RV Zienswijze Ontmanteling BLNP (219440) (5.0).pdf

Voorstel Zienswijze op ontmanteling BLNP en toestemming college voor de beëindiging van het samenwerkingsverband

1.

Aanleiding Op basis van een analyse van de staat van de samenwerking BLNP is in de eerste helft van 2023 door een extern bureau een advies uitgebracht over de BLNP-samenwerking. Een daaruit volgende verkennende periode van twaalf maanden maakte duidelijk dat de behoeften met betrekking tot samenwerking bij de vier gemeenten dusdanig verschillen, dat er geen eenduidig gedragen beeld van de gewenste vorm van de samenwerking kon ontstaan. De vier gemeenten hebben daarop de opdracht gegeven om een Plan van Aanpak voor het proces van beëindiging op te stellen.

2.

Wettelijke grondslag Wet Gemeenschappelijke Regelingen

3.

Beoogd effect/ bestuurlijk kader Beëindiging samenwerking BLNP gemeenten

4.

Deadline De vier gemeenten streven naar beëindiging per 1 juli 2025.

5.

Voorstel 1. Geen zienswijze indienen. 2. Het college toestemming verlenen om de regeling zonder meer BLNP te beëindigen.

6.

Argumenten 1.1. Conform de regeling stelt het college de raad in de gelegenheid een zienswijze in te dienen. 1.2. Het college ziet geen aanleiding om de raad te adviseren een zienswijze in te dienen. 2.1. Conform de regeling dient het college de raad toestemming te vragen om de samenwerking te beëindigen. 2.2. Ontmanteling BLNP geeft duidelijkheid. Gedurende een lange periode is niet tot nauwelijks aandacht besteed aan de ontwikkeling van de samenwerking. Gebrek aan leiderschap en eigenaarschap zorgden voor onduidelijkheid onder de medewerkers. Er zijn medewerkers aangenomen in de veronderstelling dat de samenwerking zou worden uitgebreid. Er zijn medewerkers uit dienst gegaan omdat de uitbreiding uit bleef. En er zijn medewerkers uit dienst gegaan omdat zij niet voor een grotere organisatie wilden werken.

Onderwerp:

Ontmanteling BLNP

Zaaknummer: 212786 Pagina 1 van 4

2.3.

2.4.

2.5. 2.6. 2.7. 2.8.

Ontmanteling BLNP maakt een einde aan de afhankelijkheid. Door de ondersteuning van het primaire proces op afstand te zetten is afhankelijkheid ontstaan van de medewerking van de samenwerkingspartners. Door de werkzaamheden weer terug te nemen in eigen beheer, wordt snel duidelijkheid gecreëerd voor de betrokken medewerkers, worden de lijnen korter en zullen de wachttijden afnemen. De personele consequenties kunnen door de gemeente Leusden zelf worden opgevangen binnen de formatie. De medewerkers die voor een deel van hun dienstverband vrijgesteld waren voor gezamenlijke BLNP-taken krijgen van hun werkgevers vervangende gelijkwaardige werkzaamheden. Met de kennis en kunde die de gemeente in huis heeft, is de gemeente Leusden in staat de werkzaamheden zelf uit te voeren. Ontmanteling heeft geen gevolgen voor de kwetsbaarheid. Op onderwerpen waar samenwerking leidt tot een robuustere organisatie waarbij de kosten lager en de kwaliteit tenminste gelijk blijft, is voorzetting van samenwerking mogelijk waarbij de voorkeur uit gaat naar netwerksamenwerking. Met de kennis en kunde die de gemeente in huis heeft, is de gemeente Leusden in staat de werkzaamheden op tenminste het zelfde kwaliteitsniveau voort te zetten. Ontmanteling heeft geen negatieve gevolgen voor de kwaliteit. De werkzaamheden in eigen beheer nemen is goedkoper dan samenwerking.

Ontmanteling heeft per saldo geen negatieve gevolgen voor de kosten. Bureau KokxDeVoogd heeft onderzoek gedaan naar en rapport uitgebracht over de beëindiging van de Regeling zonder meer van het samenwerkingsverband BLNP. In het adviesrapport is een stelpost opgenomen van € 30.000,- voor het invlechten en uitvlechten. Alle vier gemeenten hebben deze kosten maar niet in evenredige mate. Voor de gemeente Leusden zijn er geen in- en uitvlechtingskosten. De stelpost van € 30.000 komt daarmee voor Leusden te vervallen. De gemeente Leusden heeft begin 2024 de aansturing van het team JZ weer in eigen beheer genomen. De aansturing is ondergebracht bij de toenmalige teammanager die de financieel adviseurs aanstuurde. Dat heeft geen extra kosten met zich meegebracht. Het team HRM is in de loop van 2024 opnieuw opgebouwd en onder de aansturing gebracht van dezelfde manager. Dat heeft ook geen extra kosten met zich meegebracht. De ruimte bij de manager is ontstaan doordat zijn werkzaamheden deels stopten, zoals de voorbereiding van het samenvoegen van alle financiële medewerkers in BLNP-verband. Het derde team (Financiën) werkte al gedeeltelijk onder zijn leiding. En ICT is lange tijd gezien als kansrijk onderwerp om de samenwerking uit te bouwen. Maar ook de aansturing van ICT komt terug in de eigen organisatie.

