RV Aanbesteding accountantsdiensten 2027-2030.pdf

Raadsvoorstel

Onderwerp Aanbesteding accountantsdiensten 2027-2030

1. Aanleiding Voor de controle van de jaarrekening is met onze huidige accountant, Eshuis accountants, een contract afgesloten voor de controle van de boekjaren 2021 tot en met 2024. Dit contract bevatte een eenmalige verlengingsoptie met twee jaar tot en met de controle van het boekjaar 2026. Uw raad heeft op 3 oktober 2024 besloten om van deze verlengingsoptie gebruik te maken. Vanaf boekjaar 2027 dient er dus een nieuw contract met een accountant te worden gesloten voor de boekjaren 2027 tot en met 2030. De controle van de jaarrekening gebeurt na het einde van het jaar. Hiermee worden de werkzaamheden standaard in het opvolgende jaar uitgevoerd. Jaarlijks dient uiterlijk 15 juli de gemeente de jaarrekening bij de provincie te deponeren. De accountant moet de werkzaamheden voorafgaande aan deze datum hebben afgerond. 2. Wettelijke grondslag ▪ Titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek; ▪ De Gemeentewet artikel 213, lid 3. De gemeentewet (GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een rapport van bevindingen. 3. Beoogd effect/ bestuurlijk kader Te komen tot een contract met een accountant voor de boekjaren 2027-2030.

Inclusief een optionele verlenging van 2 jaar tot 2032. 4. Deadline Ten behoeve van het opstellen van definitieve aanbestedingsdocumenten is het nodig dat in februari 2026 duidelijk is welke gemeenten deelnemen en akkoord zijn met deze aanbestedingsprocedure. 5. Voorstel 1. Een gezamenlijke aanbesteding van het accountantscontract 2027-2030 met de ISNVgemeenten en gemeenschappelijke regelingen uit te voeren; Onderwerp:

Aanbesteding accountantsdiensten 2027-2030

Zaaknummer: 283357 Pagina 1 van 6

2. Een gezamenlijke aanbesteding uit te voeren in een perceel samen met de volgende gemeenten: Bunschoten, Nijkerk, Leusden en Putten; 3. De bevoegdheid van de raad inzake de vaststelling van de aanbestedingsdocumenten en de selectie van de nieuwe accountant te mandateren aan de raadswerkgroep financiële verantwoording, met de bevoegdheid voor genoemde werkgroep voor een sub mandaat voor bedoelde vaststelling en selectie aan twee raadsleden uit genoemde raadswerkgroep als beoordelaars aan te wijzen de heer W.H. van den Brink en de heer K.I.M. Reinders. 6. Argumenten 1.1 Gezamenlijke aanbesteding kan in het kader van de Inkoopsamenwerking Noord-Veluwe. In het kader van de Inkoopsamenwerking Noord-Veluwe (ISNV) is in een ambtelijk overleg van de controllers geïnventariseerd hoe de gezamenlijke aanbesteding zou moeten plaatsvinden. Daaruit is gebleken dat alle ISNV-gemeenten en vrijwel alle gemeenschappelijke regelingen bereid zijn gezamenlijk aan te besteden, onder voorbehoud van een besluit door de raad. Wij stellen u daarom voor om gezamenlijk in het verband van de ISNV-gemeenten en gemeenschappelijke regelingen het contract voor de accountantscontrole van de jaarrekening aan te besteden. Wij stellen u daarbij voor, net als in 2020, te kiezen voor een looptijd van het nieuwe contract van vier jaar, met een optie op verlenging met één keer twee jaar.

