vng_grip_op_05_implementatieplan_actief_openbaar_maken.idd_.pdf

30

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Bijlage 6 Informatie met betrekking tot de AVG

Bij de strategie is het van belang om ook de privacy regelgeving goed mee te nemen. De Woo zorgt namelijk voor een spanningsveld met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het doel van de Woo, transparantie, en privacy zijn twee tegenpolen. Het is van belang om knelpunten vooraf te analyseren. Deel 1: Openbaar maken van gegevens op verzoek De Woo geeft de mogelijkheid om een inzageverzoek niet alleen op de persoonsgegevens in te dienen. De gevraagde informatie wordt in principe verstrekt, tenzij een uitzonderingsgrond van toepassing is. Om het recht op de persoonlijke levenssfeer te eerbiedigen kennen de Wob en de Woo de volgende uitzonderingsgronden: 1. verstrekking van overheidsinformatie blijft achterwege voor zover dit bijzondere persoonsgegevens betreft, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maakt. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens waaruit ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of lidmaatschap van een vakbond blijken, genetische en biometrische gegevens, gegevens over de gezondheid of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid (artikel 9 AVG). 2. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer.

Het verschil tussen deze twee uitzonderingen is dat de eerste uitzondering een absolute uitzondering is en de tweede uitzondering een relatieve uitzondering is. Bij een relatieve uitzondering moet gemotiveerd worden waarom wel of geen gebruik wordt gemaakt van de uitzondering. De gehanteerde norm is dat geen informatie wordt verschaft indien het publieke belang van de openbaarheid niet opweegt tegen het belang van de vertrouwelijkheid van die informatie. De instemming van de betrokkene is onder de Woo direct bij de uitzonderingsgrond opgenomen en niet als apart lid genoemd zoals dat bij de Wob het geval is, zie artikel 5.1 tweede lid onder e, Woo. Het is essentieel dat de uitzondering nog verder gerelativeerd wordt als de informatie ouder is dan 5 jaar. In dat geval gaat de Woo ervan uit dat de bescherming van persoonlijke levenssfeer niet meer in het geding is. Het bestuursorgaan dient te motiveren dat het tijdsverloop geen afbreuk heeft gedaan aan het in te roepen belang, zie artikel 5.3 Woo. Op welke wijze wordt een correcte afweging gemaakt of de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het geding komt? Welke spanningsvelden zijn er en wat is het karakter daarvan? Wat is de impact van openbaarmaking? Een oplossing voor de belangenafweging is het ontwerpen van stroomschema’s. Die zorgen ervoor dat verschillende personen dezelfde afwegingen maken met dezelfde stappen.

31

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Deel 2: Actieve openbaarmaking De Woo legt meer de nadruk op actieve openbaarmaking dan de Wob. De artikelen 3.1 en 3.3 van de Woo leiden ertoe dat tot een groot aantal besluiten openbaar zal worden gemaakt waarbij sprake zal zijn van persoonsgegevens van derden. Dit levert een probleem op met artikel 5 van de AVG, dat vraagt om minimale gegevensverwerking en waarborging van persoonsgegevens. Het is belangrijk om te bedenken dat het niet alleen gaat om de persoonsgegevens van de inwoner, maar ook om de persoonsgegevens van medewerkers van de organisatie. Bij de beoordeling zal de last op de schouders komen van de Functionaris voor de Gegevensbescherming en mogelijk andere collega’s (zie ook bijlage 3). Organisaties moeten vooraf bedenken hoeveel tijd het gaat kosten om gevallen te beoordelen en eventueel hier uren voor beschikbaar stellen. De verwachting is dat er veel meer informatieverzoeken moeten worden afgehandeld. De taken, rollen en verantwoordelijkheden moeten worden beschreven. Weglakken van gegevens. Het handmatig weglakken van gedeeltes van stukken is een zeer tijdsintensief proces. In stukken met een vaste structuur kan dit worden ondervangen door het gebruik van templates met vaste locaties voor informatie, die moet worden verwijderd voor openbaarmaking. Bestaande systemen kennen deze functie nog niet.

Er zijn systemen op de markt waarmee het mogelijk is om documenten gedeeltelijk automatisch te anonimiseren. Dit kan een oplossing zijn voor grote hoeveelheden goed gestructureerde stukken. Proeven bij een gemeente laten zien dat hiermee voor al meer dan de helft van de stukken het lakken kan worden geautomatiseerd. Weliswaar moet elk document nog steeds worden gecontroleerd, maar er kan wel worden bespaard op het feitelijk lakken zelf. De aanschaf en inrichting van een dergelijke voorziening wordt geraamd op €25.000 voor middelgrote en grote organisaties. Bij kleine organisaties zal een dergelijke investering, gezien het geringe aantal stukken, waarschijnlijk niet lonend zijn.11 Voorafgaand aan actieve openbaarmaking wordt een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitgevoerd. Dat is een instrument waarmee organisatie privacyrisico’s in een vroegtijdig stadium op een gestructureerde en heldere manier in kaart kunnen brengen bij het bouwen van informatiesystemen of aanleggen van databestanden.

11

32

Eindrapportage MKBA concept-aanpassing Wet open overheid, uitgevoerd door Ecorys, met als opdrachtgever Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, 2 november 2018.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Vereniging van Nederlandse Gemeenten Realisatie Nassaulaan 12 2514 JS Den Haag +31 70 373 80 08 realisatie@vng.nl november 2020

vngrealisatie.nl