RV Huisvesting ambtelijke organisatie__285583__ (1).pdf

Raadsvoorstel

Onderwerp Huisvesting ambtelijke organisatie 1. Aanleiding Het Huis van Leusden is in 2018 opgeleverd. Het gebouw is ingericht met kantoortuinen en flexplekken. Vanuit de visie van dat moment werd verwacht dat deze opzet voldoende ruimte zou bieden voor de ambtelijke organisatie. In de periode voorafgaand aan de bouw van het gemeentehuis is de organisatie door bezuinigingen teruggebracht tot ongeveer 170 medewerkers. Inmiddels telt de gemeente Leusden 234 medewerkers, exclusief inhuur. Door deze groei is er een tekort ontstaan aan werkplekken en vergaderruimtes. Daarnaast zijn er in de afgelopen jaren meer taken bij de gemeente belegd, waardoor uitbreiding van de ambtelijke ondersteuning noodzakelijk was. Huidige situatie Op dit moment werken 198 medewerkers in het Huis van Leusden. In het gemeentehuis zijn 131 werkplekken beschikbaar voor de ambtelijke organisatie. Daarnaast worden 47 werkplekken gebruikt door maatschappelijke partners. Lariks, Voila en Futurum huren deze werkplekken van de gemeente. In de afgelopen drie jaar zijn op verschillende plekken extra bureaus bijgeplaatst om tegemoet te komen aan de groeiende behoefte aan werkplekken, zowel voor de ambtelijke organisatie als voor de huurders. Door deze extra bureaus wordt echter niet meer voldaan aan de ARBOrichtlijnen, die aangeven hoeveel vierkante meters per werkplek nodig zijn.

De groei bij Lariks en Futurum hangt samen met de toenemende vraag naar zorg en welzijn. Bij schoolbestuur Voila is sprake van beperkte groei. Het punt is bereikt dat er op sommige momenten onvoldoende plekken zijn om te werken en te vergaderen. Medewerkers geven aan dat zij daardoor soms weer naar huis gaan om te werken, wat niet bijdraagt aan hun motivatie. Op de drukke dagen (maandag, dinsdag en donderdag) is er bovendien weinig ruimte voor vergaderingen of Teams-overleggen. Ook rustige plekken voor telefoongesprekken, zonder collega’s te storen, zijn schaars. In 2023 is een RI&E (risico-inventarisatie & evaluatie) uitgevoerd in het Huis van Leusden. Daaruit bleek dat er veel geluidsoverlast is, dat de klimaatinstallatie niet voldoende functioneert en dat het op bepaalde momenten te druk is op de werkvloer. Milieustraat Naast de situatie in het Huis van Leusden zijn er ook ontwikkelingen bij de milieustraat. Door een verschuiving in de werkzaamheden in de buitenruimte is in 2024 besloten een deel van het werk met de eigen dienst uit te voeren, in plaats van door een aannemer. Om deze uitbreiding mogelijk te maken, heeft de gemeenteraad investeringskredieten beschikbaar Onderwerp:

Huisvesting ambtelijke organisatie

Zaaknummer: 285580 Pagina 1 van 11

gesteld voor uitbreiding op de milieustraat, ten behoeve van huisvesting van personeel en opslag van materieel. Er is bewust voor gekozen om op dit moment niet te investeren in nieuwbouw op deze locatie. Er lopen namelijk meerdere ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de toekomstige inrichting van het terrein, zoals samenwerking met ROVA op het gebied van afvalinzameling en het opstellen van een gebiedsvisie voor de entree van Leusden. Door het huren van een bedrijfsruimte aan de Buitenplaatsweg 4 in Leusden is ingespeeld op deze noodzaak. Wel zijn nog enkele aanpassingen nodig, zowel op deze locatie als op de milieustraat, om te zorgen voor een goede en veilige werkomgeving. 2. Wettelijke grondslag De Arbowet verplicht werkgevers ervoor te zorgen dat de werkzaamheden geen gevaar opleveren voor de veiligheid en gezondheid van werknemers. Dit wordt zorgplicht genoemd. Dit voorstel gaat op onderdelen in op diverse ARBO-richtlijnen met als doel te voldoen aan de zorgplicht vanuit de Arbowet. 3. Beoogd effect/ bestuurlijk kader Het creëren van voldoende en geschikte werk- en vergaderruimtes voor de ambtelijke organisatie, zodat medewerkers optimaal kunnen werken en overleggen, de motivatie en productiviteit behouden blijft, en de groei van de gemeente duurzaam wordt gefaciliteerd. Daarbij worden de huidige huurovereenkomsten met Lariks, Futurum en Voila beëindigd.

