D.1 Bijlage Reactienota Managementletter 2020.pdf

Reactie op managementletter 2020

December 2020

Algemeen Conform de controleverordening heeft onze accountant, BDO, de tussentijdse controle uitgevoerd op basis van de richtlijnen voor de accountantscontrole. De bevindingen van de accountant zijn opgenomen in het bijgevoegde rapport ‘Managementletter 2020’. Over onze interne beheersing constateert onze accountant dat we over het algemeen in control zijn. Ook liggen de procesbevindingen grotendeels in lijn met de bevindingen uit de voorgaande managementletter. Net als vorig jaar heeft de managementletter aan de raad meer de vorm van een ‘boardletter’ vanuit de behoefte van de raad om meer de hoofdlijn van de controle te delen. De gedachte daarbij is dat met dat accent de toezichtfunctie van de Raad effectiever en ook efficiënter kan worden ingevuld. In onze reactienota zullen wij dan ook alleen reageren op de belangrijkste adviezen en bevindingen. Gevolgen Coronacrisis voor de jaarrekening 2020 (p.9) Onze accountant adviseert om na te gaan wat het effect van corona is op de interne beheersing en VIC. Daarnaast wordt het advies gegeven om ook de mogelijke effecten na te gaan van Corona op belangrijke balanspositie zoals lening derden en de waardering van gronden en verbonden partijen. Wij nemen dit advies mee bij het opstellen van onze jaarstukken over 2020 en de actualisatie van de grondexploitaties.

Het is de verwachting dat we pas in het najaar 2021, aan de hand van de jaarrekeningen van de zorgaanbieders over 2020 kunnen vaststellen of zorgaanbieders overgecompenseerd dan wel ontoereikend gecompenseerd worden door de coronacompensatie over het geheel van de domeinen waarin de zorgaanbieders actief zijn. De eventuele meerkosten moeten blijken uit de productieverantwoordingen en controleverklaringen van zorgleveranciers. Deze stukken komen respectievelijk 1 maart en 1 april binnen indien de zorgleveranciers in staat zijn deze tijdig aan te leveren. De domeinoverstijgende toets kan pas plaatsvinden na analyse van de jaarrekeningen van zorgleverancier. Eventuele afrekeningen kunnen we waarschijnlijk op het vroegst verantwoorden in de jaarrekening 2021. Er is nu nog geen beeld van materiele meerkosten en we kunnen dit naar alle waarschijnlijkheid niet meenemen in de jaarrekening 2020. Hierdoor zal de jaarrekening mogelijk geen getrouw beeld geven en heeft dit mogelijk gevolgen voor de strekking van de controleverklaring van onze accountant. Rechtmatigheidsverantwoording (P. 11) Onze accountant geeft in haar visie op de invoering van rechtmatigheidsverantwoordingen een aantal varianten, variërend van de ‘minimale variant’ (wettelijk minimum) tot de ‘rechtmatigheidsvariant plus’ (in control statement).

De accountant geeft aan dat de minimale variant voor ons het meest reëel is, en op de langere termijn, tussen deze twee varianten in te zitten, en te gaan voor de ‘ambitie variant’. In deze variant wordt verder gegaan dan het wettelijk minimum en wordt de rechtmatigheidsverantwoording als impuls gebruikt om de bedrijfsvoering te verbeteren. Vooralsnog gaan we als college voor de minimale variant, het wettelijk minimum. Zoals eerder al genoemd proberen we wel via samenwerking BLNP onze bedrijfsvoering

processen geleidelijk te verbeteren. Ook trekken we in BLNP verband gezamenlijk op om de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording voor te bereiden. Een belangrijke stap in dit proces is het actualiseren van het controleprotocol en normenkader waarin we voorsorteren op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. In het controleprotocol dat in 2021 ter vaststelling aangeboden zal worden, zijn we voornemens alvast de door ons beoogde kaders op te nemen. Hiermee willen we al in een vroeg stadium met de gemeenteraad het goede gesprek voeren over de rechtmatigheidsverantwoording. Fiscale ontwikkelingen (p.12-13) Op 23 februari 2012 is met de Belastingdienst een convenant afgesloten in het kader van het Horizontaal toezicht. Begin 2020 heeft de belastingdienst een brief verstuurd over de doorontwikkeling van het Horizontaal Toezicht (HT). De belangrijkste verandering betreft de verschuiving van de nadruk naar het gezamenlijk kunnen vaststellen dat de onder het handhavingsconvenant ingediende aangiften aanvaardbaar zijn. Hierbij wil de belastingdienst dat Leusden een fiscale self-assessment maakt en door interne monitoring de werking van de getroffen fiscale beheersmaatregelen kan vaststellen. Afgelopen jaren hebben wij bescheiden stappen gezet om onze fiscale beheersing te verbeteren.

