RV Nota Beleidskaders Rechtmatigheidsverantwoording 2023__96560__.pdf

Raadsvoorstel Zaaknummer Datum raadsvergadering Portefeuillehouder

96557 29 juni 2023 W.R. Vos

Onderwerp

Nota beleidskaders rechtmatigheidsverantwoording 2023

Voorstel Het college stelt u voor op grond van de Nota beleidskaders rechtmatigheidsverantwoording 2023: 1. de visie en ambitie overeenkomstig deel 2 van de nota vast te stellen; 2. de beleidskaders overeenkomstig deel 3 van de nota vast te stellen; 3. de rapportage over rechtmatigheid door middel van de “monitor rechtmatigheidsverantwoording” overeenkomstig deel 4 te laten plaatsvinden; 4. de rechtmatigheidsverantwoording na 2 jaar te evalueren op visie en ambitie, uitvoering beleidskaders en wijze van rapporteren. Samenvatting Van een overheidsorganisatie mag worden verwacht dat zij handelt conform wet en regelgeving, en dat het financiële beheer zodanig op orde is dat er sprake is van rechtmatig handelen. Deze nota gaat over rechtmatigheid en het verantwoorden daarover. Nu nog rapporteert de accountant aan de raad over de rechtmatigheid. Met in gang van verslagjaar 2023 gaat dat veranderen en is het college daarvoor verantwoordelijk. Om deze verandering mogelijk te maken is deze nota opgesteld. De nota is als volgt opgebouwd: Deel 2 De visie en ambitie Deel 3 De beleidskaders Deel 4 De vormgeving van de rechtmatigheidsverantwoording (monitor) Tenslotte kent de nota een aantal verdiepende bijlagen. Aanleiding Met ingang van het verslagjaar 2023 gaat het college via de jaarrekening 2023 verantwoording afleggen over de rechtmatigheid.

De resultaten daarvan zullen voor het eerst te zien zijn in het eerste halfjaar 2024 bij het vaststellen van de jaarrekening over 2023. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Over de naleving van de voorwaarden voor subsidies en Europese bestedingen bijvoorbeeld, maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik en lasten, waarvoor geen voorafgaande dekking opgenomen was in de begroting. Voor de vernieuwing van de rechtmatigheidsverantwoording is in BLNP-verband een projectplan geschreven. Deze nota is daarom specifieke geschreven voor de raden van de BLNP-gemeenten. Als BLNP-gemeenten werken we al veel samen op het gebied van de interne controle en de rechtmatigheid en hebben we dezelfde accountant.

Zaaknummer 96557

Pagina 1

Doel/Effect Met deze nota wordt het mogelijk de vernieuwing van de rechtmatigheid in te voeren. Ook wordt met de vernieuwing de kaderstellende en controlerende rol van de raad versterkt. Een overzicht van de veranderingen in 5 punten en het waarom kan als volgt worden samengevat: 1. De verantwoordelijkheid voor het rapporteren over de rechtmatigheid gaat van accountant naar college (doel: niet de accountant is verantwoordelijk voor bijvoorbeeld een begrotingsoverschrijding, maar het college; de raad voert daarover het gesprek met het college en niet (meer) met de accountant); 2. De verantwoordingsgrens waarboven afwijkingen moeten worden toegelicht wordt bepaald door de raad en bedraagt maximaal 3% van de totale lasten (doel: door het stellen van een duidelijke “norm” is voor college en raad duidelijk waar de “grens” ligt voor bijvoorbeeld begrotingsoverschrijdingen; dit draagt bij aan scherpte in de financiële beheersing en het financieel vinger aan de pols houden); 3. De accountant geeft alleen nog een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening en dit omvat ook een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording (doel: zie ad.1 en verder om vast te stellen of het college een juiste en volledige rechtmatigheidsverantwoording heeft afgelegd en tevens de toets door de accountant of het college terecht tot de oordeelsvorming is gekomen); 4.

Getrouwheidsfouten zijn niet meer per definitie rechtmatigheidsfouten; bijvoorbeeld het niet correct toepassen van de voorschriften uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en getrouwheidsfouten hoeven niet in de rechtmatigheidsverantwoording te worden opgenomen (doel: scheiding aan brengen in de verantwoordelijkheden; accountant gaat over de getrouwheid en college over de rechtmatigheid); 5. Het college neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening en geeft een toelichting op de (financiële) rechtmatigheid in de paragraaf bedrijfsvoering (doel: verantwoording college aan raad over rechtmatigheid expliciet zichtbaar maken en in verklarende zin de oorzaken, de beheersing en de maatregelen naar de toekomst nader toelichten). Argumenten 1.Visie en ambitie (deel 2) Als eerste leggen we de visie en ambitie vast. Dat is nodig om een basis te hebben voor de beleidskaders en de keuzes die we voorstellen. Ook het vaststellen van een visie en ambitie voor de rechtmatigheidsverantwoording behoort tot de kaderstellende rol van de raad. De visie van de gezamenlijke colleges van de BLNP- gemeenten is op dit moment BLNPbreed te kiezen voor de Variant Basis (variant 1) en als ambitie uit te spreken om via een groeimodel stap voor stap te bewegen in de richting van en te kiezen voor Variant Basis++.

