RV Herinrichting vergaderstructuur volgens BOB in experimenteerruimte v2 GETEKEND.pdf

Raadsvoorstel Zaaknummer Datum raadsvergadering Portefeuillehouder

165969 11 april 2024 Backhuijs

Onderwerp

Herinrichting vergaderstructuur in experimenteerruimte

Voorstel De raad wordt voorgesteld: De veranderbesluiten die zijn overeengekomen in de raadsconferentie van 9 maart 2024 te bekrachtigen, te weten: 1. De eerstkomende vergadercycli van de gemeenteraad experimenteel (en in afwijking van de huidige verordening raadswerk) te wijzigen naar de BOB-werkwijze, 2. Per direct een experimentele agendacommissie in te stellen bestaande uit 4 raadsleden, en de burgemeester en griffier als adviseurs aan de agendacommissie toe te voegen. 3. Na enkele vergadercycli doch vóór het zomerreces de BOB-werkwijze in een raadsconferentie te evalueren, en besluiten te nemen over de voortzetting na het zomerreces 2024 en zo nodig afspraken te maken over de benodigde aanpassingen van de verordening raadswerk Aanleiding In opdracht van het gemeentebestuur van Leusden heeft Necker een analyse gemaakt van de bestuurlijke cultuur en structuur, en een advies uitgebracht over de verbetering daarvan. Onder meer is gesignaleerd dat in het vigerende vergadermodel er weinig ruimte is voor debat tussen de fracties onderling en met het college van B&W, en dat niet transparant is of en zo ja op welk moment voorafgaand aan de raadsvergadering een debat gevoerd kan worden.

Verder is gesignaleerd dat de huidige agendacommissie, bestaande uit leden van alle fracties, de neiging heeft om de agendaverzoeken met een politieke bril te bekijken en het inhoudelijk debat alvast te starten. De gemeenteraad heeft in de raadsconferentie van 9 maart jl. met elkaar gewerkt van de verbetervoorstellen voor een ander vergadermodel (BOB-structuur) en een andere agendacommissie. Doel / Effect Een zorgvuldig besluitvormingsproces in een transparante vergaderstructuur, waarin naast informatievergaring ook ruimte is voor debat. Een apolitieke commissie die de agenda’s van de diverse bijeenkomsten opstelt, passend in de BOB-werkwijze, resulterend in een efficiënte en effectieve behandeling van de agendaverzoeken in het bespreek- en besluitvormingsproces van de raad als collectief. Argumenten 1. Raad geeft uitvoering aan het advies tot invoeren BOB-vergadermodel De BOB-werkwijze deelt het besluitvormingsproces op in drie fasen: beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Deze driedeling is zowel toe te passen op de behandeling van een afzonderlijk dossier/voorstel dat elk van deze drie fasen doorloopt, als op het karakter/de aard van een vergadering in de vergadercyclus. Een verandering in de naamgeving van besluitvormingsfasen en bijeenkomsten levert nog geen veranderende cultuur op, maar het kan wel helpen.

Want het geeft een houvast in welk gedrag en welke actie er per bespreekonderwerp en per bijeenkomst verwacht wordt van de deelnemers. 1

2. Belangrijke rol agendacommissie Een agendacommissie heeft een belangrijke rol in het goed organiseren en reguleren van de agenda en de vergaderwijze van de raad, ook in BOB. In de agendacommissie van 2 april is overeengekomen om tijdens de experimenteerruimte de agendacommissie uit de volgende raadsleden samen te stellen: mw. Van Mourik (voorzitter), en de heren Kramer, Van den Brink en Van Ginkel (leden). De burgemeester en griffiers zijn als adviseurs aangewezen. Over de definitieve taken en samenstelling van de agendacommissie wordt in een later stadium over beslist. 3. Ruimte om te experimenteren tot aan het zomerreces Op advies van Necker last de gemeenteraad een experimenteerruimte in zodat raad, college, griffie en organisatie kennis en ervaring kunnen opdoen met de BOB-structuur. Tegenargument / Alternatieve scenario’s De raad kan kiezen voor een meer geleidelijke invoering van een nieuw vergadermodel, waarin veranderingen sneller worden vastgelegd in nieuwe regels, zonder experimenteerruimte. Dit zal de introductie van een nieuw vergadermodel echter niet ten goede komen. De raad volgt met dit voorstel het advies op van Necker.

Plan van aanpak / Tijdsplanning In een raadsconferentie (voor het zomeerreces ’24) zal de gemeenteraad zich uitspreken over de ervaringen met en resultaten van de periode waarin is geëxperimenteerd met de bob-structuur en een kleinere agendacommissie. De raad zal in het najaar definitief besluiten Voorzitter en griffier van de gemeenteraad, Digitaal ondertekend door Ina Schutte op 23-04-2024

Digitaal ondertekend door Frans Backhuijs op 23-04-2024

G.J. Schutte-van der Schans griffier

F.T.J.M. Backhuijs voorzitter

2

Raadsbesluit. De raad van de gemeente Leusden: Besluit op basis van het voorstel van griffier en voorzitter, nummer: Vul het zaaknummer in. b e s l u i t: 1. De eerstkomende vergadercycli van de gemeenteraad experimenteel (en in afwijking van de huidige verordening raadswerk) te wijzigen naar de BOB-werkwijze; 2. Per direct een experimentele agendacommissie in te stellen bestaande uit 4 raadsleden, en de burgemeester en griffier als adviseurs aan de agendacommissie toe te voegen; 3. Na enkele vergadercycli doch vóór het zomerreces de BOB-werkwijze in een raadsconferentie te evalueren, en besluiten te nemen over de voortzetting na het zomerreces 2024 en zo nodig afspraken te maken over de benodigde aanpassingen van de verordening raadswerk. Aldus besloten door de raad van de gemeente Leusden in zijn openbare vergadering van 11 april 2024.

I. Schutte - van der Schans griffier

F.T.J.M. Backhuijs voorzitter

1