RV Zienswijze gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland GETEKEND.pdf

Raadsvoorstel

Onderwerp Zienswijze gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland

1. Aanleiding Archief Eemland voert sinds 1998 archieftaken uit voor acht gemeenten. De huidige Gemeenschappelijke Regeling (GR) voldoet niet aan de Wet gemeenschappelijke regelingen en moet worden geactualiseerd. Belangrijke ontwikkelingen zijn: de noodzaak om digitale bestanden te bewaren in een e-depot, de toename van informatie die meer samenwerking vereist, en de veranderende maatschappelijke behoefte aan openheid en transparantie. Een gezamenlijke archiefdienst is financieel voordeliger en versterkt de regionale cultuurhistorische geschiedenis. Vanaf eind 2023 hebben de betrokken gemeenten (Amersfoort, Baarn, Eemnes, Leusden, Renswoude, Soest, Woudenberg) input geleverd voor de concept GR. 2. Wettelijke grondslag Archief Eemland voert de wettelijke taken uit zoals omschreven in artikel 32 van de Archiefwet 1995, bestaande uit: Toezicht en advies Archief Eemland draagt proactief en coöperatief bij aan de kwaliteit van de informatiehuishouding van de deelnemers. De archivaris beheert overgebrachte informatieobjecten en houdt toezicht op niet-overgebrachte informatieobjecten volgens de archiefwet. Bij ontwerp en inrichting van informatiesystemen, vervanging, aanschaf, invoering, (her)inrichting, informatiebeleid, nieuwe wetgeving, conversie, migratie, vervanging, en organisatorische wijzigingen treedt de archivaris op als adviseur.

Opslag, beheer en dienstverlening Archief Eemland ondersteunt bij de overbrenging van (digitale) informatieobjecten, zorgt voor opname van de informatieobjecten in het archief, en beheert overgebrachte (digitale) informatieobjecten, zodat deze duurzaam toegankelijk blijven voor en beschikbaar gesteld worden aan alle belanghebbenden. De archivaris is verplicht om periodiek verslag uit te brengen aan het ambtelijke overleg over de werkzaamheden als beheerder van de archiefbewaarplaats.

3. Beoogd effect/ bestuurlijk kader Gemeente Leusden wil met deze GR bijdragen aan een toekomstbestendige, efficiënte en toegankelijke archiefvoorziening in regionaal verband.

Onderwerp:

Zienswijze gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland

Zaaknummer: 243561 Pagina 1 van 5

Door de actualisatie van de GR Archief Eemland wordt de informatiehuishouding versterkt, waardoor inwoners van Leusden sneller en beter toegang krijgen tot publieke informatie. 4. Deadline Deadline voor indienen van een zienswijze is 1 juli. 5. Voorstel 1. Geen zienswijze indienen voor het ontwerp ‘Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland’. 6. Argumenten 1.1 Er is een wettelijke verplichting om de GR Archief Eemland te actualiseren De gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is op 1 juli 2022 in werking getreden. De huidige GR Archief Eemland wordt opgeheven en een nieuwe centrumregeling wordt ingericht. 1.2 De wijziging van de GR versterkt de rol van de gemeenteraad De gewijzigde Wgr heeft tot doel de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen te versterken. De wijzigingen zorgen voor een versterking van de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad bij gemeenschappelijke regelingen door onder andere de positie van de raad ten aanzien van de kadernota en de ontwerp-begroting/budget te verstevigen. Deze wijzigingen zijn ook doorgevoerd in de tekst van de nieuwe Centrumregeling. 1.3 De nieuwe centrumregeling speelt beter in op de behoeften van inwoners Door toenemende digitalisering is er behoefte aan snelle, digitale toegang tot archiefbescheiden.

Dit vereist behoeftepeilingen en investeringen in voorzieningen om deze toegang te realiseren en beheren. 1.4 Met de nieuwe centrumregeling van de GR Archief Eemland kan de regionale functie van het archief worden voortgezet De regionale samenwerking heeft als voordeel een meer samenhangend beeld te kunnen geven van de cultuurhistorie van de regio. 1.5 Deelnemende gemeenten krijgen meer inspraak en participatiemogelijkheden rondom de strategische keuzes van het Archief In de centrumregeling GR Archief Eemland worden vaste momenten in het jaar benoemd waarop deelnemende gemeenten meepraten en meebeslissen met strategische keuzes op het gebied van archiefbeheer en beschikbaarstelling, voor zowel papieren archief als digitaal archief.

7. Alternatieve scenario’s 1. Gemeente Leusden beschikt niet over de middelen om zelfstandig een e-depot in te richten en te beheren conform de landelijke eisen. 2. Overstappen naar een andere archiefdienst is complex, kostbaar en ondermijnt het opgebouwde partnerschap binnen Archief Eemland. Bovendien is er dan minder regionale samenhang in ontsluiting van archief.