Landelijk krijgen alle bestaande handhavingsconvenanten met ingang van 2020 een looptijd van drie jaar. Als college zullen we ons gaan beraden op de vraag of we verder willen gaan met HT en hiervoor benodigde investering in de doorontwikkeling van onze interne fiscale beheersing. De accountant adviseert om jaarlijks een inventarisatie uit te voeren van de overheidsactiviteiten die onderhevig zijn aan vennootschapsbelasting en de impact op de belastingaangifte te bepalen. Wij streven ernaar om deze inventarisatie jaarlijks uit voeren. Vanwege een gebrek aan capaciteit hebben we helaas in de uitvoering van deze inventarisatie(s) vertraging opgelopen. Wij hopen in 2021 onze achterstanden op dit gebied in te lopen. IT beheersing (p. 20-23) De accountant constateert een beperkte verbetering in de inrichting en uitvoering van IT beheersing. De belangrijkste bevinding is het aantal gebruikers met beheer-rechten die formeel in de lijnorganisatie werkzaam zijn. In 2020 hebben we hier al een opschoningsactie voor uitgevoerd. Voor 2021 zijn we voornemens om het aantal gebruikers met beheerrechten nog meer te gaan beperken. Een voorbeeld hiervan is dat we ernaar streven om het aantal medewerkers die voorheen ook taken als applicatiebeheerder uitvoerden in de diverse gemeenten af te laten nemen door toenemende taakspecialisatie.

Met ingang van 2020 hebben we BLNP breed een procedure ingesteld voor het toekennen van rechten en de controle hierop voor ons financieel systeem. Uit de resultaten van onze eigen controlewerkzaamheden en van onze accountant zien we dat er nog ruimte is voor verbetering in het toepassen van deze procedure. Het is ons streven om in 2021 de toepassing van deze procedure en de controle hierop te verbeteren. Voor het onderdeel wijzigingsbeheer voor het financieel systeem zijn we van ‘groen’ naar ‘oranje’ gegaan. De oorzaak hiervan was dat we onze uitgevoerde testwerkzaamheden wel uitgevoerd hadden, maar onvoldoende vastgelegd. Hieruit zullen we lering trekken.

Voor de applicaties voor de salarisadministratie (Visma|Raet) is een lichte verbetering te zien ten opzicht van 2019. In 2021 wordt in BLNP verband ingezet op verbeteringen t.a.v. de salarisadministratie. Het autorisatiebeheer wordt beter ingericht en ingezet wordt op het zichtbaar beoordelen van de assurance verklaring1 van Visma|Raet. Detailbevindingen (p.18) In deze reactienota gaan we beknopt in op de detailbevindingen die hoog op impact en risico scoren. Voor de bestuurlijk duiding heeft de accountant deze aangegeven met scenario 3. Dit betreft controle op prestatielevering bij inkopen en het naleven van aanbestedingsregels. De accountant adviseert om binnen de mogelijkheden van onze administratie leverbonnen en dergelijke op te slaan ter onderbouwing van de rechtmatigheid van de kosten. Deze mogelijkheid biedt ons financieel systeem niet. Leverbonnen worden wel opgeslagen in onze administratie indien deze bij de administratie aangeleverd worden. En onze budgethouders worden erop geattendeerd leverbonnen te bewaren. In samenwerking met onze accountant voeren we ook periodiek steekproeven uit om de prestatielevering vast te stellen. De accountant benadrukt verder het belang om de workflow rondom inkopen en aanbesteden zodanig in te richten dat verplichte consultatie van onze inkoopadviseur kan worden afgedwongen.

Daarnaast adviseert de accountant om tijdig spendanalyses uit te voeren om mogelijke issues inzake het interne aanbestedingsbeleid alsook EU aanbestedingen tijdig te signaleren. Wij hebben ons inkoopbeleid geactualiseerd. Met het geactualiseerde beleid verbeteren we onze interne beheersing door onder andere voor elk inkooptraject met een opdrachtwaarde vanaf € 5.000,- een (verkorte) inkoopstrategie op te stellen. Deze inkoopstrategieën worden door ons inkoopbureau (IBMN) getoetst op juiste overwegingen en procedures om zo te voorkomen dat de inkoop onrechtmatig plaats vindt.

1

Scope van deze verklaring betreft de interne beheersingsmaatregelen van Visma|Raet die aan de BLNP gemeenten een dienst verleent die waarschijnlijk relevant is voor de interne beheersing van de BLNP gemeenten in relatie tot de financiële verslaggeving.