RV Actualisatie GR archief Eemland_272673 GETEKEND.pdf

Raadsvoorstel

Onderwerp Actualisatie GR archief Eemland 1. Aanleiding Dit raadsvoorstel is een vervolg op twee eerdere raadsbesluiten met betrekking tot de gemeenschappelijke regeling archief Eemland. Deze raadsbesluiten gingen over het vaststellen van de GR en over het afzien van het indienen van een zienswijze daarop. De raadsbesluiten zijn genomen in de raadsvergadering van 25 september 2025. De laatste stap om de GR in werking te laten treden is instemming met de geactualiseerde regeling op basis van de nieuwste wet- en regelgeving. Archief Eemland voert sinds 1998 archieftaken uit voor acht gemeenten. De huidige Gemeenschappelijke Regeling (GR) voldoet niet aan de herziene Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr), die op 1 juli 2022 in werking is getreden. Deze herziening heeft als doel de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen te versterken, met name door: • Meer inspraak voor gemeenteraden bij het oprichten, wijzigen of beëindigen van regelingen; • Verplichte zienswijzeprocedures voor raden bij belangrijke besluiten; • Versterking van de controlerende rol van de raad; • Verduidelijking van uittredingsvoorwaarden en financiële gevolgen daarvan.

Daarnaast zijn er belangrijke ontwikkelingen in het archiefbeheer, zoals de noodzaak om digitale bestanden te bewaren in een e-depot, de toename van informatie die meer samenwerking vereist, en de veranderende maatschappelijke behoefte aan openheid en transparantie. Een gezamenlijke archiefdienst is financieel voordeliger en versterkt de regionale cultuurhistorische geschiedenis.

2. Wettelijke grondslag Archief Eemland voert namens Leusden de wettelijke taken uit zoals omschreven in artikel 32 van de Archiefwet 1995 en de Wet gemeenschappelijke regelingen 2022.

3. Beoogd effect/ bestuurlijk kader Met dit voorstel wordt ervoor gezorgd dat verantwoordelijkheden en participatie duidelijk en geborgd zijn, wordt de huidige dienstverlening voor alle inwoners en belanghebbenden van de regio Eemland gecontinueerd, en worden de controlerende taken van de raden van de deelnemende gemeenten geborgd. 4. Deadline Vanuit archief Eemland is november 2025 als deadline gesteld. Dit voorstel kon niet op tijd worden aangeleverd voor de raad van 11 december 2025 en wordt daarom behandeld in de raad van 29 januari 2026. Onderwerp:

Raad geeft toestemming aan college om GR archief Eeemland te treffen

Zaaknummer: 272639 Pagina 1 van 5

5. Voorstel De geactualiseerde GR Archief Eemland vaststellen. 6. Argumenten 1.1 De wettelijke kaders en eisen aan archiefbeheer zijn gewijzigd. De vorige gemeenschappelijke regeling met betrekking tot het beheer van het archief van de gemeente Leusden dateert uit 1999. Sindsdien zijn zowel de wettelijke kaders als de eisen aan archiefbeheer aanzienlijk gewijzigd, met name door de digitalisering van informatie en de herziening van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). De nieuwe GR Archief Eemland speelt hierop in. Hieronder volgt een samenvatting van wijzigingen. Uitbreiding van de samenwerking • Van een bilaterale regeling tussen Leusden en Amersfoort naar een regionale samenwerking met zeven deelnemende gemeenten: Amersfoort, Baarn, Eemnes, Leusden, Renswoude, Soest en Woudenberg. Formalisering van de governance • Invoering van een centrumregeling met mandaat aan de gemeente Amersfoort voor de uitvoering van het archiefbeheer. • Instelling van een ambtelijk overleg met vertegenwoordigers van alle deelnemende gemeenten, dat adviseert over strategische keuzes. Breder takenpakket • Naast het beheer van overgebrachte archieven omvat de regeling nu ook advisering over archiefbeheer en het ter beschikking stellen van fysieke en digitale archieven aan het publiek.

Digitale archieven en collecties • De regeling erkent expliciet het belang van digitale en elektronische archiefbescheiden. • Digitale collecties worden beheerd en beschikbaar gesteld conform de Archiefwet 1995. • De regeling sluit aan bij de eisen van digitale duurzaamheid en toekomstbestendig informatiebeheer. Financiële transparantie • Jaarlijkse begroting en afrekening via de centrumgemeente. • Verdeelsleutel en tarieven zijn vastgelegd in een afzonderlijk financieel statuut. • De raad wordt geïnformeerd over de begroting en afrekening. Uittreding en opheffing • Heldere bepalingen over uittreding, inclusief een uittreedsom ter dekking van frictie- en desintegratiekosten. • Opheffing van de regeling is slechts mogelijk bij unanimiteit van de deelnemers. Conclusie De nieuwe regeling biedt een toekomstbestendig kader voor professioneel, efficiënt archiefbeheer dat voldoet aan de hedendaagse wetgeving, met expliciete aandacht voor digitale archieven. De samenwerking binnen Archief Eemland versterkt de regionale informatievoorziening.

