RV Vaststelling gemeenschappelijke regeling Archief Eemland.pdf

Raadsvoorstel

Onderwerp College-/raadsvoorstel Vaststelling gemeenschappelijke regeling archief Eemland 1. Aanleiding Archief Eemland voert sinds 1998 archieftaken uit voor acht gemeenten. De huidige Gemeenschappelijke Regeling (GR) voldoet niet aan de Wet gemeenschappelijke regelingen en moet worden geactualiseerd. Belangrijke ontwikkelingen zijn: de noodzaak om digitale bestanden te bewaren in een e-depot, de toename van informatie die meer samenwerking vereist en de toenemende maatschappelijke behoefte aan openheid en transparantie. Een gezamenlijke archiefdienst is financieel voordeliger en versterkt de regionale cultuurhistorische geschiedenis. Sinds eind 2023 hebben de betrokken gemeenten (Amersfoort, Baarn, Eemnes, Leusden, Renswoude, Soest, Woudenberg) input geleverd voor de concept GR. Gemeente Bunschoten is van plan later aan te sluiten. 2. Wettelijke grondslag Het is een wettelijke plicht om een archiefbewaarplaats aan te wijzen (Archiefwet 1995, artikel 31) en de overgebrachte archiefbescheiden te laten beheren door een archivaris (artikel 32). De gemeente Leusden heeft ervoor gekozen om hierin samen op de trekken met gemeenten uit de regio. Te weten Amersfoort, Baarn, Eemnes, Renswoude, Soest en Woudenberg. Gemeente Bunschoten is van plan op een later moment aan te sluiten. Daarnaast is de Wet gemeenschappelijke regelingen 2022 van kracht.

2.1 Toezicht en advies Archief Eemland draagt bij aan de kwaliteit van de informatiehuishouding van de deelnemers. De archivaris beheert overgebrachte informatieobjecten en houdt toezicht op nietovergebrachte informatieobjecten volgens de Archiefwet. Bij ontwerp en inrichting van informatiesystemen, vervanging, aanschaf, invoering, (her)inrichting, informatiebeleid, nieuwe wetgeving, conversie, migratie en organisatorische wijzigingen treden de archivaris en de toezichthouder op als adviseur. 2.2 Opslag, beheer en dienstverlening Archief Eemland ondersteunt bij de overbrenging van (digitale) informatieobjecten en zorgt voor opname van de informatieobjecten in het archief. Ook beheert archief Eemland overgebrachte (digitale) informatieobjecten, zodat deze duurzaam toegankelijk blijven voor en beschikbaar gesteld worden aan alle belanghebbenden. De archivaris is verplicht om periodiek verslag uit te brengen aan het ambtelijk overleg over het beheer van de archiefbewaarplaats. 3. Beoogd effect/ bestuurlijk kader In gezamenlijkheid kan de collectie van archiefbescheiden beter beheerd worden en kan met strategische veranderingen op het gebied van beheer en dienstverlening goed worden Onderwerp:

College-/raadsvoorstel Vaststelling gemeenschappelijke regeling archief Eemland

Zaaknummer: 262109 Pagina 1 van 4

omgegaan. Bijvoorbeeld de inrichting van een digitaal archief. In deze enkelvoudige centrumregeling is de gemeente Amersfoort aangewezen als centrumgemeente. 4. Deadline 5. Voorstel 1. De gewijzigde versie van de gemeenschappelijke regeling archief Eemland vaststellen. 6. Argumenten 1.1 Er is een wettelijke verplichting om de GR archief Eemland te actualiseren. De gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is op 1 juli 2022 in werking getreden. De huidige GR archief Eemland wordt opgeheven en de nieuwe centrumregeling wordt vastgesteld. 1.2 De wijziging van de GR versterkt de rol van de gemeenteraad. De gewijzigde GR heeft tot doel de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen te versterken. De wijzigingen zorgen voor een versterking van de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad bij gemeenschappelijke regelingen. De positie van de raad ten aanzien van de kadernota en de ontwerpbegroting wordt bijvoorbeeld verstevigd. Deze wijzigingen zijn doorgevoerd in de tekst van de nieuwe Centrumregeling. 1.3 Met de nieuwe centrumregeling van de GR archief Eemland kan de regionale functie van het archief worden voortgezet. De regionale samenwerking heeft als voordeel een meer samenhangend beeld te kunnen geven van de cultuurhistorie van de regio.

