Terugkoppeling beeld- en oordeelsvorming RV Gewijzigde uitvoering onderhoud openbare ruimte BOB 12 sept 2024.pdf

Terugblik beeldvormende en oordeelsvormende vergadering Dossier: Wijziging uitvoering onderhoud openbare ruimte Datum & tijdstip: 13 juni 20:30 – 22:00 uur Locatie: 0.35/0.36 Voorzitter: Fatma Eryilmaz Griffier: Loes Breebaart Portefeuillehouder: Wethouder Wim Vos Behandelend ambtenaren: Ronald Jager, Johan Ossendrijver, Michael Blankenstijn Insprekers tijdens de markt:

n.v.t.

Woordvoerders fracties:

Lokaal Belangrijk: CDA: GL-PvdA VVD D66 CU-SGP Leusden Vooruit Sociaal Leusden

Marico van Leeuwe Wim van Ginkel Tjeerd Meester Niels Wassenaar Quirine van Mourik Mark van de Kooi André Dammer -

Opmerking van huishoudelijke aard: De nieuwe opnameapparatuur (audio-visueel) is nog niet geïnstalleerd, de oude (audio) kan niet meer worden gebruikt. De dictafoonfunctie van een iPad wordt gebruikt voor de opnames, zonder gebruik van microfoons. De geluidskwaliteit is desondanks in orde en wordt op GO geplaatst. Er mogen geen vragen worden gesteld over de geheime stukken tijdens de opname. Van de mogelijkheid dit wel te doen na het stoppen van de opname en afwezigheid van externen, werd geen gebruik gemaakt. Toelichting van de wethouder / ambtelijke ondersteuning aan de hand van het collegebesluit Wethouder Wim Vos geeft een korte introductie. Heel lang geleden voerde de gemeente zelf het onderhoud van de buitenruimte uit (klinkt als een sprookje). De afgelopen jaren waarin we het onderhoud uitbesteden komen veel meldingen binnen over het onderhoud, beeldbepalende klachten. De overeenkomst met Florijn eindigt 1 april 2025. Er is al veel overleg geweest met de managers, wat kunnen / gaan we wel en wat niet in eigen beheer doen. Voorstel is vegen, maaien en het bomenonderhoud in eigen beheer uit te voeren, de specifieke en seizoensgebonden werkzaamheden besteden we uit.

Vooruitlopend op uw vraag ‘waarom zijn we laat met het raadsvoorstel’: de hele zomer is doorgewerkt aan de uitwerking van het onderhoud in eigen beheer, voor de zomer is hierover een RIB aan u gestuurd, ook heeft in juli een artikel in de Leusder krant gestaan. Naast informeren en consulteren kunnen wij u nu dit raadsvoorstel voorleggen. Inleiding op de werkwijze & inhoud De heer Johan Ossendrijver geeft nadere informatie aan de hand van de presentatie die ook tijdens de beeldvormende informatiemarkt in het EWC is getoond. De presentatie is vooralsnog niet beschikbaar bij de griffie en daarmee niet op GO. De presentatie op zichzelf is beknopt: een aantal steekwoorden per dia

en een voorbeeldfilmpjes van gazonmaaien, machinaal vegen, boomonderhoud. De bijbehorende mondeling gedeelde informatie staat grotendeels in het raadsvoorstel. Een paar punten uit de presentatie: Een eigen dienst heeft veel voordelen: betere intrinsieke motivatie van de medewerkers, zij zijn de ogen en oren van de organisatie. Een probleem (scheef bordje) is bij wijze van spreken al opgelost voor het wordt opgemerkt. Betere flexibiliteit, bijvoorbeeld als er niet gemaaid kan worden omdat het te nat is, dan kan je met een eigen dienst gemakkelijker naderhand maaien, met een aannemer is dit veel lastiger in te plannen. Een nadeel is het verzuim, dat kan een dure post zijn. Bij het huidige team buitendienst is het ziekteverzuim relatief laag. Het heeft te maken met ‘hoe ga je met elkaar om’. Machinaal vegen (filmpje): meerdere rondes vegen, is ook beter voor rioolonderhoud, werkt kostenbesparend. Handvegen goed uitvoeren geeft een beter beeld. Machinaal maaien gazons (ca. 500 ha) gazons gaan we in eigen beheer doen zelf, nalopen met de bosmaaier ook, ruigtes niet. Ruigtes blijft bij aannemer, ca. 2x per jaar. Voor gazonmaaien zijn meerdere machines nodig, groot, klein. Boomonderhoud ETW (boomverzorgers) BVC (boomveiligheidscontrole) in eigen beheer.