Voor Lariks wordt een passende alternatieve locatie gerealiseerd binnen hun huidig financieel kader, gezien hun rol als uitvoeringsorganisatie namens de gemeente Leusden. 4. Deadline Niet van toepassing 5. Voorstel 1. De huurovereenkomsten met Lariks, Futurum en Voila beëindigen en gezamenlijk met Lariks en Voila een passende nieuwe locatie zoeken, en hiervoor een investeringskrediet van €125.000 beschikbaar stellen. 2. De werkomgeving in het Huis van Leusden opnieuw inrichten, zodat een gezonde werkomgeving ontstaat die voldoet aan de ARBO-richtlijnen, en hiervoor een investeringskrediet van €1.185.000 beschikbaar stellen. 3. De benodigde aanpassingen uitvoeren op de locatie van de milieustraat om een veilige werkomgeving te realiseren, en hiervoor een investeringskrediet van €95.000 beschikbaar stellen. 4. Het gehuurde bedrijfspand aan de Buitenplaatsweg 4 in Leusden inrichten tot een volwaardige werkomgeving, en hiervoor een investeringskrediet van €50.000 beschikbaar stellen. 5. De huurinkomsten van het Huis van Leusden verlagen met €146.000 en dit bedrag ten laste brengen van het begrotingsresultaat. 6. De kapitaallasten van de vier investeringskredieten, ter hoogte van €87.100 ten laste brengen van het begrotingsresultaat. 7. De begrotingswijziging 2026-1006 vaststellen. Onderwerp:

Raadsvoorstel huisvesting ambtelijke organisatie

Zaaknummer: 285580 Pagina 2 van 11

6. Argumenten 1.1 Door de opzegging van de huurovereenkomsten ontstaat er voldoende ruimte. Binnen de huidige werkomgeving is niet voldoende ruimte om te voldoen aan de behoefte aan werkplekken en vergaderruimtes. Tevens wordt op dit moment niet meer voldaan aan de ARBO-richtlijnen voor werkplekken. Ondanks dat deze richtlijnen geen wettelijke regelgeving is wordt hier wel op geadviseerd om op te volgen. Het sluit aan bij goed werkgeverschap richting de medewerkers. Deze norm schrijft voor dat één bureau met twee beeldschermen en een stoel minimaal 6 m² oppervlak beslaat. Doordat er de afgelopen jaren veel bureaus zijn bijgeplaatst, wordt hier niet meer aan voldaan. Momenteel voldoen 59 werkplekken niet aan deze norm. Dit geldt voor alle gebruikers. Om een toekomstbestendige werkomgeving te realiseren, is de ruimte van de huidige huurders nodig. Hierdoor wordt de eerdere visie op huisvesting losgelaten door deze ontwikkelingen. 1.2 Met de opzegging van de huurovereenkomsten van Lariks, Futurum en Lariks wordt de eerder vastgestelde visie op de huisvesting binnen het Huis van Leusden losgelaten. In aanloop naar de nieuwbouw van het Huis van Leusden is een visie opgesteld waarin werd ingezet op nauwe samenwerking met diverse maatschappelijke partners.

