RV Rekenkameronderzoek verbonden partijen.pdf

Raadsvoorstel Registratiekenmerk: Datum Raadsvergadering: 14 december 2023 Portefeuillehouder: Presidium

Onderwerp: Rekenkamerrapport naar verbonden partijen 2023 De raad wordt voorgesteld: De aanbevelingen zoals geformuleerd in het rekenkamerrapport over te nemen: 1. Vraag het college om een actualisatie van de Nota Verbonden Partijen en evalueer deze elke bestuursperiode. 2. Organiseer in samenspraak met het college en de griffie activiteiten om de kennis en vaardigheden van raadsleden en raadsrapporteurs ten aanzien van verbonden partijen te verbeteren en te stimuleren. 3. Bepaal als raad per verbonden partij in samenspraak met het college en de verbonden partij hoe invulling te geven aan de balans grip – loslaten. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van de vier I’s Informatie, Inspanning, Interactie in regio en Invloed. Benut tevens de mogelijkheden die de nieuw Wet gemeenschappelijke regelingen biedt. 4. Bepaal per verbonden partij in samenspraak met het college en verbonden partij welke maatwerkafspraken nodig zijn. Leg deze afspraken vast in de gemeenschappelijke regeling. 5. Geef het college de opdracht om te investeren in de coördinatie van sturing en controle van verbonden partijen, om kwetsbaarheden te voorkomen en te verminderen. 6. Neem het voortouw bij regionale samenwerking met andere raden.

Zoals de raad eerder gedaan heeft bij het tot stand komen en vormgeven van het Regionaal manifest in 2015, waarin afspraken zij gemaakt over de informatievoorziening van verbonden partijen. Aanleiding De rekenkamer heeft bij de gemeente Leusden onderzoek gedaan naar de invloed op verbonden partijen. Samenwerking tussen gemeenten komt veel voor. Zo werkt de gemeente Leusden samen met veel verschillende verbonden partijen. Deze verbonden partijen voeren gemeentelijke taken uit, maar staan ‘op afstand’ van de gemeente. De gemeenten moeten samen met anderen bepalen welke doelen ze willen bereiken, hoe ze de taken willen uitvoeren en tegen welke kosten. De gemeente Leusden is samen met andere betrokken gemeenten verantwoordelijk voor het bestuur en de financiën. Voorbeelden van verbonden partijen zijn de Veiligheidsregio Utrecht (VRU), Afval Verwijdering Utrecht (AVU) en Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus-Tricijn (GBLT). De centrale vraag: “Hoe zijn sturing, beheersing, controle en verantwoording ten aanzien van verbonden partijen georganiseerd en wat is de uitwerking hiervan in de praktijk op de grip van het gemeentebestuur (college en raad) Leusden op verbonden partijen? Én wat zijn ontwikkelmogelijkheden voor de toekomst?”.

1

Doel/effect Het doel van het onderzoek is om de gemeenteraad en het college van Leusden inzicht te verschaffen in het huidige beleid en de werkwijze van sturen, beheersen, controleren en verantwoorden én ontwikkelmogelijkheden aan te reiken aan het gemeentebestuur om de sturing van verbonden partijen te verbeteren en de democratische legitimiteit te versterken.

Conclusies uit het onderzoek 1. Een aantal factoren uit de Leusdense werkwijze leiden tot meer grip op verbonden partijen. Dit zijn met name de raadsrapporteurs, directe lijnen tussen gemeente en verbonden partijen én regionale samenwerking op het gebied van informatievoorziening. De samenwerking tussen gemeente en verbonden partijen is afhankelijk van personen, er ontbreekt een structurele inbedding van coördinatie verbonden partijen en er wordt weinig prioriteit gegeven aan regionaal denken en werken door raadsleden/rapporteurs. Er liggen kansen om krachtige aspecten van het samenspel tussen gemeente (bestuurlijk en ambtelijk) en verbonden partijen te koesteren én te blijven investeren in een krachtige raad, college, ambtelijke organisatie en griffie ten aanzien van verbonden partijen. 2. De ‘Nota Verbonden Partijen’ is niet meer actueel en geeft weinig richting voor maatwerk. De Nota Verbonden Partijen van de gemeente Leusden dateert van 2013. Een toekomstbestendige Nota Verbonden Partijen ontbreekt waarin ontwikkelkansen zijn verwerkt en krachtige aspecten van de huidige werkwijze worden gekoesterd én die bovendien aansluit bij het huidige bestuur. De huidige nota geeft weinig richting voor maatwerk ten aanzien van verschillende verbonden partijen terwijl ambtenaren hier in de praktijk wel oog voor hebben. 3.

