RV Wijziging uitvoering onderhoud openbare ruimte-GETEKEND.pdf
Tekst van het document
Raadsvoorstel Zaaknummer
190650
Datum raadsvergadering
3 oktober 2024
Portefeuillehouder
W.R. Vos
Onderwerp
Gewijzigde uitvoering onderhoud openbare ruimte
Voorstel Het college stelt u voor: 1 team buitendienst en milieustraat uit te breiden met 13 FTE; 2 de benodigde kredieten beschikbaar te stellen voor de aanschaf van stalling en machines/tractie; (zie bijlagen); 3 de begrotingswijziging 2024-1045 vast te stellen (286.338 euro in het jaar 2025,2026en 2027 (bijlage 2); 4 kennis te nemen van het kostenoverzicht en begrotingswijziging die onder geheimhouding ingevolge artikel 88 tweede lid van de Gemeentewet op 3 september 2024 zijn verstrekt door het college; 5 de geheimhouding op te heffen na afronding van de aanbestedingen ten gevolge van de gewijzigde uitvoering onderhoud openbare ruimte. Aanleiding De huidige werkwijze voor het onderhoud aan de openbare ruimte blijkt inefficiënt om het vastgestelde kwaliteitsniveau te behalen. Het gewenste niveau behalen via de huidige werkwijze blijkt kostbaarder dan voorzien in de begroting 2025-2028. Doel/Effect Kwaliteitsniveau onderhoud openbare ruimte behalen op kosteneffectieve wijze door een deel van de onderhoudswerkzaamheden door eigen organisatie uit te laten voeren. Argumenten 1.1 Behalen kwaliteitsniveau In de huidige situatie staat het behalen van het vastgestelde kwaliteitsniveau B onder grote druk. Dit heeft effect op het functioneren van de openbare ruimte en de tevredenheid van de bewoners.
Door de beeldbepalende werkzaamheden zoals vegen, maaien en boomonderhoud uit te voeren door team buitendienst en milieustraat kunnen we voor die onderdelen het vastgestelde kwaliteitsniveau wèl bereiken. Een eigen dienst is flexibeler en kan maatwerk leveren als dit nodig is. De uitbreiding van het team is gericht op de beeldbepalende werkzaamheden met regulier materieel. De machines die hiervoor aangekocht worden zijn grote en kleine machines voor het maaien van gazons, bestelbussen, veegmachine (met derde borstel), snippermachines en een kleine vrachtwagen voor opvang van snippers en kleinmateriaal zoals bosmaaiers, kettingzagen en bladblazer. Gebruik van dit materieel vraagt geschoold personeel. Een deel van de onderhoudswerkzaamheden zal nog steeds uitbesteed worden omdat dit bijvoorbeeld zeer specifieke machines vraagt met kortdurende inzet en/ of afgebakende seizoensgebonden inzet zoals het schoffelen van plantsoen.
Zaaknummer:
190650
Pagina
1
1.2 Verbeteren imago door leveren kwaliteit De aanblik van de openbare ruimte is het visitekaartje van de gemeente. De huidige werkwijze en het geleverde kwaliteitsniveau in de praktijk resulteert in een meldingenstroom van bewoners. Met een eigen dienst kunnen we flexibeler omgaan met veranderende (weers)omstandigheden, hierdoor verhogen we het in de praktijk behaalde kwaliteitsniveau . De huidige doorlooptijd tussen een melding en de benodigde uitvoering van de zichtbare werkzaamheden in de openbare ruimte is vaak veel te hoog. Met een eigen dienst kunnen we de doorlooptijd tussen melding en uitvoering aanmerkelijk verkleinen. 1.3 beperken kosten Aan de hand van ramingen concluderen we dat de kosten van volledige uitbesteding (per 2025) veel hoger zijn, zie geheime bijlage 1 kostenoverzicht. Dat is fors hoger dan voorzien in de begroting. Door een deel van de werkzaamheden uit te voeren door eigen dienst zullen de kosten minder stijgen en dat is een bezuiniging. Een begrotingswijziging voor een veel lager bedrag blijft noodzakelijk. 1.4 OR ingestemd Conform artikel 25 van de WOR is deze formatie-uitbreiding voorgelegd aan de OR. De OR heeft ingestemd. 2.1 aanschaf stalling en machines/tractie Naast uitbreiding van team buitendienst en milieustraat is aanschaf van machines/ tractie en stalling hiervan noodzakelijk.