Het doel hiervan was om inwoners op één centrale locatie toegang te bieden tot een breed palet aan diensten die door de gemeente worden gefaciliteerd. Deze bundeling van functies moest bijdragen aan betere dienstverlening, betere vindbaarheid en een versterking van de onderlinge samenwerking tussen organisaties. Met het opzeggen van de huurovereenkomsten van Lariks, Futurum en Voila wordt echter afscheid genomen van deze eerder vastgestelde koers. De aanwezigheid van deze partners in het Huis van Leusden vormde een essentieel onderdeel van de visie op integrale dienstverlening. Door de nieuwe ontwikkelingen en het vertrek van deze partijen wordt deze visie feitelijk losgelaten. 1.3 Na opzegging van de huurovereenkomst heeft de huurder nog één jaar de tijd om een nieuwe locatie te vinden. In de huurovereenkomst is opgenomen dat na opzegging een doorlooptijd van één jaar geldt. Deze opzegging kan op elk moment plaatsvinden. Hierdoor hebben de huurders voldoende tijd om een nieuwe locatie te vinden. In aanloop naar dit voorstel is al gesproken met huurders, waarbij het uitgangspunt is dat zorgvuldigheid boven snelheid gaat. Er is tenslotte sprake van een lange samenwerking tussen de gemeente en haar huurders. Futurum heeft inmiddels een nieuwe locatie gevonden en in samenspraak wordt / is de huur per 31-12-2025 beëindigd.

Voila is momenteel op zoek naar een nieuwe huisvestingslocatie. In samenspraak wordt onderzocht welke mogelijkheden hiervoor beschikbaar zijn. Zodra Voila een geschikte locatie heeft gevonden, wordt gezamenlijk een overgangstermijn vastgesteld om de verhuizing van het Huis van Leusden naar de nieuwe werkplek te faciliteren. 1.4 Door samen met Lariks een geschikte locatie te zoeken kan er een soepele overgang van werklocaties worden gerealiseerd. Lariks heeft een bijzondere positie als huurder, aangezien het onze uitvoeringsorganisatie is op het gebied van zorg en welzijn. Daarom wordt voorgesteld om samen op zoek te Onderwerp:

Raadsvoorstel huisvesting ambtelijke organisatie

Zaaknummer: 285580 Pagina 3 van 11

gaan naar een nieuwe locatie, waarbij de dienstverlening gewaarborgd blijft. In deze zoektocht wordt rekening gehouden met een waarschijnlijke verdere groei van Lariks. Sinds 2015 is er al een toename van personeel binnen het sociaal domein door het verleggen van werkzaamheden van het Rijk naar gemeenten (wmo en jeugdzorg). Deze transitie zet voort door aansturing van het Rijk op investeren in de sociale basis en daarmee een verleggen van zorg- en veiligheidstaken naar sociale teams, de hoofdtaak van Lariks. Dit vraagt om een werklocatie die hierin kan voorzien. 1.5 In samenspraak met Lariks is al nagedacht over de voorkeuren van een nieuwe locatie. De afgelopen periode is met Lariks gesproken over de mogelijke consequenties van het opzeggen van de huurovereenkomst en over de eisen waaraan een nieuwe locatie moet voldoen. Het vinden van geschikte kantoorruimte in Leusden is mogelijk en haalbaar binnen het huidig financieel kader wat Lariks op dit moment vanuit de subsidie ter beschikking krijgt. Belangrijk is dat er ruimte is om te ontmoeten en te verbinden, zowel voor medewerkers als voor inwoners. En er moet voldoende plek zijn voor privacygevoelige gesprekken. Bij voorkeur ligt de locatie nabij voorzieningen, zodat het een aantrekkelijke werkplek wordt. Dit is zeker in een periode van krapte op de arbeidsmarkt een pré.

1.6 De nieuwe locatie voor Lariks moet ingericht worden en hiervoor is een bedrag van €125.000 begroot. Hoewel er nog geen definitieve locatie is, moet in dit voorstel rekening worden gehouden met een investeringskrediet. Op basis van de behoefte heeft Lariks een begroting opgesteld. Voor dit bedrag worden bouwkundige aanpassingen gedaan, zoals het realiseren van specifieke werk- en vergaderruimtes, aanschaf van meubilair en belcellen, schilderwerk en het plaatsen van verlichting indien nodig. 2.1 De huidige werkomgeving van het Huis van Leusden sluit niet aan bij een plek waar volwaardig gewerkt kan worden en dient opnieuw ingericht te worden. De afgelopen jaren zijn op veel plaatsen extra bureaus neergezet om te voldoen aan de ruimtevraag. Daardoor kan op veel plekken niet meer worden voldaan aan de ARBOrichtlijnen. Medewerkers ervaren bovendien de drukte van de kantoortuin als vervelend. Het is lastig tot onmogelijk om een plek te vinden waar je rustig kunt bellen of een Teamsgesprek kunt voeren, tenzij dit vooraf is ingepland. Ook de mogelijkheid voor diverse teams om samen te werken is bijna niet te realiseren, waardoor sommige teams slechts één dag per week op kantoor werken. Dit draagt niet bij aan een optimale werkomgeving en aan de saamhorigheid binnen teams en de organisatie.