Onderwerp:

Zienswijze gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland

Zaaknummer: 243561 Pagina 2 van 5

8. Risico’s 1. Beperkte invloed op uitvoering en prioritering binnen de centrumregeling Hoewel de nieuwe GR meer inspraakmogelijkheden biedt voor deelnemende gemeenten, ligt de uitvoering en organisatie bij de centrumgemeente Amersfoort. Hierdoor bestaat het risico dat de prioriteiten van Leusden niet altijd op de gewenste manier of binnen de gewenste termijn worden opgepakt. Dit vraagt om blijvende bestuurlijke en ambtelijke inzet op participatie in overleggen en besluitvorming. 2. Onduidelijkheid over kostenontwikkeling op de lange termijn De toenemende digitalisering en de noodzakelijke investeringen in e-depotvoorzieningen brengen financiële risico’s met zich mee. Hoewel het beheer in regionaal verband schaalvoordelen kan opleveren, is nog niet volledig inzichtelijk hoe de kosten zich de komende jaren ontwikkelen en op welke wijze deze verdeeld worden over de deelnemers. Dit vraagt om zorgvuldige monitoring en tussentijdse bijsturing. 3. Vertraging bij besluitvorming of afstemming tussen gemeenten Doordat meer gemeenten betrokken zijn, kunnen bestuurlijke of ambtelijke verschillen in tempo, interpretatie of prioritering leiden tot vertragingen in besluitvorming of uitvoering van gezamenlijke projecten, zoals digitaliseringsslagen of publiekstoegankelijke voorzieningen. 9.

Vervolg Centrumgemeente Amersfoort zal op de hoogte worden gebracht van het besluit van de raad om geen zienswijze in te dienen. De definitieve centrumregeling zal vervolgens aan de deelnemende raden ter besluitvorming worden voorgelegd. 10. Evaluatie n.v.t.

Onderwerp:

Zienswijze gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland

Zaaknummer: 243561 Pagina 3 van 5

11. Inkoopadvies nvt 12. Advies van HR nvt 13. Advies ICT nvt 14. Juridisch advies Akkoord 15. Financieel advies (kosten en dekking) onder het thema digitalisering en uitbreiding van diensten. Hiervoor is structureel €100.000 per jaar beschikbaar gesteld. Er zijn op dit moment geen aanvullende financiële gevolgen verbonden aan het niet indienen van een zienswijze. 16. Advies communicatie nvt

17. Intergemeentelijke samenwerking De gemeente Leusden werkt al jarenlang samen binnen het verband van Archief Eemland. De herziening van de Gemeenschappelijke Regeling biedt een kans om deze samenwerking te vernieuwen én te versterken. In de nieuwe centrumregeling zijn expliciete momenten opgenomen waarop deelnemende gemeenten actief worden betrokken bij strategische keuzes, bijvoorbeeld rond digitale dienstverlening, archiefbeheer en publieksontsluiting. Deze structurele inspraakmomenten vergroten de invloed van Leusden op het beleid en de koers van Archief Eemland. In tegenstelling tot eerdere regelingen, is de positie van de deelnemende gemeenteraden versterkt: zij krijgen meer zeggenschap over de kadernota, begroting en beleidswijzigingen. De gemeente Leusden heeft in de voorbereidende fase actief input geleverd op de conceptregeling. 18. Global Goals ☐

Goal 01

Einde aan Armoede

☐

Goal 02

Einde aan honger, zorgen voor voedselzekerheid en duurzame landbouw

☐

Goal 03

Gezondheidszorg voor iedereen

Onderwerp:

Zienswijze gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland

Zaaknummer: 243561 Pagina 4 van 5

☐

Goal 04

Inclusief, gelijkwaardig en goed onderwijs voor iedereen

☐

Goal 05

☐

Goal 06

Gelijke rechten voor mannen en vrouwen en empowerment van vrouwen en meisjes Schoon water en sanitaire voorzieningen voor iedereen

☐

Goal 07

Toegang tot betaalbare en duurzame energie

☐

Goal 08

☐

Goal 09

Inclusieve economische groei, werkgelegenheid en fatsoenlijk werk voor iedereen Infrastructuur voor duurzame industrie

☐

Goal 10

Verminderen van ongelijkheid binnen en tussen landen

☐

Goal 11

Maak steden en dorpen inclusief, veilig, veerkrachtig en duurzaam

☐

Goal 12

Duurzame consumptie en productie

☐

Goal 13

Aanpak van klimaatverandering

☐

Goal 14

Beschermen en duurzaam gebruik van oceanen en zeeën

☐

Goal 15

☒

Goal 16

Beschermen en duurzaam gebruik van ecosystemen, bossen en biodiversiteit Bevorderen van veiligheid, publieke diensten en recht voor iedereen

☐

Goal 17

Versterken van mondiaal partnerschap en coherent beleid voor duurzame ontwikkeling

19. Bijlagen Bijlage 01 Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland Bijlage 02 Uitvoerende DVO Archief Eemland, ter kennisname meegestuurd. Bijlage 03 Brief aan Archief Eemland – geen zienswijze

Het college van de gemeente Leusden, Digitaal ondertekend door Bjørn van den Brink op 01-09-2025

Digitaal ondertekend door Gerolf Bouwmeester op 01-09-2025

R.B. van den Brink directeur secretaris

G.J. Bouwmeester burgemeester

Onderwerp:

Zienswijze gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland

Zaaknummer: 243561 Pagina 5 van 5