De raad zoekt naar passende invulling van de kaderstellende en controlerende rol ten aanzien van verbonden partijen Het is niet voor alle raadsleden duidelijk wat een raadsrapporteur moet doen, laat staan dat zij op een actieve wijze gericht invulling geven aan hun rol. Raadsleden hebben anno 2022/2023 behoefte aan meer sturing op verbonden partijen: aan meer grip. De raad heeft diverse instrumenten voorhanden om kaders te stellen en te controleren, maar er worden weinig instrumenten ingezet door de raad om (vooraf) te sturen op verbonden partijen. De raadsrapporteurs volgen enkele verbonden partijen op de voet, maar ze geven nog niet op een actieve wijze gericht invulling aan hun rol. 4. Informatievoorziening conform afspraak, maar te weinig faciliterend ervaren Raadsleden zouden eerder informatie willen ontvangen over verbonden partijen om zo beter te kunnen sturen en controleren. Er ontstaat dan ruimte om als raad, eventueel met andere raden, hierover van gedachten te wisselen, in debat te gaan, hier iets van te vinden en daar waar nodig afspraken te maken binnen raad en/of regionaal (bijvoorbeeld door coalities te vormen). Ook het college ziet dat door de timing van informatievoorziening weinig ruimte overblijft voor dit politieke proces en coalitievorming in het bijzonder.

De wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen medio 2022 zorgt ervoor dat ten aanzien van gemeenschappelijke regelingen meer tijd in dit proces kan worden ingebouwd.

2

5. Het college, de ambtelijke organisatie en verbonden partijen zijn tevreden over het samenspel, maar de sturing en controle zijn tegelijkertijd ook kwetsbaar door gebrekkige coördinatie Hoewel er veel kracht zit in de wijze waarop er ambtelijk en bestuurlijk invulling wordt gegeven aan de sturing en controle van verbonden partijen, is deze ook kwetsbaar (vooral ambtelijk) omdat deze afhankelijk is van de inzet en expertise van de individuele personen. Het samenspel gaat goed, maar is op bepaalde punten voor verbetering vatbaar: meer onderlinge afstemming, aanstelling coördinator verbonden partijen (bestuurlijk en ambtelijk), organiseren vervanging én het koesteren en formaliseren van de werkwijze accounthouders. 6. Regionale afspraken op het gebied van informatievoorziening zijn succesvol, maar een verdergaande samenwerking waarbij gemeenten en provincie en hun democratisch gekozen besturen hun krachten bundelen komt niet van de grond Beeld is dat door krachten te bundelen relatief kleinere gemeenten beter in staat zijn invloed uit te oefenen. Er zijn diverse pogingen ondernomen om een regionale samenwerking vorm te geven waarbij krachten gebundeld worden, maar alleen de regionale afspraken over informatievoorziening zijn opgepakt.

De praktijk laat zien dat gemeenteraden (of raadsrapporteurs) elkaar in zeer beperkte mate, en soms helemaal niet, opzoeken om gezamenlijk vraagstukken rond regionale verbonden partijen te bespreken en standpunten uit te wisselen. Bestuurlijke reactie Het college onderschrijft de aanbevelingen die worden gedaan in het onderzoek.

Vervolg In afstemming met de werkgroep financiële verantwoording zal de Rekenkamer over circa drie jaar in een doorwerkingsonderzoek nagaan hoe de aanbevelingen door raad en college zijn opgepakt. Bijlagen - Eindrapport rekenkameronderzoek verbonden partijen Leusden Het presidium van de raad,

I. Schutte – Van der Schans griffier

Q. Van Mourik voorzitter

3

Raadsbesluit De raad van de gemeente Leusden; besluit op basis van het voorstel van het Presidium, nummer: besluit: De aanbevelingen zoals geformuleerd in het rekenkamerrapport over te nemen: 1. Vraag het college om een actualisatie van de Nota Verbonden Partijen en evalueer deze elke bestuursperiode. 2. Organiseer in samenspraak met het college en de griffie activiteiten om de kennis en vaardigheden van raadsleden en raadsrapporteurs ten aanzien van verbonden partijen te verbeteren en te stimuleren. 3. Bepaal als raad per verbonden partij in samenspraak met het college en de verbonden partij hoe invulling te geven aan de balans grip – loslaten. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van de vier I’s Informatie, Inspanning, Interactie in regio en Invloed. Benut tevens de mogelijkheden die de nieuw Wet gemeenschappelijke regelingen biedt. 4. Bepaal per verbonden partij in samenspraak met het college en verbonden partij welke maatwerkafspraken nodig zijn. Leg deze afspraken vast in de gemeenschappelijke regeling. 5. Geef het college de opdracht om te investeren in de coördinatie van sturing en controle van verbonden partijen, om kwetsbaarheden te voorkomen en te verminderen. 6. Neem het voortouw bij regionale samenwerking met andere raden.

Zoals de raad eerder gedaan heeft bij het tot stand komen en vormgeven van het Regionaal manifest in 2015, waarin afspraken zij gemaakt over de informatievoorziening van verbonden partijen. Besloten in de openbare raadsvergadering van 14 december 2023

I. Schutte - van der Schans griffier

G.J. Bouwmeester voorzitter

4