Hoogwerkers, wel beter inhuren en niet aanschaffen want er zijn veel verschillende hoogtes nodig, te divers om alles aan te schaffen. Het aannemen (en opleiden) van personeel: we werken er aan tijdig voldoende personeel in dienst te nemen voor 1 april. Er zijn al een aantal geïnteresseerden. Het team, de gemeente is in trek als werkgever. Mensen melden zich zelf aan. Dit ziet er positief uit voor de werving van voldoende personeel. Nodig zijn machinsten, ETW’ers, ondersteuning voor uitmaaien rondom obstakels, opruimen zwerfvuil en dergelijke. Huisvesting: Voor de huisvesting van personeel (kantine, kantoorruimte) en machines (stalling) is een plan gemaakt op de locatie gemeentewerf (etage bovenop huidige gebouw en op het platform/bordes, modulair opbouwen, sedumdak en zonnepanelen). Er is op de gemeentewerf al rekening me gehouden, heipalen zitten al in de grond. Uitwisseling van vragen en gedachten 3 Gelegenheid tot het stellen van informatieve vragen (Beeldvorming ronde 1) voor zover dit nog niet tijdens de presentatie al is gebeurd Leusden Vooruit: zaken die de aannemer doet, is dat een vast contract, of kijken jullie ad hoc. Dhr. Ossendrijver (en dhr. Blankenstijn): Ja, er wordt een nieuw bestek gemaakt voor de aannemer met de werkzaamheden die wij niet zelf uitvoeren. Het wordt een frequentiebestek i.p.v. een beeldbestek.

Bij beeldbestek ligt het risico bij de aannemer, de aannemer elke maand een portie van het geld als het werk (beeld) naar behoren is uitgevoerd, zo niet, dan wordt minder uitbetaald. Het beeld wordt steekproefsgewijs gecontroleerd. Frequentiebestek is op basis van vaste afspraak. Lokaal Belangrijk: bij beeldbestek is controle nodig. Dhr. Blankenstijn: ja, doet beheer, kost tijd. VVD vraagt hoe hiermee de kwaliteitsslag wordt gemaakt t.o.v. uitbesteding met goede afspraken. Wat is de businesscase erachter. Dhr. Ossendrijver geeft aan dat de betrokkenheid van eigen mensen van belang is. Bijvoorbeeld een aannemer blijft bij nat weer binnen met machines, hij haalt het beeld toch niet. Eigen mensen blijven bij

nat weer ook binnen maar gaan er weer op uit zodra het kan. Een aannemer kan dat vaak ook niet vanwege een andere klus die hij dan heeft. Aannemer doet kunstje omdat hij het moet doen, eigen mensen zien het als hun eigen tuin. VVD refereert aan een de reacties van het publiek na een presentatie in Barneveld (de vorige werkgever van dhr. Ossendrijver, met eigen beheerteam) en dat was niet mals (klachten), veel koffiepauzes en zo, en in de koffiepauzes naar huis. Dhr. Ossendrijver reageert hierop met de mededeling dat hij er op let dat er niet onnodig heen en weer wordt gereden voor pauzes en dergelijke Dat er efficiënt wordt gewerkt, dat de productie wordt gehaald. ‘Hij gaat er persoonlijk bovenop zitten.’ VVD: ik kom toch nog even terug op waarom die kwaliteitsslag dan nu niet lukt. Als het bijvoorbeeld te nat is kan zowel de aannemer als het eigen team niet werken i.v.m. het ontstaan van rijsporen, meer dan je best kun je dan toch niet doen. Dat zou gecommuniceerd kunnen worden, waarom het werk niet uitgevoerd kan worden. Dhr. Blankestijn: 1800 klachten kregen we, dat is veel. Ik nodig u uit eens bij het KCC te komen zitten. VVD: dat neem ik graag aan. Dhr. Blankenstijn: Als het in Leusden regent, regent het ook in Nijkerk en Bunschoten. VVD: Ik denk dat we elkaar niet begrijpen. ….. CU-SGP: Enthousiaste mensen met passie, hoe borgen jullie dat, bijvoorbeeld na 4 jaar. Dhr.