Door de werkomgeving in het Huis van Leusden opnieuw in te richten, gebruikmakend van de ruimte die ontstaat door het opzeggen van de huurovereenkomsten, kan een kantooromgeving worden gerealiseerd die wél voldoet aan deze behoeften. 2.2 Vanuit een Risico-Inventarisatie & Evaluatie wordt aandacht gevraagd voor geluidsoverlast, klimaatinstallatie en drukte op de werkvloer. In 2023 is er een RI&E uitgevoerd in het Huis van Leusden. Daaruit kwam naar voren dat er sprake is van veel geluidsoverlast in de werkomgeving, dat de klimaatinstallatie onvoldoende functioneert en dat het op bepaalde momenten te druk is op de werkvloer. De afgelopen twee jaar zijn er al diverse aanpassingen gedaan aan de klimaatinstallatie, met tussenkomst van een onafhankelijke installateur. Uit het onderzoek blijkt echter dat aanvullende maatregelen nodig zijn om te zorgen voor voldoende warmte en koeling op Onderwerp:

Raadsvoorstel huisvesting ambtelijke organisatie

Zaaknummer: 285580 Pagina 4 van 11

de momenten dat dit nodig is, en om in de verschillende zones voldoende verse lucht aan te voeren. Deze aanpassingen vragen een significante investering en zijn begroot op €375.000. Om geluidsoverlast en drukte op de werkvloer te verminderen, zijn diverse maatregelen nodig. Denk hierbij aan het spreiden van werkplekken, het toevoegen van belcellen om rust te creëren en het verbeteren van de akoestiek. Dit laatste is een grote opgave, omdat de hoge plafonds en beglazing in het gebouw specifieke aanpassingen vereisen. Hierbij moet gedacht worden aan het aanbrengen van akoestische plafonds en wanden, verlaagde plafonds met verlichting, en scheidingswanden (gesloten en semiopen). Voor deze maatregelen is een bedrag van €610.000 begroot. 2.3 Door de werkomgeving meer sfeer en functionaliteit te geven ontstaat er een prettige werkomgeving. Het Huis van Leusden is in 2018 opgeleverd en is daardoor relatief nieuw. Desondanks ontbreekt het op onderdelen aan sfeer en functionaliteit. Deze zienswijze sluit aan bij de renovatie van de raadszaal die in de zomer van 2025 is uitgevoerd. Met die renovatie is meer sfeer toegevoegd aan het gebouw, waardoor het een aangename plek is om te verblijven en waar volwaardig gewerkt kan worden.

Door dit door te trekken naar de werkomgeving van de ambtelijke organisatie wordt een ruimte gecreëerd waar medewerkers zich prettig voelen, kunnen samenwerken en zich kunnen concentreren. Investeren in nieuw meubilair dat zowel werken als ontmoeten faciliteert, en het opnieuw inrichten van vergaderruimtes met hybride vergaderopstellingen, zorgt ervoor dat de functionaliteit van het gebouw beter wordt benut. Ook op deze plekken is aandacht voor akoestiek en geluidsreductie. Voor deze maatregelen, waaronder nieuw meubilair, akoestische oplossingen, hybride vergadertechniek en inrichting van ontmoetingsplekken, is een bedrag van €200.000 begroot 2.4 Door een aantal kleine aanpassingen bij de milieustraat wordt het veiligheidsgevoel verbeterd. In 2025 is tot twee keer toe ongewenst toegang verkregen tot het terrein van de milieustraat en het kantoorgebouw, buiten kantooruren. In beide gevallen is schade ontstaan aan gemeentelijke goederen. Om dit te voorkomen, wordt voorgesteld om smart lockers te plaatsen waarin medewerkers hun persoonlijke spullen veilig kunnen opbergen tijdens en na werktijd. Daarnaast wordt voorgesteld om een camerasysteem aan te schaffen dat het terrein kan overzien en bewaken. Dit systeem wordt gekoppeld aan de bestaande inbraakinstallatie, zodat een meldkamer toegang krijgt tot de beelden.