Variant Basis (variant 1) betekent “basis op orde, transparant verantwoorden rechtmatigheid en stap voor stap beter willen worden”. We zullen moeten gaan ervaren hoe dat uitpakt in de praktijk. Daarom gaan we Variant Basis na één of twee jaar evalueren. Het uitvoeren van de werkzaamheden voor het verantwoorden van de rechtmatigheid op basis van de keuze Variant Basis kan binnen de huidige bezetting plaatsvinden.

Zaaknummer 96557

Pagina 2

2. De beleidskaders (deel 3) Als tweede formuleren we de beleidskaders. Het college is verantwoordelijk voor het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid. Het college heeft daarvoor duidelijke spelregels en richtlijnen nodig in de vorm van beleidskaders. Het vaststellen van de beleidskaders voor de rechtmatigheidsverantwoording behoort eveneens tot de kaderstellende rol van de raad. De basis voor die beleidskaders wordt onder meer gevormd door de landelijke wetgeving en de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV (Besluit, Begroting en verantwoording). De beleidskaders zelf met de toelichting en onderbouwing maken integraal onderdeel uit van de nota. Daarom wordt voor de argumentatie van de beleidskaders verwezen naar de nota, deel 3. De beleidskaders worden uit praktisch oogpunt en overzichtelijkheid dan ook niet apart benoemd in het raadsvoorstel en besluit. De nota, deel 3 bevat in totaal negen beleidskaders in afzonderlijke artikelen. Deze zijn in “blauw” weergegeven. Na het artikel volgt direct de argumentatie met toelichting en onderbouwing. 3. De vormgeving van de rechtmatigheidsverantwoording (monitor)(deel 4) Als derde wordt aangegeven hoe rechtmatigheidsverantwoording vormt krijgt. Dat vindt plaats in de “Monitor Rechtmatigheidsverantwoording”. Dat is als het ware de operationele vertaling van de beleidskaders.

Op die manier wordt de raad navolgbaar meegenomen in de ontwikkeling en het verloop van de rechtmatigheid. Het college legt op die manier op transparante en daarmee zichtbare wijze verantwoording af. Met deze monitor kan de raad invulling geven aan zijn toetsende en controlerende rol. Bovendien stelt die monitor het college in staat af te wegen of zij wel of niet een model Verklaring Rechtmatigheid voor de raad moet opstellen. De monitor wordt, met toelichting, elk jaar opgesteld en opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening. Tegenargument / Risico’s / Financiële gevolgen De vernieuwing van de rechtmatigheidsverantwoording vloeit voort uit de wet. Het is als apart onderdeel opgenomen in de Wet Versterking Decentrale Rekenkamers. Daarnaast moeten gemeenten voldoen aan de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV (Besluit, Begroting en verantwoording). Het uitvoeren van de werkzaamheden ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording op basis van de keuze Variant Basis kan binnen de huidige bezetting uitgevoerd worden en heeft daarmee geen financiële gevolgen. Plan van aanpak/tijdsplanning De vernieuwing van de rechtmatigheidsverantwoording gaat in met ingang van het verslagjaar 2023. Door deze nota dit jaar vast te stellen is de gemeente op tijd klaar om de verantwoording van de rechtmatigheid in 2023 door te voeren.

Communicatie De Nota beleidskaders rechtmatigheidsverantwoording 2023 wordt een openbaar beleidsdocument en zal tevens worden gepubliceerd.

Zaaknummer 96557

Pagina 3

Bijlagen 1. Nota beleidskaders rechtmatigheidsverantwoording 2023. Het college van de gemeente Leusden,

G. Brinkman directeur-secretaris (wnd.)

Zaaknummer 96557

G.J. Bouwmeester burgemeester

Pagina 4

Raadsbesluit De raad van de gemeente Leusden: Besluit op basis van het voorstel van het college van 9 mei 2023, nummer: 96557. b e s l u i t: vast te stellen de Nota beleidskaders rechtmatigheidsverantwoording 2023 en daarmee  de visie en ambitie overeenkomstig deel 2 van de nota vast te stellen;  de beleidskaders overeenkomstig deel 3 van de nota vast te stellen;  3. de rapportage over rechtmatigheid door middel van de “monitor rechtmatigheidsverantwoording” overeenkomstig deel 4 te laten plaatsvinden;  4. de rechtmatigheidsverantwoording na 2 jaar te evalueren op visie en ambitie, uitvoering beleidskaders en wijze van rapporteren. Besloten in de openbare raadsvergadering van 29 juni 2023

I. Schutte - van der Schans griffier

Zaaknummer 96557

G.J. Bouwmeester voorzitter

Pagina 5