oktober 2025 Raadzaal gemeentehuis Lochem
We staan kort stil bij het ‘verplichte’ onderdeel van participatie. En dat bij een participatieplicht bij vergunningaanvragen we als gemeente niet kunnen voorschijven HOE er geparticipeerd moet worden. Wel kunnen we ‘beleidsregels’ opstellen voor de aanvraagvereiste, dit is geen onderdeel van het participatiebeleid. (motie) Het participatiebeleid gaat over hoe wij als gemeente de participatie organiseren (voor zowel overheids- als inwonersparticipatie). Het participatiebeleid dient als toetsingskader voor participatieprocessen van de gemeente en is geldt niet voor initiatiefnemers. De participatieverordening is een verplichting uit de Wet versterking participatie op decentraal niveau en hierin worden procedureregels voor bewonersparticipatie en overheidsparticipatie opgenomen. Het zijn regels die de gemeente binden. Wat is bijgebleven van eerdere raadsbijeenkomsten over participatie? - Helder in verwachtingen - Verwachtingenmanagement - Participatie is op verschillende niveaus - Iedereen vindt participatie belangrijk. - Goed voorbeeld handreiking Zeist bij initiatieven - Complex Onbekend: niet aanwezig
Stellingronde: Informeren is ook participeren: - Informeren voelt als éénrichtingsverkeer, terwijl participatie samen is (actieve deelname) - Informeren is wel de eerste stap, dit is het plan en dan volgt de omgeving/ belanghebbende betrekken en inspraak - Informeren is een mededeling, ontvanger hoeft alleen te luisteren
[titel van participatieverslag, versie, datum]
18
-
Mag je de vorm van informeren vastleggen? è Nee, dat mag niet Hoeveel impact/ ruimte is er voor participatie. (denk hier van te voren over na en maak een weloverwogen keuze) Conclusie: er wordt aangegeven dat er behoefte is aan een duidelijke definitie voor participatie. Deze wordt opgenomen in het beleid. Inspreken tijdens een politieke avond is geen participatie - Beeld van de inwoner kan wel zijn dat ze nog invloed hebben op? Dan moet de raad via moties en amendement het voorstel wat ter besluitvorming ligt aanpassen (dan is het participatietraject al geweest). Tijdens politieke avonden (beeldvormend) kunnen insprekers wel input meegeven aan de raad. - Wat denken de inwoners? Inspreker heeft bij inspreken wel het gevoel/idee dat hij actief participeert op het plan wat voorligt. Terwijl dat station misschien wel is gepasseerd. - Verwachtingsmanagement + hierover helder communiceren è hoeveel ruimte is er bij de besluitvorming (nog) om te participeren? - Inspreken tijdens de politieke avond ‘is onderdeel van het reguliere proces’ - Het is fijn als de raad weet hoe het participatietraject eruit ziet, dit is bijvoorbeeld onderdeel in startnotities en raadsvoorstellen. Conclusie: inspreken tijdens besluitvorming is niet vroegtijdig. Duidelijk zijn over hoeveel invloed er dan nog is, want de afweging is dan al onderdeel van het voorliggende besluit.
Participeren moeten we altijd doen, bij elk plan - Is het wel haalbaar om bij alles te participeren? En zijn alle onderwerpen wel geschikt voor participatie, zoals technische verordeningen. - We vinden participatie wel belangrijk - We zijn geholpen met een afwegingskader voor participatie - Alles wat aan de raad wordt voorgelegd, moet worden geparticipeerd? è is dat wel zo? - Het opstellen van kaders (kaderstellende rol raad) is voor participatie geschikt (?) Deze kaders geeft ruimte aan de initiatiefnemer om te participeren. Maar ook wanneer we wel en wanneer niet participeren è afwegingskader en participatiebeleid. - Als het past binnen het omgevingsplan (Geen BOPA), hoeft de initiatiefnemer niet eens te participeren. Omdat het al past binnen de eerder vast gestelde kaders (kernvisies, etc.) waarvoor al participatie heeft plaats gevonden. Conclusie: Niet altijd participeren, er moet een afweging worden gemaakt en dit kader wordt opgenomen in het participatiebeleid. Als inwoners taken beter kunnen, moeten we ze ruimte geven om deze van de gemeente over te nemen? - Zijn we als gemeente ‘verplicht’ om de taken over te dragen è in het gesprek wordt dit wel genuanceerd, want dit gaat wel erg ver.
