RV Actualisatie regels en samenstelling agendacommissie.pdf

Raadsvoorstel Registratiekenmerk: Datum raadsvergadering: Portefeuillehouder:

208398 12 december 2024 Voorzitter van de raad

Onderwerp:

Actualisatie regels en samenstelling Agendacommissie

Voorstel De voorzitter van de raad stelt u voor: Artikel 3 Agendacommissie van de Verordening Raadswerk 2023 buiten werking te stellen en te vervangen door het Besluit Agendacommissie

Aanleiding In opdracht van het gemeentebestuur van Leusden heeft Necker in het najaar 2023 een analyse gemaakt van de bestuurlijke cultuur en structuur, en een advies uitgebracht “Samenspel in Leusden” (dd 19 december 2023). Daarin worden diverse concrete verbeteringsvoorstellen gedaan, onder meer over de organisatie van de raad en de vergaderwijze. In de raadsconferentie van 9 maart 2024 is afgesproken en bekrachtigd bij raadsbesluit dd 11 april 2024, om in afwijking van de huidige Verordening Raadswerk 2023, een periode te experimenteren met een vergadermodel in de BOB-structuur en met een anders ingerichte agendacommissie. Sinds maart 2024 functioneert een apolitieke agendacommissie van vier raadsleden die zich buigt over de kalender en de agenda van de raad. Per vergadercyclus zijn er minimaal twee BOB avonden met beeldvormende en oordeelsvormende bijeenkomsten, en een raadsvergadering waarin de besluitvorming plaatsvindt. Na de 2e raadsconferentie van 28 juni heeft het fractievoorzittersoverleg op 5 september 2024 aangegeven dat de, bij voortzetting van deze experimentele werkwijze benodigde wijzigingen in de Verordening Raadswerk, in gang gezet kunnen worden ten behoeve van openbare bespreking en besluitvorming. Formalisering van de werkwijze van de raad in een nieuwe verordening zal in vier stappen plaatsvinden: 1.

Besluit agendacommissie: actualisering van de regels en samenstelling agendacommissie (artikel 3 van de huidige verordening) 2. Besluit vergaderwijze: actualisering van de vergaderregels en bijeenkomsten (mn artikel 13 14, 43 – 49,) 3. Besluit raadsinstrumenten: actualisering bevoegdheden en instrumenten van de raad (mn artikel 26-34) 4. Integratie van de besluiten in een Verordening Raadswerk 2025 inclusief diverse technische aanpassingen Met dit raadsvoorstel wordt stap 1 gezet.

Doel/effect De huidige experimentele werkwijze voor zover gewenst te formaliseren. Daarmee wordt beoogd een heldere, efficiënte en effectieve vergaderwijze vast te leggen, die recht doet aan de positie en de 1

rol van de raad, en recht doet aan de wijze waarop de verschillende raadsleden en fracties het raadswerk vorm willen geven.

Argumenten In de Bijlage: Was-Wordt art. 3 agendacommissie wordt per lid van het oude en de voorgestelde artikelen een gedetailleerde toelichting en argumentatie gegeven. Hieronder volgt de hoofdlijn per nieuw artikel 1. Samenstelling agendacommissie In het advies van Necker wordt gesignaleerd dat de oude agendacommissie, bestaande uit alle fractievoorzitters, de neiging had om de agendaverzoeken en de planning van de ruimte voor besprekingen met een politieke bril te bekijken en het inhoudelijk debat alvast te starten. De nieuwe agendacommissie heeft de opdracht om de behandeling en bespreking van onderwerpen en raadsvoorstellen te organiseren in een efficiënt en effectief programma met beeldvormende en oordeelsvormende bijeenkomsten. Zodanig dat alle fracties zich goed kunnen voorbereiden op politieke besluitvorming. Het gaat niet om onderhandelen namens de eigen fractie, maar om het partijpolitiek neutraal beoordelen van benodigde vergadertijd en de aard van de bespreking. Dat doet de agendacommissie aan de hand van de afgesproken criteria in dit Besluit, en met kennis van de behoeften en wensen van alle raadsleden en fracties. Met deze opdracht is het niet nodig dat alle fracties in de raad vertegenwoordigt zijn in de agendacommissie. De huidige experimentele en kleine agendacommissie vindt vier raadsleden een goed werkbare optie.

