RV Vaststellen Rekenkamerrapport Subsidiebeleid gemeente Leusden 2025.pdf
Tekst van het document
Voorstel RV Vaststellen Rekenkamerrapport Subsidiebeleid gemeente Leusden 2025 1.
Aanleiding De gemeente Leusden heeft een subsidieverordening op grond waarvan activiteiten van (maatschappelijke) organisaties worden gesubsidieerd. De subsidieverordening uit 2017 is geactualiseerd en in mei 2024 door de gemeenteraad van Leusden vastgesteld. Door het toekennen van subsidies kan de gemeente sturen op het bereiken van de beleidsdoelen van de gemeente. De gesubsidieerde activiteiten moeten bijdragen aan gemeentelijke doelen en ambities. In 2023 bedroeg de totale omvang van de subsidies ruim 6 miljoen euro. Dit bedrag is in de afgelopen jaren toegenomen. In 2020 ging het nog om minder dan 5 miljoen euro. De raad heeft de rekenkamer gevraagd om een onderzoek uit te voeren naar het subsidiebeleid. De reden voor het verzoek is dat het subsidiebeleid geactualiseerd moet worden. Een evaluatie door de rekenkamer kan als input gebruikt worden voor eventuele aanpassingen van het huidige subsidiebeleid.
2.
Wettelijke grondslag Verordening Rekenkamer Vallei en Veluwerand gemeente Leusden 2023
3.
Beoogd effect/ bestuurlijk kader Doel van het onderzoek is om na te gaan hoe de gemeente Leusden het subsidiebeleid heeft vormgegeven en uitvoert. Aanbevelingen uit het onderzoek kunnen worden meegenomen bij de geplande actualisatie van het huidige beleid en de werkwijze.
4.
Voorstel De raad wordt voorgesteld: 1. De conclusies en aanbevelingen zoals geformuleerd in het rekenkamerrapport over te nemen (bijlage bij besluit/ hieronder weergegeven); 2. De rekenkamer te verzoeken een doorwerkingsonderzoek te starten voor dit onderzoek. Conclusies en aanbevelingen: A. Algemeen subsidiebeleid Leusden A.1 Algemene subsidieverordening is geactualiseerd, maar verdere uitwerking moet nog plaats vinden In de algemene subsidieverordening staat onder andere voor welke beleidsterreinen de gemeente subsidies verstrekt. De doelen die de gemeente heeft, zijn deels te vinden via de website en in de inhoudelijke beleidsdocumenten. Na de start van het rekenkameronderzoek (eind 2023) is de ambtelijke organisatie begonnen met het actualiseren van het subsidiebeleid. Dit heeft geresulteerd in de vaststelling door de gemeenteraad in mei 2024 van een geactualiseerde algemene subsidieverordening. Het actualiseren van de verordening was met name nodig omdat de verordening uit 2017 niet meer voldeed aan de regels uit de Algemene Wet Bestuursrecht (Awb). Het actualiseren van de algemene subsidieverordening was het begin van het aanpassen van het gehele subsidieproces. Tijdens het rekenkameronderzoek bleek dat de organisatie nog veel werk te doen heeft met de verdere uitwerking van subsidieregelingen. Deze regelingen bevatten de nadere beschrijving van te
Onderwerp:
RV Vaststellen Rekenkamerrapport Subsidiebeleid gemeente Leusden 2025
Zaaknummer: 221992 Pagina 1 van 4
subsidiëren activiteiten. Daarnaast werkt de gemeente aan het in kaart brengen van de soorten subsidies die zij verstrekt (begrotingssubsidies, incidentele subsidies en tijdelijke subsidies). De uitwerking van de subsidieregelingen en de onderverdeling in subsidies is nodig om ervoor te zorgen dat de subsidieverstrekking past bij de beleidsdoelen van de gemeente. Dit werk moet nog gedaan worden. Aanbeveling aan college: Het college heeft een eerste goede stap gemaakt met het actualiseren van de algemene subsidieverordening (ASV). De rekenkamer adviseert om de uitwerking van subsidieregelingen voortvarend op te pakken en een onderverdeling te maken in soorten subsidies. A.2 De raad en inwoners hebben geen totaaloverzicht van verstrekte subsidies, subsidie ontvangende partijen en effecten van subsidieverstrekking De rekenkamer concludeert uit het onderzoek dat college en raad geen inzicht hebben in de verstrekte subsidies, met uitzondering van de omvangrijke subsidie aan Lariks. Een lijst met subsidieontvangers wordt momenteel niet gedeeld met de gemeenteraad. De rekenkamer stelt vast dat de subsidietoewijzingen ook niet inzichtelijk worden gemaakt voor inwoners, omdat de gemeente Leusden deze toewijzingen niet openbaar maakt. Een openbaar subsidieregister, zoals andere gemeenten dat hebben, ontbreekt.