7. Alternatieve scenario’s Er zijn geen alternatieve scenario's. Onderwerp:

Raad geeft toestemming aan college om GR archief Eeemland te treffen

Zaaknummer: 272639 Pagina 2 van 5

8. Risico’s N.v.t. 9. Vervolg Wanneer de geactualiseerde GR archief Eemland is vastgesteld, vervangt de nieuwe GR de GR uit 1998. Er vindt tweejaarlijks ambtelijk overleg plaats. Als daar aanleiding toe is wordt het bestuur geïnformeerd. 10. Evaluatie Gemeente Leusden heeft inspraak in budgetten en strategische keuzes via een tweejaarlijks ambtelijk overleg. Daaraan neemt de Teammanager Interne Zaken deel. 11. Inkoopadvies N.v.t. 12. Advies van HR N.v.t. 13. Advies ICT N.v.t. 14. Juridisch advies N.v.t. 15. Financieel advies N.v.t. 16. Advies communicatie N.v.t.

17. Intergemeentelijke samenwerking Er is sprake van een intergemeentelijke samenwerking met Amersfoort als centrumgemeente en Baarn, Eemnes, Leusden, Renswoude, Soest en Woudenberg als deelnemende gemeenten. 18. Global Goals ☐

Goal 01

Einde aan Armoede

☐

Goal 02

Einde aan honger, zorgen voor voedselzekerheid en duurzame landbouw

Onderwerp:

Raad geeft toestemming aan college om GR archief Eeemland te treffen

Zaaknummer: 272639 Pagina 3 van 5

☐

Goal 03

Gezondheidszorg voor iedereen

☐

Goal 04

Inclusief, gelijkwaardig en goed onderwijs voor iedereen

☐

Goal 05

Gelijke rechten voor mannen en vrouwen en empowerment van vrouwen en meisjes

☐

Goal 06

Schoon water en sanitaire voorzieningen voor iedereen

☐

Goal 07

Toegang tot betaalbare en duurzame energie

☐

Goal 08

Inclusieve economische groei, werkgelegenheid en fatsoenlijk werk voor iedereen

☐

Goal 09

Infrastructuur voor duurzame industrie

☐

Goal 10

Verminderen van ongelijkheid binnen en tussen landen

☐

Goal 11

Maak steden en dorpen inclusief, veilig, veerkrachtig en duurzaam

☐

Goal 12

Duurzame consumptie en productie

☐

Goal 13

Aanpak van klimaatverandering

☐

Goal 14

Beschermen en duurzaam gebruik van oceanen en zeeën

■

Goal 15

Beschermen en duurzaam gebruik van ecosystemen, bossen en biodiversiteit

■

Goal 16

Bevorderen van veiligheid, publieke diensten en recht voor iedereen

☐

Goal 17

Versterken van mondiaal partnerschap en coherent beleid voor duurzame ontwikkeling

19. Klimaatadaptatie Het voorstel zelf draagt niet bij aan klimaatadaptatie. Wel wordt steeds meer informatie digitaal gecreëerd en gearchiveerd, waardoor substantieel minder papier wordt gebruikt. 20. Inwonerbetrokkenheid/ Burgerparticipatie N.v.t.

Onderwerp:

Raad geeft toestemming aan college om GR archief Eeemland te treffen

Zaaknummer: 272639 Pagina 4 van 5

21. Bijlagen 01 Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland 02 Uitvoerende DVO Archief Eemland 03 Voorblad wijzigingen naar aanleiding zienswijzen GR Archief Eemland 04 Addendum uitvoerende DVO Kostenscenario’s deelnemers Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland

Het college van de gemeente Leusden,

Digitaal ondertekend door Bjørn van den Brink op 25-11-2025

Digitaal ondertekend door Gerolf Bouwmeester op 25-11-2025

R.B. van den Brink directeur secretaris

G.J. Bouwmeester burgemeester

Onderwerp:

Raad geeft toestemming aan college om GR archief Eeemland te treffen

Zaaknummer: 272639 Pagina 5 van 5