Spreiding over coalitie- en oppositiefracties is relevant met het oog op (mogelijk) verschillende invalshoeken en perspectieven waarmee naar raadsvoorstellen en thema’s gekeken wordt. De burgemeester als adviseur brengt het perspectief en de kennis van het college mee; de griffier als adviseur de professionele visie en ondersteuning. 2. Taken en bevoegdheden De raad bepaalt zijn eigen agenda en de raadsleden hebben raadsinstrumenten om de agenda te beïnvloeden. De agendacommissie maakt in de programmering en agendering van de BOB avonden en de kalender van de raad de afwegingen tussen enerzijds wat (wettelijk) noodzakelijk, gewenst, gevraagd of aangeboden wordt aan voorstellen en onderwerpen, en anderzijds wat effectief en efficiënt is. Zou de agendacommissie daar niet kritisch naar kijken, dan is er een grote kans dat de agenda en het aantal daarvoor benodigde vergaderavonden alsmaar zal uitdijen. De agendacommissie verzint de agenda-onderwerpen niet zelf, maar werkt met input: vanuit het college (raadsvoorstellen en agendaverzoeken) en vanuit de raad/fracties (agendaverzoeken en initiatiefvoorstellen). Het college bepaalt de agenda van de raad niet, maar is vanuit zijn wettelijke en politieke taak (voorbereiding en uitvoering van de raadsbesluiten) wel de grootleverancier van raadsvoorstellen en agendaverzoeken, en heeft daarmee grote invloed op de agenda van de raad.

In welke mate de raadsleden zelf met agendaverzoeken komen hangt af van hun eigen initiatief en politieke agenda, en of het college die items al zelf heeft overgenomen of toegezegd. Daarnaast hebben de raadsleden ook mogelijkheden om de beslissingen van de agendacommissie te corrigeren, bijvoorbeeld om van een hamerstuk een bespreekstuk te maken, of om een raadsvoorstel vanuit een oordeelsvormende bijeenkomst niet door te zetten naar de raadsvergadering. 3. Werkwijze inhoudelijk In dit artikel worden regels gegeven die in de praktijk van de afgelopen experimentele fase gevormd en aangescherpt zijn. Strikt genomen zijn dit regels die behoren bij de vergaderwijze. Maar omdat deze afspraken een belangrijke context vormen voor het werk van de agendacommissie is het

2

belangrijk om deze ook in dit besluit Agendacommissie vast te leggen. In de Bijlage wordt per artikellid een nadere toelichting en argumentatie gegeven. Werkwijze procedureel Ook in dit artikel wordt vastgelegd wat in de praktijk van de experimentele periode werkbaar is gebleken. 4.

Bijlage: Was-wordt art.3 agendacommissie De voorzitter en griffier van de raad,

[ tag validsign ]

[ tag validsign ]

G.J. Schutte – van der Schans griffier

G.J. Bouwmeester voorzitter

3

Raadsbesluit gelezen het voorstel van de voorzitter en griffier van de raad d.d. , nummer: ; gelet op ; besluit:

Besluit Agendacommissie Artikel 1: Samenstelling 1. De gemeenteraad benoemt een agendacommissie die zorgdraagt voor de agenda’s van de raad 2. De agendacommissie bestaat uit maximaal twee leden van verschillende oppositiefracties en maximaal twee leden van verschillende coalitiefracties, met elk één stem. 3. De agendacommissie wijst uit haar midden een voorzitter aan. 4. De voorzitter van de raad en de griffier nemen deel aan de vergaderingen als adviseur van de agendacommissie. De voorzitter kan zich laten vervangen door een wethouder. De griffier is secretaris van de agendacommissie. Artikel 2: Taken en bevoegdheden 1. De agendacommissie draagt zorg voor de agendering van de BOB avonden en de raadsvergaderingen, inclusief de duur en de wijze van behandeling van een onderwerp. 2. De agendacommissie draagt tevens zorg voor de planning van de overige activiteiten van de raad, zoals werkbezoeken en scholingsbijeenkomsten. 3. De agendacommissie bewaakt de procedures voor de aanlevering van de vergaderstukken op kwaliteit, tijdigheid en volledigheid Artikel 3: Werkwijze inhoudelijk 1. Raadsvoorstellen worden, zodra ontvangen, in de agendavoorraad van de raadsvergadering van de eerstvolgende vergadercyclus geplaatst. 2. Raadsvoorstellen worden, voorafgaand aan die raadsvergadering, eerst in een oordeelsvormende bijeenkomst op een BOB avond geagendeerd.

