Raadsvoorstel ontmanteling BLNP - aangepaste versie.pdf
Tekst van het document
Raadsvoorstel Zaaknummer
212786
Datum raadsvergadering
30 januari 2025
Portefeuillehouder
G.J. Bouwmeester
Onderwerp
Ontmanteling BLNP
Voorstel Het college stelt u voor: 1. de gemeenschappelijke regeling zonder meer BLNP te beëindigen; 2. desgewenst een zienswijze in te dienen op het voorstel tot beëindiging van de gemeenschappelijke regeling zonder meer BLNP. Aanleiding Op basis van een analyse van de staat van de samenwerking BLNP is in de eerste helft van 2023 door een extern bureau een advies uitgebracht over de BLNP-samenwerking. Een daaruit volgende verkennende periode van twaalf maanden maakte duidelijk dat de behoeften met betrekking tot samenwerking bij de vier gemeenten dusdanig verschillen, dat er geen eenduidig gedragen beeld van de gewenste vorm van de samenwerking kon ontstaan. De vier gemeenten hebben daarop de opdracht gegeven om een Plan van Aanpak voor het proces van beëindiging op te stellen. Doel/Effect Met de uitvoering van het plan van aanpak voor de ontmanteling wordt op een voortvarende en zorgvuldige wijze invulling gegeven aan de wens om de samenwerking te beëindigen. Argumenten 1.1. Ontmanteling BLNP geeft duidelijkheid. Gedurende een lange periode is niet tot nauwelijks aandacht besteed aan de ontwikkeling van de samenwerking. Gebrek aan leiderschap en eigenaarschap zorgden voor onduidelijkheid onder de medewerkers. Er zijn medewerkers aangenomen in de veronderstelling dat de samenwerking zou worden uitgebreid. Er zijn medewerkers uit dienst gegaan omdat de uitbreiding uit bleef.
En er zijn medewerkers uit dienst gegaan omdat zij niet voor een grotere organisatie wilden werken. 1.2. Ontmanteling BLNP maakt een einde aan de afhankelijkheid. Door de ondersteuning van het primaire proces op afstand te zetten is afhankelijkheid ontstaan van de medewerking van de samenwerkingspartners. Door de werkzaamheden weer terug te nemen in eigen beheer, wordt snel duidelijkheid gecreëerd voor de betrokken medewerkers, worden de lijnen korter en zullen de wachttijden afnemen.
Zaaknummer:
212786
Pagina
1
1.3. De personele consequenties kunnen door de gemeente Leusden zelf worden opgevangen binnen de formatie. De medewerkers die voor een deel van hun dienstverband vrijgesteld waren voor gezamenlijke BLNP-taken krijgen van hun werkgevers vervangende gelijkwaardige werkzaamheden. 1.4. Met de kennis en kunde die de gemeente in huis heeft, is de gemeente Leusden in staat de werkzaamheden zelf uit te voeren. Ontmanteling leidt niet tot kwetsbaarheid. 1.5. Op onderwerpen waar samenwerking leidt tot een robuustere organisatie waarbij de kosten lager zijn en de kwaliteit verbeterd of tenminste gelijk blijft, is voorzetting van samenwerking mogelijk waarbij de voorkeur uit gaat naar netwerksamenwerking. 1.6. Met de kennis en kunde die de gemeente in huis heeft, is de gemeente Leusden in staat de werkzaamheden op tenminste het zelfde kwaliteitsniveau voort te zetten. Ontmanteling heeft geen negatieve gevolgen voor de kwaliteit. 1.7. De werkzaamheden in eigen beheer nemen is goedkoper dan samenwerking. Ontmanteling heeft per saldo geen negatieve gevolgen voor de kosten. Met het ontvlechtings- en invlechtingsproces gaan incidentele kosten gepaard. Voor de gemeente Leusden worden deze kosten geraamd op € 15.000 ten behoeve van de ontvlechting en € 15.000 aan invlechtingskosten. Het totaal van de met het besluit gepaard gaande kosten komen daarmee uit op € 30.000 eenmalig.
De vier gemeenten hebben afgesproken dat elke gemeente de medewerkers die bij hen in vaste dienst zijn en voor andere gemeenten werken, terug neemt in de eigen organisatie. Deze afspraak is gemaakt vanuit enerzijds goed werkgeverschap. Anderzijds wordt hiermee voorkomen dat gemeenten elkaar facturen sturen met frictiekosten. Het gaat om een beperkt aantal uren en gelet op de vacatures kan de gemeente Leusden alle vrijkomende capaciteit opvangen binnen de formatie. Door de ontmanteling worden de functies van de vier (ingehuurde) teamhoofden (JZ,HRM,Fin,ICT) overbodig. De besparing bedraagt structureel rond de € 140.000,- per teamhoofd. 1.8. Bij de ontmanteling komen vergadertijd, reistijd en reiskosten van bestuurders en ambtenaren te vervallen. 1.9. Voor een goede afwikkeling maken de vier gemeenten zakelijke afspraken over de uitvoering van de ontmanteling. Vanaf 1 januari 2025 zullen voor specifieke onderdelen van het taakveld HRM (salarisadministratie) en het taakveld Financiën (Financieel systeem) en het gebruik van de onderliggende ICT-systemen zakelijke afspraken worden gemaakt in de vorm van een dienstverleningsovereenkomst. Hiermee is voor de betrokken gemeenten helder wie waarvoor ook na 1 januari 2025 verantwoordelijk blijft zodat de continuïteit in de taakuitvoering geborgd is. 1.10. De gemeenteraad is het bevoegd orgaan voor het beëindigen van de regeling. 2.1.