Hiermee wordt een maximale termijn van zes jaar gerealiseerd, terwijl de mogelijkheid ontstaat om tussentijds het contract te beëindigen (mocht u bijvoorbeeld niet tevreden zijn over de accountant). De keuze voor deze looptijd is niet ongebruikelijk in den lande. 2.1 Gezamenlijk aanbesteden en perceel indelingen zijn efficiënt. Efficiencyvoordeel wordt gerealiseerd door niet voor iedere gemeente/regeling een eigen inkooptraject te starten en begeleiden maar één aanbesteding gezamenlijk te organiseren. Alle deelnemers zitten met hun opdracht boven de Europese aanbestedingsgrens van € 221.000 (drempelwaarde 2024-2025). Een Europese Openbare Aanbesteding is daarom als inkoopprocedure verplicht. Vanuit efficiency-oogpunt is het goedkoper om één Europese aanbesteding te organiseren (met meerdere percelen) dan vele Europese aanbestedingstrajecten. Om de opdrachtwaarde voor de markt interessant te houden wordt gewerkt met een logische perceel indeling. Gevolg van de perceelindeling is, dat per perceel dezelfde accountant wordt gecontracteerd. Bij de puntentoekenning worden per perceel de punten van de deelnemers bij elkaar opgeteld. Het daaruit voortvloeiende gewogen gemiddelde is de eindscore. Elke gemeente of regeling krijgt zijn eigen contract. 3.1 De raad wijst de accountant aan.

In het kader van artikel 213 lid 2 Gemeentewet is het een bevoegdheid van de raad om de accountant aan te wijzen die belast is met de controle van de jaarrekening. Dat betekent ook dat de raad wordt meegenomen in het traject van voorbereiding en uitvoering van de aanbesteding. Dit kan onder mandaat worden belegd bij de raadswerkgroep financiële verantwoording, waarbij het aan deze werkgroep is om uit praktische overwegingen deelname aan het traject onder submandaat over te laten aan twee raadsleden uit de raadswerkgroep. Het (sub)mandaat strekt zich uit tot het namens de raad vaststellen van de aanbestedingsdocumenten en de selectie van de accountant. In het traject is een presentatie Onderwerp:

Aanbesteding accountantsdiensten 2027-2030

Zaaknummer: 283357 Pagina 2 van 6

van de accountants opgenomen. Het traject mondt uit in een raadsvoorstel tot (voorlopige) gunning van de accountantscontrole aan de nieuwe accountant. 7. Alternatieve scenario’s Niet gezamenlijk aanbesteden. Vanuit de (grote) accountantskantoren voor de gemeentelijke markt is vanwege beschikbare gemeentelijke budget van een enkele kleine of middelgrote gemeente nagenoeg geen belangstelling meer. Dit maakt dat het vinden van een passende accountant min of meer alleen mogelijk wordt door samen te werken met andere gemeenten, zodat de opdrachtwaarde voldoende interessant blijft voor de markt. 8. Risico’s De mate van belangstelling vanuit de markt moet worden afgewacht. Bij de vorige aanbesteding bleek er afnemende belangstelling vanuit de (grote) accountantskantoren voor de gemeentelijke markt vanwege het beschikbare gemeentelijke budget en daarmee het bedrijfsrisico voor de kantoren omdat toch een goede controle moet worden opgeleverd. De respons vanuit de markt zal ook dit keer weer afwachten zijn. 9. Vervolg Dit voorjaar vindt de voorbereiding en uitvoering van de aanbesteding plaats. In het najaar volgt dan de gunning.      

Aanbestedingsdocumenten behandelen in raadswerkgroep financiën 15 juni 2026; Raadsbesluit aanbestedingsdocumenten 24 september 2026; Publicatie aanbesteding 5 oktober 2026; Beoordeling offertes vanaf 30 november 2026; Raadsbesluit voorgenomen gunning uiterlijk 31 januari 2027; Contractondertekening uiterlijk 30 april 2027.

10. Evaluatie Niet van toepassing.

11. Inkoopadvies De Aanbestedingwet 2012, schrijft in hoofdstuk 2.1.2 voor in artikel 2.15, lid 2, dat de aanbestedende dienst de waarde moet berekenen op het totale bedrag van de verwachte uitgaven, met inbegrip van de contractduur en de optionele verlenging van het contract. De overeenkomst wordt aangegaan voor maximaal zes (6) jaar, waarbij de laatste twee (2) jaar een verlengoptie is. Over deze gehele contractperiode dienen alle organisaties afzonderlijk een Europese aanbesteding uit te voeren, omdat de Europese grens voor diensten € 221.000 is. Vanuit efficiency-oogpunt is het goedkoper om één Europese aanbesteding te organiseren (met meerdere percelen) dan vele Europese aanbestedingstrajecten.