Het raadsvoorstel wordt ambtelijk toegelicht op de informatiemarkt van de betreffende BOB avond. 3. In de oordeelsvormende bijeenkomst wordt geconcludeerd of het raadsvoorstel in de raadsvergadering geagendeerd kan worden, en zo ja als bespreekstuk of als hamerstuk. 4. De agendacommissie kan beslissen dat raadsvoorstellen als hamerstuk rechtstreeks op de agenda van de raadsvergadering worden geplaatst, zonder voorafgaande behandeling in een oordeelsvormende BOB bijeenkomst. In deze gevallen kan verzocht worden het raadsvoorstel tijdens de informatiemarkt van de 1e BOB avond in de betreffende cyclus ambtelijk te laten toelichten. 5. De agendacommissie kan beslissen dat een raadsvoorstel eerst in een beeldvormende bijeenkomst op een BOB avond wordt besproken, zo mogelijk in een eerdere vergadercyclus, dan wel in de 1e BOB avond van de vergadercyclus ten behoeve van agendering van de oordeelsvormende bijeenkomst in de 2e BOB avond van de cyclus. 4

6. Raadsleden, fractievertegenwoordigers en collegeleden kunnen een agenda-verzoek indienen bij de agendacommissie, dit verzoek wordt schriftelijk toegelicht en beargumenteerd. 7. Oordeelsvormende bijeenkomsten zijn openbaar; raadsvoorstellen waar geheimhouding is opgelegd worden in beeldvormende en/of oordeelsvormende bijeenkomsten besproken achter gesloten deuren; hst VII artikel 37 t/m 40 van de Verordening Raadswerk 2023 is van toepassing 8. Beeldvormende bijeenkomsten zijn openbaar, tenzij: a) Schriftelijke of mondelinge informatie waar geheimhouding is opgelegd wordt besproken achter gesloten deuren; hst VII artikel 37 t/m 40 van de Verordening Raadswerk 2023 is van toepassing b) De agendacommissie kan beslissen dat een beeldvormende bijeenkomst intern is. Interne bijeenkomsten zijn informeel en worden niet uitgezonden en opgenomen. 9. De agendacommissie laat elke bijeenkomst vergezeld gaan van een oplegnotitie waarin tenminste aanleiding, doel en vorm van de bijeenkomst worden aangegeven. Artikel 4: Werkwijze procedureel 1. De agendacommissie vergadert minstens een week voor aanvang van een vergadercyclus, en voorts zo vaak als zij dat nodig vindt ten behoeve van tussentijdse bijstelling van de agenda’s. 2.

Het programma van de vergadercyclus wordt zo spoedig mogelijk na de vaststelling door de agendacommissie doch minstens een weekend voor aanvang van de eerste BOB avond aan de fracties bekend gemaakt en in het elektronisch raadsinformatiesysteem gepubliceerd op de website van de gemeenteraad. 3. De agendacommissie streeft naar consensus; bij het ontbreken daarvan wordt besloten op basis van meerderheid van stemmen van de leden; bij het staken van de stemmen beslist de voorzitter van de agendacommissie. 4. De vergaderingen van de agendacommissie zijn niet openbaar. De agenda, vergaderstukken en de besluitenlijst van de agendacommissie zijn intern beschikbaar voor raadsleden, fractievertegenwoordigers, collegeleden en behandelend ambtenaren. 5. De griffier bereidt de vergaderingen van de agendacommissie voor, en draagt zorg voor een besluitenlijst en de uitvoering van de besluiten.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Leusden in zijn openbare vergadering van 12 december 2024.

[ tag validsign ]

[ tag validsign ]

G.J. Schutte – van der Schans griffier

G.J. Bouwmeester voorzitter

5