Met dit smart-security-systeem kan via bewegingsdetectie ongewenste toegang worden gesignaleerd en direct worden doorgezet naar het alarmopvolging bedrijf. In het kader van brandveiligheid dienen twee deuren inclusief kozijnen vervangen te worden om te voldoen aan wet- en regelgeving. De verwachte kosten voor deze maatregelen bedragen €95.000. 3.1 Een deel van de bedrijfsruimte aan de Buitenplaatsweg 4 in Leusden inrichten als werkplek ontlast drukte op de milieustraat. Sinds enkele maanden huurt de gemeente een bedrijfsruimte aan de Buitenplaatsweg 4, naar aanleiding van een inbraak op de milieustraat. Hierdoor kunnen materialen en voertuigen nu veilig worden opgeslagen in een afgesloten bedrijfspand. Deze locatie biedt daarnaast nog ruimte om in te richten als kantoor. Doordat er steeds meer werkzaamheden met eigen personeel worden uitgevoerd, is er behoefte aan extra werkruimte, omdat de milieustraat hiervoor te klein is geworden. Door deze locatie in te richten als werklocatie, inclusief vergaderruimte en instructieruimte, wordt voldaan aan de Onderwerp:

Raadsvoorstel huisvesting ambtelijke organisatie

Zaaknummer: 285580 Pagina 5 van 11

behoefte van de organisatie en wordt de druk op de milieustraat verminderd. Voor deze aanpassingen is een bedrag van €50.000 begroot. 4.1 Door het opzeggen van de huurovereenkomst ontstaat er een tekort in de begroting. De huidige huurders van het Huis van Leusden leveren een huuropbrengst inclusief servicekosten van €146.000 per jaar. Met het opzeggen van de huurovereenkomsten vervallen deze inkomsten. Er ontstaat verder geen voordeel in de exploitatielasten, omdat de gemeente zelf gebruik blijft maken van de kantoorruimte. Normaliter zou dit voorstel worden meegenomen in de kadernota ter afweging. Vanwege de noodzaak wordt ervoor gekozen om hier niet op te wachten en dit nu voor te leggen. Daarom wordt voorgesteld om het wegvallen van deze inkomsten ten laste te brengen van het begrotingsresultaat. 5.1 De investeringen zijn niet opgenomen in de begroting en geven jaarlijkse kapitaallasten. In de bovenliggende argumenten is toegelicht welke investeringen nodig zijn voor de verschillende onderdelen om de ambtelijke organisatie goed en duurzaam te kunnen huisvesten. Binnen de investeringskredieten vallen diverse werkzaamheden met verschillende afschrijvingstermijnen. Deze zijn doorgerekend en leiden tot een jaarlijkse kapitaallast van €87.100. Binnen de huidige begroting is geen rekening gehouden met deze investeringskredieten.

Net als het tekort dat ontstaat door het opzeggen van de huurovereenkomsten, wordt voorgesteld om deze lasten ten laste te brengen van het begrotingsresultaat. 6.1 Bij dit voorstel dient de bijgevoegde begrotingswijziging te worden vastgesteld. De financiële gevolgen van dit voorstel zijn verwerkt in de begrotingswijziging met nummer 2026-1006, welke via bijbehorend raadsvoorstel aan de raad ter vaststelling wordt aangeboden en in de begroting wordt verwerkt. Het financieel nadeel betreft jaarlijks een bedrag van € 233.100 in de begroting 2026 en verder is hier nog geen rekening mee gehouden.