Jager: door na 4 jaar te blijven innoveren. Zorgen dat de werknemers intrinsiek gemotiveerd blijven, doorstromen, nieuwe mensen binnenhalen, een aantrekkelijke werkgever blijven. 6 externen hebben rechtstreeks contact met ons opgenomen omdat ze bij ons willen werken. We moeten niet achteroverleunen maar naar voren hangen. Ook innovatie met de app. Wij moeten ook naar de inwoners toe naar buiten treden met waarom we doen wat we doen. Lokaal Belangrijk: Communicatie is zeker van belang. En dat vol te houden. Op raadspagina, pagina over het groen? Vraag: nadeel is ziekteverzuim. Is 13 fte ook 13 fte? Dhr. Jager: 13 fte in uren. De hele bezetting van de milieustraat nemen we mee in het werk. Men is ‘hongerig’, willen ’s morgens zo graag beginnen met werken dat ze geen tijd nemen om te douchen. Hebben zin in het werk. Huidige ziekte van 2 fte zit ‘m niet in de werkrelatie. Milieustraat -breed zorgen we voor wisselend werk, P is mijn portefeuille. We moeten het werkplezier erin houden. D66: over de communicatie: de waarom-vraag aan Florijn gaat niet goed. Bijvoorbeeld op “Waarom moet die boom weg?” volgt geen antwoord, gaan jullie dat verbeteren om onbegrip van bewoners te ondervangen. Ze hoeven niet zelf het antwoord te geven maar ze zouden een kaartje met uitleg bij zich kunnen hebben. Dhr. Ossendrijver: ja, absoluut. We gaan ook proactief communiceren i.o.m.

communicatie collega’s. Dhr. Jager: en dat de medewerkers dat zelf ook weten, kunnen vertellen over het gedachtegoed. Lokaal Belangrijk: een tip: in Amersfoort is een bordje geplaatst bij een grote mooie gekapte boom : hier komt een nieuwe boom. Dat voorkomt een hoop vragen / klachten. CU-SGP: op welke kpi’s gaan jullie inzetten? Dhr. Blankenstijn: klachten is 1. Gaan we zeker doen. Leusden Vooruit: over moeilijk maaien en zo (getoonde filmpje), gaan jullie ook het groen aanpassen zodat het onderhoud gemakkelijker is? Dhr. Blankenstijn: bijvoorbeeld bij de inrichting Mastenbroek houden we in het ontwerp rekening met aanplant om goed te kunnen vegen. Deze expertise gaan we vaker toepassen. Leusden Vooruit: maar geen asfalt groen schilderen toch?

Dhr. Blankenstijn: nee, maar dat is wel de goedkoopste oplossing (grapje). Dhr. Ossendrijver: wel misschien meer de helft maaien, de helft verruigen, dat is ook beter voor biodiversiteit. In gezamenlijkheid naar kijken. CU-SGP: innovatie is essentieel. Ik geloof niet dat gemeente innovatiever is dan de branche. Dhr. Blankenstijn: ervaring is dat de markt helemaal niet zo innovatief is, tenzij wij dat in het bestek aangeven, bijvoorbeeld meer elektrische machines inzetten. CDA: lukt dat om het in april 2025 klaar te hebben. Aanbesteden, machines aanschaffen? Dhr. Jager: ja. Als we 3 oktober de knop in kunnen drukken. Dhr. Blankenstijn: als we later kunnen starten wordt het lastig. CDA: haha, we worden onder druk gezet. D66: wat maakt het verschil dan? Dhr. Blankenstijn: aanbesteden kost tijd , ook voor de aankoop van machines moeten we aanbesteden en we zijn niet de enigen. GL-PvdA: stel we gaan er niet mee, dan gaan we opnieuw aanbesteden? Dhr. Blankenstijn: dat wordt ook tricky: want een aanbesteding kan mislukken, dan nog een jaar het contract met Florijn verlengen. Dan komt het bij u terug via de wethouder. 4 Oordeelsvorming 1ste ronde: inbreng door de woordvoerders van de fracties m.b.t. hun voorlopig oordeel/standpunt en politieke vragen/overwegingen daarbij: GL-PvdA: dank voor deze informatie, ook in het EWC. Over Florijn zijn Leusdenaren niet enthousiast.