Per programma zijn in de programmabegroting maximale subsidiebedragen opgenomen. In de programmabegroting spreekt de gemeente van subsidieplafonds, maar deze term wordt niet conform regelgeving (Awb) gebruikt. Subsidieplafonds zijn bedoeld voor openeinderegelingen, zodat niet meer subsidie verstrekt kan worden dan beschikbaar is. Subsidieplafonds behoren apart gepubliceerd te worden. Het college rapporteert in de loop van het jaar niet over eventuele overschrijdingen van de maximale subsidiebedragen die de gemeente subsidieplafond noemt. Daarnaast bevatten de planning en control documenten ook geen directe informatie over de effecten van subsidieverlening. De gemeenteraad kan in dat opzicht zijn controlerende taak niet adequaat uitvoeren. Aanbevelingen aan college: - Maak inzichtelijk voor raad en inwoners welke subsidies aan welke partijen worden verstrekt. - Gebruik de term subsidieplafond bij voorkeur correct, stel de plafonds vast en zorg voor publicatie van deze plafonds. - Geef in de planning en control documenten aan in hoeverre de relatief grotere subsidies bijdragen aan de doelen van de gemeente. Bepaal als college welke subsidies om een dergelijk inzicht vragen.
A.3 Geen werkbeschrijvingen van het subsidieproces, afhandeling is grotendeels persoonsafhankelijk Het subsidieproces verloopt via duidelijke en navolgbare processtappen, maar er zijn geen actuele werkbeschrijvingen en procedures voor het proces. Mede hierdoor verschilt de afhandeling en beoordeling per beleidsadviseur. Er zijn termijnen voor een subsidieaanvraag, -toewijzing, -verantwoording en -vaststelling. De subsidiecoördinator en de beleidsadviseurs bewaken deze termijnen. Uit het onderzoek komt naar voren dat deze termijnen vooral richtinggevend zijn en in gezamenlijk overleg aangepast kunnen worden, als ze niet haalbaar zijn. De gemeente stelt zich daarin flexibel op en heeft oog voor knelpunten die zich bij de subsidieontvangers kunnen voordoen. Aanbeveling aan college: Leg het subsidieproces vast in werkbeschrijvingen met checklists, standaardbrieven en toetsingsrapportages, zodat de afhandeling uniformer en objectiever wordt dan nu het geval is. A.4 Subsidieverordening voldeed in periode 2017-2024 niet aan Algemene Wet Bestuursrecht (Awb) Onderwerp:
RV Vaststellen Rekenkamerrapport Subsidiebeleid gemeente Leusden 2025
Zaaknummer: 221992 Pagina 2 van 4
De rekenkamer stelt vast dat de subsidietoewijzingen zijn toegekend volgens de regels van de subsidieverordening die in de onderzoeksperiode van toepassing was. Toch concludeert de rekenkamer dat het subsidiebeleid niet rechtmatig was, omdat deze subsidieverordening niet voldeed aan de Awb. Inmiddels is de subsidieverordening uit 2017 in mei 2024 geactualiseerd en vastgesteld door de gemeenteraad. Aanbeveling aan college: Sluit in de toekomst aan op (wijzigingen in )wettelijke regelgeving met betrekking tot subsidies. B.