We vragen hiervoor de benodigde kredieten beschikbaar te stellen. (zie bijlage) 3.1 aanpassen begroting Uit de bijlage blijkt dat er voor boekjaar 2025 voldoende dekking is voor de aanpassingen binnen het beschikbare budget. Voor de jaren daarna is er aanvullend budget nodig. Dit is een wijziging voor de nog vast te stellen begroting 2025-2028. Zie bijlagen. Ter toelichting; 286.338 euro in het jaar 2026, 2027, 2028. 4.1 geheimhouding vanwege economisch belang Om het onderhoud aan de openbare ruimte gewijzigd uit te voeren zijn aanbestedingen nodig voor zowel aanschaf van machines als een deel van de onderhoudswerkzaamheden aan de openbare ruimte. Het is van belang dat de specifieke geraamde bedragen geheim blijven voor een correcte aanbestedingsprocedure. (op grond van artikel 5.1 lid 2 sub b van de Wet open overheid in samenhang met artikel 87 Gemeentewet.)
De geheime bijlagen liggen voor de raadsleden digitaal ter inzage bij de griffie. Schending van de geheimhouding is strafbaar. 5.1 duur geheimhouding De verplichting tot geheimhouding duurt tot afronding van de aanbestedingen (artikel 89 lid 4 Gemeentewet) Tegenargumenten/Alternatieve scenario’s
Zaaknummer:
190650
Pagina
2
1. Opnieuw alle onderhoudswerkzaamheden uitbesteden De gemeente Leusden kan na afloop van het huidige contract (1-4-2025) de huidige werkwijze voortzetten waarbij opnieuw het onderhoud openbare ruimte volledig wordt uitbesteed. De kosten hiervan zijn hoger en ook dan is er onvoldoende dekking in de huidige begroting. We behouden dan het risico dat het vastgestelde kwaliteitsniveau onder druk blijft. 2 Lager kwaliteitsniveau vaststellen De gemeente Leusden kan een lager kwaliteitsniveau vaststellen. Dit lage kwaliteitsniveau ( C ) is net iets lager dan het behaalde praktijkniveau. Uit de meldingen van bewoners blijkt dat het niet verstandig is om dit na te streven. Het lagere kwaliteitsniveau beperkt ook het functioneren van de openbare ruimte, waardoor er meerkosten zijn te verwachten op deelterreinen. Voorbeeld: door verminderd straatvegen ontstaan er grote kosten voor rioolonderhoud door verstoppingen en schade door wateroverlast. Risico’s De gemeente loopt het risico om niet op tijd voldoende personeel in dienst krijgen voor de uitvoering. In dat geval zal een tijdelijke inhuur nodig zijn. Plan van aanpak/tijdsplanning Het huidige onderhoudscontract loopt af op 1 april 2025. Na besluitvorming zal de organisatie de voorbereidende werkzaamheden uitvoeren om op 1 april 2025 de beeldbepalende werkzaamheden zelf uit te voeren.
Duurzaamheid Eventuele duurzaamheidskansen kunnen door de eigen dienst worden uitgevoerd. Communicatie nvt Bijlagen GEHEIM 1 kostenoverzicht 2 begrotingswijziging 2024-1045 Het college van de gemeente Leusden,
Digitaal ondertekend door Bjørn van den Brink op 04-09-2024
Digitaal ondertekend door Gerolf Bouwmeester op 05-09-2024
R.B. van den Brink
G.J. Bouwmeester
directeur secretaris
burgemeester
Zaaknummer:
190650
Pagina
3
Raadsbesluit De raad van de gemeente Leusden: Besluit op basis van het voorstel van het college van 3 september 2024, nummer 190650
besluit: 1 2 3 4 5
team buitendienst en milieustraat uit te breiden met 13 FTE; de benodigde kredieten beschikbaar te stellen voor de aanschaf van stalling en machines/tractie; (zie bijlagen); de begrotingswijziging 2024-1045 vast te stellen (bijlage 2); kennis te nemen van het kostenoverzicht en de begrotingswijziging die onder geheimhouding ingevolge artikel 88 tweede lid van de Gemeentewet op 3 september 2024 zijn verstrekt door het college; de geheimhouding op te heffen na afronding van de aanbestedingen ten gevolge van de gewijzigde uitvoering onderhoud openbare ruimte.
Besloten in de openbare raadsvergadering van 3 oktober 2024 I. Schutte – van der Schans griffier
Zaaknummer:
190650
G.J. Bouwmeester voorzitter