Insourcen zijn we wel voor in. We geloven in eigenaarschap, beter dan de anonimiteit van het aannemerschap. Mensen van de milieustraat kennen we, kunnen we aanspreken, fijn. Leuke mensen. Is er nagedacht over samenwerking met andere gemeenten, voor de duurdere apparatuur. Financiën: Het is een groot bedrag, waar komt dat vandaan? D66: de wethouder zei het lijkt wel een sprookje. D66 had het al langer over insourcen. Staan wat dat betreft er zeker achter. Maar een sprookje eindigt vaak met en ze leefden nog lang en gelukkig. Waar daarna het echte leven begint ziet D66 wil graag een periodieke evaluatie. Lokaal Belangrijk: wij juichen het toe. Er zijn nu veel klachten. Maar het is een grote stap. We hebben er veel vertrouwen in en het is goed dat struikelblokken ook worden uitgesproken. Graag ook de terugkoppeling die D66 noemt. Ook biodiversiteit spreekt ons aan (maai mei niet). Financiële kant: denk aan aankoop / lease, flexibele schil. We wensen u succes met verdere uitwerking. Leusden Vooruit: wij juichen toe dat kwaliteit wordt verbeterd. Maar waar komt het geld vandaan. En lukt het om voor april voldoende personeel te werven. En als we moeten inhuren, wat zijn de financiële consequenties daarvan? En ‘opbrengt verkoopbaar hout’ wat is dat? CDA: als CDA staan we er positief tegenover. Dank ook voor het enthousiasme dat van jullie en van de werkplek afspat.

Communicatie is van belang. We geloven niet in sprookjes maar in resultaat, financieel en qua werk. We zijn voor.

VVD: We zijn nog niet overtuigd. Vanavond veel gehoord over wat niet goed ging en wat beter gaat worden. Wij denken dat wat niet goed ging aan aansturing, de afspraken ligt. Zal dat in eigen beheer beter gaan? VVD wil een nog betere afweging maken.. We willen meer harde argumenten om deze stap te maken. En we zien risico op de lange termijn. We geven de wethouder in overweging mee dat bij een nieuw contract met een aannemer, in plaats van een langdurig contract ook een contract van 2 jaar een mogelijkheid is en we eerder beoordelen of we tevreden zijn. Voorzitter en D66 vragen aan VVD of er behoefte is aan een extra blok over dit onderwerp in de BOB avond van 19 september. VVD: nee, graag bespreekstuk in de raadsvergadering van 3 oktober a.s. CU-SGP: we zijn positief kritisch. Maar het verhaal is zo positief dat het achterdochtig maakt. Wat is het risico politiek gezien, op de lange termijn, 13 mensen in dienst, die ontsla je niet zomaar. Wat zijn de harde feiten, wat zien we daadwerkelijk, wat maken we waar? 5 Reactie en beantwoording van de vragen door/namens het college Wethouder Vos: Ik begin graag met: hoe gaan we het waarmaken: Als eerste de permanente monitoring: het eigen loket voor de inwoners. Minder meldingen als we de kwaliteit van de openbare ruimte verbeteren. De tweede analyse is regelmatig evalueren. De buitenruimte, het meest zichtbare voor onze inwoners.