Conclusies naar aanleiding van de casussen
B.1 Subsidiebeleid is doeltreffend De rekenkamer concludeert uit het onderzoek dat het subsidiebeleid voor de onderzochte casussen doeltreffend is. Uit het documentenonderzoek en uit de interviews is gebleken dat de activiteiten van de subsidieontvangers bijdragen aan de doelstellingen van de gemeente. Bij de subsidietoewijzingen verwijst de gemeente naar inhoudelijk beleid en de doelstellingen van subsidieontvangers zijn vervolgens uitgewerkt en geoperationaliseerd in activiteiten die daarop aansluiten. De beschrijving van deze activiteiten staan in de uitvoeringsovereenkomsten. De subsidieontvangers verantwoorden over de uitvoering van de activiteiten en resultaten. De gemeente toetst vervolgens of de activiteiten zijn uitgevoerd zoals afgesproken. B.2 Subsidieproces is voor aanvragers goed werkbaar Subsidie ontvangende partijen zijn tevreden over de werkwijze en contacten met de gemeente over de subsidietoewijzingen. De partijen die in het onderzoek zijn betrokken vinden het proces transparant. Deze partijen ontvangen al jaren subsidie en zijn daardoor goed bekend met het proces. In hoeverre nieuwe partijen de weg kunnen vinden bij subsidieaanvragen is niet uit het onderzoek naar voren gekomen.
5.
Argumenten Doel van het onderzoek is om na te gaan in hoeverre de gemeente met het subsidiebeleid bijdraagt aan het realiseren van haar beleidsdoelen. Aanbevelingen uit het onderzoek kunnen worden meegenomen bij de geplande actualisatie van het huidige beleid en van de verordening. Dit is getoetst aan de hand van de volgende vragen: 1. Beleid, omvang en soorten subsidies a) Hoe heeft de gemeente het subsidiebeleid vormgegeven? b) Welke soorten subsidies verstrekt de gemeente Leusden? c) Wat is de jaarlijkse omvang van de subsidies (totaal en per subsidieregeling) en aan welke organisaties verstrekt de gemeente deze? 2. Doeltreffendheid a) In hoeverre is het subsidiebeleid doeltreffend en dragen de subsidies bij aan de beoogde doelstellingen van de gemeente? b) Hoe vindt de verantwoording, monitoring en evaluatie plaats? 3. Doelmatigheid a) Hoe verloopt het proces van subsidieaanvraag en toekenning? b) Is het subsidieproces efficiënt ingericht? 4. Rechtmatigheid a) Voert de gemeente Leusden het subsidiebeleid uit volgens de richtlijnen van de subsidieverordening 2017?
Onderwerp:
RV Vaststellen Rekenkamerrapport Subsidiebeleid gemeente Leusden 2025
Zaaknummer: 221992 Pagina 3 van 4
5. Transparantie a) Is het subsidieproces voor de aanvragers transparant en communiceert de gemeente duidelijk over het wel of niet toekennen van een subsidie? 6.
Alternatieve scenario’s De onderzoeksopzet en aanpak is tot stand gekomen in samenwerking met de Werkgroep Financiële Verantwoording van de raad.
7.
Vervolg Het onderzoek levert 4 concrete aanbevelingen op. College heeft aangegeven met deze aanbevelingen aan de slag te gaan.
8.
Evaluatie Het advies is om de Rekenkamer te verzoeken om over 4 jaar een doorwerkingsonderzoek voor dit onderzoek te verrichten. Dit is vastgelegd in beslispunt 2 van het raadsbesluit.
9.
Bijlagen - Rekenkameronderzoek Subsidiebeleid gemeente Leusden 2025 - Persbericht
Leusden, 3 februari 2025 De voorzitter en griffier van de gemeenteraad,
I. Schutte – van der Schans griffier
Onderwerp:
G.J. Bouwmeester voorzitter
RV Vaststellen Rekenkamerrapport Subsidiebeleid gemeente Leusden 2025
Zaaknummer: 221992 Pagina 4 van 4