Onderwerp:

Aanbesteding accountantsdiensten 2027-2030

Zaaknummer: 283357 Pagina 3 van 6

Alle deelnemers zitten met hun opdracht boven de Europese aanbestedingsgrens van € 221.000 (drempelwaarde 2024-2025). Een Europese Openbare Aanbesteding is daarom als inkoopprocedure verplicht. Daarmee staat het voor iedere marktpartij open om in te schrijven en is maximale marktwerking bereikt. Meer informatie is beschikbaar in bijlage 1 “ISNV Aanbestedingsstrategie accountantsdiensten 2027-2032”. 12. Advies van HR Niet van toepassing. 13. Advies ICT Niet van toepassing. 14. Juridisch advies Niet van toepassing. 15. Financieel advies (kosten en dekking) De kosten van de aanbesteding worden volgens de ISNV-methodiek verdeeld over de deelnemende gemeenten aan de aanbesteding met als verdeelsleutel het aantal inwoners van de gemeente per 1 januari 2025; voor gemeente Leusden begroot op € 1.500,-. Voor de opdrachtwaarde van de accountantsdiensten wordt rekening gehouden met € 80.000,per jaar. Dit is exclusief de aanvullende werkzaamheden voor de Sisa controles. 16. Advies communicatie Informatie over de procedure en de te zetten stappen daarin verloopt via het (intergemeentelijke) ambtelijke projectteam.

17. Intergemeentelijke samenwerking Er is sprake van een tijdelijke samenwerking tijdens de aanbesteding met de gemeenten: 1. Elburg, Hattem, Heerde, Nunspeet, Oldebroek en de regeling I-dienst H2O en NoVa; 2. Ermelo, Harderwijk, Zeewolde en de regeling Meerinzicht; 3. Bunschoten, Nijkerk, Leusden en Putten.

18. Global Goals ☐

Goal 01

Einde aan Armoede

☐

Goal 02

Einde aan honger, zorgen voor voedselzekerheid en duurzame landbouw

☐

Goal 03

Gezondheidszorg voor iedereen

Onderwerp:

Aanbesteding accountantsdiensten 2027-2030

Zaaknummer: 283357 Pagina 4 van 6

☐

Goal 04

Inclusief, gelijkwaardig en goed onderwijs voor iedereen

☐

Goal 05

Gelijke rechten voor mannen en vrouwen en empowerment van vrouwen en meisjes

☐

Goal 06

Schoon water en sanitaire voorzieningen voor iedereen

☐

Goal 07

Toegang tot betaalbare en duurzame energie

☐

Goal 08

Inclusieve economische groei, werkgelegenheid en fatsoenlijk werk voor iedereen

☐

Goal 09

Infrastructuur voor duurzame industrie

☐

Goal 10

Verminderen van ongelijkheid binnen en tussen landen

☐

Goal 11

Maak steden en dorpen inclusief, veilig, veerkrachtig en duurzaam

☐

Goal 12

Duurzame consumptie en productie

☐

Goal 13

Aanpak van klimaatverandering

☐

Goal 14

Beschermen en duurzaam gebruik van oceanen en zeeën

☐

Goal 15

Beschermen en duurzaam gebruik van ecosystemen, bossen en biodiversiteit

■

Goal 16

Bevorderen van veiligheid, publieke diensten en recht voor iedereen

☐

Goal 17

Versterken van mondiaal partnerschap en coherent beleid voor duurzame ontwikkeling

19. Klimaatadaptatie Niet van toepassing. 20. Inwonerbetrokkenheid/ Burgerparticipatie Niet van toepassing. 21. Bijlagen 1. ISNV Aanbestedingsstrategie accountantsdiensten 2027-2032.

Het college van de gemeente Leusden,

Digitaal ondertekend door Bjørn van den Brink op 09-12-2025

R.B. van den Brink directeur secretaris Onderwerp:

Aanbesteding accountantsdiensten 2027-2030

Digitaal ondertekend door Gerolf Bouwmeester op 09-12-2025

G.J. Bouwmeester burgemeester Zaaknummer: 283357 Pagina 5 van 6

Onderwerp:

Aanbesteding accountantsdiensten 2027-2030

Zaaknummer: 283357 Pagina 6 van 6