Hoe staan we ervoor als gemeente Leusden: agendeer het (personeel en beeld) met enige regelmaat in de raad. Laten we die voortgangsavonden met elkaar hebben. Het gaat ons allen aan. We monitoren en gaan met elkaar in gesprek, er is ook flexibiliteit, tikkie naar rechts of links, bijvoorbeeld meer biodiversiteit of een bepaalde plek of aandacht voor de inrichting van een plek waar veel wordt gevoetbald (door jong en oud). Hier kunnen we ook adaptief op zijn. Doorleef met elkaar de openbare ruimte. Wij nemen de uitnodiging aan dit regelmatig te evalueren. Budget: we hebben voldoende liquiditeit in huis, we hoeven geen reserve aan te spreken. In de begrotingscyclus structureel als kapitaallast opgenomen. Vraag over eigenaarschap: we zijn eigenaar, dat brengen we over op de bewoners. Samenwerken andere gemeentes: dat kan, als er machines kapot gaan kunnen we hopelijk om ons heen kijken. Andersom is dat ook zo. We moeten wederkerigheid betrachten. Vraag over grote bedrag is beantwoord. Vinger aan de pols D66: reeds op geantwoord.

Personeelsmanagement: reeds over gesproken, als we goed voor onze mensen zorgen, zorgen zij goed voor de buitenruimte, de wederkerigheid zit hier ook. Als de mensen het werk leuk vinden worden zij daar gezond van. Aankoop of lease: vanuit de expertise de wens aan te kopen. Eigenaarschap en kwaliteit gaan samen. Houtopbrengst is geen doel. Gezonde bomen blijven staan. We staan voor groen. Aandacht voor communicatie. Is er zeker. Proactief (zet uw auto aan de kant, we gaan vegen) en daadwerkelijk (vegen). Ik denk dat het aantal klachten gaat afnemen door eigen beheer. Waarom gaat het nu fout: de grip op de markt is lastig. Onvoldoende grip op de markt bij het vorige contract met Sight met beeldbepalende aspecten. Nu bij Florijn is nadrukkelijk in het contract verwoord dat de basis op orde moet zijn. Maar het contract wordt niet altijd nageleefd. U bent ervan op de hoogte dat we indringende gesprekken hebben gevoerd met Florijn. Er zijn ook boetes uitgedeeld. Maar we krijgen met deze methode de marktpartij niet in de juiste modus. Risico’s lange termijn: met alle andere manieren heb je ook risico’s. We hebben in het verleden de ervaring van eigen beheer waar we trots op zijn. Vanwege de beleving ‘de markt kan het beter’, is de huidige keuze gemaakt maar de inwoners zijn daar toch kritisch op. Vandaar deze route. We blijven monitoren.

Voldoende personeel op tijd: er zijn al contacten met een fiks aantal mensen die willen. Materieel: als we op korte termijn kunnen beginnen lukt het waarschijnlijk wel het materieel op tijd binnen te hebben. Lukt het niet, dan moeten we tijdelijk inhuren. Dank aan de griffie en agendacommissie voor de flexibiliteit om deze sessie op deze manier te organiseren. D66: krijgen we een update over de stand van zaken, of het op tijd gaat lukken. Wim: ja, dat lijkt me verstandig. CU-SGP: monitoring vind ik nog niet concreet. Is er behalve het loket nog andere monitoring van klachten (het loket) en terugkoppeling van het stoplichtmodel? Dhr. Blankenstijn: onze toezichthouders groen monitoren ook. Onze beheerders zijn ook de helft van de tijd buiten en gaan monitoren (met een ander type bestek). In eerste instantie is klachten monitoring de beste kpi. Eigenlijk, kpi’s: stoplichtmodel, ik ben er geen fan van. Het gaat om het verhaal. Toezegging dhr. Blankenstijn: We gaan nog verder nadenken over monitoren, niet alleen klachten maar toezicht houden op de algehele beeldkwaliteit. Leusden Vooruit: goed communiceren=minder klachten daar geloof ik in. Hoe ging dat in het verleden, waarom toen niet? Wethouder Vos: ik moet even checken hoe dat zat met de communicatie bij de aanbesteding, deel bij de aannemer, deel bij de gemeente denk ik. D66: Sight had een pagina op de website. Florijn niet.