- Wat betekent dit voor het democratisch stelsel (en de impact hierop)? - Initiatief faciliteren (bijvoorbeeld ideeën makelaars) valt hier ook onder, - Zijn we ook in staat om initiatieven helemaal los te laten? Bijvoorbeeld het initiatief Lochem Energie versus het Energieloket (gemeente) - Stel jezelf als gemeente de vraag: ‘waar zou de gemeente iets beter kunnen’? Dan draai je het gedachtengoed om? Want waarom de ‘arrogantie’ dat we aannemen dat de gemeente iets beter kan dan….. - Verzekeren versus verantwoordelijkheid. Conclusie: er moet zeker ruimte komen voor initiatieven, maar ook dat blijft maatwerk. Casusbespreking inwonersinitiatief hondenlosloopveld: Conclusies: - De raad heeft weinig tot geen invloed op participatie in dit geval. Hun rol is volksvertegenwoordigende rol (luisterend oor en verbinder). Er is geen besluitvorming (want die bevoegdheid ligt bij het college) en er zijn geen kaders. - We kunnen beleidsregels opnemen over de aanvraagvereiste participatie (motie: heldere eisen en toetsingskader voor participatie). Hier kunnen we niet vastleggen hoe de participatie moet worden vormgeven. Maar wel wat spelregels voor de participatie zijn bij een vergunningaanvraag. - De raad stelt de participatieverordening vast (kaderstelling). Hierin staan procedureregels of en hoe je als gemeente initiatieven ondersteunt.
[titel van participatieverslag, versie, datum]
19
-
De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor de participatie voor het hondenlosloopveld. Wanneer is dat goed genoeg? Het gaat erom dat je in alle redelijkheid je best hebt gedaan om te participeren: er geldt een inspanningsverplichting voor participatie. Er wordt aangegeven dat een inwonersinitiatief breed gedagen moet zijn en dat het goede gesprek gevoerd wordt. Wees je als raadslid bewust dat je ontevreden burgers niet kunt voorkomen met participatie. Initiatieven moeten passen binnen het bestaand beleid? Niet persé, dat mag best ruimer zijn.
[titel van participatieverslag, versie, datum]
20
[titel van participatieverslag, versie, datum]
21
Relevant Gesprek Participatiebeleid – jongerennetwerk Pizza sessie Aanwezig: Datum: Tijd:
Drie jongeren uit Lochem 18 november 17:30 tot 18:30 uur
Bij welke onderwerpen zou je betrokken willen worden? Dicht bij huis – in de omgeving, zoals een speel- ontmoetingsplek dat wordt ontwikkeld. Onderwerpen die gaan over de toekomst Onderwerpen zoals het milieu en waar komen huizen in het buitengebied (als wandelaar) Hoe wil je betrokken worden? Kijk goed hoe je het uitlegt, dat je ‘volwassen problemen’ niet gaat neerleggen bij jongeren. Dit moet je wel vertalen naar een uitleg die jongeren begrijpen zodat het ook over hen gaat. Niet via (moeilijke) vragenlijsten, ook niet als we deze op school ‘moeten’ invullen. Deze zijn vaak ingewikkeld en worden daarom niet goed ingevuld. Gebruik social media (Tik Tok! En Instagram) Waar je (zoals NOS-stories) het onderwerp uitlegt en jongeren uitnodigt om erover mee te praten. Tik Tok van docenten worden goed bekeken, maar ook politici (zoals Rob Jetten) YouTube is ook een goede manier om jongeren te informeren. Fysieke bijeenkomst hebben de voorkeur, elkaar ontmoeten. Ga naar de jongeren toe, zoals op school. Maar doe dit wel op een leuke manier (Geen Powerpoint les), maar workshop vorm. Opdrachten tijdens de les, bijvoorbeeld het ontwerpen van een marktterrein.
Via het jongerenwerk? Die doen wel leuke dingen! Maar voelt niet altijd toegankelijk omdat je hier (gevoelsmatig) vanaf het begin moet komen, je moet ermee ‘opgroeien’? Wanneer is de participatie geslaagd? Als er goed naar ons geluisterd is, een goed gesprek en input serieus wordt genomen; Input meegenomen wordt naar beslissingen en wees hier ook duidelijk over; Als er duidelijkheid is: waar gaat het over (verwachtingen) Terugkoppeling/feedback: dit hebben we met de input gedaan
[titel van participatieverslag, versie, datum]
22