RV procedurevoorstel strategische raadsagenda.pdf

Raadsvoorstel Zaaknummer Datum raadsvergadering Portefeuillehouder

29 september 2022 G.J. Bouwmeester

Onderwerp

procedurevoorstel strategische raadsagenda

Voorstel De raadswerkgroep strategische raadsagenda stelt de raad voor: 1. Het proces en de procedure om te komen tot vaststelling en uitvoering van een strategische raadsagenda, zoals verwoord in de bijlage ‘procedurevoorstel strategische raadsagenda’, vast te stellen; 2. Dit proces op te starten en te doorlopen om op korte termijn een strategische raadsagenda te kunnen vaststellen; 3. De raadswerkgroep strategische raadsagenda het proces te laten bewaken, bijsturen en evalueren, en zo vaak als nodig is terug te laten koppelen aan de hele raad. Aanleiding Op 30 juni 2022 heeft de raad besloten in te stemmen met de opdracht om een proces te starten om zo mogelijk te komen tot een strategische raadsagenda en om een raadswerkgroep in te stellen om dit proces vorm te geven; De raadswerkgroep heeft dit proces nu vorm gegeven en ver genoeg uitgewerkt om mee aan de slag te gaan. Gaandeweg bleek dat proces en procedure 2 verschillende zaken zijn. De werkgroep is gestart met het streven om definities, proces en procedure zo helder mogelijk op papier te krijgen. Dat is volgens de werkgroep ook gelukt. Tijdens de rit is echter ook het inzicht ontstaan dat de belangrijkste condities voor een succesvol traject het ontstaan en behouden van onderling vertrouwen is en het creëren van een brede basis voor de belangrijkste opgaven in de raad.

Een welomschreven procedure leidt niet automatisch tot deze doelen. De procedurele afspraken dienen dan ook vooral als houvast en om samen aan het proces te kunnen beginnen. Er kan altijd van afgeweken worden als de meerderheid dat wil. De spelregels kunnen ook zo vaak als nodig worden aangepast, uitgebreid of juist ingekort. Doel / Effect 1. Vergroten van de democratische legitimiteit van de besluiten en het handelen van de gemeente Leusden door in breed raadsverband de belangrijkste opgaven te inventariseren, prioriteren en te agenderen. 2. Vergroten van de doelmatigheid van de besluiten en het handelen van de gemeente door de maatschappelijk meest belangrijke (en dus geprioriteerde) opgaven de meeste aandacht te geven in de raad en in de opdrachten aan college en organisatie.

Zaaknummer

Pagina 1

Argumenten 1. De procesbeschrijving biedt voldoende houvast Met het vaststellen van de procesbeschrijving legt de raad voor zichzelf doel, kader en procedure vast waarmee we spoedig tot een vastgestelde strategische raadsagenda kunnen komen; 2. De voorwaarden om met het proces te starten zijn aanwezig De werkgroep heeft in onderling overleg de procedurebeschrijving opgesteld. In de totstandkoming hiervan is het vertrouwen ontstaan dat hiermee voldoende voorwaarden zijn gecreëerd om de raad het proces te laten starten; 3. Bij een nieuw proces is het gewenst de doelen ervan te bewaken en het proces te kunnen bijstellen Het is de eerste keer dat de Leusdense raad het proces gaat volgen om tot een strategische raadsagenda te komen. Het gaat om een nieuw proces waar gaandeweg ervaring mee wordt opgedaan. De raad zal mogelijk voor vragen of gewenste aanpassingen komen te staan die nu nog niet kunnen worden voorzien. De raadswerkgroep kan daarbij een nuttige rol vervullen om vanuit de bedoeling van de raadsagenda het proces te bewaken, aanpassingen voor te stellen, te beoordelen of de werkwijze (tussentijds) te evalueren. Tegenargument / Alternatieve scenario’s 1. Een ander proces om tot de strategische raadsagenda te komen Er zijn tal van varianten mogelijk in de procedure. In de praktijk moet blijken hoe de procedure bevalt en wat voor een volgende keer beter aangepast kan worden.

Ook tijdens het proces kan de raad nog interveniëren in proces en procedure als dat nodig is. De nu voorliggende procedure komt tegemoet aan de wens om duidelijkheid en houvast te bieden en kan daarom ook nogal instrumenteel worden opgevat. Een alternatief scenario zou kunnen zijn om meer op niveau van de bedoeling processtappen te beschrijven. Je zou dan de exacte definitie van (deel)producten en de procedure waarlangs deze tot stand komen losser kunnen beschrijven. Minder focus op de regels en meer op de bedoeling dus. In dit voorstel wordt daar nu (nog) niet voor gekozen omdat de werkgroep denkt dat het beter is om stap voor stap te werken en bij de eerste stappen vooral duidelijkheid over het proces van belang is. 2. De raad kan ook stoppen met het opstellen van de strategische raadsagenda. Dan ontstaat de situatie dat het college voorstellen moet doen over welke maatschappelijke opgave met welke prioriteit moet worden opgepakt. De raad komt dan pas later aan zet en in een meer reactieve en minder agenderende rol. Risico’s Voldoende ambtelijke capaciteit t.b.v. de processtap appreciatie Plan van aanpak / Tijdsplanning Uitvoering van de stappen i.o.m. griffie en in te plannen door presidium Bijlagen procesvoorstel strategische raadsagenda

Zaaknummer

Pagina 2

De raadswerkgroep Strategische Raadsagenda,

Fenneke v/d Vegte, Frank de Wit, Bas van Os, Niels Wassenaar, Mark van der Kooi, Guus van Ginkel, Jan Jaap Nijemeisland, Kennard Reinders

Zaaknummer

Pagina 3

Raadsbesluit De raad van de gemeente Leusden: Besluit op basis van het voorstel van de raadswerkgroep strategische raadsagenda van 29 september 2022, nummer: b e s l u i t: • Het proces en de procedure om te komen tot vaststelling en uitvoering van een strategische raadsagenda, zoals verwoord in de bijlage ‘procedurevoorstel strategische raadsagenda’, vast te stellen; • Dit proces op te starten en te doorlopen om op korte termijn een strategische raadsagenda te kunnen vaststellen; • De raadswerkgroep strategische raadsagenda het proces te laten bewaken, bijsturen en evalueren, en zo vaak als nodig is terug te laten koppelen aan de hele raad. Besloten in de openbare raadsvergadering van 29 september 2022

B. Schouten Griffier a.i.

Zaaknummer

G.J. Bouwmeester voorzitter

Pagina 1