De Regeling schrijft voor dat de gemeenteraad bij beëindiging in de gelegenheid wordt gesteld een zienswijze in te dienen.
Zaaknummer:
212786
Pagina
2
Tegenargumenten/Alternatieve scenario’s Er zijn geen tegenargumenten of alternatieve scenario’s. Risico’s Op deze manier de samenwerking beëindigen kent de volgende risico’s: De overgangsperiode kunnen onduidelijkheden over de taakuitvoering ontstaan. Dit risico wordt gemitigeerd door het vastleggen van heldere verantwoordelijkheden, taken en werkzaamheden in onderling af te sluiten dienstverleningsovereenkomsten. In de overgangsperiode kunnen problemen ontstaan op het gebied van het regelen van AVG-proof toegang tot de personele en financiële systemen. Dit risico kan administratief en met verbeterde detacheringsovereenkomsten worden gemitigeerd. De afspraken omtrent hiërarchische en functionele aansturing van personeel vervallen in BLNP-verband per 1 januari 2025. Dit maakt het lastiger om de ontmantelingsprojecten (vooral op het gebied van ICT) uit te voeren wegens gebrek aan doorzettingsmacht voor het mobiliseren van de benodigde capaciteit. Dit risico wordt gemitigeerd door de staande governance van BLNP te handhaven als projectgovernance voor het ontmantelingsproject. Plan van aanpak/tijdsplanning Samenvattend voorziet het plan van aanpak in de volgende mijlpalen: Praktische opheffing van de BLNP-samenwerking op 31 december 2024.
Op 1 januari 2025 werken de vier gemeenten in de praktijk op de vier taakvelden ICT, HRM, Financiën en Juridische Zaken weer volledig zelfstandig. Formele opheffing van de BLNP-regeling zonder meer na het doorlopen van de stappen in de opheffingsprocedure. Naar verwachting is deze in het tweede kwartaal van 2025 afgerond. Materiële opheffing van de BLNP-samenwerking is bereikt wanneer ofwel alle gezamenlijke taken zijn beëindigd ofwel deze taken in het kader van een nieuwe samenwerkingsafspraak worden gecontinueerd. Het definitieve moment wordt bepaald door de laatste gemeente die alle taken zelfstandig kan uitvoeren. Er zijn enkele contracten plus onderliggende voorzieningen (YouForce, Key2FIN), die doorlopen tot 31 december 2027 en waarbij de contractuele frictiekosten bij splitsing te hoog zijn. Deze contracten zullen worden uitgediend om hoge contractuele frictiekosten te voorkomen. Bijlagen 1. Rapportage Ontmanteling BLNP
Zaaknummer:
212786
Pagina
3
Het college van de gemeente Leusden,
R.B. van den Brink
G.J. Bouwmeester
directeur secretaris
burgemeester
Zaaknummer:
212786
Pagina
4
Raadsbesluit De raad van de gemeente Leusden: Besluit op basis van het voorstel van het college van 17 december 2024, nummer 212786 Overwegende: -
-
de wens van de vier colleges van burgemeester en wethouders tot beëindiging van de samenwerking bedrijfsvoering BLNP de afspraken over beëindiging van de samenwerking zoals vastgelegd in de tekst van de Regeling zonder meer samenwerking bedrijfsvoering BLNP de uitkomsten van het onderzoek van Bureau KokxDeVoogd naar de personele impact en contractuele gevolgen van beëindiging van de samenwerking, waaruit blijkt dat de gevolgen van de beëindiging beheersbaar zijn en op korte termijn kunnen worden opgelost de continuïteit van de overige werkzaamheden geborgd kan worden met onderling af te sluiten dienstverleningsovereenkomsten voor zolang als nodig is de werkzaamheden in het kader van de ontmanteling van de BLNP-samenwerking die na 1 januari 2025 moeten worden verricht door middel van een projectovereenkomst kunnen worden gegarandeerd
besluit: 1. de gemeenschappelijke regeling zonder meer BLNP te beëindigen; 2. een zienswijze in te dienen op het voorstel tot beëindiging van de gemeenschappelijke regeling zonder meer BLNP.
Besloten in de openbare raadsvergadering van 30 januari 2025. I. Schutte – van der Schans griffier
Zaaknummer :
212786
G.J. Bouwmeester voorzitter