Bovengenoemde teams zijn inmiddels ondergebracht bij de teammanager Publieksdiensteverlening. Vooralsnog als waarnemend teammanager, maar met als doel de omvang van de teams op te schalen en verder te gaan onder de naam team Bedrijfsvoering. De vorige leidinggevende van de financieel adviseurs (ZZP’er) is per 1 januari 2025 uit dienst getreden. Voor zover er sprake was van werkzaamheden die te maken hebben met invlechten of uitvlechten, dan zijn die kosten al genomen in 2024. Voor wat betreft ICT gaat het ook om de technische ontmanteling. Eventuele kosten die daaruit voortvloeien, worden ten laste gebracht van de vacature teamleider Financiën BLNP. Die functie is opgehouden te bestaan per 1 januari 2025 maar was voor 2025 wel begroot (€ 140.000). Het besluit om de

Onderwerp:

Ontmanteling BLNP

Zaaknummer: 212786 Pagina 2 van 4

begroting vast te stellen is eerder genomen dan het besluit om BLNP te beëindigen. In 2025 wordt het bedrag (vacaturegeld € 140.000) gedeeltelijk ingezet voor terugkerende medewerkers waarvan de werkzaamheden niet meer kunnen worden doorbelast aan de andere gemeenten. In de loop van 2025 worden de uren die niet meer kunnen worden doorbelast, ingezet voor reguliere werkzaamheden binnen de huidige formatie, zodat er structureel geen sprake is van meerkosten. Vanaf 2026 is het vacaturegeld structureel beschikbaar en kan worden ingezet bij de bezuinigingen. 7.

Alternatieve scenario’s Er zijn geen alternatieve scenario’s.

8.

Risico’s Op deze manier de samenwerking beëindigen kent de volgende risico’s: • De overgangsperiode kunnen onduidelijkheden over de taakuitvoering ontstaan. Dit risico wordt gemitigeerd door het vastleggen van heldere verantwoordelijkheden, taken en werkzaamheden in onderling af te sluiten dienstverleningsovereenkomsten. • In de overgangsperiode kunnen problemen ontstaan op het gebied van het regelen van AVG-proof toegang tot de personele en financiële systemen. Dit risico kan administratief en met verbeterde detacheringsovereenkomsten worden gemitigeerd. • De afspraken omtrent hiërarchische en functionele aansturing van personeel vervallen in BLNP-verband per 1 januari 2025. Dit maakt het lastiger om de ontmantelingsprojecten (vooral op het gebied van ICT) uit te voeren wegens gebrek aan doorzettingsmacht voor het mobiliseren van de benodigde capaciteit. Dit risico wordt gemitigeerd door de staande governance van BLNP te handhaven als projectgovernance voor het ontmantelingsproject.

9.

Vervolg Samenvattend voorziet het plan van aanpak in de volgende mijlpalen: • Praktische opheffing van de BLNP-samenwerking op 31 december 2024. Op 1 januari 2025 werken de vier gemeenten in de praktijk op de vier taakvelden ICT, HRM, Financiën en Juridische Zaken weer volledig zelfstandig. • Formele opheffing van de BLNP-regeling zonder meer na het doorlopen van de stappen in de opheffingsprocedure per 1 juli 2025. • Materiële opheffing van de BLNP-samenwerking is bereikt wanneer ofwel alle gezamenlijke taken zijn beëindigd ofwel deze taken in het kader van een nieuwe samenwerkingsafspraak worden gecontinueerd. Het definitieve moment wordt bepaald door de laatste gemeente die alle taken zelfstandig kan uitvoeren. • Er zijn enkele contracten plus onderliggende voorzieningen (YouForce, Key2FIN), die doorlopen tot 31 december 2027 en waarbij de contractuele frictiekosten bij splitsing te hoog zijn. Deze contracten zullen worden uitgediend om hoge contractuele frictiekosten te voorkomen.

Onderwerp:

Ontmanteling BLNP

Zaaknummer: 212786 Pagina 3 van 4

Onderwerp:

Ontmanteling BLNP

Zaaknummer: 212786 Pagina 4 van 4