7. Alternatieve scenario’s Huis van Leusden Om tot dit voorstel te komen, zijn vier scenario’s onderzocht. Scenario 3 is het meest optimale scenario gebleken en heeft geleid tot dit voorstel. Scenario 1: Optimalisatie en efficiënter gebruik van de bestaande ruimte Beschrijving: Door werkplekken slimmer in te delen, bureaus te verkleinen en meer aanlandplekken te introduceren, kan de huidige ruimte efficiënter worden benut. Hiermee creëren we +/- 10 werkplekken, 5 aanlandplekken, 2 belruimtes en één grote vergaderruimte voor minstens 10 medewerkers. Scenario 2: Inbreiding binnen het bestaande gebouw Beschrijving: Binnen het Huis van Leusden worden andere ruimtes gezocht of aangepast voor gemeentelijke werkplekken en vergadermogelijkheden. Hiermee creëren we +/- 22 werkplekken, 7 aanlandplekken, 4 belruimtes, 5 vergaderruimten en 2 extra stilte-werkplekken

Onderwerp:

Raadsvoorstel huisvesting ambtelijke organisatie

Zaaknummer: 285580 Pagina 6 van 11

Scenario 3: Opzeggen van de huurovereenkomst met Lariks en herinrichting van de gehele werkomgeving Beschrijving: De huurovereenkomst met Lariks wordt beëindigd, waardoor aanvullend 40 extra werkplekken beschikbaar komen voor de gemeente. Scenario 4: De helft van het personeel werkt standaard thuis (of op andere locaties) Beschrijving: De helft van het personeel werkt standaard thuis, waardoor er voldoende plek is voor medewerkers die wél in het Huis van Leusden werken (uitgezonderd de collega’s die vanwege hun functie niet vanuit huis kunnen werken). De eerste twee scenario’s richten zich op het verder optimaliseren en efficiënter gebruiken van de bestaande ruimtes en het inbreiden binnen de huidige footprint. Daarbij werd als uitgangspunt gehanteerd dat zowel Futurum als Voila niet langer zouden huren in het gebouw, maar Lariks wel. Deze scenario’s bieden echter slechts een tijdelijke oplossing voor alleen het uitbreiden van het aantal werkplekken, waarbij de kosten lager zijn en het effect op de gemeentelijke begroting minimaal blijft. De directe samenwerking wordt in deze scenario’s gewaarborgd, in tegenstelling tot het werken op alternatieve locaties. Het nadeel is dat er een compacte werkomgeving ontstaat met minder vrije bewegingsruimte, waardoor niet kan worden voldaan aan de ARBO-normering.

Bovendien is er bij verdere groei van de ambtelijke organisatie of Lariks binnen 3 tot 5 jaar geen ruimte meer beschikbaar. Het meest onwenselijke scenario, scenario 4, om in de huidige situatie te blijven werken, zou zijn dat de helft van het personeel standaard thuiswerkt. Hierdoor ontstaat voldoende ruimte voor medewerkers die wél in het Huis van Leusden werken (uitgezonderd collega’s die vanwege hun functie niet vanuit huis kunnen werken). Op deze manier zou de gehele organisatie in één pand kunnen blijven werken, inclusief alle huurders, zonder nadelige effecten op de gemeentelijke begroting. Een groot nadeel van dit scenario is echter het verlies van verbondenheid en synergie tussen collega’s en de mate waarin men afhankelijk wordt van elkaar, omdat werkdagen moeten worden aangepast. Daarnaast is er minder zicht op het functioneren en welbevinden van medewerkers. Dit laatste is tijdens de coronaperiode, waarin medewerkers verplicht thuis moesten werken, als zeer negatief ervaren. Milieustraat Voor de milieustraat is al gekozen voor een alternatief scenario namelijk het huisvesten in het bedrijfspand aan de Buitenplaatsweg 4, omdat bijbouwen op de huidige locatie op dit moment niet logisch is om uit te voeren. Lariks Daarnaast is nagedacht over hoe Lariks nog beter kan voorzien in de opdracht van de gemeente om de sociale basis te versterken.

