Mv.1 bijlage 2025-12-09-RIB-Programma-toekomstbestendig-maatschappelijk-vastgoed.pdf

Bezoekadres ’t Erf 1 3831 NA Leusden

Postadres Postbus 150 3830 AD Leusden

Telefoon 14 033 gemeente@leusden.nl www.leusden.nl

Aan de gemeenteraad

Uw brief van:

Zaaknummer:

285069

Behandeld door:

Uw kenmerk:

Telefoonnummer:

14033

Verzonden:

- Elhour

Onderwerp: Raadsinformatiebrief Programma toekomstbestendig maatschappelijk vastgoed (PTMV) Geachte leden van de raad, Aanleiding Op 11-04-2024 verzocht u met motie Mv.1 (bijlage 1) om binnen een jaar te komen tot “integraal maatschappelijk vastgoedbeleid en een plan van aanpak om daar te komen”. In de RIB n.a.v. motie Mv.1 integraal maatschappelijk vastgoedbeleid (21-05-25) heeft u een toelichting ontvangen op stappen die destijds waren gezet. Naast het reguliere werk (de basistaken) wordt van vastgoed sinds 2022 inzet gevraagd op de realisatie van acht CUP-opdrachten en vijf ruimtelijke ontwikkelingen. Met name op de CUP opdrachten 1.2 basis op orde, 2.1 energie-transitie, 2.2 duurzaamheid en 2.3 beleid maatschappelijk vastgoed wordt van vastgoed in 2025 een aanzienlijke inspanning verlangd. Doordat de basis ‘niet op orde’ is, is hiervoor echter onvoldoende sturingsinformatie en capaciteit beschikbaar. Dit vertraagt de uitvoering van en/of de bijdrage aan CUP opdrachten en ruimtelijke ontwikkelingen. In navolging op de RIB (21-05-25) ontvangt u hierbij een update met betrekking tot de ontwikkelingen omtrent de onderwerpen vastgoedbeleid, inzicht in de vastgoedinformatie en een vastgoedporteullieroutekaart. Deze thema’s raken verschillende teams binnen de gemeentelijke organisatie, denk hierbij aan IBOR, RO, SD, Financiën, Communicatie, ICT en JZ.

Daarbij heeft het verbeteren van de vastgoedinformatie, onderhoud en beheer van het maatschappelijk vastgoed ook implicaties voor de werkwijze binnen de organisatie. Om dit adequaat aan te kunnen pakken zijn in maart 2025 voorbereidingen getroffen voor de opzet van het Programma Toekomstbestendig Maatschappelijk Vastgoed (PTMV).

Programma Toekomstbestendig Maatschappelijk Vastgoed Het Programma Toekomstbestendig Maatschappelijk Vastgoed (PTMV) heeft tot doel de gemeente te voorzien van een volledig en actueel inzicht in haar vastgoedportefeuille. Daarnaast biedt het programma heldere beleids- en investeringskaders waarop besluiten over het gemeentelijk vastgoed kunnen worden gebaseerd. Om dit te realiseren is financieel inzicht benodigd, evenals de exploitatiekosten en -baten per vastgoedobject, de onderlinge afhankelijkheden, de wijze waarop kosten worden beheerst, de aanwezige risico’s en de maatregelen om deze te mitigeren. Gezien de financiële impact is dit van groot belang. Op deze manier ontstaat voor alle stakeholders duidelijkheid over het waarom, wat en hoe van het gemeentelijk vastgoedbeleid. Aanpak Programma Toekomstbestendig Maatschappelijk Vastgoed Het programma is onderverdeeld in vier stromen. Stroom 1: Portefeuilleanalyse Het opstellen van een routekaart voor de vastgoedportefeuille waarin financiële, verduurzamings- en onderhoudsaspecten worden meegenomen. Dit biedt inzicht in technische, financiële en gebruiksaspecten van gebouwen en ondersteunt de prioritering van investeringen en strategische keuzes. Er worden uniforme vastgoedobjectplannen opgesteld met technische, juridische en gebruiksgegevens, aangevuld met onderhouds- en kwaliteitsinformatie.

