Terugkoppeling beeldvorming RV aanbesteding onderhoud buitenruimte.pdf

Terugkoppeling beeldvormende vergadering RV Aanbesteding onderhoud buitenruimte Dossier:

Datum & tijdstip: 13 februari 21.15 – 21.55 uur Locatie: Raadzaal Voorzitter: Wout van den Brink Griffier: André van Roshum Portefeuillehouder: Wethouders Wim Vos Behandelend ambtenaren: Lex Maurer, Bastiaan Klein Externen: Terugkijken: BOB-avond beeld- en oordeelsvormende sessies 13 februari 2025 19:30:00, Gemeente Leusden 1. Inleiding Aan de hand van een presentatie wordt de raad geïnformeerd over de uitkomsten van de recente aanbesteding voor het onderhoud van de buitenruimte. De belangrijkste punten zijn de hogere kosten dan verwacht en de financiële consequenties hiervan. 2. Context en financiële gevolgen   

Het huidige contract loopt af op 1 april 2025 De nieuwe aanbesteding resulteert in een extra kostenpost van € 810.000 per jaar om beeldkwaliteit B te behouden. Slecht twee inschrijvingen ontvangen; prijzen hoger dan vooraf ingeschat.

3. Vragen per fractie CDA    

Wanneer werd duidelijk dat extra geld nodig was? Waarom is de raad niet eerder geïnformeerd? Is onderzocht of het eerdere besluit om in te besteden mogelijk nadelig is geweest? Moet er niet strakker begroot worden en zijn er mogelijkheden overschrijdingen op te lossen binnen de eigen begroting? Kunnen we ‘NEE’ zeggen tegen de burgers, bijvoorbeeld door tijdelijk minder onderhoud te doen?

Antwoorden:   

Eind 2024 was de opbrengst van de aanbesteding bekend, direct daarna is gestart met het raadsvoorstel. Analyse naar het inbestedingsbesluit nu niet mogelijk. Dit zal later plaatsvinden. Ook college is daar benieuwd naar. Minder onderhoud is mogelijk, maar heeft impact op de openbare ruimte.

Sociaal Leusden

 

Zijn de eisen in het nieuwe contract veranderd ten opzichte van het huidige contract? Zijn er werkzaamheden bijgekomen?

Antwoorden: 

De eisen zijn gelijk gebleven. Er is nog steeds beeldkwaliteit B, maar onderhoud op frequentieniveau.

Leusden Vooruit    

Kan een kostenoverzicht van de afgelopen vier jaar worden gedeeld? Wat zijn de exacte kosten voor de komende periode? In oktober 2024 werd nog gezegd dat we binnen begroting blijven. Wat is er veranderd? Is de huidige beeldkwaliteit echt op niveau B? Volgens ons niet. ‘Het is een zooitje’

Antwoorden:   

Een gedetailleerd kostenoverzicht volgt later schriftelijk, voor 20-02 (TOEZEGGING) De aanbesteding viel duurder uit dan verwacht, ondanks eerdere inschattingen Huidige beeldkwaliteit is niet overal optimaal. Is onderwerp van gesprek. Doel is verbetering.

GL/PvdA    

Kan er een kostenoverzicht worden gedeeld? Waarom is de prijsstijging zo goot? Voelt zich overvallen door de korte termijn waarop een besluit nodig is. Wat verwacht het college nog van de raad? Is een aanbesteding voor één jaar mogelijk, zodat de raad eerst meer kan analyseren?

Antwoorden:  

Prijsstijging komt door marktontwikkelingen, weinig concurrentie en eerdere gunstige aanbesteding Er is een Europese aanbesteding doorlopen waarbij de uitvraag van het contract vier jaar is. Daarmee is het niet mogelijk om het contract te veranderen naar één jaar.

D66    

Zijn er alternatieven? Wanneer werd duidelijk dat de kosten hoger zouden uitvallen? Had dit eerder verwacht kunnen worden? Zijn andere gemeentes ook getroffen door zulke hoge kosten? Kan een scenario-analyse worden gemaakt met meerdere opties?

Antwoorden:    VVD

Alternatief is inleveren op kwaliteit, maar ook dan zijn er t.o.v. huidige contract hogere kosten (minder-meer) Andere gemeentes ervaren vergelijkbare stijgingen Meer scenario’s kunnen worden bekeken, maar lagere kwaliteit blijft de voornaamste optie.

 

Hoe kan het dat de kosten zo veel hoger zijn dan verwacht? Hoe vaak gebeurt het nog dat we voor projecten extra geld nodig hebben?

Antwoorden:  

De aanbesteding is doorlopen op basis van een bestekraming, maar de markt is duurder dan voorzien. Extra kosten komen helaas vaker voor, maar hier spelen specifieke marktontwikkelingen een rol.

CU-SGP    

Waarom is de aanbesteding zo slecht ingeschat? Kan de gemeente het onderhoud zelf uitvoeren in plaats van aanbesteden? Zijn de kosten hoger geworden omdat de gemeente bepaalde taken zelf uitvoert? (minder volume) Is een contractduur van één of twee jaar mogelijk?

Antwoorden:   

De marktprijzen zijn fors gestegen. Dat was moeilijk in te schatten. Zelf uitvoeren is een optie, maar daar is de organisatie nu nog niet op ongericht. Kortere looptijd is niet mogelijk vanwege Europese aanbesteding met een uitvraag van vier jaar.

Lokaal Belangrijk  

Is er een vergelijking gemaakt met andere gemeentes? Kan het onderhoud in kleinere opdrachten worden uitgezet zodat er niet aanbesteed hoeft te worden en er meerdere aannemers gecontracteerd kunnen worden?

Antwoorden:  

Samenwerken met andere gemeenten biedt niet altijd voordelen en kan complexer zijn. Het wegzetten in kleinere opdrachten is mogelijk, maar dat betekent niet dat er niet meer aanbesteed dient te worden. We zijn gebonden aan wetgeving in het kader van het op een professionele wijze wegzetten van opdrachten in de markt. Het opsplitsen is een optie, maar dat vergt meer voorbereiding.

4. Conclusie en vervolg De raad heeft meer inzicht gekregen in de financiële impact en mogelijke keuzes. Er blijft behoeft aan verder analyse en mogelijke alternatieven die in de oordeelsvormende fase terug kunnen komen. De wethouder geeft aan teleurgesteld te zijn in de situatie, maar benadrukt dat de realiteit van de marktprijsstijgingen niet te vermijden is. Vervolgacties:  

Kostenoverzicht wordt schriftelijk gedeeld met de raad (voor 20 februari) Raad neemt het voorstel mee in de volgende oordeelsvormende en besluitvormende fases