Lariks ziet hiervoor mogelijkheden in uitbreiding van ruimten aan de Lisidunalaan 2 (gemeentelijk eigendom), die zij vanaf 1 januari 2025 van Abrona overneemt. De activiteiten die over ontmoeten en verbinden gaan - zowel met netwerkpartners als met bewoners - zouden dan van het kantoorpand overgeheveld worden naar een locatie in de wijk die hiervoor veel geschikter is. Deze optie vraagt wel om aanvullende subsidie voor Lariks, omdat het huren van deze ruimte niet past binnen het bestaande financiële kader. Bovendien is de overige beschikbare ruimte in de Lisidunalaan 2 aangemerkt als schuifruimte binnen de opgave van het gemeentelijk vastgoed. Onderwerp:

Raadsvoorstel huisvesting ambtelijke organisatie

Zaaknummer: 285580 Pagina 7 van 11

8. Risico’s 1. Financieel risico De voorgestelde investeringen en jaarlijkse kapitaallasten zijn niet opgenomen in de huidige begroting. Dit betekent dat de lasten ten laste komen van het begrotingsresultaat, waardoor de beleidsruimte voor andere projecten mogelijk beperkt wordt. Daarnaast bestaat het risico op kostenoverschrijdingen bij verbouwing, inrichting of technische aanpassingen, bijvoorbeeld door onvoorziene bouwkundige complicaties of prijsstijgingen in de markt. 2. Risico op vertraging Het vinden van een passende locatie voor Lariks kan langer duren dan verwacht, gezien de specifieke eisen zoals privacy, ontmoetingsruimte en nabijheid van voorzieningen. Ook de uitvoering van verbouwingen en technische aanpassingen kan vertraging oplopen door schaarste aan aannemers of leveringsproblemen van materialen. Dit kan leiden tot een langere periode waarin de werkomgeving niet optimaal is. 9. Vervolg Als de raad instemt met het voorstel, moet er ruimte worden gezocht voor Lariks. Daarnaast zal een architect worden aangesteld om een voorlopig ontwerp op te stellen. Dit ontwerp wordt besproken met de ondernemingsraad (OR) en gepresenteerd aan de medewerkers. Vervolgens kan het ontwerp worden uitgewerkt tot een definitief ontwerp, waarna de uitvoering via een aanbestedingsprocedure plaatsvindt. 10. Evaluatie Evaluatie van dit voorstel is niet van toepassing.

11. Inkoopadvies Niet van toepassing op dit moment 12. Advies van HR Een goede werkomgeving is van belang voor elke medewerker. De maatregelen uit dit voorstel sluiten aan bij de Arbowet en bijbehorende richtlijnen voor de werkplek. De effecten van dit voorstel zorgen ervoor dat de maatregelen uit de RI&E uit 2023 worde verholpen. 13. Advies ICT Niet van toepassing op dit moment 14. Juridisch advies Niet van toepassing op dit moment 15. Financieel advies (kosten en dekking) Om de in dit voorstel genoemde aanpassingen te kunnen doen dient de raad een aantal investeringskredieten beschikbaar te stellen voor een totaalbedrag van € 1.455.000.

Onderwerp:

Raadsvoorstel huisvesting ambtelijke organisatie

Zaaknummer: 285580 Pagina 8 van 11

Investering

Raming

Afsch.

Bouwkundige aanpassingen Meubilair camera's e.d.