Komt wethouder Vos erop terug (schriftelijk). 6 2de ronde Dialoog over het voorstel tussen de woordvoerder onderling en met de portefeuillehouder GL-PvdA: voorstander van wanneer er voldoende volume is om het werk zelf uit te voeren. Cyclus outsourcing, insourcing. Maar de argumenten zijn altijd hetzelfde en de antwoorden ook, goedkoper, betere kwaliteit etc. Hoop dat dat over 4 jaar niet weer zo is. Punt van zorg. Er zitten een paar heel erg enthousiaste mensen maar 2 ervan zijn nieuw , sinds juni en sinds anderhalf jaar. Wim Vos: geen vraag maar toch reactie: verschil dat er wel is: markt = winstaspect. GL-PvdA: dus als je het zelf goed doet is dat goedkoper. En gaat het fout, dan kun je ook alleen jezelf kwalijk nemen en maatregelen nemen, een groot voordeel. Leusden Vooruit: begrotingswijziging 1045 wat is dat Wethouders Vos: Een begrotingswijziging is gangbaar. Staat is geheime stukken. CU-SGP: 1045 is het nummer van de begrotingswijziging, geen bedrag. Wim van G: aan VVD: wat is er nodig voor een positief oordeel volgens jullie? VVD denkt dat een goed contract waar je een aannemer aan kunt houden óók zou werken. Gelooft zeker in enthousiast team. Maar dat kan ook met een aannemer. Als een aannemer het contract niet nakomt kun je hem daar op aanspreken of wegsturen. CDA vraagt om reactie van de ‘overkant’ (Jager, Ossendrijver, Blankenstijn) Dhr.

Jager: legt uit aan de hand van ketenreacties: inwoner-KCC-team-aannemer. En geeft voorbeeld bladafval en rioolputten die daardoor verstoppen, met eigen beheer gemakkelijker aan te pakken. VVD: dat kan met een aannemer ook. Dhr. Blankenstijn: ik krijg voor extra bladeren vegen geen aannemer voor een scherpe prijs. Als professional weet ik dat. En als er bladeren vallen, vallen die ook in andere gemeentes en moet de aannemer daar ook aan de slag. D66: geeft een voorbeeld voor de VVD dat aangeeft dat als Leusden in eigen beheer werkt we flexibeler zijn en eenvoudiger een inhaalslag kunnen maken. Vraag aan VVD: hoe wilt u terugkoppeling? Extra sessie volgende week? VVD: nee, we maken de afweging of we voor of tegen stemmen. Eventuele moties of amendementen: nog niet bekend. Leusden Vooruit: in aansluiting op VVD: er ligt een contract met de aannemer, heeft t.a.v. aannemer ingebrekestelling plaatsgevonden, is er een verbeterplan opgesteld? Wethouder Vos: indringende gesprekken ja, ingebrekestelling en boete ja. Verbeterplan nee. Leusden Vooruit: hoogte van de boete? Wethouder Vos: laten we hier maar buiten. CU-SGP aan VVD: Moties/amendementen? VVD: nee, ik ben duidelijk geweest, we nemen het terug naar de fractie, nu concreet geen moties of amendementen.

Afronding: vervolgacties, toezeggingen Toezeggingen Wethouder Vos brengt de raad schriftelijk op de hoogte van de afspraken over communicatie met de huidige aannemer (Florijn) en de voorgaande aannemer (Sight). Wethouder zegt toe de gemeenteraad updates te sturen over de stand van zaken, of het op tijdig gaat lukken personeel te werven en materieel aan te schaffen voor de startdatum 1 april 2025. Wethouder Vos zegt toe via agendaverzoeken van de gemeenteraad het onderhoud van de buitenruimte in eigen beheer te zullen evalueren. De heer Blankenstijn zegt toe monitoringsmethodieken (niet alleen klachten maar toezicht houden op de algehele beeldkwaliteit) uit te werken en te delen met de gemeenteraad. Afronding & vervolg Raadsvoorstel wijziging onderhoud buitenruimte wordt op verzoek van de VVD een bespreekstuk in de raadsvergadering van 3 oktober 2024 Sluiting De vergadering wordt om 21:55 gesloten.