Stroom 2: Beleidsvorming Het opstellen van beleid dat de kaders vastlegt voor het gemeentelijk vastgoed, waaronder beheer, verhuur, investeringen en verduurzaming richting 2050. Hieronder worden producten zoals het vastgoedbeleid opgesteld. Deze formuleert de spelregels voor het inzetten, beheren en financieren van de vastgoedportefeuille. Daarnaast komen onderwerpen zoals: welke gebruikers/functies willen we bedienen, een eenduidig huurprijsbeleid, het gewenste onderhoudsniveau etc. voor. Ook wordt gekeken naar goed verhuurderschap & accountmanagement, dat beschrijft hoe de gemeente en gebruikers samenwerken, inclusief afspraken over beheer, onderhoud en monitoring, in lijn met de kernwaarden uit het dienstverleningskompas. Het opstellen van een vastgoed portefeuilleroutekaart die een strategisch overzicht tot 2050 biedt voor het vastgoed (bestaande uit de planning van verduurzaming, renovatie en eventuele afstoting, inclusief investeringsramingen en businesscases in lijn met de wettelijke vereisten). Het kunnen leveren van vastgoedinformatie die als input dient voor overige ontwikkelingen. Stroom 3: Basis op orde Het inrichten van vastgoedinformatie en uniforme werkprocessen voor juridisch, financieel en administratief beheer van de volledige vastgoedcyclus. De vastgoedinformatie wordt samengebracht in één systeem voor actueel en integraal vastgoedbeheer.

Uniforme processen voor de hele vastgoedcyclus – van behoeftebepaling tot afstoting – worden vastgelegd in de werkprocessen voor de vastgoedorganisatie. Hierin worden duidelijke verantwoordelijkheden en procedures belegd.

Stroom 4: Vastgoedorganisatie Duidelijke rol- en taakverdeling en omschrijving van het vastgoedproces binnen de gemeentelijke organisatie en de ‘tijdelijke’ uitvoeringsorganisatie PTMV. Hierin worden de functies, verantwoordelijkheden en benodigde capaciteit omschreven. Samenwerking met provincie Utrecht In de zomer van 2024 is een samenwerkingsovereenkomst afgesloten met het Ontzorgingsprogramma Maatschappelijk Vastgoed (OMV) van de provincie Utrecht. Het OMV ondersteunt en begeleidt de vastgoedorganisatie op strategisch niveau om een integrale, toekomstbestendige en duurzame portefeuillestrategie te realiseren voor de periode 20252050. Deze inzet draagt bij aan het PTMV. De inzet vanuit het OMV wordt door de Provincie Utrecht bekostigd en er zijn geen kosten voor gemeente Leusden aan verbonden. Planning Het programma heeft een bredere reikwijdte dan in eerste instantie was voorzien. Dit heeft als gevolg dat de planning afwijkt ten opzichte van de vorige RIB. De beoogde planning is om het vastgoedbeleid en de portefeuilleroutekaart in het tweede kwartaal van 2026 beeldvormend bij de Raad in te kunnen brengen. Dit is uiteraard afhankelijk van een aantal externe factoren zoals de beschikbaarheid van voldoende actuele gegevens en de inzet en capaciteit intern en extern.

Desondanks zien we de voordelen van een integraal en brede aanpak voor de verbetering van aansturing van de vastgoedportefeuille van de gemeente Leusden. Informeren van de raad Het programma kent een organisatiestructuur bestaande uit een projectteam, stuurgroep en bestuursoverleg. In het bestuursoverleg, (bestaande uit de wethouder, ambtelijk opdrachtgever en de programmamanager) wordt de portefeuille wethouder op de hoogte gehouden over de voortgang van het programma. Het college en de raad worden op de hoogte gebracht van de procesmatige en inhoudelijke voortgang van het programma. Ter vaststelling aan het college en/of de raad, zullen de Portefeuille Routekaart en het Vastgoedbeleid worden voorgelegd. Met vriendelijke groet, Het college van burgemeester en wethouders, Digitaal ondertekend door Bjørn van den Brink op 09-12-2025

Digitaal ondertekend door Gerolf Bouwmeester op 09-12-2025

R.B. van den Brink directeur secretaris

G.J. Bouwmeester burgemeester

Bijlage(n): - Motie Mv.1 d.d. 11 april 2024 - RIB n.a.v. motie Mv.1 integraal maatschappelijk vastgoedbeleid (21-05-25)