€

482.500

25

Afschrijvingslast afgerond € 19.300

€ €

740.000 107.500

15 8

€ €

49.300 13.500

Herhuisvesting huurder

€

125.000

25

€

5.000

Totaal

€ 1.455.000

€

87.100

De uit deze investeringen voortkomende afschrijvingslasten zijn nog niet in de begroting opgenomen. De raad wordt middels dit voorstel voorgesteld de jaarlijkse afschrijvingslasten ad. € 87.100 m.i.v. het jaar 2027 ten laste te brengen van het begrotingsresultaat. Daarnaast verdwijnen de huurinkomsten die de gemeente jaarlijks ontvangt van Lariks, Voila en Futurum. Dit gaat om een totaalbedrag ad. € 146.000. Ook dit bedrag wordt met ingang van het jaar 2027 ten laste van het begrotingsresultaat gebracht. De beëindiging van de verhuur van delen van het Huis van Leusden zal ook een (beperkt, mogelijk positief) fiscaal effect hebben. De gemeente kan hierdoor mogelijk meer btw compenseren dan in de situatie dat een gedeelte van het Huis van Leusden wordt verhuurd. Hoe groot dit effect precies zal zijn, is op dit moment nog niet te duiden. Na effectuering van dit voorstel moet het fiscale mengpercentage opnieuw worden berekend. 16. Advies communicatie Het is belangrijk dat alle betrokkenen helder en tijdig geïnformeerd worden over aanleiding, inhoud en uitvoering van dit voorstel. De communicatieadviseur wordt daarom gedurende dit proces nauw betrokken bij alle ontwikkelingen. Communicatie richting raad Het is belangrijk dat de raad een compleet en helder beeld krijgt van de aanleiding van dit voorstel en de urgentie onderkent.

De raad wordt goed geïnformeerd door middel van een transparant raadsvoorstel, waarin de belangrijkste argumenten, de financiële gegevens en de relevante vervolg- en processtappen zijn opgenomen. Interne communicatie (medewerkers | huurders) De interne organisatie wordt geïnformeerd over de inhoud van dit voorstel en de planning door de teammanagers en via een bericht op ’t Erf. De overige betrokken belanghebbenden, zoals de huurders, zijn reeds meegenomen in het proces en worden tijdig op de hoogte gehouden van besluit en ontwikkelingen. Externe communicatie Externe communicatie vindt plaats in nauw overleg met Lariks. We zorgen voor een afgestemde kernboodschap zodat we een consistente en duidelijke uitleg geven richting inwoners en pers over de aanleiding en de plannen. 17. Intergemeentelijke samenwerking Onderwerp:

Raadsvoorstel huisvesting ambtelijke organisatie

Zaaknummer: 285580 Pagina 9 van 11

Met Lariks is er samenwerking voor een toekomst bestendige oplossing voor de huisvestingsopgave. 18. Global Goals ☐

Goal 01

Einde aan Armoede

☐

Goal 02

Einde aan honger, zorgen voor voedselzekerheid en duurzame landbouw

☐

Goal 03

Gezondheidszorg voor iedereen

☐

Goal 04

Inclusief, gelijkwaardig en goed onderwijs voor iedereen

☐

Goal 05

Gelijke rechten voor mannen en vrouwen en empowerment van vrouwen en meisjes

☐

Goal 06

Schoon water en sanitaire voorzieningen voor iedereen

☐

Goal 07

Toegang tot betaalbare en duurzame energie

☐

Goal 08

Inclusieve economische groei, werkgelegenheid en fatsoenlijk werk voor iedereen

☐

Goal 09

Infrastructuur voor duurzame industrie

☐

Goal 10

Verminderen van ongelijkheid binnen en tussen landen

☐

Goal 11

Maak steden en dorpen inclusief, veilig, veerkrachtig en duurzaam

■

Goal 12

Duurzame consumptie en productie

☐

Goal 13

Aanpak van klimaatverandering

☐

Goal 14

Beschermen en duurzaam gebruik van oceanen en zeeën

☐

Goal 15

Beschermen en duurzaam gebruik van ecosystemen, bossen en biodiversiteit

■

Goal 16

Bevorderen van veiligheid, publieke diensten en recht voor iedereen

☐

Goal 17

Versterken van mondiaal partnerschap en coherent beleid voor duurzame ontwikkeling

Onderwerp:

Raadsvoorstel huisvesting ambtelijke organisatie

Zaaknummer: 285580 Pagina 10 van 11

19. Klimaatadaptatie Niet van toepassing op dit voorstel 20. Inwonerbetrokkenheid/ Burgerparticipatie Niet van toepassing op dit voorstel 21. Bijlagen 1. Begrotingswijziging 2026-1006

Het college van de gemeente Leusden,

Digitaal ondertekend door Bjørn van den Brink op 19-12-2025

Digitaal ondertekend door Gerolf Bouwmeester op 19-12-2025

R.B. van den Brink directeur secretaris

G.J. Bouwmeester burgemeester

Onderwerp:

Raadsvoorstel huisvesting ambtelijke organisatie

Zaaknummer: 285580 Pagina 11 van 11