1.4 Deelnemende gemeenten krijgen meer inspraak en participatiemogelijkheden rondom de strategische keuzes van het archief. In de Centrumregeling GR archief Eemland worden vaste momenten in het jaar benoemd waarop deelnemende gemeenten meepraten en meebeslissen over strategische keuzes op het gebied van archiefbeheer. Dit geldt voor zowel het papieren archief als voor het digitaal archief. 7. Alternatieve scenario’s Er zijn geen alternatieve scenario's. 8. Vervolg Na vaststelling van de gemeenschappelijke regeling archief Eemland door de raad, vervangt voorliggende GR de GR uit 1998. Er vindt tweejaarlijks ambtelijk overleg plaats. Als daar aanleiding toe is wordt het bestuur geïnformeerd.

9. Evaluatie Gemeente Leusden heeft inspraak in budgetten en strategische keuzes via een tweejaarlijks ambtelijk overleg. Daaraan neemt de Teammanager Interne Zaken deel.

Onderwerp:

College-/raadsvoorstel Vaststelling gemeenschappelijke regeling archief Eemland

Zaaknummer: 262109 Pagina 2 van 4

10. Inkoopadvies n.v.t. 11. Advies van HR n.v.t. 12. Advies ICT n.v.t 13. Juridisch advies n.v.t. 14. Financieel advies (kosten en dekking) De kosten voor de gemeentschappelijke regeling met archief Eemland zijn meegenomen in de voorjaarsnota. Gemeente Leusden zal vanaf 2025 jaarlijks de kosten van 107.075 Euro betalen aan archief Eemland. Deze kosten worden betaald uit grootboeknummer 60403.10: facilitair personeel gemeente Leusden en kostensoort 38110: digitaliseren archief en verbeteren service. 15. Advies communicatie n.v.t.

16. Intergemeentelijke samenwerking De GR archief Eemland is een voorbeeld van intergemeentelijke samenwerking. De deelnemers aan deze regeling zijn Amersfoort, Baarn, Eemnes, Leusden, Renswoude, Soest, Woudenberg en later ook Bunschoten. Met deze vorm van samenwerking hoeven niet alle deelnemers voor een eigen archiefruimte en gekwalificeerd personeel te zorgen. 17. Global Goals ☐

Goal 01

Einde aan Armoede

☐

Goal 02

Einde aan honger, zorgen voor voedselzekerheid en duurzame landbouw

☐

Goal 03

Gezondheidszorg voor iedereen

☐

Goal 04

Inclusief, gelijkwaardig en goed onderwijs voor iedereen

☐

Goal 05

Gelijke rechten voor mannen en vrouwen en empowerment van vrouwen en meisjes

☐

Goal 06

Schoon water en sanitaire voorzieningen voor iedereen

☐

Goal 07

Toegang tot betaalbare en duurzame energie

☐

Goal 08

Inclusieve economische groei, werkgelegenheid en fatsoenlijk werk voor iedereen

☐

Goal 09

Infrastructuur voor duurzame industrie

☐

Goal 10

Verminderen van ongelijkheid binnen en tussen landen

Onderwerp:

College-/raadsvoorstel Vaststelling gemeenschappelijke regeling archief Eemland

Zaaknummer: 262109 Pagina 3 van 4

☐

Goal 11

Maak steden en dorpen inclusief, veilig, veerkrachtig en duurzaam

☐

Goal 12

Duurzame consumptie en productie

☐

Goal 13

Aanpak van klimaatverandering

☐

Goal 14

Beschermen en duurzaam gebruik van oceanen en zeeën

☐

Goal 15

Beschermen en duurzaam gebruik van ecosystemen, bossen en biodiversiteit

■

Goal 16

Bevorderen van veiligheid, publieke diensten en recht voor iedereen

☐

Goal 17

Versterken van mondiaal partnerschap en coherent beleid voor duurzame ontwikkeling

18. Klimaatadaptatie N.v.t. 19. Inwonerbetrokkenheid/ Burgerparticipatie N.v.t. 20. Bijlagen 01 Gemeenschappelijke regeling archief Eemland 02 Uitvoerende DVO archief Eemland 03 Voorblad wijzigingen naar aanleiding zienswijzen GR archief Eemland 04 Addendum uitvoerende DVO

Het college van de gemeente Leusden,

Digitaal ondertekend door Bjørn van den Brink op 02-09-2025

Digitaal ondertekend door Gerolf Bouwmeester op 03-09-2025

R.B. van den Brink directeur secretaris

G.J. Bouwmeester burgemeester

Onderwerp:

College-/raadsvoorstel Vaststelling gemeenschappelijke regeling archief Eemland

Zaaknummer: 262109 Pagina 4 van 4